annexe - Ucanss

ANNEXE
MODALITES OPERATIONNELLES DE LA NOUVELLE
BOURSE DES EMPLOIS
Les grandes fonctionnalités de la nouvelle bourse des emplois sont les suivantes :
1. Mettre à la disposition de l’ensemble du personnel de Sécurité sociale et du grand
public les offres d’emplois de l’Institution Sécurité sociale, ainsi que celles des
régimes « frères » (MSA, RSI…),
2. Permettre aux candidats internes et externes, de postuler en ligne en créant s’ils le
souhaitent leur espace personnel,
3. Permettre aux candidats internes et externes, de recevoir les offres d’emplois
institutionnelles par e-mail,
4. Mettre à la disposition des organismes les souhaits de mobilité des salariés,
5. Faciliter la saisie des offres d’emploi aux organismes par la mise à disposition d’un
outil rénové.
Ce document a pour objet la présentation de l’ensemble des modalités opérationnelles relatives
à l’utilisation du nouvel outil. Celles-ci peuvent être classées en deux volets :
- le volet recruteur,
- le volet candidat.
1.1 - Le volet recruteur
Les nouveautés à disposition des recruteurs sont les suivantes :
1.1.1 - Les types de contrats
L’article 16bis de la CCNT du 08 Février 1957 du personnel des organismes de Sécurité
Sociale stipule : « L’information des organismes et agents sur les postes à pourvoir est assurée
par l’UCANSS au moyen d’une Bourse Des Emplois dans laquelle sont obligatoirement
intégrées, par les organismes concernés, toutes les vacances de postes, quelle qu’en soit la
cause ».
Si la mission réglementaire précitée reste d’actualité pour tous les postes en CDI, l’UCANSS a
souhaité ouvrir la publication des offres d’emplois aux CDD, contrats de professionnalisation et
stages, sans toutefois les rendre obligatoires.
En d’autres termes, les organismes seront libres de faire paraître ou non, leurs vacances de
postes en CDD, contrats de professionnalisation et stages sur le portail métiers de la Sécurité
sociale.
1.1.2. Les canaux de publication
Avec la mise à disposition du portail métiers de la Sécurité sociale
www.lesmetiersdelasecuritesociale.fr, en parallèle du site Ucanss.fr, les organismes auront la
possibilité de publier leurs vacances de poste dans deux espaces distincts ; l’un à destination
des candidats externes, et l’autre à destination des candidats internes. En effet,
indépendamment de l’obligation conventionnelle de publication des offres d’emplois en CDI au
sein de la Bourse des emplois (voir paragraphe précédent), les organismes seront libres de
choisir leur canal de publication (portail métiers www.lesmetiersdelasecuritesociale.fr et/ou site
institutionnel Ucanss.fr).
1.1.3. La rémunération brute en euros
Afin de donner de la lisibilité aux candidats externes, mais également aux salariés de
l’Institution, l’Ucanss offre la possibilité aux organismes de publier la rémunération brute
annuelle en euros.
1.1.4. L’autonomie de saisie des offres d’emplois
En faisant l’acquisition d’une solution progicielle souple et ouverte, l’UCANSS a souhaité
redonner de l’autonomie aux organismes, de la saisie des offres jusqu’à leur publication, à
l’exception de la publication des postes de Directeur et d’Agent comptable, qui demeure
spécifique.
L’UCANSS n’opérera donc plus de contrôle a priori, mais a posteriori de la publication.
Si toutefois l’UCANSS, en tant que garante des informations figurant dans la Bourse des
emplois, relevait une anomalie au sein d’une vacance de poste, elle se réserverait le droit de
contacter l’organisme afin que celui-ci procède à la dépublication de l’offre concernée. Dans
certains cas exceptionnels, l’UCANSS dépubliera à la place de l’organisme si une offre
présente une anomalie majeure.
Remarque : pour le Régime général, les postes de Directeurs et d’Agents comptables faisant
l’objet d’une approbation par la (les) Caisse(s) nationale(s), ce sera l’UCANSS qui procèdera in
fine, à la publication de l’offre (voir paragraphe 1.1.7).
Remarque : pour le Régime général, les postes de Médecins Conseils Régionaux, Médecins
Conseils Régionaux Adjoints et de Praticiens Conseils continueront à être saisis par la
CNAMTS.
1.1.5. La période EN3S
Du 02 Janvier au 30 Avril de chaque année: les postes de cadres, d’un niveau 7 et plus (à
l’exception des emplois d’ingénieurs conseil, de personnel soignant et d’informaticiens)
doivent être transmis à l’EN3S.
Dans la continuité du paragraphe 1.1.4, l’UCANSS laissera les organismes contacter l’EN3S
afin d’obtenir une dérogation en vue de la publication d’un poste de cadre d’un niveau 7 et plus.
Les coordonnées de la personne à contacter sont les suivantes :
- Marie-Emmanuelle Le Cocguen, Directrice de la formation initiale au 04 77 81 15 40
Pendant cette période, l’UCANSS opérera un contrôle a posteriori de la publication, auprès de
l’EN3S, afin de vérifier si les organismes ont obtenu leur dérogation.
1.1.6. Les délais de publication
Les délais de publication sont configurés dans l’outil par défaut sur 3 semaines.
Mais les organismes pourront modifier les dates de publication en les diminuant ou en les
augmentant. Sachant qu’il est conseillé de ne pas aller en deçà d’une semaine et au-delà de 6
semaines.
Nota-Bene : En revanche les postes d’Agents de Direction doivent être publiés pendant 3
semaines (art R217-6 du code la Sécurité sociale).
1.1.7. La dématérialisation du processus d’approbation pour les postes de Directeur et
d’Agent comptable
Afin de fluidifier le processus d’approbation des postes de Directeur et d’Agent comptable,
l’UCANSS en collaboration avec les services concernés des Caisses nationales, a procédé à sa
dématérialisation. En effet, outre le gain de temps escompté, les organismes auront la
possibilité de suivre, via l’outil, les opérations de validation effectuées par les Caisses
nationales dans un premier temps, et de vérification par l’UCANSS avant publication dans un
second temps.
1.1.8. L’exploitation des candidatures en ligne
L’outil offrant la possibilité de postuler en ligne, les organismes pourront réceptionner les
candidatures sans pour autant indiquer un contact et/ou des coordonnées nominatives ou
génériques (exemple : [email protected]).
1.2. Le volet candidat
Une présentation de la Bourse des emplois sera effectuée via un mode opératoire accessible à
partir
du
portail
Ressources
Humaines
de
l’UCANSS
(www.ucanss.fr/espace
organismes/fonction gestion des ressources humaines/portail ressources humaines/espace
métiers/espace ressources humaines/recrutement).
Les nouveautés à disposition des candidats sont les suivantes :
1.2.1. Les critères de sélection des offres
Ils ont été revus afin d’offrir une plus grande pertinence dans les recherches. Au nombre de
cinq (plus une recherche par mots clés), la nouvelle Bourse des emplois permet de choisir
simultanément plusieurs critères de sélection des offres.
1.2.2. La création de son espace personnel
L’espace personnel est conçu pour faciliter les recherches d’emploi des salariés de l’Institution.
Cet espace a plusieurs vocations :
- enregistrer ses informations personnelles, son CV, sa lettre de motivation et répondre à
un questionnaire permettant de faciliter le traitement des candidatures par les
recruteurs,
- permettre de postuler en ligne à plusieurs offres, sans avoir à recommencer la même
démarche puisque le système garde en mémoire les données saisies par le candidat,
- s’inscrire à une alerte pour recevoir directement les offres correspondant à sa
recherche,
- envoyer l’offre à une adresse mail de son choix,
- s’inscrire dans le vivier de mobilité interne (voir paragraphe 1.2.3).
Nota- Bene : Toutes les catégories de personnel sont habilitées à postuler en ligne, exceptés
pour les postes de Directeurs, Agents comptables, Médecins Conseils Régionaux et Médecins
Conseils Régionaux Adjoints, dont la gestion des candidatures fait l’objet d’un examen par le
comité des carrières.
1.2.3. Le vivier de mobilité interne
L’espace personnel permet également aux salariés de l’Institution de saisir eux-mêmes leurs
vœux de mobilité. Ce vivier sera géré par l’UCANSS qui transmettra les demandes de mobilité
aux organismes concernés. Au bout de quelques mois, l’UCANSS interrogera les organismes
sur le devenir de ces candidatures et ce notamment à des fins statistiques.
Le texte d’accueil de l’espace personnel précise que le salarié est invité à se rapprocher de son
service des Ressources humaines ou de son manager suivant les usages propres à chaque
organisme, afin de l’informer de sa démarche.
A cet égard, les organismes apprécieront l’opportunité de rappeler leurs propres procédures en
matière de mobilité.
1.4. En pratique
1.4.1. Les comptes utilisateurs
L’ UCANSS prévoit dans un premier temps d’attribuer un compte utilisateur par organisme.
Un mailing adressé aux Directeurs au cours de l’été 2010 aura permis de recenser le nombre
d’habilitations à créer. Cependant, les organismes auront toujours la possibilité de contacter
l’UCANSS pour faire une demande d’habilitation.
1.4.2. Les guides utilisateurs
Deux guides utilisateurs seront à disposition des recruteurs au sein du portail Ressources
Humaines de l’ UCANSS (www.ucanss.fr/espace organismes/fonction gestion des ressources
humaines/portail
ressources
humaines/espace
métiers/espace
ressources
humaines/recrutement) :
- un premier guide couvrant la publication de tous types de postes,
- un autre guide couvrant la publication d’un poste de Directeur ou d’Agent comptable,
sera en ligne à l’ouverture de la Bourse des emplois.
1.4.3. La FAQ
Une Foire aux questions sera mise en ligne en parallèle du guide utilisateur. Elle sera alimentée
régulièrement au regard des questions posées via la hot line.
1.4.4. La hot line
Une hot line à la fois éditoriale et technique sera accessible à l’adresse électronique suivante :
[email protected]
Une hot line téléphonique sera accessible en contactant le numéro suivant : 01 45 38 81 50
1.4.5. La CNIL
Les organismes n’auront pas à effectuer de déclaration auprès de la CNIL, l’UCANSS s’est
chargée de cette démarche.
1.4.6. Les préconisations techniques
Pour un fonctionnement optimal, l’outil de saisie des offres d’emplois nécessite a minima la
version 7 d’Internet explorer (ou toutes les versions de Mozilla Firefox). Cependant elle
fonctionne avec la version 6 SP2 d’Internet explorer.
Il suffit d’installer cette version sur le poste de travail de la personne en charge de la saisie des
offres d’emplois.
1.4.7. Les préconisations rédactionnelles
Elles sont contenues dans le mémento du recrutement en ligne sur le portail RH, rubrique
« Recrutement », partie I « Définition du poste et du profil à recruter » et partie II « Constitution
du dossier de candidature et publication de l’offre d’emploi ».
1.4.8. L’accès à la plateforme
L’outil de saisie des offres d’emploi sera accessible depuis le portail Ressources Humaines de l’
UCANSS (www.ucanss.fr/espace organismes/fonction gestion des ressources humaines/portail
ressources humaines/espace métiers/espace ressources humaines/pratique espace/autres
applications/saisie des offres d’emplois), en mode déconnecté ou connecté.
1.5. Le déploiement
Du 29 mai au 2 juillet 2010, l’UCANSS a organisé une série de réunions régionales qui ont
permis aux organismes de découvrir le futur environnement de la Bourse des emplois, tant du
point de vue recruteur via une démonstration de saisie d’offres d’emplois que du point de vue
candidat, via une démonstration des nouvelles fonctionnalités qui s’offre à lui.
Par ailleurs, un accès à une plateforme de test a été donné durant la période estivale afin que
les organismes ayant participé aux réunions régionales puissent s’entraîner avant la bascule
définitive qui aura lieu le 27 septembre 2010.
Ainsi, l’UCANSS se chargera de la ressaisie des offres d’emplois existantes dans la Bourse des
emplois au moment du basculement vers le nouvel outil. A ce titre, les organismes seront
invités à contacter la hot line pour toute remarque éventuelle.
En revanche, pour les candidats inscrits dans le module actuel de mobilité interne, il conviendra
de leur demander de procéder à leur réinscription puisque les modalités d’enregistrement
auront changé (cf paragraphe 1.2.3 – vivier de mobilité interne). En effet, le candidat désirant
s’inscrire dans le vivier de mobilité interne suivra un processus en 5 étapes : création de son
espace personnel – informations personnelles – questionnaire de mobilité interne –
téléchargement du CV et de la lettre de motivation.
Sachant qu’il s’agit d’une démarche personnelle, l’organisme, voire l’Ucanss ne pourra
procéder à l’inscription dans le vivier de mobilité à la place des candidats.
Enfin, l’UCANSS propose une offre de service aux organismes par la mise à disposition
optionnelle d’un outil d’aide au traitement des candidatures.
En effet, l’UCANSS a acquis une solution progicielle dans sa globalité. Cependant, comme
précisé en introduction, l’UCANSS a fait le choix de se centrer dans un premier temps sur les
fonctionnalités relevant de la rénovation de la Bourse des emplois.
Mais l’outil offre des fonctionnalités supplémentaires qui permettent de dématérialiser les
tâches liées à un processus type de recrutement, de la réception de la candidature jusqu’à
l’embauche du candidat.
Aussi, l’UCANSS au cours du dernier trimestre 2010, procèdera via un sondage en ligne sur le
portail RH, à un recensement des organismes susceptibles d’être intéressés par cette offre de
service.
La réponse au sondage ne sera pas contractuelle, mais ceci permettra d’avoir une estimation
de la volumétrie du nombre d’utilisateurs à former car si la mise à disposition du « front office »
nécessitait peu de formation, il n’en sera pas de même pour la mise à disposition du « back
office ». En effet, l’UCANSS compte avoir recours au réseau des Centres Régionaux de
Formation Professionnelle pour l’accompagner dans cette mission. A l’issue d’une formation de
formateurs, les Crfp seront en capacité de déployer l’offre de service auprès des utilisateurs, via
une formation d’une ou deux journées, et un accompagnement méthodologique post-formation.
L’utilisation du « back office » sera gratuite, puisque les organismes utiliseront déjà l’outil via le
« front office », seule la formation aura un coût qui reste à déterminer