Congratulations on being elected a vice district governor serving as

Lions Clubs International
300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois 60523-8842, Etats-Unis.
Tél. : +1 630-571-5466 Fax : +1 630-571-1689
DATE :
Octobre 2014
AUX :
1ers Vice-Gouverneurs et Gouverneurs élus de District
OBJ. :
Séminaire des gouverneurs élus de district de 2015 et 98e Convention Internationale
Nous avons le plaisir de vous envoyer des renseignements sur le séminaire des gouverneurs élus de district
(GED) et la convention internationale de Honolulu, Hawaii, Etats-Unis.
Dans cette trousse vous trouverez des renseignements sur la manière de :




Vous inscrire au séminaire des GED et à la convention internationale
Réserver votre chambre d'hôtel à Honolulu.
Réserver vos billets pour votre voyage
Planifier votre tenue vestimentaire pendant le séminaire des GED
Vous avez déjà reçu un envoi qui contient votre guide sur les exercices préparatoires des GED de 2014-2015.
Ce guide contient trois exercices préparatoires qui sont conçus pour traiter les compétences et thèmes
essentiels pour la réussite de votre gouvernorat. Il est impératif de terminer chaque exercice, y compris
l'évaluation en ligne, avant la date limite indiquée pour avoir droit à l'allocation quotidienne pour vos repas au
séminaire des GED de 2015.
Veuillez lire attentivement les informations qui se trouvent dans cet envoi. Un emploi du temps préliminaire se
trouve ci-joint. Veuillez le consulter pour l‘organisation de votre séjour. Veuillez renvoyer vos formulaires
d’inscription et de voyage au LCI avant le vendredi 16 janvier pour garantir la réservation de votre chambre
d'hôtel.
En mai 2015 vous recevrez un deuxième envoi contenant la confirmation des réservations pour l’hôtel, les
billets pour le transport de l’aéroport à l’hôtel, l’allocation journalière sous la forme d’un chèque ainsi que les
dernières informations sur le séminaire.
Si vous avez des questions sur le Séminaire des GED, vous pouvez les adresser aux personnes indiquées cidessous :
Pour les questions concernant :
Contact
Téléphone
Courriel
Inscription/Logement à l’hôtel
Reyna Galvan
Kathy Gorgan
+1 630-468-6917
+1 630-468-6863
[email protected]
[email protected]
Voyages / billets d'avion
Lynda Rohr
Jan Uecker
+1 630-468-6832
+1 630-468-6877
[email protected]
[email protected]
Laura Delgado
+1 630-468-6846
[email protected]
Lisa Klaban
+1 630-468-7004
[email protected]
Remboursement des frais de
voyage
Programme du séminaire/
Conditions d'obtention du
forfait quotidien
La mise à jour de ces informations est publiée sur le site Internet du LCI : www.lionsclubs.org (cherchez
“GED”)
Nous attendons avec impatience de vous voir à Honolulu !
2015 DGE LM #1.FR
Table des matières
MARQUEZ VOTRE CALENDRIER ! ...................................................................................................................3
INSCRIPTION – SEMINAIRE DES GED ET CONVENTION ............................................................................3
REGLES ET PROCEDURES CONCERNANT LE VOYAGE .............................................................................4
Règle sur le remboursement des voyages des GED............................................................................................ 4
Règle sur le remboursement du voyage du compagnon adulte........................................................................... 4
Dates de voyage autorisées ................................................................................................................................. 5
Tourisme avant ou après la convention .............................................................................................................. 5
ALLOCATION POUR LES REPAS / FORFAIT QUOTIDIEN ............................................................................6
SEJOUR A L'HOTEL ..............................................................................................................................................6
Prodédures pour l’hôtel ....................................................................................................................................... 7
Besoins spécifiques ............................................................................................................................................. 7
Confirmation pour l'hôtel .................................................................................................................................... 7
Chambres d'hôtel supplémentaires...................................................................................................................... 7
REPAS EN GROUPE ..............................................................................................................................................8
INTERPRETATION................................................................................................................................................8
Interprètes personnels ......................................................................................................................................... 8
PASSEPORTS ET VISAS .......................................................................................................................................9
TENUE SUGGÉRÉE...............................................................................................................................................9
DEMANDES DE CHANGEMENT ......................................................................................................................10
PIECES JOINTES .................................................................................................................................................10
2
MARQUEZ VOTRE CALENDRIER !
15 décembre
 Date limite pour terminer les 3 exercices préparatoires du séminaire des
GED (requis pour obtenir le forfait quotidien pour les repas du GED)
16 janvier
 Date limite pour envoyer votre Formulaire d'inscription & de voyage au
séminaire des GED de 2015 et à la convention internationale du LCI
27 mars
 Date limite pour la réservation des billets d’avion pour le Séminaire des
GED
27 mars
 Date limite pour envoyer l'itinéraire définitif au LCI (si le cas s'applique)
Mai
 Envoi de la confirmation de l’hôtel, des tickets pour le trajet de l'aéroport et
les précisions sur le remboursement pour les repas
22 juin
 Arrivée à l'hôtel de tous les gouverneurs élus de district
23 juin
 Orientation des gouverneurs de district simple
 Inscription au séminaire des GED et distribution des cadeaux
 Séance de photos des GED et compagnons adultes
24 juin
 Cérémonie d’ouverture du séminaire des GED
26 juin
 Banquet de gala des GED/Luau
30 juin
 Cérémonie d’intronisation des GD à la séance plénière de clôture
1er juillet
 Départ de l'hôtel des GED
17 juillet
 Date limite pour envoyer les états de frais
INSCRIPTION – SEMINAIRE DES GED ET CONVENTION
L’association se chargera de vous inscrire, vous et votre compagnon adulte, au séminaire des GED et à la
convention internationale. Pour commencer la procédure, vous devez remplir le formulaire d’inscription et de
voyage au séminaire des GED de 2015 et à la convention internationale du LCI et nous la retourner avant le
vendredi 16 janvier. Pour mettre au point le programme, nous avons besoin d’avoir les informations les plus
récentes vous concernant ainsi que votre compagnon adulte. Les précisions que vous nous donnerez seront
utilisées pour la correspondance et les listes de participants dans les différentes classes.
Veuillez ne pas régler les droits d’inscription à la convention. L'inscription du GED est gratuite et les frais
d’inscription de votre compagnon adulte (110,00 $US) seront déduits de votre allocation quotidienne, le cas
échéant.
Si vous avez déjà envoyé un formulaire d'inscription à la convention et de réservation de chambre d'hôtel avec
le versement, veuillez le signaler au service des inscriptions au LCI à [email protected] avant le
vendredi 1er mai, pour que nous puissions vous rembourser.
Si vous souhaitez faire inscrire vos enfants ou autres membres de votre famille à la convention internationale,
veuillez utiliser notre système facile d'inscription en ligne :
https://www5.lionsclubs.org/eventmanager/onlineregistration.asp?D=d&EventCode=8PU
ou télécharger le formulaire d’inscription à la convention du site Internet du LCI.
3
REGLES ET PROCEDURES CONCERNANT LE VOYAGE
Veuillez noter que tous les arrangements concernant les vols des GED et compagnons adultes doivent être
mis au point avant le vendredi 27 mars. En réservant vos billets le plus tôt possible, vous aurez un choix plus
important de vols directs et d'autres options.
VEUILLEZ SUIVRE LES PROCEDURES DECRITES DANS LA PIECE JOINTE NO. 2 POUR RESERVER
VOS BILLETS D'AVION. Les procédures varieront en fonction de votre situation géographique.
Règle sur le remboursement des voyages des GED
Le Lions Clubs International prend en charge les frais de déplacement suivants :

Un (1) billet d’avion aller retour, par la voie la plus directe, en classe économique pour le GED.
o Le remboursement du billet sera basé sur le tarif logique standard ou réduit en classe
économique le moins cher pour les dates du voyage.
o Pour recevoir votre remboursement, il est nécessaire de respecter le règlement du LCI
concernant les voyages.

Le transport aller retour entre votre domicile et l’aéroport de votre ville sera remboursé avec l’envoi d’un
état de frais de voyage (imprimé C-30) et des reçus. Le formulaire d'état de frais le plus récent est
accessible sur le site Internet du LCI dans la section Finances.
Les frais de stationnement à l’aéroport seront remboursés à condition qu’ils soient moins élevés que
les frais de kilométrage aller retour, de taxi, d’autobus, de train ou de navette.
L’association remboursera au GED le prix du premier bagage enregistré seulement, conforme aux
dimensions et poids spécifiés par la compagnie aérienne.
o Les bagages enregistrés supplémentaires et les excédents de bagage sont une dépense
personnelle. Le règlement sur les bagages varie selon la compagnie aérienne concernée et il
est recommandé de l'interroger pour avoir plus d'informations.
o Le prix du premier bagage enregistré peut être réclamé en même temps que vos frais de
transport local.


Pour obtenir le remboursement, votre état de frais et reçus doivent parvenir au service des rapports financiers
et de la conformité budgétaire du LCI avant le vendredi 17 juillet.
Règle sur le remboursement du voyage du compagnon adulte
Le Lions Clubs International prend en charge les frais de déplacement suivants pour votre compagnon adulte :

Conformément au règlement du conseil d'administration international, le LCI vous remboursera la
somme de 500 $US au maximum, s'il y a lieu, pour le déplacement de votre compagnon adulte au
séminaire des GED et à la convention internationale.
o Le remboursement est effectué pour le transport seulement
o Le prix des bagages enregistrés est considéré comme une dépense personnelle à prendre en
charge par le compagnon adulte

Les compagnons adultes peuvent réserver leur vol en utilisant les services de :
o Carlson Wagonlit Travel
o Leur agence de voyages préférée
o Directement avec la compagnie aérienne
o En ligne en utilisant un site de réservation de billets
4


Tous les compagnons adultes ont la responsabilité d'acheter leurs billets de transport aérien.
Pour recevoir un remboursement maximum de 500 $US, le GED sera tenu de présenter un état de frais
de voyage de compagnon adulte (pièce jointe no. 3) et la documentation suivante :
o Exemplaire de l'itinéraire correspondant au billet, précisant le routage, la ligne aérienne, le
numéro des vols, la catégorie de service, les dates et heures d'arrivée et de départ et le prix du
billet
o Preuve d'achat (copie du reçu marqué payé ou du relevé de la carte bancaire)
Les états de frais peuvent nous être adressés dès que les billets seront réservés et que la preuve de paiement
nous sera parvenue. Cette documentation doit être adressée au service des rapports financiers & de la
conformité budgétaire du LCI avant le vendredi 17 juillet.
* Le LCI ne prendra pas en charge et ne remboursera pas les frais de voyage du compagnon adulte si le
district est transitoire depuis 24 mois consécutifs ou si c'est un district provisoire. A la fin votre gouvernorat, si
votre district transitoire/provisoire remplit les critères d’un district en comptant au moins 35 clubs et 1 250
membres ; ou si le district a enregistré un gain net d'au moins un membre, le prix du billet d'avion de votre
compagnon adulte sera remboursé, conformément au règlement en vigueur. Veuillez conserver vos reçus
concernant le voyage de votre compagnon adulte. Le remboursement du voyage du compagnon adulte ne
peut pas être transféré à une autre personne.
Dates de voyage autorisées
Arrivée : Lundi 22 juin



Départ : Mercredi 1er juillet
Le transport aller-retour entre l'aéroport et le Hilton Hawaiian Village, pour vous et votre compagnon
adulte, sera organisé, à titre gracieux, par le LCI.
Les coupons pour le déplacement de l'aéroport, pour le GED et un (1) compagnon adulte, seront
inclus dans l'envoi de mai 2015.
Si vous souhaitez acheter des coupons supplémentaires pour le transport des membres de famille,
veuillez prendre contact avec Reyna Galvan à : [email protected].
Tourisme avant ou après la convention
Si vous organisez un tour avant ou après la convention, veuillez vous assurer que les dates n'entreront pas en
conflit avec les dates approuvées pour l'arrivée et le départ du séminaire des GED et de la convention
internationale.
Si vous cherchez Tours à la convention sur le site Internet du LCI, vous trouverez des renseignements sur les
tours guidés proposés aux Lions et à leurs invités avant et après la convention.
Le remboursement du prix de votre billet d'avion sera basé sur le tarif logique standard ou réduit en classe
économique aller retour à Honolulu, comme si vous aviez effectué le voyage aux dates approuvées pour les
déplacements. Si le billet d'avion pour l'itinéraire qui inclut vos déplacements avant ou après la convention
coûte plus cher, la différence du tarif sera considérée une dépense personnelle. Toutes les nuits
supplémentaires à l'hôtel, en dehors des dates approuvées pour le voyage, seront aussi considérées une
dépense personnelle.
5
ALLOCATION POUR LES REPAS / FORFAIT QUOTIDIEN
Une allocation journalière de 95,00$ US pour les repas pendant 7 jours (moins les repas pris en groupe et les
frais d’inscription du compagnon adulte, s'il y a lieu) a été approuvée pour les GED qualifiés à Honolulu. Votre
allocation de frais de repas, si cela s'applique à votre cas, vous sera envoyée en même temps que la
confirmation en mai 2015. Les remboursements des districts qui ont établi un système de virements
électroniques seront traités avant le 15 mai.
Veuillez noter que le LCI ne fournira aucun service d’encaissement de chèque ou de bureau de change de
devises à Honolulu. Nous vous encourageons fortement à encaisser votre chèque dès sa réception.
L’association ne pourra pas non plus émettre de chèques sur place.
Les dépenses suivantes ne sont pas prises en charge par l’association :




Boissons alcoolisées
Frais du centre d'affaires
Pourboires
Accès à l'Internet




Films
Frais de passeport/visa
Téléphone
Frais de villégiature



Buanderie
Soins médicaux
Coffre-fort à l'hôtel
Les compagnons adultes ne reçoivent pas de forfait quotidien pour les repas.
Vous devez régler le prix des chambres d'hôtel pendant les escales, les nuits supplémentaires à Honolulu et
les dépenses personnelles le jour de votre départ de l’hôtel.
SEJOUR A L'HOTEL
Tous les gouverneurs de district et leurs compagnons adultes seront logés au Hilton Hawaiian Village :
Hilton Hawaiian Village
2005 Kalia Road
Honolulu HI 96815
Tél. : 808-949-4321
Fax : 808-947-7914
www.hiltonhawaiianvillage.com

Toutes les chambres réservées sont pour deux personnes avec un très grand lit ou deux grands lits.

Le LCI prendra en charge le prix d'une chambre à deux personnes pour le GED et 1 compagnon adulte
et paiera l'hôtel directement.

Un maximum de 4 personnes est permis dans la chambre Si une 3e ou une 4e personne occupe la
même chambre que le GED, celui-ci doit payer le prix de leur logement directement à l'hôtel.

Tout invité supplémentaire âgé de plus de 17 ans qui occupe la même chambre que le GED et son
compagnon, se fera facturer la somme supplémentaire de 50,00 $US plus les taxes.

Si trois personnes occupent la même chambre, et la troisième personne a plus de 17 ans, il sera
nécessaire de régler la somme supplémentaire de 50 $US.
Si quatre personnes occupent la même chambre, et si la troisième et quatrième personne ont plus de
17 ans, il sera nécessaire de régler la somme supplémentaire de 100 $US.
6
Frais de villégiature : Les GED auront la possibilité d'acheter une trousse "Resort Fee package" en arrivant.
Ces frais de villégiature (Resort Fee) sont une dépense personnelle et ne seront pas remboursées par le LCI.
A l'heure actuelle les frais de villégiature (Resort Fee) s'élèvent à 30,00 $US + 4,712 % taxe par chambre par
nuit, et incluent :








Communications téléphoniques locales, gratuites et par carte bancaire
(pas de frais d'accès)
Accès à l'Internet débit rapide / WIFI
PlayStation 3 avec des films et jeux illimités
Activités culturelles hawaïennes
Tour audio de la station balnéaire
Cinéma au bord de la piscine, mercredi et samedi au coucher de soleil
Classes de gymnastique matinale en plein air
Une carte postale (photo) personnalisée par séjour, offert par Xerox
Business Services
Veuillez s'il vous plaît noter que les prestations qui sont incluses dans le Resort Fee peuvent changer.
Prodédures pour l’hôtel

Le LCI réservera automatiquement une chambre d'hôtel pour vous et votre compagnon adulte en se
basant sur la daté d'arrivée du lundi 22 juin et la date de départ du mercredi 1er juillet. Si vous avez
besoin de réserver des nuits supplémentaires à l'hôtel des GED, veuillez indiquer les dates
supplémentaires sur votre formulaire d'inscription et de voyage au séminaire des GED de 2015 & à la
convention internationale du LCI. Chaque nuit supplémentaire au Hilton Hawaiian Village coûte 232,00
$US (chambre double) par nuit, par chambre, plus les taxes de 13,92 %. Ce prix ne comprend pas les
frais de villégiature (Resort Fee) qui sont facultatifs. Veuillez ne pas réserver ni verser les arrhes
directement à l'hôtel.

Vous êtes obligés de rester au Hilton Hawaiian Village jusqu'à la fin de la convention.

Le LCI prendra en charge le prix de votre séjour en le facturant à un compte global. Tout solde
débiteur additionnel pour les nuits supplémentaires, frais divers, invités supplémentaires,
troisième ou quatrième personnes dans la chambre et/ou frais de villégiature doit être réglé par
le GED à l'hôtel à la fin de son séjour.
Besoins spécifiques

Le LCI fera tout son possible pour fournir tout le nécessaire aux invités ayant des besoins particuliers.
Veuillez préciser vos besoins particuliers en détail sur le formulaire d'inscription et de voyage au
séminaire des GED de 2015 et à la convention internationale du LCI.

L’association transmettra les demandes spéciales à l’hôtel. Les demandes de chambre de type
particulier ou d'autres services dépendent de leur disponibilité au moment de l'enregistrement à l'hôtel.
Confirmation pour l'hôtel
La confirmation de votre réservation de chambre d'hôtel vous sera expédiée en mai 2015. Veuillez
apporter ce document avec vous à Honolulu et le présenter à la réception de l’hôtel en arrivant.
Chambres d'hôtel supplémentaires
Un certain nombre de chambres supplémentaires sont disponibles à Hilton Hawaiian Village, pour les
familles des GED. Veuillez suivre ces étapes pour obtenir des chambres supplémentaires pour les
membres de votre famille. Le LCI fera tout son possible pour répondre favorablement à votre demande :
7
1. Remplir un formulaire d’inscription en y inscrivant au moins un adulte.
(Veuillez vous rendre au site www.lionsclubs.org)
2. Veuillez vous assurer d'inclure les arrhes pour l'hôtel, s'élevant à 225,00 $US.
3. Veuillez envoyer le formulaire rempli en entier et le paiement avant le vendredi 1er mai à
[email protected] (une réponse favorable dépendra de la disponibilité des chambres)
REPAS EN GROUPE
Les repas suivants, pris en groupe, sont prévus pendant le séminaire des GED :
Pour les Gouverneurs élus de district




Déjeuner des GED - mercredi 24 juin
Déjeuner des GED - jeudi 25 juin
Déjeuner des GED - vendredi 26 juin
Banquet de gala des GED - Dîner/Luau – vendredi 26 juin
Pour les compagnons adultes

Banquet de gala des GED - Dîner/Luau – vendredi 26 juin
Chaque GED et compagnon adulte recevra un billet d'admission au Banquet de gala des GED - Dîner/Luau.
Un nombre limité de billets supplémentaires est disponible à l'achat pour le prix de 125,00 $US chacun.
Veuillez prendre contact avec Reyna Galvan [email protected] pour acheter vos billets.
INTERPRETATION
Les GED seront affectés à des salles de classe suivant la langue officielle du district, telle qu'elle a été
identifiée par la division de l'administration des districts et clubs au siège international. Un responsable de
groupe qui parle la langue couramment animera les classes au séminaire. Toute demande de changement de
groupe linguistique doit être adressée par écrit à Lori Saldana à [email protected] au plus tard le
jeudi 15 janvier. Les changements seront approuvés si le nombre de places le permet.
La cérémonie d'ouverture, les séances générales et la séance de clôture se dérouleront en anglais et en
japonais. Si les exposés ne sont pas dans leur langue maternelle, les participants doivent récupérer des
écouteurs pour entendre l'interprétation. Le LCI offre l'interprétation dans les langues suivantes : chinois,
anglais, finnois, français, allemand, hindi, italien, japonais, coréen, portugais, espagnol et suédois.
Le LCI offrira des récepteurs numériques pour écouter l'interprétation. Il suffira de régler votre radio à la
fréquence indiquée pour suivre les séances. Les écouteurs et récepteurs pourront être récupérés pendant
l'inscription des GED, le mardi 23 juin.
Interprètes personnels
Les interprètes personnels (pour les langues qui ne sont pas mentionnées ci-dessus) doivent s'inscrire au
bureau du séminaire des GED et suivre les procédures de l’association. Veuillez prendre contact avec Reyna
Galvan at [email protected] pour demander un "formulaire de demande d'interprète personnel". Le
formulaire rempli en entier et les frais qui s'appliquent doivent être renvoyés à Reyna Galvan avant le jeudi 15
janvier. L'autorisation sera donnée si le nombre de places dans la classe le permet.
8
PASSEPORTS ET VISAS
Pour aller à Honolulu, Etats-Unis, un passeport et/ou un visa peuvent être nécessaires, selon la nationalité du
participant et la durée du séjour. Le cas échéant, les passeports doivent être signés et contenir un nombre
suffisant de pages blanches pour accueillir d'éventuels tampons de visa. Le passeport doit être valide pendant
au moins six mois suivant votre séjour dans le pays. Veuillez vérifier les conditions de visa auprès de votre
consulat local. Vous pourrez aussi vous renseigner en consultant le site : www.travel.state.gov
Pour les citoyens américains, un passeport, un permis de conduire ou une pièce d'identité fournie par l'Etat
sera exigé. Veuillez consulter le site www.tsa.gov pour avoir d'autres renseignements.
Les chemises Aloha/hawaïennes sont
souvent en couleurs vives avec des
motifs de fleurs ou polynésiens
TENUE SUGGÉRÉE
Etant donné le climat chaud tout au long de l'année et la
culture décontractée et amicale d’Hawaii, une tenue Aloha
est appropriée pour la plupart des événements du séminaire
des GED. Veuillez consulter le tableau ci-dessous :
Hommes



Tenue de ville
informelle ou
tenue Aloha




Tenue formelle
Aloha
Femmes
Chemises Aloha/hawaïennes
Chemises polo
Chemises avec col à manches
courtes
Uniformes de district
Veste de sport légère
Chaussures ou sandales
élégantes
Pantalons ou pantalons kaki
Tenue de soirée/Aloha élégante







Chemises ou robes
Aloha/hawaïennes
Chemises polo
Chemises avec col à manches
courtes
Uniformes de district
Veste de sport légère
Chaussures ou sandales
élégantes
Pantalons ou pantalons kaki
Tenue de soirée/Aloha élégante
La tenue suivante ne sera pas permise au séminaire des GED :
Jean, short, tee-shirt, pantalons capri, sandales de plage, tongs ou pantoufles.
Voici la tenue suggérée pour les manifestations du séminaire des GED :
Prise de photos avec le vice-président Yamada
Tenue de ville ou uniforme de district / district multiple
Cérémonie d'ouverture, séances générales,
séances en classe et séance de clôture
Tenue Aloha, tenue de ville informelle ou uniforme de
district / district multiple
Banquet de gala des GED/Luau
Tenue de soirée/Aloha élégante ou costume national
9
DEMANDES DE CHANGEMENT
Si vous devez faire des changements après avoir adressé votre formulaire d'inscription au siège, veuillez
simplement envoyer un courriel à [email protected]. Veuillez nous signaler tout changement avant le
vendredi 17 mai.

Réservation d’hôtel : Changer les dates de votre arrivée à l'hôtel et/ou de votre départ. Tout changement
dépend de la disponibilité dans les hôtels.

Corriger l'orthographe d'un nom : Servez-vous de cette fiche pour corriger l’orthographe de votre nom ou
du nom de votre compagnon adulte.

Annulation : Si vous ou votre compagnon adulte ne pouvez pas assister au Séminaire des GED et/ou à la
convention, merci de le signaler immédiatement au LCI.
PIECES JOINTES
1. Formulaire d'inscription et fiche de voyage pour participer au séminaire GED et à la Convention
Internationale de 2015
2a. Procédures de réservation des billets d'avion : États-Unis et Canada
2b. Procédures de réservation des billets d'avion via CWT
2c. Procédures de réservation des billets d'avion : agence de voyages locale approuvée par le LCI
3. Etat de frais de voyage du compagnon adulte
4. Demande de lettre d'invitation au GED de 2015
5. Version préliminaire du programme du séminaire des GED de 2015
6. Programme de la convention internationale 2015
10