Guide de gestion des dépenses

Guide de gestion
des dépenses sur la mesure
« appui aux microprojets »
FSE 4.2.3 en Ile-de-France
Cette action est soutenue par le Fonds social européen et la Région Ile-de-France
Sommaire
I)
Dépenses éligibles et justification des dépenses
A) Dépenses directes
-
Charges de personnel
Dépenses de fonctionnement
Prestations externes
B) Dépenses indirectes (frais de structure)
C) Dépenses en nature
II)
Rappel concernant les mentions obligatoires devant figurer sur les factures
III)
Comptabilisation des ressources du projet
IV)
Rappel concernant les modalités d’enregistrement des dons et cotisations
V)
Versement des avances et du solde de la subvention FSE
VI)
Le contrôle sur site en cours ou en fin de projet
VII)
Rappel de vos obligations contractuelles
VIII) Annexes
-
Barème fiscal en vigueur (lien web)
Notes de frais (déplacement / hors déplacement)
Reçu de dons
Facture type
Fiche de temps et fiche d’émargement
Modèle de compte-rendu
Guide de suivi de la mesure 4-2.3 en Ile-de-France
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Votre projet a été retenu dans le cadre de la mesure « Appui aux microprojets » FSE 423.
La convention que vous avez signée avec le FONJEP vous engage à certaines obligations
concernant la validation des dépenses effectuées au titre de votre microprojet.
I)
Dépenses éligibles et justification des dépenses
Moyens de paiement autorisés :
1. Les seuls moyens de paiement autorisés durant la période et les actions financés sont :
•
le chèque, la carte bleue, ou le virement bancaire.
•
le compte bancaire utilisé doit être le même pour toutes les dépenses liées au
projet durant toute la durée du financement.
2. Dans le cas de facture dont le paiement a fait l’objet d’une avance par un membre de la structure (salarié,
bénévole) soit en espèces, soit avec un moyen de paiement personnel, la re-facturation à la structure devra
être faite par le biais d’une note de frais avec un remboursement par chèque, carte bleue ou virement.
Vous pourrez soit utiliser vos propres modèles de notes de frais si vous en possédez, soit utiliser celles
fournies par le FONJEP (cf. annexe A). Les copies de factures devront également être attachées à la note de
frais.
Sur chaque facture ou note de frais, doivent être indiqués :
le numéro du chèque,
le nom du titulaire du compte bancaire et les coordonnées de la banque
la date d’acquittement de la dépense (cf. relevé bancaire)
ATTENTION
Les règlements en espèces ne sont pas admis dans la gestion de fonds européens
A) Les dépenses directes
Il s’agit des dépenses directement issues de la mise en œuvre du projet (location de salles, fournitures
administratives, déplacements, etc.) et qui peuvent faire l’objet de justificatifs (factures, notes de frais)
pouvant être rattachés à 100% au projet financé. Dans certains cas, on appliquera un taux de prise en charge
au prorata temporis.
Ex. une facture annuelle d’assurance sur un projet financé sur 6 mois, le taux de prise en charge sera de 12
mois/6 mois, soit 0,5 ou encore 50%.
Les achats de biens, fournitures et services inclus dans les postes « Dépenses directes de
fonctionnement», « Dépenses directes liées aux participants à l’opération » et « Dépenses directes de
prestations de services » sont effectués, en fonction de la structure bénéficiaire, en appliquant l’un des cadres
suivants :
- le code des marchés publics ;
- l’ordonnance n°2005-649 du 6 juin 2005 ;
- pour les organismes bénéficiaires ne relevant pas des deux premières hypothèses, la réalisation d’une
mise en concurrence en vue de sélectionner l'offre économiquement la plus avantageuse.
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1. Charges de personnel
Les salaires et charges sociales concernant les personnes travaillant sur le projet sont pris en charge. Afin de
pouvoir justifier le temps de présence des salariés passé sur le projet financé par le FSE, un certain nombre
de documents sont nécessaires.
Si une personne est à 100% de son temps de
travail sur le microprojet :
100% du salaire et des charges sociales afférentes
seront retenues. Pour justifier de cette dépense, la
fiche de paie du salarié est demandée, ainsi que la
DADS – Déclaration Automatisée des Données
Sociales. Celle-ci doit mentionner le nombre
d’heures théorique effectué par mois (temps plein
= 151,67h par mois)
Chèque Emploi associatif
Attention, les attestations d’emploi délivrées
par Chèque Emploi Associatif n’indiquent pas
toujours le nombre d’heures mensuelles. Il
faudra donc, dans ce cas, fournir le contrat de
travail de la/des personne(s) concernée(s)
dans lequel sera inscrit le nombre d’heures
travaillé par mois.
Si une personne n’est pas à 100% de son temps de travail sur le microprojet :
Les personnes devront réaliser des fiches de temps mensuelles (voir annexe D). Ces fiches devront être
conservées et une copie devra être fournie au FONJEP avec la copie du bulletin de paie correspondant.
Attention : la fiche temps est une déclaration du temps effectivement passé sur le FSE. Elle doit être signée
par le déclarant pour être recevable.
Dans ce cas, la prise en charge des dépenses s’effectue de la manière suivante :
Nbre d’heures dédiées au projet et déclaré dans la fiche de temps
___________________________________________________ = X%
Nbre total d’heures du mois inscrit sur la fiche de paie
congés payés acquis (pour 7h/jour)
jours fériés (pour 7h par jour) + heures supplémentaires
X% sera le taux de prise en charge par le FSE du salaire brut, des charges patronales et autres charges liées
aux salariés : médecine du travail, tickets restaurant (part employeur), éventuels avantages sociaux (si ces
derniers sont inscrits dans un accord d’entreprise ou convention collective).
Exemple : Mme Dupont travaille à temps plein, soit 151,67h/mois. En mars, elle a consacré 35h
de son temps au projet financé par le FSE, elle a acquis 2,5 jours (2,5*7h=17,5h) de congés sur
ce même mois, il n’y a pas d’heures supplémentaires à comptabiliser, pas de jour férié.
= 35h/(151,67h-17,5h)=35/134,17=0,26 : c’est le coefficient à appliquer sur le salaire brut +
charges patronales du mois de mars de Madame Dupont.
Si je bénéficie d’une aide au poste ou d’un contrat aidé ?
Emploi tremplin, CUI/CAE, poste FONJEP…sont des aides au poste. Le montant de ces aides sera déduit du
coût global du salarié concerné.
Le montant de salaire indiqué en dépense prendra donc uniquement en compte la part résiduelle
restant à la charge de votre structure. Pour les salariés dédiés à moins de 100% sur le projet financé,
application de la même méthode de calcul que précédemment mais sur le montant résiduel (une fois déduite
l’aide au poste).
Exemple : un salarié coûte 2 000 euros (brut + charges patronales) par mois, vous touchez 900 euros d’aide
au poste. Le FSE prendra en charge les 1 100 euros restant.
Justificatifs : il faudra, dans ce cas, en plus de la fiche de paie, fournir une copie des attributions de
versement de l’aide au poste.
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Les cotisations de médecine du travail sont prises en charge à 100% ou en fonction des heures
déclarées sur le projet financé.
Justificatif : copie de la facture et/ou appel de cotisation de votre organisme de service de santé au travail
détaillant les salariés concernés.
Attention :
Pour chaque personne travaillant sur le
projet financé par le FSE, les convocations
aux réunions ainsi que les agendas de la
période concernée devront être conservés
comme justificatif du temps passé sur
l’action et pourront être consultés lors des
contrôles.
Les tickets restaurant
Prise en charge des tickets restaurant (part employeur) à 100% ou en fonction des heures déclarées sur le
projet.
Justificatif : copie de la facture des tickets restaurant de l’entreprise avec inscription sur les bordereaux des
mentions suivantes :
nom du salarié concerné
prix total des tickets restaurant : part entreprise + part salarié
nombre de tickets pris en charge par le FSE si le salarié est à 100% sur le projet
calcul du montant à rembourser par le FSE si le salarié ne consacre pas tout son temps au projet.
La mise à disposition de personnel est une dépense éligible à condition qu’une convention de mise à
disposition soit signée entre les deux structures.
Justificatif :
copie des feuilles de paie de la personne concernée
fiches de temps si la personne n’est pas à temps plein sur le projet
copies des factures de cette mise à disposition
Vérification de l’acquittement des rémunérations et des charges sociales
Pour être retenue comme dépense éligible par le FSE, chaque dépense que vous faites sur le projet
financé doit pouvoir faire la preuve de son acquittement (montant débité, visible sur les relevés
bancaires). Il en va de même pour les salaires, leur acquittement sera contrôlé via les
relevés bancaires fournis.
Justificatif : fiche de paie et relevés bancaires
La vérification de l’acquittement des charges sociales sera faite uniquement en fin de
projet.
Justificatif : vous devrez demander une attestation à chaque caisse (retraite, pôle emploi, urssaf)
certifiant que vous êtes à jour dans le paiement de vos cotisations jusqu’à la date de fin du projet.
Les charges sociales devront être déjà réglées au moment du contrôle final, sinon, elles ne seront pas
retenues.
2. Dépenses de fonctionnement
2.1 – Achats et fournitures
Est considéré comme achat et fournitures tout matériel consommable (papeterie, fournitures administratives)
et petits matériels non amortissables (valeur inférieure ou égale à 500 euros HT l’unité).
Le service FSE vérifie lors du bilan d’exécution que l’achat est bien « utile » pour la mise en place du projet.
En cas de doute, n’hésitez pas à nous contacter avant d’engager la dépense.
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2.2 – Publication, communication
Plaquettes, dépliants, panneaux, cartes de visite, papier à en-tête…sont des dépenses éligibles. Ils doivent
faire apparaître de manière obligatoire les logos du FSE et du Conseil régional d’Ile-de-France.
Le coût unitaire doit être inférieur à 500 euros HT
pour un outil de communication destiné à durer
(ex. enseigne pour une boutique ou local avec
accueil de public), sinon, il sera considéré comme
une dépense d’investissement (immobilisation) et
ne pourra être pris en charge par le FSE.
L’obligation de publicité
Tous vos supports de communication financés par le FSE et
par le Conseil régional d’Ile de France doivent
obligatoirement en faire la publicité en utilisant les logos cidessous :
Fonds social européen
2.3 – Locaux : locations, entretien
Le justificatif doit être une quittance de loyer ou une facture du trésor public pour des locaux municipaux.
Les questions à se poser pour chaque dépense
la dépense a-t-elle un lien avec l’action ?
la dépense est-elle prévue dans le budget ?
quel est le montant de la dépense ?
quel est le mode de paiement utilisé (qui, quand et comment ?)
est-ce que je possède une facture conforme ou une pièce comptable qui permet de justifier
cette dépense et son lien avec l’action ?
2.4 –Déplacements, missions (hors participants)
Il s’agit des frais de déplacement et de séjour (transport, hébergement) du personnel, des bénévoles ou
quelconques intervenants travaillant sur le projet.
Ces frais peuvent être payés directement par la structure ou faire l’objet d’un remboursement à la personne
ayant avancé les frais (établissement d’une note de frais avec justificatifs).
Le FONJEP ne remboursera pas au-delà du barème pour une automobile 7CV.
Justificatifs : en ce qui concerne les remboursements kilométriques :
la copie de la carte grise du véhicule utilisé pour vérifier que le taux retenu correspond au barème
fiscal en vigueur (< 7CV).
La copie de l’accord d’entreprise (ou extrait de délibération du CA) précisant les taux de
remboursement appliqués en interne si < barème fiscal
La copie de la note de frais signée par le salarié/bénévole demandant remboursement
ATTENTION :
Ne seront remboursés que les kilomètres entre l’adresse de la structure (ou le siège social) où se déroule le
projet et la destination du rendez-vous. Ces deux localisations devant figurer sur la note de frais.
Plusieurs cas particuliers pour les déplacements :
•
Si utilisation d’un véhicule personnel
demande systématique de la carte grise du véhicule : le nom de la carte grise doit concorder avec le nom
inscrit sur la note de frais. Si ce n’est pas le même nom, une attestation de prêt du propriétaire de la voiture
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doit être fournie. Dans ce cas de figure, le remboursement des frais s’effectue au barème fiscal kilométrique
en vigueur.
•
Si utilisation d’un véhicule loué
Location ponctuelle : coût pris en charge au frais réel pour l’essence (facture de station service), ainsi que
pour la location (facture du loueur).
•
Si utilisation d’un véhicule d’une autre structure que le bénéficiaire
Prise en charge des frais sur la base du barème fiscal en vigueur, à condition de bénéficier d’une autorisation
du dirigeant de la structure prêteuse du véhicule.
•
Autre moyen de déplacement : train, métro, bus, tramway
Fournir une photocopie du titre de transport utilisé où apparaît le montant payé (et si possible le nom de la
personne transportée).
Justificatifs : pour les frais hors déplacements :
copie de la facture de restauration
mentionnant l’objet du repas (réunion, déjeuner
de travail, repas à l’occasion d’un CA…), le nom
des personnes ayant bénéficié de la prise en
charge de leur repas, le cas échéant leur lien avec
le projet et la structure financée.
Copie de la note d’hôtel, l’objet du
déplacement (réunion, journée de travail,
séminaire…), le nom des personnes prises en
charge, le cas échéant leur lien avec le projet et la
structure financée.
BON A SAVOIR
La prise en charge de frais de bouche et
d’hôtellerie fait l’objet de plafonds :
15 euros maximum par personne pour un repas
70 euros maximum par nuitée pour une chambre
double simple avec petit-déjeuner
Les frais de bouche et d’hôtellerie sont plafonnés (voir ci-dessus). Vous pouvez, bien sûr, présenter des
factures d’un montant supérieur, mais seul le montant maximum autorisé sera retenu.
2.5 – Frais postaux
Si la structure fait des publipostages importants, une copie de la liste des destinataires devra être annexée à
la facture d’achat de timbres et l’objet du publipostage devra être indiqué.
En cas d’envois importants, il est demandé à la structure de joindre à sa facture de timbre la liste des
personnes et structures destinataires ainsi que la copie du courrier qui a fait l’objet du mailing.
2.6 – Dotations aux amortissements
Les amortissements des biens immeubles dédiés au projet financé sont également éligibles, sauf si les
équipements concernés sont déjà financés par des fonds publics ou autres subventions privées.
Calcul de l’amortissement :
Coût d’achat du bien amortissable/nombre d’années d’amortissement du bien = amortissement annuel.
Ces frais peuvent être pris en charge par le FSE, il sera demandé au porteur de projet la copie de la facture
d’acquisition ainsi que le tableau indiquant la durée d’amortissement du bien.
Exemple. Achat de serres pour un projet de mise en place d’un jardin pédagogique
Coût de l’équipement : 2000 euros financé sur fonds propres
Amortissement du bien sur 4 ans, soit 500 euros/an
Le FSE pourra prendre en charge l’amortissement (à hauteur de 500 euros/an) sur la durée de son
intervention. Soit sur 18 mois : 750 euros.
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2.7 – Télécommunications (téléphone, Internet)
Les frais de téléphone peuvent ne pas faire l’objet d’une proratisation. La structure doit :
ouvrir une ligne de téléphone dédiée au projet financé
isoler une ligne téléphonique sur un standard
prendre un téléphone portable dédié entièrement au projet financé
La facture téléphonique devra être au nom de la structure.
Dans le cas où un salarié utilise son portable personnel, il devra posséder une autorisation du président de la
structure et réalisera une note de frais afin de se faire rembourser.
2.8 – Frais bancaires : frais de tenue de comptes, de prélèvement…
Les frais de gestion courante (tenue de compte, abonnement pour consultation Internet, recommandé
pour l’envoi des chéquiers) sont des dépenses éligibles sur le FSE dans le cas d’un compte bancaire ouvert
spécifiquement pour la gestion de l’opération.
ATTENTION : les frais financiers types agios et intérêts sur emprunt bancaire ne peuvent être
pris en compte au titre du FSE.
3. Prestations externes
La subvention peut prendre en charge les frais de
conseil juridique, expertise technique ou financière, de
comptabilité ou d’audit, s’ils sont :
- directement liés au projet
- nécessaires pour sa préparation ou sa mise en
œuvre
- prévus dans le budget prévisionnel
En ce qui concerne les frais de comptabilité ou d’audit,
s’ils vous ont été imposés par le FONJEP lors de
l’instruction de votre projet, ils seront pris en charge à
100% par le FSE.
Justificatifs : Les règles de mise en concurrence doivent
être respectées. A minima, elle peut être démontrée en
justifiant que trois devis ont été demandés. (voir cicontre).
« C’est l’agence de com du cousin de
ma femme qui a conçu notre site
Internet »
S’agissant de fonds publics et pour éviter
les conflits d’intérêts, il est demandé à la
structure de présenter au minimum 3 devis
et de justifier de son choix si le prestataire
sélectionné n’est pas le moins cher.
La prévention des conflits d’intérêt fait
l’objet de l’article 8 de la convention que
vous avez signée avec le FONJEP.
B) Les dépenses indirectes (frais de structure)
Les dépenses indirectes éligibles de l’opération sont les dépenses qui ne peuvent être identifiées
comme étant des coûts spécifiques de l’opération directement liés à sa réalisation et pouvant faire
l’objet d’une imputation directe, mais qui peuvent être identifiées et justifiées par le bénéficiaire, en
appui de son système comptable, comme étant encourus en relation avec les coûts directs éligibles de
l’opération.
Les coûts indirects éligibles de l’opération sont établis conformément au régime de forfaitisation
approuvé pour le programme opérationnel dans lequel s’inscrit l’opération.
C) Les dépenses en nature
Dans le budget prévisionnel du projet, les contributions en nature doivent être strictement équilibrées en
dépenses et en ressources.
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II )
Rappel concernant les mentions obligatoires devant figurer sur les
factures
Les factures que vous faites parvenir pour justifier de vos dépenses sur le projet financé doivent comporter
un certain nombre de mentions obligatoires (cf. annexe 3) :
- le nom complet, l’adresse de votre structure
- le nom (raison sociale), l’adresse, le numéro de SIRET et le code APE du fournisseur (et/ou n°
d’inscription au Registre du Commerce)
- la date de la facture
- pour chacun des bien ou services vendus et/ou livrés : la quantité, la dénomination précise, le prix
unitaire HT et TTC
- tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrable en lien avec le projet financé. Sauf
cas de remise globale, celle-ci devra être inscrite ligne par ligne
- la date à laquelle est livrée ou achevée la livraison de biens ou de services
- la date à laquelle l’acompte est versé si elle est différente de la date de facturation
- le montant total TTC et le montant total HT inscrits bien distinctement
- le cas échéant, la date de règlement, conditions et taux d’escompte, et taux de pénalités de retard
ATTENTION : les tickets de caisse ou de carte bleue ne font pas office de facture, ils ne sont pas acceptés
comme preuve de justification d’une dépense.
III)
Comptabilisation des ressources du projet
Vous avez quatre mois à compter de la fin de votre projet pour constituer votre bilan.
Si des recettes ont été générées par le projet pendant la période de financement FSE ou que vous avez perçu
une subvention supplémentaire, vous devez les déclarer, elles seront déduites du solde de la subvention.
IV)
Rappel concernant les modalités d’enregistrement des dons et
cotisations
Lorsque vous recevez des dons, vous devez en plus de les
saisir dans votre comptabilité, fournir à vos donateurs un
« reçu de don » ou encore, si vous y êtes autorisés*, un « reçu
de dons aux œuvres ».
Avec ce reçu, le donateur aura le droit de déduire une part du
don qu’il vous aura versé de ses impôts sur le revenu.
Vous trouverez le format légal de reçu en annexe (cf. annexe).
En ce qui concerne les cotisations (ou adhésions), elles
n’ouvrent pas droit à déduction fiscale pour les membres mais
vous avez l’obligation de remettre à votre adhérent un reçu
d’adhésion.
Les dons et adhésions viennent constituer vos fonds
propres. Les reçus sont à conserver car ils vous seront
demandés en fin de projet pour justifier des sommes perçues
durant l’action afin de bien les distinguer d’éventuelles recettes
ou subventions, qui elles, seront déduites du solde de la
subvention FSE (cf. III Comptabilisation des ressources).
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•
les reçus de dons ouvrent droit,
sous certaines conditions, à réduction
fiscale pour les donateurs.
Mais toutes les associations ne
peuvent pas en délivrer.
Pour savoir si votre structure est
concernée, vous pouvez utiliser la
procédure de rescrit fiscal – cette
procédure permet au contribuable de
demander à l’administration de
prendre formellement position sur sa
situation de fait au regard d’un texte
fiscal.
Pour pouvoir délivrer des reçus de
dons ouvrant droits à réduction
fiscale,
l’association
doit
être
reconnue d’ « intérêt général ».
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V)
Versement des avances et du solde de la subvention FSE
Votre structure a touché 40% d’avance à la signature de la convention.
Pour obtenir le versement d’un acompte, vous devez remplir un bilan d’exécution intermédiaire dès lors
que vous aurez dépensé la totalité de la 1ère avance et que vous êtes en capacité de la justifier.
Procédure : vous envoyez le document de bilan d’exécution intermédiaire par mail au service FSE et vous
envoyez par courrier les copies de la totalité des pièces justificatives (factures, fiches de paie, fiches de
temps, notes de frais, notifications d’aide au poste…preuves de réalisation des actions déjà menées).
Après contrôle de l’ensemble des pièces fournies, le service FSE valide le document de bilan avec vous afin
que vous le fassiez signer par le responsable légal et nous procédons au versement sur votre compte de la
seconde avance.
Pour obtenir le solde de la subvention (20% minimum). Vous devez remplir le bilan d’exécution final.
Procédure : de la même façon que précédemment, après validation du bilan par le service FSE et contrôle des
pièces justificatives, celui-ci calcule le montant du solde de la subvention et procède au versement sur votre
compte.
NB : pour les projets dont la durée est supérieure à 18 mois, un bilan intermédiaire supplémentaire vous sera
demandé, à la fin de chaque tranche annuelle.
C’est sur la base des bilans remis accompagnés des justificatifs comptables et non comptables que le porteur
de microprojet justifie de la mise en œuvre du microprojet dans le respect des termes de la convention. Le
service FSE vérifiera notamment :
- La conformité des actions mises en œuvre avec les actions conventionnées
- L’éligibilité des dépenses (valeur probante des pièces contrôlées conformément aux modalités
de justification prévues dans le décret n° 2007-1303 du 3 septembre 2007 modifié ; éligibilité
par nature des dépenses déclarées au regard de la règlementation communautaire et
nationale ; lien avec le projet conventionné et nécessité de la dépense, éligibilité temporelle,
acquittement justifié…)
VI)
Le contrôle sur site en cours ou en fin de projet
Tout projet financé sur la mesure « appui aux microprojets » du FSE doit faire l’objet d’un
contrôle sur site qui a pour but de rendre compte de la réalité des actions réalisées ou en cours de
réalisation, de recueillir des preuves de réalisation qui viendront compléter celles déjà transmises par le
porteur de projet et de procéder à un contrôle par sondage de comptabilité (vérification des originaux des
factures).
Ce contrôle peut avoir lieu en cours ou en fin de projet. Il est opéré par un membre du service FSE du
FONJEP différent de celui qui a instruit votre dossier.
Vous êtes informés préalablement du contrôle et devez ce jour-là, être en capacité de fournir tout document
justifiant de la bonne réalisation du projet et de la bonne gestion des fonds.
VII)
Rappel de vos obligations contractuelles
Publicité : vous devez informer tous vos partenaires du financement FSE qui vous a été accordé sur le
projet. Les 3 logos qui vous ont été fournis par le FONJEP en version numérique doivent figurer sur tous vos
courriers, courriels ainsi que sur vos documents de communication (internes et externes).
Communication de chaque justificatif de dépense au FONJEP : vous vous engagez à faire parvenir au
FONJEP tous les documents que nous vous demanderons dans les délais qui vous seront impartis.
Conservation des documents : vous devez conserver toutes les pièces justificatives ainsi que tous les
documents liés au projet financé par le FSE durant un délai de 10 ans.
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VIII) Annexes
-
barème fiscal en vigueur (lien web)
notes de frais hors déplacement
note de frais déplacement
reçu de dons
facture type
fiche de temps et fiche d’émargement
modèle de compte-rendu
en cas de problème, vous pouvez joindre votre référent FSE
FONJEP
51 rue de l’Amiral Mouchez
75013 Paris
tel : 01 43 13 10 30 – fax : 01 43 13 10 31
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Barème fiscal en vigueur au 22 février 2012
http://www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2012/5fppub/textes/5f512/5f512.pdf
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