TDR-13INI123-Pour-Di..

TERMES DE REFERENCE
Mission n°13INI123
I. Informations générales
Intitulé de la mission
Appui à la CAMEG pour la présélection des fournisseurs
Composante
Transverse/RSS
Thématique(s)
Gestion des Approvisionnements et des stocks
Bénéficiaire(s)
CAMEG du Burkina Faso
Subventions FM concernées
Montant de la Période de la
subvention
subvention
Note de
performance
Date de la note de
performance
NR
NR
NR
Durée totale des jours prévus
Contact FEI
NR
24 jours
Personne référente
Marie Martin
Coordonnées
[email protected]
II. Justification de la mission
Présentation de la structure
La CAMEG est un outil du Ministère de la santé pour l’achat, le stockage et la distribution des
médicaments essentiels génériques et des consommables médicaux, au profit des formations
sanitaires publiques, des officines pharmaceutiques privées et aussi des associations et ONG à but
non lucratif. La CAMEG intervient également dans l’approvisionnement et/ou la distribution des
intrants utilisés par les programmes nationaux (Paludisme, VIH, Tuberculose, Santé de la
reproduction) financés par l’Etat et/ou ses partenaires (Fonds mondial, Banque mondiale, USAID,
UNFPA, KFW, UNICEF, Fondation CLINTON, etc.).
La CAMEG possède aujourd’hui un entrepôt central situé à Ouagadougou et dix agences
commerciales réparties dans différentes régions du pays. Pour ses achats, elle procède par
consultation restreinte de fournisseurs préalablement présélectionnés. La présélection des
fournisseurs est réalisée tous les deux ans, ce qui permet à la CAMEG de renouveler et/ou d’élargir
constamment la liste des couples produit/fabricant pré-qualifiés. La présélection confère aux
fournisseurs le droit d’être régulièrement consultés pour les achats pendant une période de quatre
ans (agrément de quatre ans).
Termes de références
13INI123
1
La CAMEG possède un service Assurance Qualité qui est au centre de l’organisation de la présélection
des fournisseurs. En outre, le personnel de la CAMEG composé de quinze pharmaciens la centrale fait
également appel, lors du dépouillement, à des personnes ressources du Ministère de la Santé,
notamment de la Direction Générale de la Pharmacie, du Médicament et des Laboratoires (DGPML).
La CAMEG vient de procéder au lancement, le 03 juin 2013, de la 14ème présélection des fournisseurs
intitulée « présélection N°014/2013 ». Le dossier d’appel d’offres de cette dernière présélection
s’inspire du modèle ACAME de 2008, du Fonds mondial et de l’OMS, à savoir :
• Dossier de présélection des produits des fournisseurs : ACAME 2008.
• WHO/PSM/PAR/2007.3 Système d’Assurance Qualité type à l’intérieur des centrales d’achat :
Recommandations relatives aux systèmes d’Assurance Qualité axées sur la présélection des
produits et des producteurs, les achats, l’entreposage et la distribution de produits
pharmaceutiques.
• Gestion des achats et des stocks de produits de santé : Fonds mondial Juin 2012.
Problématique
La CAMEG a bénéficié en septembre 2012 d’une mission d’évaluation financée par l’Initiative 5%
ainsi qu’un audit réalisé, en référence aux Bonnes Pratiques de Distribution de l’OMS (BPD), par
QUAMED en collaboration avec la Banque mondiale au cours du mois de mai 2013. Ces évaluations
ont recommandé une assistance technique à la CAMEG pour l’analyse des dossiers produits et
fabricants afin de corriger les insuffisances constatées.
La CAMEG qui s’est déjà inscrite dans cette démarche de correction des écarts, a planifié et va
bientôt réaliser (au cours du mois d’octobre) une formation de deux semaines sur « l’audit qualité du
système pharmaceutique et les méthodes, outils et techniques d’analyse des dossiers d’appels d’offres
pharmaceutiques » au profit de trois salariés clés dans la présélection des fournisseurs et de corriger
les insuffisances constatées lors des différents audits. Cette expertise permettra également à la
CAMEG, d’avoir un répertoire couple produits/fournisseurs de qualité pour l’exécution des
commandes au profit du Ministère de la Santé et sur financements de ses partenaires dont le Fonds
mondial et la Banque mondiale, dans le cadre de la mise en œuvre des programmes prioritaires
VIH/Sida, Paludisme et Tuberculose.
Toutefois, pour être plus efficace, et en raison des délais, cette formation aura besoin d’être
complétée par une assistance technique et pratique sur site. En outre, une telle assistance technique
permettra également de renforcer les compétences de tous les autres membres de la Commission de
dépouillement. La présélection des fournisseurs N°014/2013 qui vient d’être lancée le 03 juin 2013 et
qui sera dépouillée à partir du 05 septembre 2013, offre justement cette opportunité à la CAMEG.
La CAMEG souhaiterait être accompagnée dans cette démarche par l’Initiative 5% à travers la mise à
disposition d’un expert technique international ayant une solide expérience dans le domaine de la
qualité des produits et de la maîtrise des fournisseurs.
Termes de références
13INI123
2
III. Objectifs et résultats poursuivis
1) Objectif général de la mission
L’objectif général est d’organiser la présélection des fournisseurs et la validation des couples
produits /fabricants de la Centrale d’Achats des Médicaments Essentiels et Génériques du Burkina
Faso.
2) Objectifs spécifiques
Objectif spécifique 1
Analyser la procédure précédemment mise en œuvre lors de la dernière présélection et
proposer des améliorations si nécessaire.
Objectif spécifique 2
Organiser l’appel à présélection pour l’année 2013 avec la mise en place d’outils de recueil des
informations et les modalités d’analyse.
3) Résultats à atteindre
Un répertoire de fournisseurs est mis en place au sein de la CAMEG renforçant ainsi un meilleur ratio
coût/qualité et un meilleur approvisionnement des structures, et par la même une meilleure
accessibilité physique et financière des produits de qualité.
IV. Description de la mission
1) Activités prévues
Dans le cadre de leur mission, le(s) consultant(s) aura (ont) à conduire les activités suivantes :
Composante 1 : Préalables / Avant le dépouillement
A1. Evaluer et analyser la procédure existante de présélection des fournisseurs, et proposer des
améliorations si nécessaire.
A2. Mettre en place une grille d’analyse des offres de l’appel d’offres en cours, lancé par la
CAMEG au mois de juin 2013.
A3. Former l’équipe dédiée et les membres de la Commission aux modalités de dépouillement
(critères produits, critères fabricants, critères fournisseurs), sur le rôle, l’importance, la
validité et la méthode d’analyse de chaque document technique et réglementaire
{Questionnaires d’informations générales et pharmaceutiques sur les fournisseurs, Fiche
produit, Site Master File (SMF), Etude de stabilité, Etude de bioéquivalence ou test de
dissolution comparée, Drug Master File (DMF), Certificat de Conformité à la Pharmacopée
Européenne (CEP), Certificat d’analyse, Certificat de Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF) ou
Termes de références
13INI123
3
de Distribution (BPD), Certificat ISO ou CE, Autorisation de Mise sur le Marché (AMM),
Certificat de Produit Pharmaceutique (CPP), Certificat de Libre Vente (CLV)).
A4. Appuyer la Commission de dépouillement dans l’élaboration et la mise en œuvre d’une
charte éthique de bonne gouvernance, d’engagement à la confidentialité et de déclaration
de conflits d’intérêts
Composante 2 : Dépouillement
A1. Procéder à l’analyse des offres à partir de la grille mise en place avec la Commission dédiée.
A2. Procéder à la vérification des aptitudes du fournisseur à travers une analyse documentaire ; à
la qualification du produit (vérification des critères techniques du produit) ; à l’agrément des
couples produit / fabricant / fournisseur.
A3. Rédiger une grille de suivi des demandes de cotation annuelles et de vérification de la
conformité des livraisons fournisseurs avec les critères de leur acceptation.
A4. Fournir un rapport technique détaillé des offres et non contestable techniquement.
Composante 3 : Proposition d’améliorations à long terme
A1. A partir de l’analyse produite, proposer la mise en place d’améliorations de la procédure au
sein de la CAMEG.
A2. Former le personnel technique de la CAMEG pour l’appropriation de la procédure et le suivi
des livraisons des fournisseurs concernant leur niveau de conformité avec les critères de
présélection.
A3. Appuyer le service Assurance Qualité pour la création et la tenue d’une base de données
produits/fabricants.
2) Livrables attendus
-
Répertoire fournisseurs / fabricants à jour.
V. Lieu, Durée et Modalités d’exécution
1) Période de mise en œuvre : Octobre - Novembre 2013
2) Date de démarrage : 13 Octobre 2013
3) Date de fin : 8 Novembre 2013
La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire.
4) Durée effective : 24 jours prestés
Termes de références
13INI123
4
La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert est 24 jours dont 22 jours à
Ouagadougou et 2 jours à domicile pour la rédaction des rapports et du compte rendu de mission.
5) Planning/calendrier :
Le calendrier prévisionnel d’exécution des missions se présente comme suit :
Description des activités
Lieu
Période
Composante 1
Composante 2
Ouagadougou
Ouagadougou
Composante 3
Ouagadougou
Rédaction rapport et compte rendu de mission
Total
Domicile
Oct. 2013
Oct. - Nov.
2013
Oct. - Nov.
2013
Nov. 2013
Durée (H/J)
Expert 1 :
7
9
6
2
24
L’expert se rendra au Service de Coopération et d'Action Culturelle (SCAC) de l'Ambassade de France
durant sa mission pour une réunion d'information.
VI. Expertise et profil demandés
1) Nombre d’experts : 1
2) Profil d’expert
Poste : Expert pharmacien spécialiste en Appel d’Offres
A. Qualifications et compétences :
-
-
Titulaire d’un diplôme universitaire (2nd cycle) dans le domaine suivant :
• Pharmacie
Spécialisation / Compétence dans le secteur de la gestion des achats et des stocks en intrants
de santé
Excellentes qualités /capacités :
• de communication
• de travail en équipe et relationnel
• de transmission des savoirs
• de supervision
• d’analyse et résolution des problèmes
• de prise de décision et d’initiative
Excellente maitrise du français (écrit / oral)
B. Expérience professionnelle générale
Termes de références
13INI123
5
-
Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans l’audit et l’évaluation pharmaceutique
dans un ou plusieurs pays d’Afrique subsaharienne. Une expérience dans le pays cible sera
fortement appréciée ;
-
Expérience professionnelle dans l’appui et l’évaluation du système de gestion des achats et
des stocks (bonnes pratiques d’achats / de stockage / de distribution) en intrants
pharmaceutiques.
C. Expérience professionnelle spécifique
-
Des compétences avérées en analyse des dossiers techniques et dans l’élaboration des
dossiers d’Appel d’Offres dans le secteur pharmaceutique ;
-
Connaissance approfondie des centrales d’achats et de leur mode d’organisation et de
gestion.
VII. Compte-rendu de missions
Un compte rendu (maximum de 5 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après
chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra
pouvoir être diffusable auprès de l’ensemble des partenaires concernés par la mission.
VIII. Suivi-évaluation
Dans l’intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d’évaluer pendant et
après la mission les résultats de la mission d’expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l’atteinte des
objectifs propres à la mission ainsi que l’évolution de la performance des programmes financés par le
Fonds mondial.
Indicateurs de performance :
Livrables
Répertoire fournisseurs
/ fabricants à jour.
Termes de références
Effets immédiats
Effets intermédiaires
Sources de
vérification
Reconduction de la validité du
répertoire de la CAMEG
conformément à ses règles
internes
Conformité des procédures
d’achat de la CAMEG par
rapport aux exigences des
autorités nationales et des
partenaires financiers
Répertoire validé
par les autorités
concernées
Pallier aux insuffisances
identifiées par la mission de
l’ACAME sur le dossier d’Appel
d’Offre ainsi qu’au niveau de
l’analyse des offres techniques
Amélioration du système
d’assurance-qualité de la
centrale d’achat
A préciser
13INI123
6
IX. Informations pratiques
Le bénéficiaire met à disposition de l’expert un véhicule pour les déplacements de l’expert du lieu
d’hébergement vers la CAMEG, un bureau équipé d’ordinateur avec imprimante, la documentation
technique sur l’appel d’offre de présélection, et tout autre outil/document sollicité dans le cadre du
travail.
Termes de références
13INI123
7