12 mai - Communauté de communes de la Suisse Normande
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12 mai - Communauté de communes de la Suisse Normande
COMMUNAUTE DE COMMUNES DE LA SUISSE NORMANDE 4, rue Docteur Gourdin 14220 THURY-HARCOURT Réunion de Bureau du 12 mai 2015 Date de convocation : 28 avril 2015 L’an Deux Mille Quinze le douze mai à 15 heures, le Bureau légalement convoqué s’est réuni à la salle de réunion de la Communauté de Communes de la Suisse Normande, 4 rue Docteur Gourdin à ThuryHarcourt, sous la convocation et la Présidence de Monsieur Paul Chandelier. Etaient Présents : Monsieur Paul CHANDELIER, Monsieur Michel BAR, Monsieur Guy BIZET, Monsieur Jacques COLLIN, Monsieur Serge LADAN, Monsieur Jean-Claude LECLERC, Monsieur Sylvain MOREL, Monsieur Roger TENCE, Monsieur Jean VANRYCKEGHEM, Monsieur Pierre BRISSET, Madame Claudine COURVAL, Monsieur Daniel MOREL, Monsieur Didier LAUNAY, Monsieur Renny PERRIN Etait Absent Excusé : Monsieur Gilles BUNEL ***** Secrétaires de séance : Monsieur Roger TENCE et Monsieur Jacques COLLIN ***** Monsieur CHANDELIER ouvre la séance. I. Approbation du Compte Rendu de la réunion de Bureau du 10 mars 2015 Le Compte Rendu de la réunion de Bureau du 10 mars 2015 a été transmis aux délégués, et il est demandé s’il y a des observations sur la rédaction de ce compte rendu. Ce compte rendu est approuvé par les Membres présents. DELIBERATION N° 2015.05.12.1 – APPROBATION DU COMPTE RENDU DU 10 MARS 2015 II. Finances et Administration Générale : - Remboursement caution de la carte Leclerc Afin d’effectuer certains achats dans le magasin LECLERC à Thury-Harcourt, et d’obtenir une carte client, il a été nécessaire de payer une caution d’un montant de 20 euros. Depuis le changement d’enseigne, cette caution a été remboursée. Il est proposé d’autoriser le Président à encaisser le chèque d’un montant de 20 euros. 1 Les Membres du Bureau acceptent cette proposition et autorisent le Président à signer le titre correspondant. DELIBERATION N° 2015.05.12.2 – REMBOURSEMENT CAUTION CARTE LECLERC - Groupement d’achat Dans le cadre des groupements d’achats qui peuvent être organisés par la CCSN et proposés aux communes membres, il y a lieu de prendre une délibération de principe qui permettrait de répercuter au prix coûtant les achats ou prestations effectués par la CCSN pour le compte des communes ou des collectivités dont le siège se trouve sur le territoire de la CCSN. Les Membres du Bureau acceptent cette proposition et autorisent le Président à signer les titres qui correspondent aux remboursements d’achats. DELIBERATION N° 2015.05.12.3 – GROUPEMENTS D’ACHATS - Convention financière ateliers informatiques EPN – services techniques de ThuryHarcourt Dans le cadre de la mutualisation des services, la CCSN organise à l’EPN, des sessions d’initiation à l’informatique pour les salariés des services techniques de la ville de Thury-Harcourt et un salarié du SIVOS de la Région de Thury-Harcourt. Il est proposé de signer une convention financière afin de définir les modalités pratiques et financières de cette action. Ce type de mutualisation pourra être élargi à d’autres collectivités qui auraient des salariés intéressés (SIVOS, communes….), en fonction des possibilités d’accueil de l’EPN. Monsieur Chandelier : Il serait peut-être préférable de délibérer sur une convention de principe afin d’éviter de passer cette question à chaque fois devant les délégués. Les Membres du Bureau autorisent le Président à signer toutes les conventions financières liées à ces mutualisations ou à ces mises à dispositions. DELIBERATION N° 2015.05.12.4 – CONVENTIONS FINANCIERES ATELIERS INFORMATIQUES EPN - Convention de transition CCSN – DDTM pour le service urbanisme Il est donné lecture de la convention réactualisée entre l’Etat et la CCSN, suite à la mise en place du service instructeur et du compagnonnage de la DDTM. Il y a lieu maintenant de formaliser les formules appelées : □ formule « étude de cas pratiques » : les agents des différents services instructeurs, débutants comme confirmés, sont réunis pour un examen de cas pratiques pour une durée de 3 à 4 jours dont une première session aura lieu en juin 2015 et une autre au premier semestre 2016. □ formule « aide à l’instruction » : à la suite de la reprise de l’instruction des actes d’urbanisme par le nouveau service instructeur, la DDTM assure un accueil physique sur rendez-vous et une assistance téléphonique tous les jours de la semaine pour une aide à l’instruction des dossiers complexes. Un 2 interlocuteur privilégié au sein de la DDTM sera désigné pour assurer ce tutorat. Cette aide à l’instruction comprend également un accompagnement sur l’analyse des recours pré-contentieux et contentieux sans rédaction de documents. A cet effet, une commission d’examen des recours sera organisée à raison d’une à deux fois par mois. Il est proposé que la CCSN opte pour les deux formules de compagnonnage. Deux agents du service instructeur sont concernés. Pour le compagnonnage «étude de cas pratiques», deux agents du service instructeur participeront à la première session qui aura lieu du 8 au 11 juin à la DDTM (semaine 24) Pour le compagnonnage «aide à l’instruction», les interlocuteurs privilégiés au sein de la DDTM pour le service instructeur sont Jean-Louis Deslandes et Armelle Guézet. Cette aide à l’instruction comprend : une assistance téléphonique tous les jours de la semaine aux créneaux suivants 9h – 11h45 et 14h – 16h un accueil physique sur rendez-vous à raison d’une demi-journée par semaine une aide à l’analyse des recours pré-contentieux et contentieux sans rédaction de documents et la possibilité de participer à une commission d’examen des recours se tenant à Caen une à deux fois par mois Il est proposé d’autoriser le Président à signer cette convention avec les services de l’Etat. Les Membres du Bureau autorisent le Président à signer cette convention avec les services de l’Etat. DELIBERATION N° 2015.05.12.5 – CONVENTION DE TRANSITION DDTM / CCSN SERVICE URBANISME - Convention Aquasud – Campings Afin de développer l’accès à la piscine des clients des campings du territoire (Le Vey et Thury-Harcourt), il est proposé de formaliser un partenariat avec ces 2 structures. Le principe serait le suivant : les campings achètent des entrées piscine à l’avance au prix de 1.50€. Les modalités pratiques et financières sont développées dans le projet de convention annexé. Il est proposé d’inscrire ce nouveau tarif dans la grille tarifaire de la régie et de signer cette convention avec les 2 campings. Les Membres du Bureau approuvent l’inscription de ce nouveau tarif dans la grille tarifaire de la régie. Ils autorisent également le Président à signer cette convention avec le camping de Thury-Harcourt et celui du Vey. Monsieur COLLIN : Il faut souligner le travail effectué par les agents d’Aquasud qui ont pu, malgré les problèmes techniques, maintenir le centre aquatique ouvert au public. DELIBERATION N° 2015.05.12.6 – CONVENTIONS AQUASUD -CAMPINGS 3 - Tarif anniversaire Aquasud Suite à l’instauration de l’école le mercredi matin, les activités initialement organisées le matin ont été décalées l’après-midi (Aqua kid, cours de natation…). La formule anniversaire ne peut donc plus être organisée telle qu’elle l’était. Il est proposé une nouvelle formule anniversaire pour juillet et août pour un montant de 50€ pour 8 enfants. Au-delà de 8, un supplément de 7€ par enfant sera demandé. Il est également proposé d’ajouter ces 2 tarifs dans la grille tarifaire de la Régie. Les Membres du Bureau acceptent cette proposition. DELIBERATION N° 2015.05.12.7 – AQUASUD- TARIF FORMULE ANNIVERSAIRE - Ratios d’avancement de grade Le Président rappelle qu’en application de l’article 49 de la loi N°85-53 du 26 janvier 1844 modifiée par la loi N°2007-209 du 19 février 2007, il appartient aux assemblées délibérantes de chaque collectivité de fixer après avis du Comité Technique les ratios d’avancement de grade à l’exception de ceux relevant du cadre d’emplois des agents de Police Municipale. Il est donc proposé les ratios d’avancement de grade suivants : FILIERES GRADES D’AVANCEMENT RATIOS (%) ADMINISTRATIVE Attaché 100 Rédacteur 100 Adjoint Administratif principal 1ère classe 100 Adjoint Administratif Principal 2ème classe 100 Adjoint Administratif 1ère classe 100 Adjoint Administratif 2ème classe 100 Technicien Principal 1ère classe 100 Technicien Principal 2ème classe 100 Technicien 100 Adjoint Technique Principal 1ère classe 100 Adjoint Technique Principal 2ème classe 100 Adjoint Technique 1ère classe 100 Adjoint technique 2ème classe 100 Agent de Maîtrise Principal 100 Agent de Maîtrise 100 TECHNIQUE 4 SPORTIVE Educateur des Activités Physiques et Sportives Principal 1ère classe 100 Educateur des Activités Physiques et Sportives Principal 2ème classe 100 Educateur des Activités Physiques et Sportives 2ème classe 100 Opérateur des Activités Physiques Qualifié 100 Opérateur des Activités Physiques et Sportives 100 ATSEM Principal 1ère classe 100 ATSEM Principal 2ème classe 100 ATSEM 1ère classe 100 ATSEM Le Président précise que le taux retenu, exprimé sous la forme d’un pourcentage, reste en vigueur tant qu’une nouvelle décision de l’organe délibérant ne l’a pas modifié. Vu l’avis du Comité Technique en date du 02 avril 2015, il est proposé d’indiquer un taux de 100% de promotion d’avancement de grade pour l’ensemble des grades proposés. Après en avoir délibéré, le Bureau valide les ratios d’avancement de grade et autorise le Président à signer tous les documents se rapportant aux avancements de grades. DELIBERATION N° 2015.05.12.8 – RATIOS D’AVANCEMENT DE GRADE - Suppression d’un poste d’adjoint technique 2ème classe à 5/35ème au 01/07/2015 Il est proposé de supprimer un poste d’adjoint technique 2ème classe à 5/35ème au 1er juillet 2015 suite au transfert de cet agent à la mairie de St Rémy sur Orne. Au même titre que Clécy et Thury-Harcourt, une convention de mise à disposition du service communal pourrait être signée avec la commune de St Rémy sur Orne. Après en avoir délibéré, le Bureau accepte de supprimer ce poste d’adjoint technique 2ème classe à 5/35ème au 1er juillet 2015. DELIBERATION N° 2015.05.12.9 – SUPPRESSION POSTE ADJOINT TECHNIQUE 2E CLASSE A 5/35E AU 1ER JUILLET 2015 Monsieur Daniel MOREL : Il faut peut-être faire le point sur les agents qui ont été transférés en technique dans le cadre de la compétence scolaire, comme l’agent de Saint Laurent de Condel. Monsieur COLLIN : Il faudrait voir avec Monsieur CORBIERE, Maire de St Laurent, s’il ne peut pas reprendre cet agent à hauteur de 3 heures par semaine. III. Déchets Ménagers - Convention achat huile alimentaire usagée (MJR Négoce) Chaque année, dans le cadre de la compétence Déchets Ménagers, des déchets d’huiles alimentaires sont récupérés dans les déchetteries. 5 Il y a lieu de reconduire la convention de reprise avec une société de recyclage de ces huiles appelée MJR Négoce (voir annexe). En 2015, le montant de reprise est estimé à 120 euros la tonne (vente sans TVA selon la directive 2006/112/CE (article 199-I-D) et du CGI (article 283-2 SEXIES)). Après en avoir délibéré, le Bureau autorise le Président à signer cette convention. DELIBERATION N° 2015.05.12.10 – OM – CONVENTION IV. ACHAT HUILE ALIMENTAIRE USAGEE AVEC MJR NEGOCE Industrie - Locaux Agrial situés à Esson Depuis le 1er août 2013, la CCSN loue auprès de la société AGRIAL des locaux d’une surface de 536m² sur la commune d’Esson. Ces derniers sont composés d’un magasin d’une surface de 400m² et d’une partie réserve de 136m², le bâtiment étant situé sur une parcelle de 5 000m² environ. Le montant actuel de location est chiffré à 2 415 euros HT. Le bail précaire se termine le 30 juin 2015. Il est proposé de refaire une nouvelle convention applicable à compter du 1er juillet 2015 pour une durée de 23 mois avec un montant de loyer mensuel de 1 815 euros HT charges comprises. Après en avoir délibéré, le Bureau autorise le Président à signer cette convention. DELIBERATION N° 2015.05.12.11– LOCAUX AGRIAL SITUES A ESSON : CONVENTION AU 1ER JUILLET 2015 - Convention d’occupation précaire : INTEVA La convention de location des locaux AGRIAL d’une surface de 150m² prend fin au 30 juin 2015. Il est proposé de refaire une convention d’occupation précaire non soumise aux statuts de baux commerciaux pour une durée de 23 mois à compter du 1er juillet 2015 pour un montant de loyer mensuel de 388.50 euros HT charges comprises. Après en avoir délibéré, le Bureau autorise le Président à signer cette convention. DELIBERATION N° 2015.05.12.12– INTEVA -CONVENTION D’OCCUPATION PRECAIRE AU 1ER JUILLET 2015 - Convention d’occupation précaire : M. Jean-Patrick DESCLOS La convention de location des locaux AGRIAL d’une surface de 300m² prend fin au 30 juin 2015. Il est proposé de refaire une convention d’occupation précaire non soumise aux statuts de baux commerciaux pour une durée de 23 mois à compter du 1er juillet 2015 pour un montant de loyer mensuel de 750 euros HT charges comprises. Après en avoir délibéré, le Bureau autorise le Président à signer cette convention. DELIBERATION N° 2015.05.12.13– M. JEAN-PATRICK DESCLOS -CONVENTION D’OCCUPATION PRECAIRE AU 1ER JUILLET 2015 - Location modules de bureaux pour Inteva Des modules du bureau sont mis à la disposition de la société INTEVA. La location de ces modules auprès de la société LEGOUPIL se termine le 30 juin 2015. 6 Il est proposé de reconduire cette location auprès de la société LEGOUPIL pour une durée d’un an à compter du 1er juillet 2015 avec un montant de loyer mensuel de 840 euros HT. Monsieur CHANDELIER fait le point sur les différents rendez-vous avec la société INTEVA concernant leurs futurs marchés. Après en avoir délibéré, le Bureau autorise le Président à signer le bail. DELIBERATION N° 2015.05.12.14– INTEVA –LEGOUPIL LOCATION DE MODULES DE BUREAUX Monsieur TENCE : Doit-on garder les locaux de Courmeron qui ne sont plus adaptés ? La question sera examinée par le commission Finances. V. Service à la Population - Convention Photomaton agréé pour les passeports Dans le cadre du projet national de simplification des procédures administratives initié par le Ministère de l’Intérieur, un projet de dématérialisation des demandes de renouvellement de permis de conduire a été mis en place à compter de décembre 2014 et va être déployé en juin 2015. Le même déploiement est prévu pour les passeports en novembre 2015. Pour l’application de cette démarche, la société Photomaton nous propose la mise à disposition gratuite d’une cabine pour prise de photos d’identité avec service dématérialisé. Ce nouveau service « ephoto » agréé par le Ministère de l’Intérieur et 100% sécurisé, permet aux usagers d’effectuer leurs démarches en ligne, directement depuis la cabine Photomaton. Cette cabine pourrait être posée à la Maison des Services dans le hall d’accueil et ne serait utilisée que pour les photos destinées aux passeports et permis de conduire. L’installation est gratuite, la maintenance également. Il est proposé une rémunération mensuelle pour la CCSN de 15% sur les recettes HT. Il est proposé de signer une convention d’exploitation. Après en avoir délibéré, le Bureau autorise le Président à signer cette convention. DELIBERATION N° 2015.05.12.15– CONVENTION PHOTOMATON - Point Info 14 Monsieur COLLIN : Les services du Point Info 14 sont sollicités pour envoyer des courriers pour des usagers qui demandent des conseils pour remplir leur dossier en lien avec les partenaires. Monsieur LADAN : Nous faisons déjà gratuitement des photocopies pour ces personnes. Nous n’avons pas à payer l’affranchissement. Monsieur CHANDELIER : Si ces personnes ont des problèmes financiers, elles peuvent solliciter leur CCAS. Il est décidé à l’unanimité des membres présents de ne pas autoriser l’envoi et l’affranchissement de courriers pour les particuliers. 7 - Avenant PSLA pour travaux supplémentaires La CAO réunie le 12 mai 2015 à 14h30 propose de valider les avenants correspondants aux travaux supplémentaires pour modifications ERDF (raccordement), ajouts de points d’eau dans les bureaux mutualisés, prises supplémentaires, modifications électriques liées aux lignes téléphoniques, passage de la consigne de chauffage de 19° à 21°, travaux cabinets dentaires sur les lots suivants : o o lot 15 – plomberie-chauffage-ventilation (SCF): avenant d’un montant de 17 354.88 euros HT. lot 16 – électricité (EFDI) : avenant d’un montant de 9 586.95 euros HT. Après en avoir délibéré, le Bureau autorise le Président à signer l’avenant correspondant au lot 15 (SCF), et l’avenant correspondant au lot 16 (EFDI). DELIBERATION N° 2015.05.12.16– PSLA – AVENANTS POUR TRAVAUX SUPPLEMENTAIRES - Aménagement zone de Beauvoir Les travaux d’aménagement du site de Beauvoir et les travaux de construction de la Maison des Services pour lesquels la Shéma est en mandat, ont été réceptionnés en janvier 2014 et présentent un dépassement de délais par rapport au planning d’origine. Il est proposé de ne pas appliquer de pénalités aux entreprises pour ce retard. Madame COURVAL : Pourquoi ne pas appliquer les pénalités ? Monsieur LADAN : Ce n’est pas le fait des entreprises ni de la maîtrise d’œuvre. Après en avoir délibéré, le Bureau accepte cette proposition. DELIBERATION N° 2015.05.12.17– AMENAGEMENT ZONE DE BEAUVOIR ET CONSTRUCTION MDS - Contrat de Maîtrise d’œuvre PSLA Le projet initial prévoyait un grand local destiné à deux dentistes sans toutefois avoir identifié des preneurs potentiels, le seul dentiste présent sur le territoire de la CCSN devant prendre sa retraite prochainement et n’ayant pas trouvé de successeur au moment du lancement de la consultation de travaux. L’aménagement d’un cabinet dentaire étant très lié au professionnel qui s’installe ainsi qu’à son prestataire (matériel médical), il était difficile de définir précisément les besoins en aménagement de ces locaux. Depuis, un preneur s’est fait connaître (La Mutualité Normande) et il a enfin été possible de faire chiffrer les besoins réels. De même, l’ophtalmologiste pressenti a souhaité une réduction des locaux qui lui étaient attribués, entrainant une nouvelle organisation de ces locaux et la création d’un nouvel espace. La rémunération du MOE est de 7,5% sur un montant de travaux prévisionnel de 1 304 000 € HT, soit 97 800 € HT. Il y a lieu de de prévoir une rémunération complémentaire en 2 étapes : - 1: forfaitisation selon estimatif APD (estimatif du 28/10/2014 = 1 639 300 € HT) soit 123 697,5 € HT de marché MOE – rémunération complémentaire = 25 897,5 € HT 8 - 2 : augmentation du marché en fonction des demandes de travaux supplémentaires (100 832,75 € HT de Travaux Supplémentaires), soit 7 562,46 € HT de rémunération complémentaire. En conséquence, l’augmentation serait de 33 459,96 € HT (34,21%). Il est proposé de signer un marché complémentaire de MOE à hauteur de 33 459,96 € HT, sachant que cette somme est prise en charge dans l’enveloppe des aléas et que les travaux supplémentaires seront répercutés dans les baux correspondants. Monsieur LADAN : Les travaux supplémentaires sont pris en charge par les mutualistes. Monsieur TENCE : Lors d’une prochaine réunion, nous ferons le bilan financier du PSLA. Madame COURVAL : Serait-il possible d’avoir la liste des professionnels du PSLA ? Monsieur PERRIN : Plutôt la liste des professionnels de santé sur la communauté de communes. Monsieur BAR : Certaines personnes croient qu’il n’y a que le pôle de santé de Thury-Harcourt Monsieur COLLIN : Dans le prochain bulletin de la CCSN, nous mettrons la liste des professionnels de santé sur l’ensemble du territoire. Après en avoir délibéré, le Bureau autorise le Président à signer ce marché complémentaire. VI. Economie Touristique - Convention Gosselin bord de l’Orne Saint Rémy sur Orne Il n’est pas pris de décision pour le moment. Monsieur VANRYCKEGHEM propose de prendre rendezvous avec Monsieur GOSSELIN pour faire le point sur l’entretien à effectuer. - Taxe de séjour : complément de délibération du 9 avril 2015 L’article 67 de la loi de finances pour 2015, du 29 décembre 2014, a refondu le régime de la taxe de séjour. La réforme est entrée en vigueur au 1er janvier 2015. Le Conseil communautaire du 9 avril 2015 a délibéré en conséquence sur le volet exonération, les tarifs restant inchangés. Toutefois, la loi prévoit également la création d’une catégorie « chambres d’hôtes », désignée clairement dans le barème légal. Les équivalences de tarifs pour les chambres d’hôtes en fonction des catégories d’hébergement qui se pratiquaient jusqu’alors ne sont plus admises car sans assise juridique. Il est donc proposé de créer la catégorie « Chambres d’hôtes » avec 0.50€ comme tarif applicable dès la prise de délibération. Après en avoir délibéré, le Bureau accepte la création de la catégorie « Chambres d’hôtes » avec 0.50€ comme tarif applicable dès la prise de délibération. DELIBERATION N° 2015.05.12.19– TAXE DE SEJOUR - COMPLEMENT DE DELIBERATION DU 9 AVRIL 2015 9 VII. Filière Bois - Devis et facture entreprise Ganné pour projet de silo à copeaux Le groupe de travail Gestion de l’immobilier, du matériel et organisation des services étudie le développement de la filière bois au sein de notre communauté pour alimenter le silo bois du centre aquatique avec la possibilité de stocker les copeaux à proximité d’Aquasud. Monsieur Ganné a fait une étude pour la construction d’un hangar de stockage, devis qui représente un investissement trop important : cette question est donc toujours à l’étude. Il y a lieu de payer les frais d’étude engagés d’un montant de 2 912.05 euros HT, soit 3 494.46 euros TTC. Monsieur TENCE : Au sujet de la piscine, il y a lieu de faire des économies d’énergie. Il est donc prévu : 1) De réaliser un diagnostic énergie par le SDEC 2) De faire réaliser un devis pour installer une bâche sur le grand bassin 3) La chaudière bois ne fonctionne pas assez : nous faisons 200 tonnes par an de bois alors qu’il faudrait aller vers 300 tonnes de bois par an au minimum, voire 400 tonnes. Monsieur CHANDELIER : Il est important de rencontrer Monsieur MEILINK, il aurait la possibilité de sécher le bois. Monsieur Daniel MOREL : L’entreprise GANNE a fait un devis sur une installation comme à Coulvain, c’est peut-être trop ambitieux. Monsieur Sylvain MOREL : Monsieur MEILINK est capable de sécher le bois en huit jours. Monsieur VANRYCKEGHEM : L’idéal, c’est de faire un hangar de stockage à proximité de la piscine. Monsieur Sylvain MOREL : Nous allons rencontrer Monsieur MEILINK pour le traitement des déchets de cantine. Monsieur LECLERC : Il faut faire un plan de reboisement. Monsieur VANRYCKEGHEM : Ce n’est pas d’aujourd’hui que l’on étudie cette filière bois, mais financièrement cela coûte moins cher de l’acheter sec et déchiqueté. Monsieur CHANDELIER : La ville de Caen nous propose l’exploitation de 70 hectares de bois à proximité de la ferme de Monsieur MEILINK. Pourquoi ne pas acheter du bois sec directement à Monsieur MEILINK ? Monsieur TENCE propose de revoir M. GANNE afin qu’il revoit sa facture qui pourrait être moins élevée. VIII. Questions diverses - Arrêté préfectoral pour élections à Caumont sur Orne - Arrêté préfectoral pour prise de compétence PLUi - Arrêté préfectoral pour répartition du nombre de délégués au Conseil Communautaire L’arrêté de Monsieur le Préfet fixant 45 délégués va bientôt être signé. 10 L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17 H 30. 11