Jamboree Scout Mondial Manuel d`inscription
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Jamboree Scout Mondial Manuel d’inscription Comment s’inscrire au 22e Jamboree Scout Mondial de 2011 en Suède Section pour l’inscription Équipe de planification du Jamboree 22e Jamboree Scout Mondial Suède 2011 Décembre 2009 Présentation du manuel d’inscription au Jamboree Scout Mondial Ce manuel décrit le Système d’Inscription des Délégations au 22e Jamboree Scout Mondial en Suède 2011. Toute personne venant au Jamboree Scout Mondial doit être inscrite à l’avance. Le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial (JSM) couvre l’ensemble des jeunes participants, des chefs d’unité, des aides accompagnateurs qui s’occupent des jeunes ayant des besoins spéciaux, des membres de l’Équipe Internationale de Service, des membres des équipes de direction des délégations et les hôtes des délégations. Le Système d’Inscription ne couvre pas l’équipe de planification du Jamboree, les invités spéciaux ou les visiteurs au Jamboree pour une journée. Les membres de l’équipe de planification du Jamboree seront inscrits au Jamboree via une banque de données séparée. Les invités spéciaux devront être formellement invités par l’Equipe de Direction du Jamboree. Il y aura un autre système séparé pour ceux qui souhaitent venir visiter le Jamboree. Pour faciliter le plus possible l’inscription des délégations au Jamboree, nous avons mis au point trois méthodes différentes pour l’envoi des renseignements concernant les inscriptions. La description de ces trois méthodes apparaît dans le chapitre 4 de ce document. Les informations à jour sur le Système d’Inscription seront disponibles sur l’Extranet des délégations, sous la rubrique Délégations Extranet des Délégations Information sur l’inscription des délégations. Les définitions des termes particuliers utilisés dans le présent document apparaissent dans le chapitre 10 below. Pour obtenir de l’aide pour les inscriptions, vous pouvez prendre contact avec le Bureau du Jamboree à [email protected] Le diagramme ci-dessous résume le système et les choix disponibles: 1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles Collecter les informa2ons sur tableur informa2que ou sur papier U2liser le logiciel OSN Créer votre propre Système d’Inscrip2on 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM Entrée directe des informa2ons sur le Transfert à par2r du logiciel OSN Système d’Inscrip2on en ligne du JSM Télécharger le dossier XML ou les dossiers CSV avec les informa2ons d’inscrip2on 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, les modifica2ons et les annula2ons Transfert des modifica2ons à par2r du logiciel OSN Envoi des modifica2ons envoyées sur le Système d’Inscrip2on en ligne du JSM Chargement du dossier XML ou des dossiers CSV avec les informa2ons d’inscrip2on mises à jour 4. Avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree Accéder au Système d’Inscrip2on en ligne du JSM Table of Contents 1 Qu’est‐ce que le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial ? _________________ 4 1.1 Comment utiliser le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial _____________ 4 1.2 Confidentialité et sécurité _________________________________________________ 4 2 Les étapes de l’inscription_____________________________________________________ 6 2.1 Rassembler les informations concernant les personnes individuelles________________ 6 2.2 Fournir l’inscription de votre délégation à l’équipe de planification du Jamboree______ 6 2.3 Faire les modifications ou les changements nécessaires concernant votre inscription __ 6 2.4 Télécharger les rapports sur l’état de votre inscription et accéder aux informations sur votre paiement________________________________________________________________ 6 3 Rassembler les informations concernant les inscriptions des personnes individuelles ____ 7 3.1 Méthodes pour rassembler les informations___________________________________ 7 3.2 Questions sur l’inscription _________________________________________________ 7 4 Fournir les informations concernant l’inscription de votre délégation à l’équipe de planification du Jamboree ________________________________________________________ 8 4.1 Le logiciel OSN __________________________________________________________ 8 4.2 Entrer les informations directement dans le Système d’Inscription au JSM__________ 10 4.3 Développer votre propre système d’inscription________________________________ 10 5 Apporter des modifications aux informations concernant votre inscription ___________ 12 6 Avoir accès aux rapports sur les inscriptions et à l’état des paiements________________ 12 7 Informations sur les questions dans le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial 13 7.1 Groupes de Question dans le Système d’Inscription ____________________________ 13 7.2 Hiérarchie des questions _________________________________________________ 14 7.3 Questions requises ou optionnelles _________________________________________ 14 7.4 Questions qui peuvent être reportées _______________________________________ 14 7.5 Clés uniques d’identification ______________________________________________ 15 8 Les Questions______________________________________________________________ 16 8.1 Délégation ____________________________________________________________ 16 8.2 Unité_________________________________________________________________ 18 8.3 Patrouille _____________________________________________________________ 18 8.4 Participant ____________________________________________________________ 18 8.5 Chef d’Unité ___________________________________________________________ 19 8.6 Aide accompagnateur ___________________________________________________ 19 8.7 EIS___________________________________________________________________ 20 8.8 EDD__________________________________________________________________ 23 8.9 Invités des délégations___________________________________________________ 23 8.10 Informations Personnelles ________________________________________________ 24 8.11 Groupe de voyage ______________________________________________________ 26 9 Autres informations concernant l’inscription ____________________________________ 28 9.1 Date d’inscription_______________________________________________________ 28 9.2 Quelle est la politique de remboursement ? __________________________________ 28 9.3 Le système de remise ____________________________________________________ 29 10 Définitions ________________________________________________________________ 31 3 1 Qu’est-ce que le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial ? Le Système d’Inscription au JSM est la base de données dans laquelle l’équipe de planification du Jamboree rassemblera toutes les informations concernant les inscriptions au Jamboree Scout Mondial. Les délégations devront fournir les informations concernant les inscriptions à cette base de données, afin de s’inscrire au Jamboree. Sur le Système d’Inscription au JSM, il sera possible de : Entrer les informa2ons concernant l’inscrip2on de la Déléga2on Faire des modifica2ons aux informa2ons concernant l’inscrip2on Avoir accès aux rapports sur les inscrip2ons et l’état des paiements Quand vous vous connectez au Système d’Inscription au JSM, vous pouvez : • Entrer toutes les informations nécessaires concernant votre délégation dans son ensemble • Entrer les informations concernant les personnes individuelles qui feront partie de votre délégation • Entrer les informations concernant les Groupes de Voyage, les Patrouilles et les Unités de votre délégation Il sera aussi possible de : • Faire des modifications aux informations concernant une personne ou un groupe • Supprimer des personnes ou en rajouter Quand vous aurez entré les informations concernant votre délégation dans le Système d’Inscription au JSM, vous pourrez vous connecter et imprimer les rapports sur les informations que vous avez entrées. Les rapports pourront aussi être téléchargés dans les formats XLS ou CSV. Les informations concernant l’état des paiements de chaque délégation seront disponibles dans le Système d’Inscription au JSM. 1.1 Comment utiliser le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial Le Système d’Inscription au JSM est accessible en ligne. Chaque délégation recevra un nom d’utilisateur sécurisé pour avoir accès au Système d’Inscription au JSM. Vous pourrez vous connecter aussi souvent que vous en aurez besoin. 1.2 Confidentialité et sécurité Chaque délégation sera responsable de la sécurité de son mot de passe et de son moyen de se connecter. Si le mot de passe est perdu ou si une personne non autorisée obtient l’accès au mot de passe, la délégation devra prendre contact avec le Bureau du Jamboree immédiatement afin de bloquer son compte ou de créer un nouveau mot de passe. Les informations personnelles qui seront entrées dans le Système d’Inscription au JSM ne seront disponibles que pour l’équipe de planification du Jamboree de telle manière qu’aucune personne n’ait accès à plus d’informations qu’elle n’en a besoin pour remplir sa tâche. Les informations statistiques sur les inscriptions de chaque pays seront disponibles publiquement (c'est-à-dire les données d’inscription sans qu’y figurent les noms des personnes). Cela peut inclure des informations telles que le nombre total de Participants jeunes au Jamboree et le total de personnes sur le site. 4 Les informations statistiques sur les inscriptions pourront être partagées avec les organisateurs d’autres événements majeurs du Scoutisme international. 5 2 Les étapes de l’inscription Lors de l’inscription d’une délégation au Jamboree Scout Mondial, les étapes suivantes seront concernées : 2.1 Rassembler les informations concernant les personnes individuelles Chaque personne individuelle qui viendra au Jamboree avec votre délégation devra être inscrite et il sera important que vous rassembliez toutes les informations dont nous aurons besoin. Voir chapitre 3 de ce manuel pour avoir plus d’informations. 2.2 Fournir l’inscription de votre délégation à l’équipe de planification du Jamboree Les informations concernant l’inscription de votre délégation devront être fournies au Système d’Inscription au JSM. Il y a plusieurs façons de faire. Voir chapitre 4 de ce manuel pour avoir plus d’informations. 2.3 Faire les modifications ou les changements nécessaires concernant votre inscription Les délégations devront s’inscrire au Jamboree le plus tôt possible, afin de retenir des places et d’aider l’équipe de planification à comprendre leurs besoins. Nous prévoyons que, entre leur inscription et le Jamboree, les délégations puissent avoir besoin de faire des modifications ou des changements aux informations qui auront été données. Il sera possible de supprimer les personnes individuelles, d’en ajouter de nouvelles, et de changer ou d’ajouter des informations à des inscriptions de personnes individuelles. Il y a différentes façons d’entrer les modifications dans le Système d’Inscription au JSM. Voir le chapitre 5 de ce manuel pour avoir plus d’informations. 2.4 Télécharger les rapports sur l’état de votre inscription et accéder aux informations sur votre paiement Une fois inscrites dans le Système d’Inscription au JSM, les délégations pourront exporter ou imprimer les rapports concernant les informations qui auront été soumises. Le Système d’Inscription au JSM montrera l’état des paiements pour chaque délégation. Voir chapitre 6 pour plus d’informations. 1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, modifica2ons, et annula2ons 4. U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM pour avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree 6 3 Rassembler les informations concernant les inscriptions des personnes individuelles 3.1 Méthodes pour rassembler les informations En tant qu’Equipe de Direction d’une Délégation, vous pouvez rassembler les informations concernant les personnes individuelles de plusieurs manières. Par exemple, vous pouvez rassembler ces informations • • • En ligne en utilisant le logiciel OSN Sur tableur informatique ou sur papier, ou Par l’intermédiaire de votre propre système d’inscription. Le logiciel OSN est un système basé sur Internet qui peut être utilisé pour entrer les informations d’inscription. Pour plus d’informations sur cette option, voir chapitre 4.1. C’est l’option recommandée par l’équipe de planification du Jamboree. Si vous rassemblez les informations sur tableur informatique ou sur papier, vous pouvez alors les introduire directement dans le système du JSM. Pour plus d’informations sur cette option, voir chapitre 4.2. Si vous décidez de créer votre propre système d’inscription, il y a plusieurs facteurs que vous devrez considérer. Veuillez voir le chapitre 4.3 pour plus d’informations. 1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles U2liser le logiciel OSN Collecter les informa2ons sur tableur informa2que ou sur papier Créer votre propre système d’inscrip2on 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, les modifica2ons et les annula2ons 4. U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM pour avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree 3.2 Questions sur l’inscription Il est très important que vous vous assuriez de réunir toutes les informations demandées par l’équipe de planification du Jamboree, quelle que soit la méthode que vous choisirez pour rassembler les informations individuelles de votre délégation. Pour plus d’informations sur les questions spécifiques requises par le Système d’Inscription du JSM, voir le Chapitre 8 de ce manuel. 7 4 Fournir les informations concernant l’inscription de votre délégation à l’équipe de planification du Jamboree Il y a trois manières pour une délégation de fournir à l’équipe de planification du Jamboree ses informations concernant son inscription. Chaque délégation peut choisir l’une des méthodes suivantes. • • • Utiliser le logiciel OSN S’inscrire directement en ligne dans le Système d’Inscription au JSM Télécharger le dossier à partir d’un système d’inscription indépendant vers le Système d’Inscription au JSM U2liser le logiciel OSN S’inscrire directement en ligne dans le Système d’Inscrip2on au JSM Charger le dossier vers le Système d’Inscrip2on au JSM Système d’Inscrip2on au JSM Le logiciel OSN est l’option recommandée par l’équipe de planification du Jamboree. Pour plus d’informations sur chacune des options ci-dessus mentionnées, voir chapitres 4.1, 4.2 et 4.3 ci-dessous. 4.1 Le logiciel OSN L’équipe de planification du Jamboree a développé un système basé sur Internet appelé « Logiciel OSN » qui est compatible avec le Système d’Inscription au JSM. Le logiciel OSN comprendra toutes les informations requises par l’équipe de planification du Jamboree. Les délégations choisissant d’utiliser le logiciel OSN pour leur inscription au Jamboree Scout Mondial pourront la personnaliser, jusqu’à un certain point, afin qu’elle réponde à leurs propres besoins. Si vous avez besoin de rassembler des informations complémentaires, en plus de celles requises par l’équipe de planification du Jamboree, vous pourrez ajouter ces questions au logiciel OSN. Le logiciel OSN est conçu pour recevoir aussi les informations et les logos de votre choix. Les personnes individuelles de votre Organisation Scoute Nationale intéressées à participer au Jamboree Scout Mondial pourront avoir accès au logiciel OSN à partir d’un lien sur votre propre site et pourront s’y inscrire directement. Votre délégation pourra ainsi gérer vos inscriptions et toutes les informations concernant les inscriptions. Votre délégation aura la maîtrise de toutes les informations contenues dans le logiciel OSN jusqu’à ce qu’elles soient effectivement envoyées au Système d’Inscription au JSM. 8 Quand vous serez prêts, vous pourrez transférer les informations concernant l’inscription de votre délégation depuis votre propre système au Système d’Inscription au JSM. Les informations doivent être entrées dans le Système d’Inscription au JSM pour être validées. Il n’est pas suffisant de les avoir entrées dans le logiciel OSN. Vous pourrez alors vous connecter au Système d’Inscription au JSM en ligne pour voir ce que vous avez entré. Lorsque vous aurez besoin de faire des modifications aux informations concernant votre inscription, ces changements pourront être inscrits dans le logiciel OSN et transférés au Système d’Inscription au JSM (il est aussi possible d’insérer les mises à jour directement dans le Système d’Inscription au JSM en ligne, mais cela n’est pas recommandé pour les délégations utilisant le logiciel OSN). Nous recommandons cette méthode pour entrer les informations pour toutes les délégations. 1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles Logiciel OSN 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM Transfert à par2r du logiciel OSN vers le Système d’Inscrip2on au JSM 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, les modifica2ons et les annula2ons Transfert des modifica2ons à par2r du logiciel OSN vers le Système d’Inscrip2on au JSM 4. Avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM Ce logiciel sera disponible pour une délégation en payant. Cela signifie que les délégations devront payer pour ce système, mais nous ne ferons pas payer plus que ce que coûtent au Jamboree la mise au point et la fourniture de ce logiciel. Si votre délégation est intéressée à utiliser le système du logiciel OSN fourni par le Jamboree, veuillez nous contacter pour obtenir plus de détails. Envoyez un courriel à [email protected] accompagné des informations concernant votre Coordinateur d’Inscription et des informations concernant la taille approximative de votre délégation. Nous reviendrons alors vers vous avec une offre de prix. Le système de logiciel OSN devrait être disponible dès le premier trimestre de 2010. 9 4.2 Entrer les informations directement dans le Système d’Inscription au JSM Sur le Système d’Inscription au JSM en ligne il sera possible de taper toutes les informations concernant l’inscription de votre délégation. 1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles Collecter les informa2ons sur tableur informa2que ou sur papier 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM Entrer les informa2ons directement sur le Système d’Inscrip2on au JSM en ligne 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, modifica2ons, et annula2ons Entrer les modifica2ons directement sur le Système d’Inscrip2on au JSM en ligne 4. Avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM Si vous souhaitez plus d’informations sur la façon d’entrer les informations concernant votre délégation, vous pouvez télécharger les instructions point par point disponibles sur la première page du Système d’Inscription au JSM. 4.3 Développer votre propre système d’inscription Les délégations peuvent choisir de concevoir leur propre système d’inscription et d’importer les informations requises par l’équipe de planification du Jamboree sur le Système d’Inscription au JSM via XML ou CSV. Les systèmes d’inscription conçus indépendamment peuvent être aussi simples qu’un dossier sur tableur ou inclure des systèmes de base de données plus poussés. 1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles Système d’inscrip2on propre à la Déléga2on 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM Télécharger le dossier XML ou les dossiers CSV avec les informa2ons concernant les inscrip2ons à par2r du propre système d‘inscrip2on de votre Déléga2on au Système d’Inscrip2on au JSM 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, modifica2ons, et annula2ons Télécharger les modifica2ons avec les informa2ons à par2r du propre système d‘inscrip2on de votre Déléga2on au Système d’Inscrip2on au JSM 4. Avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM 10 Il est possible d’importer les modifications et les mises à jours d’un système indépendant au Système d’inscription au JSM. Il est aussi possible d’entrer les mises à jour directement dans le Système d’inscription au JSM en ligne, mais cela n’est pas recommandé sauf si vous mettez aussi à jour votre propre système avec les mêmes informations au même moment. Si vous décidez d’utiliser un tableur, il y aura des inscriptions point par point sur la page téléchargée sur la façon de convertir le dossier XLS en dossiers CSV. Toute délégation choisissant d’utiliser le format XML doit avoir des équipes capables d’utiliser les dossiers XML et le Schéma XML. Si vous n’êtes pas sûrs, l’équipe de planification du Jamboree pourra donner des liens Internet vers des sites adéquats et utiles sur XML. Si vous décidez de développer votre propre système d’inscription indépendant, vous devez vous assurer d’y inclure toutes les questions requises par le Système d’Inscription au JSM. En outre, les informations que vous nous enverrez devront être dans le format que nous préciserons. Pour vous aider, l’équipe de planification du Jamboree fournira un dossier XLS comme exemple et un Schéma XML pour la validation informatisée des données. Vérifier vos formats • Quand les données d’inscrip2on sont téléchargées vers le Système d’Inscrip2on au JSM, il y aura deux tests automa2ques. Un test vérifiera le format correct date/heure et un autre vérifiera que la plage de date est correcte. Heure et date • Toutes les dates et les heures devront être entrés selon le format standard ISO 8601 qui est : AAAA‐ MM‐JJ pour les dates et hh:mn avec un système horaire de 24 heures pour l'heure. Par exemple, le 7 février 2010 devrait être écrit 2010‐02‐07 et dixhuit heures dix (6 heures 10 du soir) devrait être écrit 18:10. Encodage • Le texte doit être en caractères de format encodé UTF‐8 Les délégations qui choisiront cette option devront contacter le Bureau du Jamboree pour discuter de la compatibilité de leur système avec le Système d’Inscription au JSM. Envoyer un courriel à [email protected] avec les informations de contact concernant le Coordinateur de votre inscription. 11 5 Apporter des modifications aux informations concernant votre inscription Après votre inscription initiale, il est probable que vous aurez besoin de faire quelques changements dans les informations que vous aurez soumises à l’équipe de planification du Jamboree. Cela peut-être des changements concernant des informations relatives à une personne ou à un groupe, la suppression d’une personne ou d’un groupe, ou l’ajout de nouvelles personnes ou de nouveaux groupes. Il y aura des informations que vous pourrez avoir besoin d’ajouter aux informations concernant votre inscription, telles que des détails de plans de voyage, ou de numéros de passeports. Vous pourrez faire des modifications aux informations concernant votre inscription de trois façons : • • • Transfert depuis le logiciel OSN vers le Système d’Inscription au JSM Directement dans le Système d’Inscription au JSM en ligne Télécharger le dossier XML ou les dossiers CSV avec des informations mises à jour depuis votre système d’inscription indépendant Nous recommandons aux délégations d’utiliser la même méthode pour traiter leurs modifications que celle utilisée pour soumettre les informations concernant leurs délégations vers le Système d’inscription au JSM. • • • 6 Si vous utilisez le logiciel OSN, nous recommandons de l’utiliser pour traiter les modifications aux informations concernant l’inscription. Apporter les changements des informations dans le logiciel OSN, puis transférer les mises à jour vers le Système d’inscription au JSM. Si vous avez entré les informations concernant votre délégation directement dans le Système d’inscription au JSM, vous aurez besoin de vous connecter de nouveau au Système et d’y apporter les modifications directement. Si vous avez construit votre propre système d’inscription, vous pourrez exporter toutes les données et les télécharger en tant que remplacement complet ou vous pourrez choisir de seulement exporter et télécharger les modifications. Avoir accès aux rapports sur les inscriptions et à l’état des paiements Une fois que vous avez entré les informations concernant votre délégation dans le Système d’Inscription au JSM, vous pourrez vous connecter et imprimer les rapports sur les informations que vous avez entrées. Les rapports peuvent aussi être téléchargés dans les formats XLS ou CSV. Les informations concernant l’état des payements de chaque délégation seront disponibles dans le Système d’Inscription au JSM. On pourra trouver dans le Système d’Inscription au JSM plus d’informations sur ses possibilités de rapports. 12 7 Informations sur les questions dans le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial 7.1 Groupes de Question dans le Système d’Inscription Le Système d’Inscription au JSM nécessite des informations qui doivent entrer dans les différentes zones : Unités Informa2ons personnelles Groupes de voyage Invités des déléga2ons Patrouilles La Déléga2on Membres de EDD Membres de EIS Par2cipants Chefs d’Unités Aides accomp. Chaque personne participant au Jamboree devra répondre aux questions concernant son rôle au Jamboree. Comme beaucoup de questions se chevauchent entre les différents rôles, les questions ont été organisées en groupes. Comme directive de base, vous pouvez utiliser le tableau suivant pour voir les questions auxquelles il faudrait répondre pour chaque catégorie de personnes venant au Jamboree. Par2cipant • Informa2on personnelle • Groupe de voyage • Ques2ons spécifiques aux par2cipants Chef d’Unité • Informa2on personnelle • Groupe de Voyage Aide accompagnateur • Informa2on personnelle • Groupe de voyage Membre de l’EIS • Informa2on personnelle • Groupe de voyage • Ques2ons spécifiques aux membres de l’EIS Membre de l‘EDD • Informa2on personnelle • Groupe de voyage • Ques2ons spécifiques aux membres de l’EDD Invités de la Déléga2on • Informa2on personnelle • Ques2ons spécifiques aux invités de la Déléga2on 13 7.2 Hiérarchie des questions Pour entrer les informations concernant une personne individuelle, vous devez avoir déjà entré les informations appropriées concernant le groupe auquel l’individu appartient. Donc, pour entrer les informations concernant un membre de l’Equipe de Direction de votre délégation, vous devez avoir déjà entré les informations concernant votre délégation. Pour entrer les informations concernant un Participant ou un Chef d’Unité, vous devez avoir déjà entré les informations concernant la délégation, l’Unité et la Patrouille. Con2ngent Membre de EIS Unité Membre de EDD Invités de la Déléga2on Patrouille (Aide accompagnateur) Par2cipant Chef d'Unité 7.3 Questions requises ou optionnelles Les questions ci-dessous, relatives à l’inscription, marquées en rouge, sont requises et doivent complétées lors de la première inscription. Les questions en bleu sont optionnelles. Les questions en vert peuvent être entrées ultérieurement, mais pas plus tard que le 1er mai 2011. 7.4 Questions qui peuvent être reportées 7.4.1 Questions sur les voyages Comme nous nous attendons à ce que la plupart des délégations finalisent les dispositions de leurs voyages peu avant le Jamboree, les questions sur les voyages n’auront pas besoin d’être remplies au moment de la première inscription. Ces informations pourront être entrées lorsqu’elles deviendront disponibles. A condition que la première inscription soit faite, la délégation n’aura pas de charge financière pour une inscription tardive quand ces informations seront ajoutées. La date ultime pour l’inscription des plans de voyage sera donnée dans un Bulletin ultérieur et sur le Système d’inscription au JSM en ligne. 7.4.2 Passeports et visas Les personnes possédant un passeport d’un pays hors la zone Schengen devront avoir un passeport pour venir en Suède. Les personnes de certains pays auront besoin d’un visa pour entrer en Suède. Vous pouvez trouver les informations sur la nécessité pour vos nationaux d’avoir un visa sur le site : http://www.sweden.gov.se/visa. Si vous avez dans votre délégation des personnes qui auront besoin d’un visa pour la Suède, il est très important de les inscrire au Jamboree à temps et de s’assurer que 14 toutes les informations personnelles les concernant, y compris le numéro de passeport, soient entrées dans le Système d’Inscription au JSM. Les numéros de passeport pourront être entrés après l’inscription initiale sans occasionner de charge additionnelle pour inscription tardive. 7.5 Clés uniques d’identification Afin de pouvoir conserver une trace des informations concernant votre inscription, une clé unique doit être attribuée à chaque personne, Patrouille, Unité, Groupe de voyage. Vous fixez ces clés vous-mêmes et elles suivront chaque rubrique tout au long de la durée de vie du JSM. La clé unique que vous attribuez à chaque personne, Patrouille, Unité, Groupe de voyage est appelée un numéro d’Identification (numéro ID) ou plus simplement ID. Chaque ID doit avoir 5 chiffres. Utiliser les suites de nombres suivants: Par2cipants • 10001 ‐ 19999 Chefs d’Unités et Aides accompagnateurs • 20001 ‐ 29999 Membres de l’EIS • 30001 ‐ 39999 Membres de l’EDD • 40001 ‐ 49999 Invités des Déléga2ons • 50001 ‐ 59999 Patrouilles • 60001 ‐ 69999 Unités • 70001 ‐ 79999 Groupes de voyage • 80001 ‐ 89999 Quand vous téléchargerez vos informations sur le Système d’inscription au JSM, un code de pays sera ajouté à l’ID. Ainsi chaque ID sera unique au sein de tout le système. 15 8 Les Questions Conformément à la hiérarchie des questions discutée au chapitre 7.2, les questions concernant les OSN viennent en premier ; viennent ensuite les questions pour les Unités et les Patrouilles et les membres des Patrouilles, puis les questions pour l’EIS, l’EDD et les Invités des délégations. A la fin vous trouverez les questions concernant les informations personnelles et celles sur les Groupes de voyage. Tous les champs pour textes libres peuvent être remplis avec un maximum de 128 caractères, à moins qu’une autre taille soit spécifiée. 8.1 Délégation Les questions suivantes concernent la délégation. Il est possible que la personne contact pour l‘Inscription ne participe pas au Jamboree. Questions Options/format Explications Oui “Oui” est la seule réponse valable Chaque délégation doit affirmer que l’équipe de direction de la délégation connaît les besoins médicaux de toutes les personnes inscrites par cette délégation. Connaissance médicale Les Chefs d’Unités doivent connaître parfaitement les besoins médicaux de leurs Participants. Les Adultes sont individuellement responsables de leurs propres besoins médicaux au Jamboree. Oui “Oui” est la seule réponse valable Chaque délégation doit pouvoir affirmer que chaque personne inscrite dans le Système d’Inscription au JSM accepte que ses informations personnelles soient traitées par des systèmes informatisés au sein de l’organisation du Jamboree. Chaque délégation doit accepter de suivre toutes les politiques et réglementations du Jamboree et le transfert de leurs données statistiques aux organisateurs d’autres événements scouts internationaux majeurs. Accord de l’utilisateur Prénom de la personne contact pour l’Inscription Nom de la personne qui peut être contactée pour l’inscription de la délégation Veuillez nommer quelqu’un qui peut s’exprimer en anglais. Nom de famille de la personne contact pour l’Inscription La personne contact pour l’inscription de la délégation doit pouvoir être contactée par courriel. Adresse électronique La personne contact pour l’inscription de la délégation doit pouvoir être contactée par téléphone. Numéro de téléphone Inclure l'indicatif du pays. 16 Numéro de FAX Adresse postale Adresse postale de la personne contact pour l’inscription Code postal Ville/District Pays Numéros d’urgence pour appeler la délégation pendant le Jamboree Numéros d’urgence Y a t il des fêtes ou des jours fériés, ou des festivals de votre pays pendant le Jamboree ? Oui ou Non Votre pays célébrera-t-il des fêtes ou festivals nationaux pendant le Jamboree ? Maximum 256 caractères Veuillez répondre à cette question si la réponse à la question précédente est “oui” Préciser jours fériés Champ pour les informations internes de la délégation Spécifier la date, le nom et une courte description de la fête nationale ou du festival Maximum 256 caractères Enverrez-vous du Oui ou Non matériel au Jamboree en avance ? Ce champ est pour vos propres notes internes ; vous pouvez l’utiliser de la façon que vous voulez. Les délégations qui enverront du matériel au Jamboree en avance, et/ou qui rapatrieront du matériel après le Jamboree, doivent informer l’équipe de planification du Jamboree de toutes les expéditions. Oui ou Non Les instructions sur la façon d’envoyer ces informations seront disponibles à une date plus proche du Jamboree. Enverrez-vous du matériel depuis le Jamboree ? Les expéditions pourront être faites avec vos propres camions ou par un transporteur. Oui ou Non L’équipe de planification du Jamboree a établi un fond de solidarité pour soutenir les scouts de pays qui ne pourraient, autrement, pas participer au Jamboree. Les délégations sont encouragées à faire leurs propres contributions pour nous aider à faire que ce Jamboree soit ouvert au plus grand nombre de Scouts possible. Un nombre Ne répondez que si vous avez choisi la réponse “Oui” à la question précédente. Contribution volontaire au fond de solidarité de l’Opération « Un Monde » ? Montant de la contribution au fond de solidarité pour l’Opération « Un monde » Ce montant est en Couronnes suédoises. Cette somme sera ajoutée aux frais d’inscription que vous aurez à payer pour le Jamboree. 17 8.2 Unité Questions Options/format Explications Numéro d’Identification (ID) Un nombre de 70001 à 79999 Clé unique pour cette Unité Chaque Unité peut recevoir un nom. Nous recommandons d’utiliser des noms avec lesquels les Participants peuvent s’identifier (par exemple – basé sur la région d’où ils viennent). Les noms des unités peuvent également être des nombres ; par exemple « unité 5 ». Nom de l’Unité • • Accueil en famille • • Nous ne participerons pas à l’Accueil en famille Nous souhaitons avoir un Accueil en famille avant le Jamboree Nous souhaitons avoir un Accueil en famille après le Jamboree Nous souhaitons avoir un Accueil en famille que ce soit avant ou après le Jamboree, peu importe Ne choisir qu’une solution. Ceci est une demande à l’équipe de planification du Jamboree concernant l’Accueil en famille. L’Accueil en famille ne peut pas être garanti mais sera possible selon le nombre de groupes hôtes volontaires. 8.3 Patrouille Questions Options/format Explications Numéro d’Identification (ID) Un nombre de 60001 to 69999 Clé unique pour la Patrouille Chaque Patrouille devrait recevoir un nom. Vous pouvez donner à vos Patrouilles des noms de Patrouille Scoute traditionnels (par exemple des noms d’animaux) ou des noms moins traditionnels. Nom de la Patrouille Unité Un Numéro d’Identification Le Numéro d’Identification de l’Unité à (ID) existant laquelle la Patrouille appartient 8.4 Participant Veuillez répondre aux questions pour chaque Participant de votre délégation. Questions Options/format Explications Répondre à toutes les questions concernant les informations personnelles ; voir chapitre 8.10. Informations personnelles Groupe de voyage Patrouille Un numéro d’Identification Le numéro d’Identification d’un groupe de voyage existant (ID) existant Un numéro d’Identification Numéro d’Identification de la Patrouille à (ID) existant laquelle cette personne appartient 18 Ce Participant sera-t-il assisté par un Aide accompagnateur durant le Jamboree ? Je serai assisté d’un/e Aide Oui ou Non accompagnateur/trice L’Aide accompagnateur fera partie de la même Patrouille que le Participant. Ne répondre que si le Participant a choisi Un numéro d’Identification “Oui” à la question précédente. Identification de l’Aide (ID) existant accompagnateur/trice Clé unique pour l’Aide accompagnateur. Raison principale d’avoir un/e Aide Maximum 256 caractères accompagnateur/trice Ne répondre que si le Participant a choisi “Oui” à la question « sera assisté d’un Aide accompagnateur ». Expliquez brièvement la raison d’avoir un Aide accompagnateur. 8.5 Chef d’Unité Veuillez répondre à ce groupe de questions pour chaque Chef d’Unité de votre délégation. Questions Options/format Explications Répondre à toutes les questions sur les informations personnelles, voir chapitre 8.10 Informations personnelles Groupe de voyage Un numéro d’Identification Le numéro d’Identification d’un groupe (ID) existant de voyage existant Patrouille Le numéro d’Identification de la Un numéro d’Identification Patrouille à laquelle cette personne (ID) existant appartient 8.6 Aide accompagnateur Les participants qui ont des besoins spécifiques et qui ont besoin d’un Aide accompagnateur à plein temps pourront participer au Jamboree avec leur Aide. Une explication raisonnable de la nécessité d’un Aide accompagnateur devra être donnée avec l’inscription du Participant. Les Aides accompagnateurs doivent aussi être inscrits ici dans le Système d’Inscription au JSM. Veuillez répondre à ce groupe de questions pour chaque Aide accompagnateur de votre délégation. Questions Options/format Explications Répondre à toutes les questions concernant les informations personnelles ; voir chapitre 8.10. Informations personnelles Groupe de voyage Un numéro d’Identification Le numéro d’Identification d’un Groupe (ID) existant de voyage existant Patrouille Un numéro d’Identification Numéro d’Identification de la Patrouille à (ID) existant laquelle cette personne appartient 19 8.7 EIS Veuillez répondre à ces questions pour chaque membre de l’Equipe Internationale de Service. L’Equipe Internationale de Service du Jamboree se concentrera sur « l’Expérience EIS ». Cela comprendra une bonne expérience scoute et les possibilités de faire preuve de leadership et de contribuer au Mouvement scout, tout en contribuant au succès du Jamboree Scoute Mondial. Plus d’informations sur l’Equipe Internationale de Service et le rôle des membres de l’EIS au Jamboree seront données dans un Bulletin futur. Questions Options/format Répondre à toutes les questions concernant l’information personnelle ; voir chapitre 8.10. Informations personnelles Groupe de voyages Un numéro d’Identification Le numéro d’Identification d’un (ID) existant groupe de voyage existant Pour le Jamboree, afin de prendre directement contact avec le membre de l’EIS Adresse électronique • • • • • Capacités/ Qualifications Explications • • • Capacités Choisissez en autant que administratives possible selon vos capacités. Capacités techniques Capacités pédagogiques Capacités médicales Capacités dans la Communication Capacités par rapport à la gestion de l’alimentation Capacités en informatique (technologie de l'information) Capacités dans le Travail du Bois Documents concernant les « Capacités administratives » Pour chaque capacité entrée sous capacités/qualifications, il est possible de faire état d’un document légal qui pourrait intéresser le Jamboree. Documents concernant les « Capacités techniques » Documents concernant les « Capacités pédagogiques » Documents concernant les « Capacités médicales » Documents concernant les « Capacités dans la Communication » Documents concernant les « Capacités par rapport à la gestion de l’Alimentation » 20 Documents concernant les « Capacités en informatique (technologie de l'information) » Documents concernant les « Capacités dans le travail du Bois ». • • • • • Tâches préférentielles • • • • • • • • Expérience scoute Formation de Chef Scout • • • • • • • • • Programme des activités Soutien aux Chefs Sécurité/Sûreté/soins médicaux Service à la clientèle Gestion par rapport à l’alimentation Techniques/travail manuel Relations publiques Administration et Finances Animation Information et Communication Camp local Camp de district Camp provincial/régional Jamboree national Camp International Moot Scout Mondial Jamboree Scout Mondial Aucune Cours introductifs Niveau de base Niveau avancé Spécialités : par ex. Canoë-kayak (préciser...) Chaque membre de l’EIS doit choisir un minimum de trois domaines et un maximum de six. Indiquer les expériences scoutes antérieures et spécifier le plus haut niveau d’engagement exercé dans chaque expérience. Les niveaux sont : • • • • Participant Chef d’Unité Personnel/Volontaire/EIS Equipe de planification/ équipe organisatrice Entrer les niveaux individuels de formation de Chef Scout Uniquement demandé si “Spécialités” a été choisi dans la liste précédente Préciser les Spécialités Formation d’autres Chaque membre de l’EIS devrait choisir dans cette liste ce qu’il préfèrerait faire comme travail au Jamboree. • • Formations de Chefs Formation de Formateurs 21 En choisir autant que possible qui conviennent Entrer les expériences actuelles individuelles de formation de Chefs. En choisir autant que possible qui conviennent Langues • • • • • • • Anglais Français Espagnol Arabe Russe Suédois/Danois/ Norvégien Autres (préciser...) Choisir la langue que les personnes parlent et préciser leur niveau d’aisance dans chaque langue. Les niveaux peuvent être : • • • • Basique Bon Couramment Langue maternelle /Diplôme professionnel Uniquement demandé si “autres” a été choisi dans la liste précédente Préciser la langue et le niveau d’aisance pour chaque langue. Les niveaux peuvent être : Autres Langues • • • • Basique Bon Couramment Langue maternelle / Diplôme professionnel Si ce membre de l’EIS a déjà reçu un rôle particulier au Jamboree, veuillez cocher cette case Rôle pré-attribué Veuillez noter que toute préattribution EIS doit être confirmée à l’avance auprès de l’équipe de Planification du Jamboree Uniquement demandé si le membre de l’EIS a reçu une pré-affectation de rôle Description de la Préattribution: Décrivez ici le rôle pré-attribué que ce membre de l’EIS entreprendra au Jamboree. Uniquement demandé si le membre de l’’EIS a reçu une pré-affectation de rôle Ecrire ici le nom de la personne de l’Equipe de Planification du Jamboree qui a accepté la préaffectation de ce rôle à cette personne. Pré-attribution agréée par (personne de l’Equipe de Planification): Cela ne peut pas être le référent d’une délégation, mais doit se référer à quelqu’un de l’Equipe suédoise de Planification du Jamboree. 22 8.8 EDD Veuillez répondre à ces questions pour chaque membre de votre EDD. Questions Options/format Explications Répondre à toutes les questions concernant les informations personnelles ; voir chapitre 8.10. Informations personnelles Groupe de voyage Un numéro d’Identification (ID) existant Rôle • • • • • • Chef de délégation Adjoint du Chef de délégation Administrateur de la délégation Soutien à l'EIS Relations avec les Media Membre de l’EDD Adresse électronique En choisir un seul. Les membres d’une équipe qui n’ont pas de rôles spécifiques devraient être inscrits comme « Membre de l’EDD ». Pour permettre au Jamboree de prendre contact directement avec l’EDD • • Accueil en famille Le numéro d’Identification d’un groupe de voyage existant • • Nous ne participerons pas à l’Accueil en famille Nous souhaitons avoir un accueil en famille avant le Jamboree Nous souhaitons avoir un accueil en famille après le Jamboree Nous souhaitons avoir un accueil en famille avant ou après le Jamboree, peu importe Choisir une solution seulement Ceci est une demande à l’équipe de planification du Jamboree pour l’Accueil en famille. Il y aura un nombre limité de lieux en famille où les membres des Equipes de Direction des délégations pourront accompagner leurs participants. L’Accueil en famille ne peut pas être garanti, mais sera possible selon le nombre de groupes d’accueil volontaires. 8.9 Invités des délégations Les délégations peuvent inviter des personnes importantes de leur Organisation Scoute Nationale à participer pendant quelques jours au Jamboree. Ce sera le plus souvent des personnes qui tiennent des fonctions au sein des Organisations Scoutes Nationales (Commissaires généraux, Commissaires aux programmes, etc.….) Tous les Invités des délégations doivent être inscrits dans le Système d’Inscription au JSM. Le nombre d’Invités des délégations sera limité et sera proportionné à la taille de la délégation. Pour chaque Invité d’une délégation, il y aura un coût par jour sur le site. Plus d’informations concernant les Invités des délégations seront données dans un Bulletin futur. Questions Options/format Explications Informations personnelles Répondre à toutes les questions concernant les informations personnelles ; voir chapitre 8.10. Adresse électronique Pour permettre au Jamboree de contacter directement les Invités des délégations Date d’arrivée Du 2011-07-27 au 2011-08-06 Dates d’arrivée au Jamboree (AAAA-MM-JJ) Date de départ Du 2011-07-28 to 2011-08-07 (AAAA-MM-JJ) 23 Dates de départ du Jamboree 8.10 Informations Personnelles Il faut répondre à toutes les questions ci-après pour chaque membre de la délégation. Questions Numéro d’Identification (ID) Options/format Explications Un nombre compris entre 10001 et 59999 Clé unique pour cette personne. Noter que les délégations doivent donner des numéros ID à toutes les personnes et groupes entrés dans le Système d’inscription du JSM. (voir chapitre 7.5 où on utilise des séquences de chiffres) Prénom(s) Le(s) prénom(s) de la personne Nom scout S'il y a lieu Nom de famille Le nom de famille de la personne Date de naissance (AAAA-MM-JJ) Sexe Masculin ou Féminin Voir dans les conditions générales du Bulletin 2 les limites d’âge des participants et des participants Adultes. La ville dans lequel l’individu habite. Ville/District Cela aidera les parents ou amis qui viendront au Jamboree à retrouver les personnes. Nationalité du passeport Indiquer avec précision ce qui figure sur le passeport. Besoin d’un visa pour entrer en Suède ? Oui ou Non N’est nécessaire que pour un participant ayant besoin d’un visa pour entrer en Suède Numéro du passeport 24 • • • • • • • • • Besoins en matière de régime alimentaire • • • • • • Aucun régime particulier Végétarien Végétalien Halal Casher Allergie à: Gluten Lait Lactose Légumineuses (y compris pois, haricots, lentilles, soja ou cacahuètes) Fruit or légume (quel que soit) Œuf Poisson ou fruits de mer Additifs ou conservateurs Autre allergie alimentaire ou sensibilité à la nourriture (préciser) Autres besoins de régime (préciser) Choisir au moins un point. S’il n’y a pas de besoin spécial indiquer « aucun régime particulier ». Veuillez noter que cette information a uniquement un but statistique, il s’agit de nous permettre de faire en sorte qu’il y ait assez de repas pour ceux qui ont des besoins spéciaux. Nous n’affecterons pas des plats individuels aux besoins individuels Ce sont les chefs d’unité qui sont responsables de faire en sorte que tous les participants disposent de repas appropriés à leurs besoins de régime. A chaque distribution de nourriture il y aura une équipe consacrée aux régimes qui pourra aider à bâtir les menus et à trouver les ingrédients Les adultes sont chacun responsable de trouver le menu correspondant à leur régime. Il y aura une équipe consacrée au régime au Jamboree qui pourra aider à trouver les ingrédients et à faire face aux besoins spéciaux qui ne pourraient pas être satisfaits par les menus standards. Préciser les autres allergies ou sensibilités à la nourriture Ne remplir que si « autre allergie alimentaire ou sensibilité à la nourriture » a été indiqué ci-dessus Préciser les autres besoins de régime Ne remplir que si « autre besoin de régime » a été indiqué ci-dessus Choisir un cas au moins Si la personne n’a aucun problème médical, choisir « aucun » • • • Informations médicales existantes • • • • Aucune Maladie pulmonaire Diabète (traité à l’insuline) Problèmes cardiaques Epilepsie Allergies sévères (préciser) Autre problème médical chronique (préciser) Veuillez noter que cette information est uniquement à but statistique afin de nous permettre de faire en sorte qu’il y ait suffisamment de matériel pour satisfaire tous les besoins médicaux. Nous ne disposerons d'aucune information médicale sur les personnes dans un système accessible à l’utilisation pendant le Jamboree. Les chefs d’unité doivent avoir pleine connaissance des besoins médicaux de leurs participants Les adultes sont chacun responsables de leurs propres besoins médicaux au Jamboree. Préciser les allergies sévères Ne remplir que si la mention « allergies sévères » a été indiquée ci-dessus Préciser autre problème médical chronique Ne remplir que si la mention « autre problème médical chronique » a été indiquée ci-dessus 25 • • • • Besoins spéciaux • • • • Aucun En choisir au moins un. Aveugle/déficient visuel Sourd/déficient auditif Si les personnes n’ont pas de besoins Utilisateur de fauteuil spéciaux choisir « aucun ». roulant Cause de mobilité Handicap à apprendre/mental Équipement médical demandant une recharge électrique (préciser le type d’équipement) Autre besoin spécial (préciser) À ne remplir que si « équipement médical demandant une recharge électrique » a été indiqué ci-dessus. Type d’équipement électrique Veuillez préciser le type d’équipement qui aura besoin d’être rechargé, exemple : fauteuil roulant électrique. A ne remplir que si « autre besoin spécial » a été indiqué ci-dessus Autre besoin spécial 8.11 Groupe de voyage Un groupe de voyage est tout groupe de personnes qui viendront au Jamboree ensemble et donc pour lesquelles les données de voyage sont les mêmes. Vous pouvez entrer cette information une fois et donner au groupe un numéro ID d’Identification. Vous pourrez faire figurer ce numéro d’Identification ID dans l’inscription de tous ceux qui voyageront dans ce groupe, sans qu’il soit nécessaire de d’entrer l'information pour chaque personne individuellement. Toute personne voyageant seule doit avoir son propre « groupe de voyage ». Questions Options/format Explications Numéro d’Identification ID Un numéro compris entre 80001 et 89999 Clé unique pour ce Groupe de voyage Numéro de téléphone portable d’un(e) membre du groupe susceptible d’être contacté(e) pendant le voyage vers le Jamboree. Numéro de Contact • • Aéroport/port d’entrée • • • Aéroport international de Copenhague (Kastrup) Gare ferroviaire de Kristianstad Site du Jamboree Aéroport de Kristianstad Lieu d’un accueil en famille (AAAA-MM-JJ) Choisir l’une des options Le « port d’entrée » est le lieu d'où le groupe de voyage rejoindra le Jamboree. Si le groupe voyage en Suède avant le Jamboree et vient par ses propres moyens sur le site, son « port d’entrée » est le site du Jamboree (même s’il est arrivé à l’aéroport de Copenhague avant son circuit). A quelle date le groupe de voyage arrivera-t-il au port d’entrée ? Date d’arrivée au port d’entrée La date d’arrivée officielle des membres de l’EIS est 2011-07-25 et pour les participants le 2011-07-27. 26 Heure d’arrivée au port d’entrée (hh:mi) Á quelle heure le groupe de voyage arrivera-t-il au port d’entrée ? Numéro de vol/de ferry/ou de train Transport jusqu’au point d’enregistrement au Jamboree Si le groupe de voyage a un numéro de vol, de ferry ou de train, l’indiquer ici. • • • • • Transport du Jamboree Choisir l’une des options Car personnel Voiture privée Transport Public Autre (préciser) Préciser le transport jusqu’au point d’enregistrement au Jamboree A ne remplir que si la mention « autre » a été indiquée ci-dessus • Aéroport/port de sortie • • • • Aéroport international de Copenhague (Kastrup) Gare ferroviaire de Kristianstad Site du Jamboree Aéroport de Kristianstad Lieu d’accueil en famille (AAAA-MM-JJ) La date officielle de départ est le 201108-07 pour les participants et le 201108-08 pour les membres de l’EIS. (hh:mi) A quelle heure le groupe quittera-t-il le port de sortie ? Numéro de vol/ferry/train Transport à partir du site du Jamboree Choisir une de ces options A quelle date le groupe de voyage quittera le port de sortie. Date de départ du port de sortie Heure de départ du port de sortie Le « port de sortie » est l’endroit où le groupe de voyage va quitter le Jamboree. Si le groupe partira du Jamboree par ses propres moyens, son « port de sortie » est le site du Jamboree (même s'il prend l'avion à l’aéroport de Copenhague tout de suite ou après) Si le groupe de voyage a un numéro de vol, de ferry ou de train, l’indiquer ici • • • • • Transport du Jamboree Choisir une de ces options Car personnel Voiture privée Transport Public Autre (préciser) Préciser le transport depuis le Jamboree A ne remplir que si la mention « autre » a été indiquée ci-dessus Veuillez indiquer ici à quel moment le groupe préférerait partir du site du Jamboree s’il nous est possible d’être souple en ce qui concerne la date de départ. Moment préféré de départ du Jamboree 27 9 Autres informations concernant l’inscription 9.1 Date d’inscription Le Système d’Inscription au JSM sera ouvert aux inscriptions début 2010 et le logiciel OSN sera disponible au cours du premier trimestre 2010. Les dates exactes seront annoncées sur extranet et envoyées par courriel aux délégations qui auront fait la demande pour recevoir le logiciel OSN. Pour les changements faits après fin janvier 2011 il faudra payer des frais d’inscription tardive. Les seuls changements à l’inscription autorisés après cette date sans occasionner les frais d’inscription tardive sont les changements aux informations sur les voyages ou sur les numéros de passeport. 9.2 Quelle est la politique de remboursement ? Les informations entrées dans le Système d’Inscription au JSM sont contraignantes selon les Conditions générales du 22e Jamboree Scout Mondial (voir Bulletin n° 2 ou l’extranet des délégations). Les délégations devront payer un droit d'inscription pour toutes les personnes entrées dans le Système d'Inscription au JSM, avec les exceptions suivantes: Jusqu’au 31 juillet 2010, (12 mois avant), les délégations pourront diminuer le nombre d’inscriptions jusqu’à 15% du plus grand nombre qui avait été enregistré (c'est-à-dire descendre à 85% du plus grand nombre qui avait été enregistré par la délégation) Jusqu’au 30 novembre 2010 (8 mois avant), les délégations pourront diminuer le nombre d’inscriptions jusqu’à 10% du plus grand nombre qui avait été enregistré (c'est-à-dire descendre à 90% du plus grand nombre qui avait été enregistré par la délégation) Jusqu’au 30 avril 2011 (3 mois avant), les délégations pourront diminuer le nombre d’inscriptions jusqu’à 5% du plus grand nombre qui avait été enregistré (c'est-à-dire descendre à 95% du plus grand nombre qui avait été enregistré par la délégation) A partir du 1er mai 2011, aucune diminution dans les nombres d’inscriptions ne sera acceptée. Les délégations seront facturées pour toutes les personnes entrées dans le Système d’Inscription au JSM au 1er mai 2011. 28 Le système aura en mémoire le plus grand nombre de personnes inscrites pour chaque délégation. Si vous avez déjà atteint le niveau de diminution lors de dates antérieures, vous ne pourrez pas les diminuer à nouveau à des dates plus proches du Jamboree. Une autre façon de penser à cela est que chaque délégation ait un quota d’annulation. Avant le 31 juillet 2010, ce quota est de 15% du plus grand nombre de personnes inscrites par la délégation. Après le 1er août 2010, le quota d’annulation sera diminué jusqu’à 10% du plus grand nombre de personnes inscrites par la délégation. Après le 1er décembre 2010 il descendra à 5%. Jusqu'au 31 juillet 2010 Après le 1er décembre 2010 Après le 1er août 2010 • Le quota • Le quota • Le quota possible possible possible d’annula2on est d’annula2on est d’annula2on de 15% du plus de 10% du plus descend à 5% grand nombre grand nombre du plus grand de par2cipants de par2cipants nombre de inscrits par la que la par2cipants Déléga2on. Déléga2on ait inscrits par la inscrits. Déléga2on ait. Après le 1er mai 2011 • Pas d’annula2on possible. Chaque délégation n’a droit qu’à un seul quota d’annulation. Si vous avez fait autant d’annulations que votre quota, vous ne pouvez plus faire d’autres annulations et vous serez facturés du nombre d’inscriptions que vous aurez dans le Système d’Inscription au JSM. Veuillez noter que les informations (y compris l’annulation d’une inscription) doivent entrer aux bonnes dates dans le Système d’Inscription au JSM pour être validée. Ce n’est pas suffisant de les avoir entrées dans le logiciel OSN. 9.3 Le système de remise Une fois que vous avez entré les informations dans le Système d’Inscription au JSM, l’équipe de planification du Jamboree pourra avoir accès à ces informations. Les délégations seront facturées selon l’état de leurs inscriptions et de leurs paiements au jour des dates clés qui suivent : 31 mars 2010 Les acomptes payés avant cette date bénéficieront d’une remise de 10% sur l’acompte 30 septembre 2010 Les acomptes payés avant cette date bénéficieront d’une remise de 5% sur l’acompte. Un paiement global avant cette date bénéficiera d’une remise de 5% sur la totalité du paiement. 31 janvier 2011 Date finale pour le paiement des droits d'inscription pour le Jamboree. (Les paiements reçus après cette date amèneront une pénalité de retard de 5%). A chacune de ces dates clés, l’équipe de planification du Jamboree produira des rapports tant du Système d’Inscription au JSM que des comptes du Jamboree. Les délégations qui auront À LA FOIS inscrit le nombre approprié de personnes dans le 29 Système d’Inscription au JSM ET payé la somme appropriée au compte du Jamboree auront droit à la remise. Afin de permettre aux délégations de s’inscrire avant la date de remise sur l’acompte, cette date a été déplacée au 31 mars 2010 Les inscriptions entrées dans le Système d’Inscription au JSM sont contraignantes selon les Conditions générales du 22e Jamboree Scout Mondial (voir le Bulletin n° 2 ou l’extranet des délégations). Veuillez noter que les nombres indiqués sur la Fiche d’Inscription d’une délégation remplie ne peuvent pas être garantis avant que l’acompte pour chaque personne ait été reçu. Les délégations devraient payer leur acompte aussi tôt que possible pour garantir leurs places. 30 10 Définitions Délégation Chaque OSN membre de l’OMMS a le droit d’envoyer des Scouts au Jamboree Scout Mondial. Tous les Scouts d’un pays (d’une OSN) doivent s'inscrire ensemble, en un seul groupe appelé délégation. La délégation représente l’OSN dans son ensemble. Si vous venez d’un pays ou il y a plusieurs Associations Scoutes Nationales (ASN), vous devrez inscrire ensemble tous vos représentants au Jamboree Scout Mondial. Chaque pays peut envoyer seulement une seule délégation au Jamboree Scout Mondial. Equipe de Direction de la Délégation (EDD) Chaque délégation devrait avoir une Equipe de Direction de la Délégation. Ce groupe de personnes est responsable pour tous les scouts de leur OSN qui participeront au Jamboree Scout Mondial. Le nombre de membres autorisés dans une EDD est contrôlé par l’équipe de planification du Jamboree. Voir les chiffres dans le Bulletin n° 1. L’Equipe de Direction de la Délégation soutient les Participants, les Chefs d’unités et les membres de l'EIS de leur délégation en prenant soin des problèmes et en étant le lien avec le Jamboree. Aide accompagnateur/trice Quand un Participant a des besoins spéciaux (médicaux, physiques, ou intellectuels) demandant le soutien d’un assistant formé à plein temps, il peut participer au Jamboree avec son assistant, ici appelé « Aide accompagnateur ». Les raisons de la nécessité d’un Aide doivent être données lors de l’inscription du Participant. Les Aides accompagnateurs doivent être inscrits dans la même Patrouille et Unité que le Participant. Les Aides accompagnateurs ne sont pas comptés dans l'allocation de neuf Scouts et un Chef d’Unité pour chaque Patrouille. Equipe Internationale de Service (EIS) Un personnel estimé à 8000 personnes sera nécessaire pour faire marcher le Jamboree et ces personnes viendront des Organisations Scoutes Nationales du monde entier. L’Equipe Internationale de Service sera ouverte aux Scouts actifs âgés de 18 ans et plus au début du Jamboree (naissance le 24 juillet 1993 ou avant). Les membres de l'EIS devraient pouvoir parler Anglais et/ou Français et être prêts à faire toute tâche nécessaire pour créer le Jamboree. L’équipe de planification du Jamboree Le 22e Jamboree Scout Mondial de Suède (2011) sera accueilli par le Conseil Guide et Scout de Suède. Ils ont formé une Equipe de Planification du Jamboree qui est responsable de la réalisation de ce projet. L’Equipe de Planification du Jamboree peut être contactée à [email protected]. 31 Organisation Scoute Nationale Scoute (OSN) Dans les pays où il n’y a qu’une seule Association Scoute Nationale reconnue par l’OMMS, cette Association est aussi connue comme une Organisation Scoute Nationale. Dans les pays où il y a plusieurs Associations Scoutes Nationales reconnues par l’OMMS, ces Associations doivent former une fédération pour être reconnues officiellement par l’OMMS (qui n’accepte qu’une Organisation membre par pays*). Cette fédération est alors appelée Organisation Scoute Nationale pour ce pays. *Quand il y a une exception à cette règle, il a été convenu que les Associations impliquées coopéreront au 22e Jamboree Scout Mondial Suède 2011, et inscriront une délégation nationale. Association Scoute Nationale (ASN) Toute Association Scoute qui est reconnue (directement ou à travers ses membres dans une OSN) comme membre de l’OMMS. Participant Les Participants au 22e Jamboree Scout Mondial sont les membres d’Organisations Scoutes Nationales âgés de 14 à 17 ans. Ils doivent être nés entre le 25 juillet 1993 et le 27 juillet 1997. Patrouille Les Patrouilles pour le JSM doivent être constituées de 9 participants. Chaque Patrouille doit être accompagnée par un (et un seul) Chef d’unité. Unité scoute Comme ce fut le cas dans des Jamborees Scouts Mondiaux précédents, la taille d’une Unité Scoute est de 36 jeunes et 4 Chefs Adultes. L’Unité devrait être organisée en 4 Patrouilles de 9 jeunes. Unité Voir Unité scoute JSM Jamboree Scout Mondial Pour les besoins de ce document, “JSM” se réfère au 22e Jamboree Scout Mondial qui se tiendra en Suède en 2011. OMMS Organisation Mondiale du Mouvement Scout Voir www.scout.org. Participant jeune Voir Participant 32