CAHIER DES CHARGES - Label FFA Bourgogne

FEDERATION FRANCAISE D’ATHLETISME
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LIGUE DE BOURGOGNE
-------------------------COMMISSION REGIONALE DES COURSES HORS STADE
Cahier des charges d’organisation des
Courses Hors Stade de Bourgogne à label FFA
1. Confection de votre plaquette publicitaire :
- Publication des résultats : Indiquer que les résultats seront publiés Sur le site de la Ligue de
Bourgogne d’Athlétisme : http://liguebourgogne.athle.com
Soit en texte ou possibilité d’utiliser le logo spécialement prévu à cet effet.
- Logos fédéraux : Tous les supports publicitaires feront apparaître les deux logos suivants :
- Logo « Label FFA » - OBLIGATOIRE
- Logo « club affilié FFA » pour désigner le club FFA support avec ses coordonnées ou son
logo propre.
En aucun cas le logo FFA ne doit être utilisé (réservé à la seule communication de la fédération).
Tous Ces logos peuvent être téléchargés sur http://liguebourgogne.athle.com, rubrique
« Hors Stade » - « organisateurs ».
2. A prévoir Avant la course :
- Vous devrez impérativement disposer du fichier LOGICA des licenciés de chaque ligue
représentée, ainsi que du fichier des clubs et fichier des pass’running, quel que soit le système de
classement utilisé. Se le procurer soit auprès du Comité Départemental d’Athlétisme, d’un officiel
Logica ou à la CRCHS (e-mail : [email protected] )
- Éditer la liste des athlètes ayant fait l’objet d’une sanction disciplinaire pour dopage afin de
pouvoir éventuellement refuser l’inscription.
Lien sur http://liguebourgogne.athle.com, rubrique « Hors Stade » - « organisateurs ».
- Prendre contact avec le délégué départemental « Anti-dopage » (validation équipe délégué +
escorte + visite éventuelle des locaux) :
21 : Jean LANNEAUX - Tél : 03 80 52 79 87
58 : Patrice MONFERRAN - Tél : 03 86 59 43 07 - e-mail : [email protected]
89 : Christine MANNEVY - Tél : 03 86 92 67 15 - Email : [email protected]
71 : Jean Michel DESBROSSES - Tél : 03 85 58 27 73 - Jean Michel [email protected]
- Constitution du jury (A charge du club FFA) : Celui-ci sera obligatoirement constitué d’officiels
FFA formés et licenciés : - 1 starter – 2 chronométreurs – 1 juge course à l’arrivée – 1
délégué fédéral anti-dopage – 6 escortes anti-dopage (3M / 3F). Le jury comprendra
également le directeur de course, le responsable de la zone départ, le responsable de la zone
arrivée et l’officiel FFA nommé par la CRCHS.
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3. A ENVOYER obligatoirement à
- AVANT la course
- La plaquette de votre épreuve au juge arbitre et à la CRCHS «Jean-Jacques Michaut – 13,
rue Jacques Anquetil – 21800 Sennecey Les Dijon ». E-mail : [email protected]
- Votre jury (composé d'officiels FFA formés et licenciés), au plus tard 8 jours avant la
course) par e-mail à [email protected]. Formulaire disponible sur :
http://liguebourgogne.athle.com, onglet « Hors Stade », rubrique « Organisateurs ».
La qualification de chaque officiel sera vérifiée par la CRCHS.
- LE SOIR MEME de la course :
- Les résultats (format GMCAP, LOGICA ou au format texte conforme au cahier des charges
des courses à label), par e-mail à [email protected]
4. A faire préciser par le starter ou le speaker avant le départ :
- La présence de bicyclettes sur le parcours est formellement interdite.
- Publication des résultats sur le site Internet de la Ligue de Bourgogne d’Athlétisme et de la FFA.
5. Obligations envers le juge arbitre de CHS (cf. réglementation Hors stade) :
AVANT la course :
- Obligation de recevoir le juge arbitre de CHS et présentation du jury de la course. C’est le juge
arbitre de CHS qui préside le jury.
- Mise à sa disposition d’une moto avec chauffeur (OBLIGATOIRE).
- Organiser une réunion technique d’avant course, pour savoir qui est qui et qui fait quoi.
- Lui remettre :
- La liste des membres du jury de l’épreuve, y ajouter le nom du médecin et du speaker.
- une copie du dossier de mesurage (couleur).
- La liste des coureurs au départ.
APRES la course :
Lui fournir à l’issue de l’épreuve :
- Les 2 bandes chrono officielles.
- Le fichier des résultats au format GmCAP, LOGICA ou .Txt (en plus de l’envoi par mail).
- Un exemplaire papier des résultats scratch individuels et classements par équipe.
Sont à la charge de l’organisateur : - Restauration – Hébergement éventuel.
6. PROTOCOLE DE REMISE DES RECOMPENSES :
- L’organisateur devra prévoir un podium 213 (3 marches).
- L’Officiel de CHS représentera la Ligue de Bourgogne – CRCHS.
Le protocole se déroulera à l’issue de l’épreuve dans l’ordre suivant :
1 - Allocution des personnalités – À limiter entre 5 et 8 minutes au total (le préciser en aparté avant le protocole).
2 - Éventuellement : - Championnats de Bourgogne et Championnats départementaux.
3 - Remise des prix de l’épreuve à label FFA :
- Classement scratch : 3 premiers athlètes de la course : Podium M – Podium F
- Classements par catégorie (3 premiers de chaque catégorie de CA à V4) :
Si la compétition comporte deux épreuves à label FFA (ex : 10 km et semi), les protocoles
pourront soit se succéder, soit être simultanés (scratch – catégories – équipes)
4 - Remise des prix des autres épreuves (Marcheurs, courses jeunes, autres distances).
Il est de bon ton qu’un pot de l’amitié soit servi à l’issue la cérémonie.
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7. INSCRIPTIONS ET CLASSEMENTS :
Seuls les N°s de licences FFA (compétition ou Lois ir) et les pass’running doivent
être saisis (Ne pas enregistrer de licences d’autres fédérations).
INSCRIPTION d’un coureur LICENCIE FFA (ou pass’running) :
Tout coureur licencié FFA devra être inscrit en utilisant le fichier des licenciés extrait de
la base fédérale SI-FFA, d’après son N° de licence. Il est important que le N° de licence et le
contenu des divers champs (nom, prénom, club …) soit rigoureusement identique à la base
fédérale afin de ne pas générer de rejet lors du chargement des résultats de votre course dans la
base LOGICA par la CRCHS. Pour ce faire, vous devez impérativement disposer du fichier
des licenciés FFA.
8. CHOIX DU LOGICIEL DE CLASSEMENT :
- Vous faites les classements vous-même :
Seuls deux logiciels sont techniquement capables de répondre au besoin :
- Soit directement « LOGICA CR ». Logiciel de classement propriété de la FFA mais son
usage n’est pas obligatoire pour les courses à label FFA. L’ergonomie très particulière du logiciel,
particulièrement bien adaptée aux compétitions fédérales à épreuves multiples, nécessite une
très bonne maîtrise donc un emploi régulier. Son usage devra donc être réservé aux
utilisateurs Logica ayant une parfaite maîtrise de cet outil.
- Soit « GmCAP ». Logiciel privé particulièrement simple d’utilisation et totalement compatible
avec Logica CR vous permettant d’utiliser des fichiers de licenciés issus de la base fédérale
(Procédure d’extraction en page suivante). L’usage de GmCAP est recommandé pour les
organisateurs ayant un usage limité aux courses Hors Stade en ligne.
- Cas des « Ekiden » : Épreuves spécifiques nécessitant l’utilisation de Logica CR.
- Vous louez les services d’un prestataire utilisant son propre logiciel :
Les inscriptions seront prises selon les directives décrites ci dessus en utilisant les listes
fédérales et que les exports se feront dans un format .cap ou .Txt compatible (Si vous engagez
un prestataire de service, vous êtes responsable de la qualité de ses classements).
En résumé, vous avez une obligation de résultats et non de moyens. Cependant, la
qualité des résultats remontés sera prise en compte dans l’attribution du label FFA
pour l’année suivante.
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9. UTILISATION DE GMCAP :
INTEGRATION DES FICHIERS LICENCIES SI-FFA DANS GMCAP :
1) Vous devrez disposer du fichier LOGICA des licenciés de chaque ligue représentée, ainsi que du fichier
des clubs et des pass’running. Se les procurer soit auprès du Comité Départemental d’Athlétisme, d’un
officiel Logica ou à la CRCHS e-mail : [email protected]
2) Renommer le fichier des clubs en : clublal.ljk
3) Renommer le fichier Ligue en : flistXX.ljk :
flist00.ljk : Fichier national des Pass’running
flist67.ljk : Alsace
flist33.ljk : Aquitaine
flist63.ljk : Auvergne
flist21.ljk : Bourgogne
flist35.ljk : Bretagne
flist45.ljk : Centre
flist51.ljk : Champagne Ardennes
flist20.ljk : Corse
flist06.ljk : Côte d'Azur
flist74.ljk : Dauphiné Savoie
flist25.ljk : Franche Comté
flist75.ljk : Ile de France
flist34.ljk : Languedoc Roussillon
flist87.ljk : Limousin
flist57.ljk : Lorraine
flist31.ljk : Midi Pyrénées
flist59.ljk : Nord Pas de Calais
flist14.ljk : Basse Normandie
flist76.ljk : Haute Normandie
flist44.ljk : Pays de Loire
flist80.ljk : Picardie
flist86.ljk : Poitou Charentes
flist13.ljk : Provence
flist69.ljk : Rhône Alpes
4) Copier ces fichiers dans le répertoire d’installation de GmCAP.
ATTENTION :
Avec Gmcap, la case « N° de licence inconnu » ne de vra en aucun cas être cochée car vous êtes sensé
connaître tous les N°s de licences).
En vous remerciant par avance pour le respect de toutes ces consignes, je vous transmets tous
mes vœux de parfaite organisation.
Jean-Jacques MICHAUT
Président de la CRCHS Bourgogne
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