OLAM GAB SA

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OLAM GAB SA

SYSTEME DE CERTIFICATION OLB
RAPPORT D’Audit de CERTIFICATION
CERTIFICATION DE CHAÎNE DE CONTRÔLE
Date de dernière mise à jour :
OLAM Gab. SA
Adresse: Adresse
Code postal: BP 13 559 - Ville: Libreville - Pays: Gabon
Personne contact: Monsieur Johnson Banguerem ([email protected])
BUREAU VERITAS CERTIFICATION
60 avenue du Général de Gaulle - 92046 Paris - La Défense Cedex - FRANCE
Tel: + 33 1 41 97 02 05 - Fax: + 33 1 41 97 02 04
www.certification.bureauveritas.com / fr
Contact Person for Chain of Custody : Marco Gardin ([email protected])
Dates de l’audit initial: du 7 au 12 Janvier 2013
Certificate registration code: OLB-CERT/COC-130301
Date de Certification : 15/03/2013
Responsable d’audit et auteur du rapport: Damien SCHMUTZ
Document ref. 130301: version 1.0
Certification de Chaîne de Contrôle OLB
Rapport de Certification
Bureau Veritas Certification
OLAM GAB SA
92046 Paris La Défense Cedex
www.certification.bureauveritas.fr
Dernier audit : du 7 au 12
Janvier 2013
R.A. : Damien SCHMUTZ
Réf. : 130301
Version : 1.0
SOMMAIRE
1 - Description de l'entreprise candidate............................................................................. 3
1.1 1.2 1.3 1.4 -
Présentation générale ............................................................................................................. 3
Multisite - Liste des sites inclus dans le champ d'application du certificat ............................. 4
Approvisionnements ............................................................................................................... 4
Description du (des) processus de transformation, commercialisation ou distribution mis
en œuvre ................................................................................................................................. 4
1.5 - Produits ................................................................................................................................... 7
Base de l'évaluation ............................................................................................................... 8
1.6 - Composition de l'équipe d’audit : ............................................................................................ 9
1.7 - Résumé des audits de l'entreprise précédents ....................................................................... 9
1.8 - Référentiel utilisé...................................................................................................................11
2 - Modalités de recueil des informations ......................................................................... 11
2.1 - Description du programme d'audit ........................................................................................11
2.2 - Revue documentaire .............................................................................................................14
2.3 - Interviews des intervenants rencontrés ................................................................................15
3 - Système de contrôle de la chaîne de contrôle mis en place par l'entreprise ............ 16
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 -
Exigences liées au système qualité (Procédures et documentation) ...................................16
Approvisionnements en bois .................................................................................................17
Contrôle et enregistrements de production ...........................................................................17
Facturation et expédition .......................................................................................................18
Contrôle de l'usage de la marque .........................................................................................18
Sous-traitance .......................................................................................................................18
OLB+ : Exigences légales, sociales et environnementales ..................................................19
Description du programme d’évaluation des fournisseurs de bois non certifié OLB
(Appendice 1) ........................................................................................................................19
3.9 - Présentation systématique des observations démontrant la conformité ou non avec
chaque élément du référentiels / norme utilisé pour l'évaluation ..........................................19
4 - Propositions concernant la décision de certification .................................................. 19
4.1 4.2 4.3 4.4 -
Demande d’actions correctives mineures .............................................................................19
Demandes d'Actions Correctives majeures ..........................................................................20
Recommandations et/ou conditions associées aux demandes d'actions correctives ..........20
Proposition de conclusion sur le fait de savoir si l'entité candidate a atteint ou non le
niveau de conformité exigé ...................................................................................................21
5 - Annexes .......................................................................................................................... 21
6 - Décision de certification ................................................................................................ 21
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Version : 1.0
1 - Description de l'entreprise candidate
1.1 - Présentation générale
Nom de l’entreprise
Adresse et Code postal
Ville
Pays
Statut légal
Code d’identification légal
Téléphone
Fax
E-mail
Site internet
Directeur de l’entreprise
Personne contact
(responsable de la certification OLB)
Nombre d’employés
Chiffre d’affaires
OLAM Gab SA
BP 13 559
Libreville Gabon
Société Anonyme S.A de droit gabonais basée
à Libreville depuis 1999
N° d'immatriculation fi scale :79 8842A
(241) 72 23 37
(241) 72 23 41
[email protected]
www.olamoneline.com
Monsieur Jacky RIVIERE
Monsieur Johnson BANGUEREM
250
3 450 000 000 Fcfa
Gestionnaires
Propriétaire de l'entreprise : OLAM International
Président de l'entreprise :
Directeur Général de l'entreprise : Monsieur Jacky RIVIERE
Personne contact (Responsable de la certification OLB) : Monsieur Johnson
Banguerem
Responsable de le marque OLB : Monsieur Johnson Banguerem
Activité
Type d'activité : exploitation forestière, première transformation (scierie) et
vente de produits bois.
Activité détaillée: vente de grumes, production et vente de sciages.
Nombre d'employés : 250
Chiffre d'affaires annuel : 3 450 000 000 Fcfa
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Périmètre de certification :
Production de débités certifiés OLB
1.2 -
Multisite - Liste des sites inclus dans le champ d'application du
certificat
1.3 - Approvisionnements
Produits
achetés
Essences
Catégorie
Origine
Quantité
Quantité
( 2012)
Grumes
Bois divers
Grumes
Bois divers
Grumes
Bois divers
Grumes
Bois divers
Non OLB
Titre forestier CFAD
(attributaire CFA).
Non OLB
Titre forestier CFAD et
CPAET (attributaire
OLAM GAB)
Non OLB
Titre forestier CFAD
(attributaire SBB)
Non OLB
(2
481,763
Total
semestre
2011)
0
19915,474
11980,671
0
Titre forestier CFAD et
CPAET (attributaire TBNI)
eme
1250,217
20134,133
0
40531,37
13230,888
Commentaires : L’entreprise n’a pas encore approvisionné de grumes certifiées
à la date d’audit. Les grumes certifiées proviendront principalement des titres
exploitées en propre et actuellement en cours de certification OLB (voir rapport
correspondant)
adjudicataire
Position latitude/longitude
Superficie
Superficie officielle
Superficie après rectification et planimétrie du PA
CFAD Belinga
Makokou
CPAET
Momba
CPAET
Zolende
OLAM GAB
OLAM GAB
GAW-SEZ
151639
149 661
1.4 - Description
du
(des)
processus
de
commercialisation ou distribution mis en œuvre
200367
210 000
transformation,
1.4.1 - Approvisionnements
La société OLAM GABON SA s’approvisionne uniquement en grumes
provenant de ses titres constituées d’une CFAD (CFAD de Belinga) et
de deux CPAET (CPAET de Zolende et CPAET de Momba).
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Version : 1.0
Toutes les grumes arrivent sur le parc de l’usine de MAKOKOU. La
réception se fait après un double contrôle par les agents de la Société
Générale de Surveillance (société de gardiennage) qui vérifie l’origine et
le nombre de grume transporté et un contrôle au niveau du parc à
grumes où le bordereau de livraison est vérifié. Après déchargement du
camion, un numéro interne (plaquette) est attribué à chaque grume un
cubage contradictoire est effectué. Une évaluation de la qualité de la
grume est réalisée et enregistré sur une fiche de réception.
1.4.2 - Stockage
Les grumes réceptionnées sont ensuite stockées sur le parc à grumes
par essence. Les grumes présentant une anomalie lors de la réception
sont rangées dans une zone de quarantaine en attente de la décision de
gestion par le directeur d’usine.
Dans le cadre de la certification OLB, il a été aménagé un second parc
de stockage de grumes pour les grumes certifiées OLB, afin de ne pas
mélanger les grumes non certifiées (roulées avant la date de l’audit
initial) aux grumes certifiées. Ces parcs ont été visités lors de l’audit et
sont fonctionnels
1.4.3 - Prélèvement du stock
Le Directeur de scierie en fonction de son planning de sciage établit un
bon de réquisition de grumes sur un carnet de matériel Réquisition
Voucher ainsi qu’un besoin de billon par longueur sur papier libre qui
sont transmis au parc à grumes. Les billes sélectionnées sont donc
tronçonnées conformément à la demande de l’usine. Les numéros de
billons sont donnés à partir du numéro de la bille auquel est ajouté un
numéro d’ordre suivant l’ordre de tronçonnage du billon dans la grume
Sur chaque billon, les indications suivantes sont reprises
- Longueur
- Diamètre
- Numéro de plaquette de la grume entière
- Numéro de la bille
- Numéro de billon
Une fiche journalière de tronçonnage est renseignée et transmise au
bureau informatique pour enregistrement dans Microbois
Dans le cas d’une commande OLB, l’information figure sur tous les
bordereaux émis et la procédure de séparation physique est mise en
œuvre (notamment en ce qui concerne l’information aux collaborateurs :
un affichage visible de tous est prévu dans l’atelier).
Afin de renforcer cette information, nous avons émis la recommandation
C (choix d’un code couleur pour tous les documents internes émis pour
une commande certifié : OF, dossier client…)
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1.4.4 - Production
Entrée des grumes en scierie :
Les billons (issus du tronçonnage des billes mères) destinés à la
production sont transportés et déposés dans en premier sur une aire à
l’entrée du Deck d’entrée de la scie de tête ensuite sur le Deck. Chaque
bille est enregistrée sur le document « Carnet entrée scierie » sous la
responsabilité du chef scieur. Les billons qui ne sont utilisés sont
retournés au parc à Grumes dans la ligne de stockage utilisée pour
l’approvisionnement des grumes pour être sortis en premier lors d’une
prochaine réquisition. Une zone OLB est prévue pour les billons certifiés
Les consommations de billons sont enregistrées sur Microbois
Transformation scierie :
Lors de cet audit, les deux ateliers Vianna et Shanghai étaient en cours
de réaménagement. La production n’a donc pas pu être observée, ce
qui a motivé notre demande d’audit supplémentaire. Cette demande a
été présentée et acceptée en réunion de clôture à Libreville le 12/01/13.
Néanmoins, les dispositifs (procédures, affichages, zones de stockages
différentiées…) prévus pour organiser la séparation physique nous ont
été présentés.
1.4.5 - Stockage produit intermédiaire
Il existe peu de colis intermédiaires, l’usine fonctionnant par contrat.
Lorsqu’ils existent, les colis intermédiaires sont stockés au sein de
l’usine. Des zones spécifiques affectées au stockage de colis
intermédiaires certifiés OLB sont mis en place.
Des instructions sont données afin de limiter les stockages
intermédiaires. Tous les sciages sont traités en une fois et les bois ne
correspondant pas aux exigences des commandes exports sont colisés
et enregistrés dans Microbois (ce qui est nouveau par rapport au préaudit).
1.4.6 - Etiquetage/Identification
L’identification des colis est réalisée par le responsable colisage qui
attribue un numéro de colis et mentionne le nombre de pièces
contenues dans le colis. Le marquage est fait au parc débité.
Le marquage du logo OLB sur les colis se fera en fonction des
instructions du service commercial de Libreville (Owendo).
Dans le cadre de cet audit, nous avons émis la recommandation B, afin
que l’entreprise s’assure de la conformité des logos apposés sur les
colis de débités OLB.
1.4.7 - Stockage produit fini
Après sciage, colisage et marquage les productions sont stockées sur le
parc « débités ». Des parcs OLB et non certifiés ont été organisés. Des
pancartes d’identification sont en place.
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Version : 1.0
1.4.8 - Expédition
La responsable shipping, Mme Morin, basée à Libreville établit chaque
semaine un planning hebdomadaire de chargement qu’elle envoie au
responsable logistique du site de Makokou.
Au fur et à mesure de l’arrivée des camions, le responsable logistique
de Makokou procède au chargement en conformité avec les priorités du
planning de chargement. Il remplit le bordereau de livraison pour chaque
camion chargé.
Deux modes de livraison des débités :
En container : 80% des livraisons. Ces containers sont plombés à
Makokou et livrés à Libreville pour être livrés tels quels aux clients
finaux. Le service commercial prend en charge les aspects liés au
shipping.
Sur plateau : les débités sont livrés à l’entrepôt GETMA de Libreville par
transporteur (sous-traitance). Un salarié OLAM est en place chez
GETMA pour s’assurer de la conformité des livraisons et organiser le
stockage dans de bonnes conditions (pancarte OLB).
1.4.9 - Facturation
Le dossier d’exportation est composé d’une spécification ou plusieurs
spécifications de conteneurs, une facture, une instruction de transit, un
certificat d’empotage visé par la douane. Pour les bois expédiés en
conteneurs, la facture est directement transmise au client.
1.4.10 - Prise en charge finale du produit ;
Les produits bois sont vendus FOB (responsabilité jusqu’au chargement
dans le bateau).
1.5 - Produits
Produits
vendus
Essences
Catégorie
Système
utilise
Destination
Quantité
Quantité
(2012)
(year n-1)
Débités
Agba
Non OLB
Séparation
physique
Voir annexe
D
Debités
ANDOUNG
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
Voir annexe D
Debités
BAHIA (ABURA)
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
0
Debités
BILINGA
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
0
Debités
BOSSE
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
54,707
Debités
DABEMA
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
0
Debités
DIBETOU
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
122,572
Debités
DOUKA
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
25,683
0
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Debités
DOUSSIE
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
54,677
Debités
IROKO
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
0
Debités
KOSSIPO
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
946,977
Debités
L. BLANC
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
9,259
Debités
LIMBA
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
0
Debités
LIMBALI
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
23,062
Debités
LONGUI-BLA
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
2,192
Debités
MOABI
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
16,719
Debités
MOVINGUI
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
205,196
Debités
NIOVE
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
35,432
Debités
OKAN
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
4734,041
Debités
PACHYLOBA
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
0
Debités
PADOUK
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
1579,003
Debités
SAPELLI
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
705,222
Debités
SIPO
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
34,735
Debités
SORRO
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
1,046
Debités
TALI
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
1625,505
Debités
TCHITOLA
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
0
Debités
TIAMA
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
1,149
Debités
WENGE
Non OLB (non
acceptable)
Séparation
physique /
Total
Voir annexe D
98,647
10475,9
Commentaires :
L’entreprise n’a réalisée aucune production OLB
Base de l'évaluation
AUDIT SUR SITE
(Note : …………….)
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Version : 1.0
❑ AUDIT DOCUMENTAIRE
(Note : …………….)
1.6 - Composition de l'équipe d’audit :
Responsable d’Audit :
Damien SCHMUTZ, ARCANNE, auditeur qualifié
FSC Gestion forestière et CoC pour le compte de
Bureau Veritas certification depuis 2005, Expert
bois, consultant indépendant.
Auditeurs :
Nicolas PERTHUISOT, SYLVEXPERT auditeur en
gestion forestière pour le compte de Bureau Veritas
Certification, expert forestier et consultant
indépendant
Séraphin NGOUMBE auditeur qualifié FSC. Salarié
de BV DOUALA
1.7 - Résumé des audits de l'entreprise précédents
Un pré audit avait été réalisé en juillet 2012 et avait donné lieu à différentes
demandes de Mise à Niveau dont le traitement est présenté dans le tableau cidessous.
Un travail important a été réalisé puisque la quasi-totalité des DMNP ont été
soldées
N°
1
2
3
Critère
1.1.1
1.1.1
1.2.3
Description
Se
conformer
aux
exigences relatives au
code du travail.
Procéder
à
une
évaluation
de
la
conformité légale de
l’entreprise au regard
du
Décret
01494/PR/MTEPS
déterminant les règles
générales d’hygiène et
de sécurité sur les lieux
du travail.
Etablir
une
organisation et les
responsabilités
du
personnel impliqué à
Libreville et l'intégrer
dans l'ensemble de la
chaîne de contrôle.
Mesures mises en œuvre par l’entreprise
Statut
Un travail de fond a été entrepris chez Olam Gab SA depuis le
pré-audit. Se reporter aux réponses apportées aux DMNAP
dans le rapport d’audit initial EF en particulier les réponses N°4
à 9.:
Une politique QSE a été rédigé en date du 12/7/12
La revue de conformité a été entamée en date du 15/10/12
(conforme/non conforme) jusqu’à l’article 32 mais elle reste à
finaliser par le QHSE.
L’entreprise est en attente d’une position commune de l’UFIGA
vis-à-vis du Décret et de son applicabilité.
Mme Morin, responsable Shipping, adjointe de monsieur
Castagné, a été nommé responsable de la traçabilité à Libreville
en relai de Ulrich Bayonne responsable CC et logistique de
Makokou.
Le personnel de Libreville a été formé aux exigences du
référentiel (vu feuille d’émargement).
Conforme
DAC m n°
1
Conforme
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OLAM GAB SA
N°
Critère
4
1.2.4
5
1.4.4
6
7
8
9
10
1.4.6
1.4.8
2.1.1
2.1.2
2.2.1
Description
Compléter la formation
du personnel sur la
démarche
de
l’entreprise
et
la
certification OLB.
Elaborer une facture
spécimen ainsi que le
bordereau spécifique
OLB
conforme aux
exigences de la norme.
élaborer
les
instructions
nécessaires
pour
vérifier l’utilisation du
logo OLB sur les
produits certifiés OLB
(dans le cas d’un
usage de la marque
OLB sur produit).
Consolider l’ensemble
des données sur une
base unique y compris
la gestion des bois en
quarantaine et des bois
déclassés
et
documenter
la
migration
sur
Microbois.
Intégrer
dans
la
procédure générale les
points de prise en
charge initiale et finale
des produits bois.
Janvier 2013
Réf. : 130301
Version : 1.0
Statut
Depuis le pré-audit, l’entreprise a mis en place un programme
de formation des cadres et des opérateurs aux exigences du
référentiels OLB (vu feuilles d’émargement). Compte tenu du
contexte particulier de réorganisation des lignes de production
Vianna et Shanghai une recommandation a été suggérée.
Une facture spécimen nous a été présentée lors de cet audit
(voir annexe E). Sur le principe elle est conforme aux exigences
du référentiel OLB.
Les modifications informatiques seront faites dès l’obtention du
n° de certification. Ces aspects seront vérifiés lo rs de l’audit
supplémentaire qui a été sollicité.
Une procédure PRO MKK 030 a été rédigée concernant cet
aspect.
Voir également la recommandation C émise à ce sujet
Reco A
conforme
Reco C
Les données de Woodpecker ont été transférés sur Microbois
(vu rapport de mission Microbois)
Tous les sondages tests effectués se sont avérés positifs en
particulier ceux effectués à GETMA.
Conforme
L’emplacement initial est à l’entrée sur le site de Makokou,
c’est-à-dire au moment du déchargement du grumier sur le
parc bois scierie (ce qui correspond à un mouvement sur
Microbois)
L’emplacement final correspond à la mise à FOB par le
service commercial
Voir §6 de la procédure MKK-PRO-024-DC
Définir les points de
contrôle critique dans
le flux des produits et
définir les modalités de
contrôle à ces points.
Un système documentaire complet a été mis en place depuis
le dernier audit
En particulier les procédures :
MKK PRO 002 DSC qui traite des aspects liés à la CdC en
scierie et
MKK PRO 024 DC qui traite des aspects commerciaux
concernant le service commercial de Libreville.
Les principaux points critiques et responsabilités y sont
identifiés.
Identifier tous les colis
de
bois
débités
présents
dans
les
différents parcs de bois
destinés à la vente
locale et établir un
registre permettant de
suivre l’évolution de
leur stock.
Tous les produits de la scierie (export et vente locale) sont
enregistrés sur Microbois, de sorte qu’il sera possible
d’établir des registres de quantité par essence et par
certification par requête sur Microbois. Cependant,
l’entreprise n’a pas formalisé les modalités d’établissement
de ces registres dans le cas particulier du « tuilage » entre
les grumes non certifiées présentes dans le stock et celles
certifiées (grumes non roulées présentes en forêt au jour de
l’audit initial)
Conforme
Conforme
DAC
mineure
n°4
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OLAM GAB SA
Janvier 2013
N°
Critère
Réf. : 130301
Version : 1.0
Description
Statut
Ceci a fait l’objet de l’émission d’une DAC mineure n°4
L’organisation générale du sciage a été repensée pour
faciliter la séparation physique.
En particulier :
• Parc à grumes certifiées/non certifiées
• OF commandes certifiées / non certifiées
• Affichage « production certifiée OLB » lors du sciage
d’une commande certifiée
• Zones de stockages en produits intermédiaires et finaux
« certifiée/non certifiée »
• Identification ad hoc des colis vendus certifiés
• Saisies sur Microbois de tous les attributs liés à la
certification lors de toutes les étapes de transformation
(entrée en stock, billonnage, consommation, production,
colisage, expédition….
Il n’y a pas de sous-traitance rentrant dans le champ de
certification CdC de l’usine.
La seule sous-traitance est le transport des sciages de la
scierie jusqu’à Libreville.
La sélection des fournisseurs se fait sur les aspects de
légalité (voir procédure générale dans le cadre de la
certification forestière). Le contrôle des transporteurs est
réalisé en interne puisque le service commercial de Libreville
réceptionne tous les colis livrés depuis MKK
Assurer la séparation
physique des produits
certifiés, y compris des
encours tout au long
du
processus
de
production.
11
12
2.2.3
Etablir une liste de
sous-traitants rentrant
dans
le
champ
d’application
de
la
chaine de contrôle et
les
informer
des
exigences en relation
avec leur activité.
3.1.2
Conforme
Conforme
1.8 - Référentiel utilisé
RF03 OLB CdC v3.5
❑ RF03 OLB+ COC v1.0
2 - Modalités de recueil des informations
2.1 - Description du programme d'audit
NP = Nicolas PERTHUISOT – DS = Damien SCHMUTZ -- SN = Séraphin NGOUMBE
Dimanche, 6 Janvier 2013
-
Libreville
-
16h50 Arrivée de SN à l'aéroport Léon MBA de Libreville (vol
ASKY en provenance de Douala)
17 h 25 : Arrivée de NP et DS à l'aéroport Léon MBA de Libreville
(vol AIRFRANCE en provenance de Paris CdG
Lundi, 7 Janvier 2013
Libreville
Journée
-
7 h 00 : Réunion entre auditeurs et définitions des tâches à
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OLAM GAB SA
Camp Biliba
(Bureaux
forestier
SOMIVAB)
Janvier 2013
Réf. : 130301
Version : 1.0
(équipe regroupée)
-
-
Mardi, 08 Janvier 2013
CFAD de
journée
Biliba
NP+ DS
(SOMIVAB)
-
-
Journée
-
SN
-
-
Soirée (équipe
regroupée)
-
réaliser par chacun
8 h 00 : Réunion d'ouverture de l’Audit Initial OLB OLAM Gab
(gestion forestière et Coc) et du pré audit OLB pour SOMIVAB.
Présentation des auditeurs, de l’objectif et des méthodes de
travail Examen des champs d'application des différents certificats
(OLB EF et OLB CoC), validation du planning
9 h 30: Visite de la scierie ESSASA de SOMIVAB.
10h30 Départ en voiture pour Makokou (9 heure environ)
18 h 30 : Arrivée et nuit à Makokou et réunion de briefing avec
les responsables de site (30 minutes environ)
Revue documentaire
7 h 00 : Audit des activités d’exploitation forestière en cours sur
l’AAC n° 4 : Abattage /débardage. mise en place de l’EFIR,
respect des prescriptions du PA, ouverture route, tenue des
carnets de chantier, processus de Traçabilité. Sécurité/santé des
travailleurs.
15h00 : Visite de l’atelier mécanique, du magasin, de la station
gasoil Vérification du respect des normes légales et
environnementales. Gestion des déchets industriels et ménagers
7 h 00 : Séance de travail avec le service du Personnel : Aspect
gestion du personnel ; aspect sécurité et santé
10 h 00 : Visite à l’école primaire de Biliba ; visite au camp
d’habitation des travailleurs : Aspect hygiène et salubrité, aspect
sécurité, accès à l’eau, etc. ; Visite à l’infirmerie : disponibilité
qualité des médicaments ; suivi médical des travailleurs, hygiène,
etc.
15 h 00 : Visite dans les villages Biliba 2, Ekanlong et
Koumameyos : respect des droits coutumiers et fonciers des
populations et du respect des prescriptions de l’article 251 du
code forestier ; Visite à l’économat : Contrôle de la disponibilité
des produits de première nécessité et des sources de protéine
alternatives à la viande de brousse ; des conditions de stockage
et de conservation des produits, etc.
17 h 30 : Revue des DMNAP avec les responsables de
SOMIVAB
19 h 30 : Réunion de synthèse des auditeurs et organisation
logistique pour la journée du lendemain
Mercredi, 09 Janvier 2013
Makokou
(scierie et
bureau OLAM
Gab)
matinée (équipe
regroupée)
-
5 h 00 : Départ pour Makokou
8 h 00 : réunion de travail avec le staff technique de OLAM GAB.
Revue documentaire complémentaire. Traitement des DMNP du
pré audit.
Après midi NP
-
14h00 : Visite de l’atelier mécanique, du magasin, de la station
gasoil Vérification du respect des normes légales et
environnementales. Gestion des déchets industriels et ménagers.
utilisation des traitements du bois sur parc. Gestion des EPI
DS
-
14h00 Audit de la chaîne de contrôle Scierie .Analyse des
réponses au DMNAP, revue documentaire, visite du site (parc à
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grume, atelier Vianna et Shanghai). Recherche sur Microbois
SN
-
Séance de travail avec le service du personnel : Aspect gestion
des ressources humaines
Soirée
(équipe regroupée)
-
22 h 00 : Réunion de synthèse des auditeurs
Jeudi, 10 Janvier 2013
Makokou
CFAD BELINGA
-
Matinée
(NP + DS)
-
Après midi NP
+ DS
-
Journée SN
-
-
Soirée
(équipe
regroupée)
-
6 h 00 : Départ pour la CFAD de Belinga (
7 h 00 : visite du camp de ZADIE. Programme de rénovation de
l’habitat, condition de vie des travailleurs, approvisionnement en
eau, gestion des déchets, fonctionnement de l’économat et du
dispensaire.
9h00 Arrivée sur la CFAD de Belinga (AAC 3) et audit des
activités d’exploitation (mise en œuvre des procédures
opérationnelles d’exploitation, respect de l'aménagement,
contrôle des limites AAC en cours, contrôle des souches –
traçabilité. Audit des ouvrages d’art, gestion des carrières
16 h 00 Retour sur le site et revue documentaire
complémentaire. . Test de vérification du processus de
traçabilité.
19 h 00 : Réunion de debriefing en présence de Monsieur Olivier
DESMET, Correspondant Certification de l’entreprise.
6 H 00 : Départ pour la CPAET de Belinga Visite du site d’OLAM
dans le village Coccomoicala : Evaluation du respect de
l’environnement, contrôle des conditions de vie des employés ;
visite de l’avance route : respect des règles environnementales
dans la construction des routes ; réunion avec les populations de
Coccomoicala : respect des droits coutumiers et fonciers des
populations et du respect des prescriptions de l’article 251 du
code forestier; visite au dispensaire de Makébé : évaluation des
conditions d’accès aux soins médicaux par les travailleurs
16 h 00 : Séance de travail avec la Médiatrice Sociale :
Echanges sur les axes et les approches d’intervention de
l’entreprise dans le social externe ; sur l’état des relations entre
l’entreprise et les communautés riveraines de ses concessions
forestières
17 h 45 : Séance de travail avec la Médiatrice Sociale :
Echanges sur les axes et les approches d’intervention de
l’entreprise dans le social externe ; sur l’état des relations entre
l’entreprise et les communautés riveraines de ses concessions
forestières
22 h 00 : Réunion de synthèse des auditeurs
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Vendredi, 10 Janvier 2013
Makokou
eville
Libr
matinée NP +
DS + SN
7 h 00 : Séance de travail entre auditeurs : Revue documentaire
complémentaire
10 h 00 : Rencontre avec le Directeur Provincial des Eaux et
Forêts de l’Ogooué-Ivindo : Respect des lois et règlements par
l’entreprise, collaboration avec l’administration des forêts, aspect
activités prêtant à controverse, etc.
11 h 30 : Rencontre avec l’Inspecteur Départemental du Travail
de L’Ogooue : Respect des procédures légales par l’entreprise ;
collaboration avec l’administration du travail etc.
14 h 00 : Départ en avion pour Libreville (1 heure environ)
17 h 00 : Arrivée à Libreville
19 h 00 : Debriefing avec J RIVIERE, DG OLAM gab.
21h 30 : Séance de travail entre auditeurs :
-
matinée SN
Après-midi et
soirée
(équipe
regroupée)
-
Samedi, 12 Janvier 2013
Libreville
Bureau OLAM
Matinée
NP
-
Matiné
DS
-
Matinée
SN
-
(équipe
regroupée)
-
Soirée
-
8 h 00 : Revue documentaire complémentaire et debriefing avec
J RIVIERE, DG OLAM gab.
Préparation de la réunion de restitution. Rédaction des
documents SF02
8h00 : Audit CoC du bureau d’Owendo (shipping et logistique).
Audit de l’entrepôt SOGI sur le port. Analyse des documents de
vente et recherche sur Microbois (cohérence des stocks)
11h00 : Préparation de la réunion de restitution. Rédaction des
documents SF02
7 h 30 : Départ pour Essassa
9 h 00 : Arrivée à Essassa: Séance de travail avec le staff
dirigeant (A. RIGONI, DG SOMIVAB, R. DIDIER, Responsable
du site SOMIVAB d’Essassa, S. SANFO ADJE, Responsable du
personnel : Examen des aspects santé et sécurité au travail
10 h 00 : Séance de travail avec S. SANFO ADJE, Responsable
du personnel : examen des aspects gestion des ressources
humaines
14 h 00 : Réunion de restitution et de clôture de l’audit initial OLB
de OLAM Gabon . Présentation des DAC OLB, validation du
délai de réponse aux DAC OLB formulées
15h30 Réunion de restitution et de clôture du pré audit
SOMIVAB. Présentation des DMNP OLB.
17 h 00 : fin de l'audit
22h15 : Départ de Monsieur Séraphin NGOUMBE de l’aéroport
international Léon Mba de Libreville, Vol CAMAIR-Co à
destination de Douala
23h50 : Départ de Messieurs Nicolas PERTHUISOT et Damien
SCHMUTZ de l’aéroport international Léon MBA de Libreville (vol
AIRFRANCE à destination de Paris CdG puis de Nantes)
2.2 - Revue documentaire
Les documents de traçabilité revus lors de cet audit sont :
Manuel qualité MKK PRO 001 DE
Procédure de suivi de la chaîne de contrôle usine MKK PRO 002 DSC
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Procédure de travail pour le marquage de débités MKK IT 010 DSC
Procédure d’identification de vérification et de réception des grumes MKK PRO
003 DE
Instruction pour la réception des grumes MKK IT 004 DSC
Instruction de travail pour le classement des grumes MKK IT 005DSC
Procédure d’obtention des sciages verts MKK PRO 006 DSC
Procédure générale de maintenance MKK PRO 016 DSC
Instruction de travail pour la fabrication des billons au tronçonnage MKK IT 019
DSC
Instruction de travail pour le traitement de l’expédition d’un contrat MKK IT 021
DSC
Procédure de traitement de planification et d’expédition des commandes MKK
PRO 24 DC
Procédure de facturation des produits débités MKK PRO 033 DS
Instruction de travail pour la détermination des volumes de débités MKK IT 07
DSC
Instruction de travail pour le marquage des colis OLB MKK PRO 30 DSC
Consommation de grumes/ essences 2012 (fichier Excel)
Production sciages /essences 2012 (fichier Excel)
Rendement par essence/essences 2012 (fichier Excel)
Statistiques mensuelles de consommation – production-ventilation – stock pour
la direction Générales des Industries, du commerce du bois et de la valorisation
des produits forestiers
2.3 - Interviews des intervenants rencontrés
-
RIVIERE Jacky - DG Olam Gabon
DESMET Olivier – Directeur Aménagement et Certification
BANGUEREM Johnson – Resp. Aménagement et Certification
CASTAGNE Jérôme, directeur commercial
SCHILT Hervé Directeur d’exploitation
BRUNET Lionel, Responsable forêt
GOMEZ François, Responsable Scierie
MORIN Nathalie, responsable shipping et logistique
Employé(s)
- MBADINGA Jean Marie, cartographe (responsable traçabilité grumes)
- BAYONNE Ulrich, responsable logistique scierie
- MEKOANG Mermoz, opérateur de saisie grume (entrée) et sciage
- MEZUI Lionel, responsable informatique (microbois)
- MAPECIT Séverin, chef électro mécanicien
- NGOMA François, chef de parc
- ZANGUILLA Antoine – chef scierie
- MPAMI E.V., Chef Chantier
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- NGAGNA T. Aide Abatteur
- MOIMANGOMBE Mexan, Commis traçabilité, Délégué du Personnel
Forêt
- AGBENYO Edoh, saisie embarquement
- MENYA Sidney, saisie stock
- MFONDO Jean-Berthys, réceptionnaire entrepôt SOGI
2.3.1 - Sous-traitant(s) (si applicable)
-
Non
3 - Système de contrôle de la chaîne de contrôle mis en place
par l'entreprise
3.1 - Exigences liées au système qualité (Procédures et documentation)
- Responsabilités
Monsieur Johnson Banguerem est responsable de la CdC OLB en
remplacement de M. Olivier DESMET.
Le suivi de la traçabilité sur le site de Makokou est assuré par Monsieur
BAYONNE Ulrich, responsable logistique.
Le suivi de la traçabilité à Libreville est assuré par Madame Nathalie
Morin, responsable shipping
Les responsabilités dans la traçabilité des produits bois sont explicitées
dans 2 procédures distinctes :
• MKK PRO 02 pour la scierie
• MKKPRO 024 pour la direction commerciale à Libreville.
Les interviews du personnel sur ces deux sites ont permis de
comprendre que ces responsables connaissent leur rôle dans le
maintien de la traçabilité.
- Procédures
L’entreprise a formalisé un système documentaire complet pour détailler
les dispositions prises à chaque étape critique de la chaîne de contrôle.
- Formation
Le Responsable certification et le Responsable aménagement ont
effectué une formation/sensibilisation pour l’ensemble du personnel de
Makokou et de Libreville.
Les feuilles d’émargement ont été présentées lors de l’audit.
Le sous-traitant Archive Afric Consulting a également pas été pris en
compte dans la formation.
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- Enregistrement
Les différents enregistrements sont clairement définis. Des rapports sont
établis à toutes les étapes de la production : Rapport de réception au
parc, Rapport de tronçonnage, Rapport entrées usine, Rapport cubage,
Bordereau de livraison, Dossier facturation, etc. Les données de
production sont enregistrées sur Microbois à tous les niveaux et les
différents rapports de production sont archivés. Des états peuvent être
régulièrement édités depuis le logiciel Microbois
- Archivage
Les enregistrements de l’exercice en cours sont classés au sein de
l’entreprise, mais une fois l’exercice échu, ces enregistrements sont
confiées à un sous-traitant AAC (Archive Afric Consulting) à travers un
contrat en date du 16/2/2010, contrat de 2 ans renouvelable par tacite
reconduction. .
3.2 - Approvisionnements en bois
Depuis le pré-audit, la scierie de Makokou s’approvisionne
exclusivement en grumes exploitées par OLAM Gab sur les titres
forestiers de la CFAD de Makokou, la CPAET de Zolende et la CPAET
Momba. Ces titres ont fait l’objet d’un audit de gestion forestière OLB.
L’entreprise approvisionne également en grumes auprès de tiers pour
procéder au sciage à façon chez des sous-traitants. Ces grumes ne
transitent en aucun cas parle parc à grumes de Makokou. Les produits
issus de ce sciage à façon sont livrés à Libreville. Ces débits sont
identifiés par un n° particulier commençant par les initiales TP (Toll
Process). La saisie sur Microbois se fait à Owendo par le service
commercial. Lors de notre audit, nous avons pu vérifier dans les stocks
GETMA l’identification et le classement des sciages dans l’entrepôt. Les
tests entrepris sur Microbois nous permis de conclure qu’il n’y avait pas
risque de mélange entre les différentes provenances.
Cette activité n’est pas incluse au périmètre de certification.
3.3 - Contrôle et enregistrements de production
3.3.1 -
Système de séparation physique
Toutes les grumes sont identifiées de façon unitaire par un numéro
forestier unique et une plaquette plastique portant un n° incrémental.
Les colis issus de la production comportent chacun une identification
unitaire ainsi que les références de chaque contrat.
L’entreprise a choisi le système de séparation physique pour assurer le
contrôle de sa production.
Les grumes certifiées seront stockées dans un parc à grumes dédiées.
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Les grumes non certifiées, c’est-à-dire issues des concessions gérées
par OLAMGAB présentes sur le parc avant l’audit initial sont stockées
sur la parc « non certifiée ».
Des dispositions sont prises au niveau de la production pour garantir la
séparation physique (voir éléments de réponse à la DMNAP n°11 §1.7)
Nous avons cependant émis une nouvelle DAC mineure (voir DAC n°3)
concernant l’identification visuelle des billons préparés pour une
commande OLB. En effet l’entreprise a prévu une identification à la
peinture (blanche) pour distinguer les grumes certifiées des non
certifiées. Ceci n’a pas fait l’objet d’une formalisation dans le système
documentaire en place.
3.3.2 -
Système de crédit
NA
3.3.3 -
Evaluation et description sur le risque que du "bois non
acceptable" (selon définition OLB) puisse entrer dans la chaîne de
contrôle
Seules les grumes issues des concessions gérées par OLAM sont
approvisionnées à Makokou.
A Libreville où des débités tiers sont approvisionnés, des dispositions
d’identification et de stockage sont pris pour empêcher tout risque de
mélange.
3.4 - Facturation et expédition
La facturation et l’expédition sont sous la responsabilité du directeur
commercial basé à Libreville.
En réponses à la DMNAP, l’entreprise nous a présenté un fac-similé de facture
débités conforme aux exigences du référentiel OLB
3.5 - Contrôle de l'usage de la marque
Seuls les colis vendus OLB seront identifiés du logo OLB. Les exigences du
référentiel sont bien comprises par les personnes en charges de la traçabilité à
Makokou et à Libreville, nous avons cependant émis une recommandation
(reco n°C) au sujet de la vérification du logo par BV lors de la première
identification.
3.6 - Sous-traitance
- Description des activités sous-traitées
Excepté le transport des débités de Makokou à Libreville et l’arhivage (Archive
Afric Consulting), il n’y a pas de sous-traitance susceptibles d’interférer dans la
traçabilité de produits.
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3.7 - OLB+ : Exigences légales, sociales et environnementales
NA
3.8 - Description du programme d’évaluation des fournisseurs de bois
non certifié OLB (Appendice 1)
NA
3.9 - Présentation systématique des observations démontrant la
conformité ou non avec chaque élément du référentiels / norme utilisé
pour l'évaluation
Voir liste de vérification de l’auditeur en annexe du rapport.
4 - Propositions concernant la décision de certification
4.1 - Demande d’actions correctives mineures
N°
1
2
3
4
Actions correctives mineures demandées
Délai de
réalisation
proposé
Numéro
d’exigence
Finaliser l’évaluation de la conformité légale de l’entreprise au regard
AS ou avant
du décret 01494/PR/MTEPS et définir le plan d’actions correspondant
1.1.1
le 12/01/2013
Préciser dans le système documentaire les modalités et durée
d’archivage des enregistrements et de sauvegarde des données
Microbois
Préciser dans la procédure de traçabilité scierie les modalités
d’identification des billons OLB.
Définir dans les procédures internes les modalités d’établissement du
registre des quantités de matière telles que définies dans le
référentiel OLB
1.2.6
AS ou avant
1.2.7
le 12/01/2013
AS ou avant
2.2.5
le 12/01/2013
AS ou avant 1.4.7
le 12/01/2013
Commentaires :
DAC n° 1 :
L’évaluation de la conformité a été entamée mais s’est arrêté à l’article 32. Sur
le terrain de nombreuses mesures de bon sens ont été prises. Le décret est
très complet et général et ne tient pas forcement compte du contexte particulier
forestier ce qui les rend parfois peu applicable. Il s’agit avant tout de formaliser
une analyse car c’est une obligation légale. Il n’y a cependant pas de
conséquence sur le terrain en termes de risque santé/sécurité pour les salariés.
La DAC est donc mineure.
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DAC n° 2 :
Les modalités d’archivage ont été spécifiées à Archive Afric consulting et une
formation a été organisée pour le personnel de ce sous-traitant.
Par contre, les durées d’archivage ne figurent pas dans les procédures
internes. De plus le système de sauvegarde des données n’est pas explicité
dans la documentation (Qui/quand/où) alors que des dispositions internes sont
prises à Libreville et à Makokou sur ces aspects. Cette DAC est mineure dans
la mesure où il s’agit d’un aspect rédactionnel.
DAC n° 3 :
L’entreprise a prévu un marquage visuel à la peinture des billons certifiés. Ceci
n’est pas formalisé dans la documentation interne. Cette DAC est donc mineure
puisqu’il s’agit d’aspect rédactionnel.
DAC n° 4 :
Les modalités d’établissement des registres de quantité n’ont pas été
formalisées pour prendre en compte le tuilage entre les grumes non certifiées et
certifiées de même provenance. L’équilibre des matières sera particulièrement
étudié lors du prochain audit de suivi. Cette Dac est mineure puisqu’elle n’est
pas nature à remettre en cause la traçabilité à priori.
4.2 - Demandes d'Actions Correctives majeures
NA
4.3 - Recommandations
d'actions correctives
et/ou
conditions
associées
aux
demandes
A.(1.2.3) Envisager la formation aux opérateurs concernés avant le lancement
des premières productions OLB et conserver les feuilles d’émargement
- Les ateliers ne sont pas en fonctionnement, lors de la reprise et de la
montée en régime de la production, il sera nécessaire de faire un rappel de
formation aux opérateurs.
B. (1.4.6) Envisager de faire valider par BVC les usages de labels sur produits
et sur les différents documents
- Afin de s’assurer du bon usage du logo avant identification des
premiers colis
C (2.2.1) Envisager de mettre en place une distinction visuelle des
OF/enregistrements/dossiers de ventes relatifs à une commande OLB et non
OLB
- Pour renforcer la communication/information des acteurs
concernés lorsqu’une commande OLB est lancée.
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4.4 - Proposition de conclusion sur le fait de savoir si l'entité candidate a
atteint ou non le niveau de conformité exigé
Le système mis en place par OLAM Gabon pour assurer la traçabilité des
produits transformés à Makokou jusqu’à leur mis à Fob est satisfaisante et
répond aux exigences du référentiel OLB.
Cependant cet audit de traçabilité s’est déroulé dans des conditions
particulières puisque les ateliers Vianna et Shanghai étaient à l’arrêt et en cours
de restructuration. Nous avons pu constater que les dispositions
organisationnelles étaient en place sans les voir fonctionner dans des
conditions réelles. C’est pourquoi nous avons demandé à Monsieur Jacky
Rivière la tenue d’un audit supplémentaire pour s’assurer du bon
fonctionnement de la chaîne de contrôle d’ici à 6 mois après l’obtention de la
certification OLB. Ceci a été accepté en réunion de clôture(voir SF 02 signé en
annexe C)
5 - Annexes
A.
B.
C.
D.
E.
F.
CV des membres de l'équipe d'audit
Liste de vérification
SF02 signé
Données des quantités de grumes consommées en 2012
Exemple de facture OLB d’Olam Gabon pour Olam International
Dossiers de procédure de la Chaîne de contrôle
Rédigé le 12 Janvier 2013, revu le 15 Mars 2013
Responsable produit OLB,
Responsable d'Audit,
Marco GARDIN
Damien SCHMUTZ
6 - Décision de certification
Sur la base des résultats de l'audit initial, la certification de chaîne de contrôle OLB est
octroyée.
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