Outil d`Evaluation du Système Logistique

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Outil d’Evaluation du Système Logistique
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Outil d’Evaluation du Système Logistique [1
Table des matières
INTRODUCTION............................................................................................................. 3
INFORMATIONS GÉNÉRALES ........................................................................................... 5
SECTION I-ORGANISATION .......................................................................................... 7
CONTEXTE ORGANISATIONNEL ....................................................................................... 7
SECTION II-SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION LOGISTIQUE (SIGL)............ 10
ELÉMENTS DE BASE D’UN SIGL ................................................................................... 10
UTILISATION DES INFORMATIONS SIGL......................................................................... 13
SECTION III- SELECTION DES PRODUITS ................................................................. 15
POLITIQUE NATIONALE EN MATIÈRE DE MÉDICAMENTS .................................................... 15
LISTE NATIONALE DES MÉDICAMENTS ESSENTIELS ......................................................... 16
SECTION IV-PREVISION.............................................................................................. 18
PRÉPARATION DE LA PRÉVISION AU NIVEAU NATIONAL .................................................... 18
SECTION V-OBTENTION DES PRODUITS/APPROVISIONNEMENT............................ 21
PLANIFICATION D’APPROVISIONNEMENT ........................................................................ 21
SECTION VI-PROCEDURES DE CONTROLE DE STOCK........................................... 24
GESTION DE STOCK ................................................................................................... 24
RUPTURES DE STOCK ................................................................................................. 27
SECTION VII-ENTREPOSAGE ET STOCKAGE........................................................... 29
CARACTÈRE ADÉQUAT DE LA CAPACITÉ ET DES CONDITIONS DE STOCKAGE ...................... 29
ASSURANCE DE LA QUALITÉ DES PRODUITS DANS LE CENTRE DE STOCKAGE .................... 31
SECTION VIII-TRANSPORT ET DISTRIBUTION.......................................................... 33
SYSTÈME DE DISTRIBUTION .............................................................................................. 33
SECTION IX-SUPPORT ORGANISATIONNEL DU SYSTEME LOGISTIQUE .............. 36
PROCÉDÉS ORGANISATIONNELS POUR LA LOGISTIQUE ................................................... 36
SUPERVISION (GESTION DE PERFORMANCE INDIVIDUELLE)............................................. 39
DÉVELOPPEMENT DU PERSONNEL EN LOGISTIQUE ......................................................... 41
SECTION X-UTILISATION DES PRODUITS................................................................. 42
PRINCIPES DE TRAITEMENT STANDARD ET PRÉCAUTIONS DE SÉCURITÉ UNIVERSELLES...... 42
SECTION XI-FINANCE ................................................................................................. 44
FINANCEMENT DU PROGRAMME ................................................................................... 44
COORDINATION AVEC LES DONATEURS ......................................................................... 46
2] Outil d’Evaluation du Système Logistique
Introduction
L’Outil d’évaluation du système logistique (O.E.S.L) permet d’évaluer les performances d’un système
logistique d’un programme sanitaire donné. Cet outil suit le cycle logistique (voir figure 1) et examine
l’ensemble des composantes du cycle. Il peut être utilisé avec l’outil d’évaluation des indicateurs logistiques
(OEIL)*.Ces deux outils évaluent globalement la capacité d’un programme à assurer la disponibilité
permanente des produits de santé aux points de prestation de services (PPS).
Figure 1. Cycle Logistique
Ce guide décrit le contexte et l’utilisation du cycle logistique, ainsi que le processus d’ensemble et l’analyse du système.
L’objectif de l’OESL est de—
diagnostiquer les domaines qui nécessitent des améliorations.
contrôler les performances du système.
sensibiliser l’ensemble des partenaires aux performances du système.
recueillir les connaissances (logistiques) des personnes interrogées et utiliser les résultats de l’analyse à
des fins de planification du travail.
NOTE : Certaines des questions posées dans le cadre de l’OESL ont un fond gris. Avant de commencer
l’exercise avec les participants, complétez ces questions. Les informations collectées avant le début
de l’exercise peuvent être vérifiées par les participants, si nécessaire. Ce travail peut se faire avant
votre départ et/ou une fois dans le pays.
*
L’OEIL est un outild’évaluation quantitatif, qui mesure cinq indicateurs logistiques: état du stock, fréquence de rupture de stock,
conditions de stockage, prévision de stock et qualité des données. Il est possible d’y accéder par le site www.deliver.jsi.com.
Outil d’Evaluation du Système Logistique (O.E.S.L)
John Snow, Inc./DELIVER
Informations générales
Date:01/23/2003 ____________(mm/dd/aa)
Animateur: Aoua Diarra, Dr Meba Kagoné, Dr Joseph Bidiga et Pr Adama Traoré
Pays: Burkina Faso
Rédacteur: Aoua Diarra et Dr Meba Kagoné
Nom du programme: Programme IST - Secrétariat Permanent du Conseil National de Lutte
contre le SIDA et les IST (SP/CNLS-IST)
Type de programme
√
gouvernment
ONG
Marketing social
Privé
Autre (précisez):
Nombre de centres visités:
Avant l’exercise ________________________ 1
Après l’exercise _______________________ 10
Niveaux visités:
√
Central √
Régional √
√
Point de prestation de service
District
Autre _________________________
Catégorie(s) de produits couverte(s) par cette évaluation: (Sélectionner tout ce qui correspond)
Contraceptifs √
essentiels
Médicaments MST
Trousses de médicaments essentiels
Trousses de test du SIDA
Médicaments TB
Médicaments
Vaccins
Nombre total de produits gérés par le système faisants l’objet de cette évaluation (joignez une
copie de la liste): 13
Voir liste des médicaments IST recommandés au Burkina Faso, en annexe du document
“Algorithmes de prise en charge des infections sexuellement transmissibles (IST), Présidence du
Faso – Conseil National de Lutte contre le SIDA et les IST – Sécretariat Permanent, Septembre
2002
Benzathine Benzyl Pénicilline 2,4 M injectable
Metronidazole comprimé gynécologique 500 mg
Ceftriaxone injectable 125 mg
Metronidazole comprimé oral 500 mg
Ciprofloxacine comprimé 500 mg
Miconazole ovule 400 mg
Cotrimazole crème
Nystatine ovule 100 000 UI
Doxicycline comprimé 100mg
Polyvidone iodée
Erythromycine comprimé 500 mg
Spectinomycine injectable 2g
Erythromycine suspension 125 mg
Indiquez tous les produits gérés par la chaîne d’approvisionnement faisant l’objet de cette
évaluation (ou joignez une copie de la liste):
Benzathine Benzyl Pénicilline 2,4 M injectable
Metronidazole comprimé gynécologique 500 mg
Ceftriaxone injectable 125 mg
Metronidazole comprimé oral 500 mg
Ciprofloxacine comprimé 500 mg
Miconazole ovule 400 mg
Cotrimazole crème
Nystatine ovule 100 000 UI
Doxicycline comprimé 100mg
Polyvidone iodée
Erythromycine comprimé 500 mg
Spectinomycine injectable 2g
Indiquez le nom et la fonction des participants:
Nom
Fonction
Traoré Adama, Médecin Consultant IST – SFPS, Université de Ouagadougou
Bougouma François, Préparateur en Pharmacie, Dépôt répartiteur District de Pissy. Ouagadougou
Zombré Valérie, Medecin Centre Médical de Samandin. Ouagadougou
Traoré Clotilde, Coordinatrice Adjointe, Projet SIDA3. Ouagadougou
Sanon Théophile, Médecin Direction Régionale Santé Ouagadougou
Sarambé Habibou, Attaché de santé District de Pissy, Ouagadougou
Bidiga Joseph, Chargé de Programme IST, Sécrétariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le SIDA et les
IST (SP/CNLS-IST)
Somda Antoine, Médecin, Conseil National de Lutte contre le SIDA (CNLS)/Santé, Ouagadougou
Remarques d’ordre général:
Méthodologie adoptée:
Discussions de groupes avec les participants du niveau central du programme, des partenaires
(SIDA 3 et SFPS), du personnel de santé de la Direction Régionale et du district de Ouagadougou,
et du personnel de deux formations sanitaires de Ouagadougou.
Interview du responsable du magasin central de la CAMEG (Centrale d’Achat des Medicaments
Génériques)
Visites de terrain: visites du magasin central de la CAMEG, du magasin régional de la CAMEG à
Bobo, des dépôts répartiteurs de Districts de Pissy, Orodara et Kombissiri, des dépôts des
formations sanitaires de Pissy, Samandin, Orodara, Diéri, Kombisiri et Touessé
SECTION I —ORGANISATION
Joignez une copie de l’organigramme du personnel logistique de la chaîne d’approvisionnement concerné par
l’évaluation.
Contexte organisationnel
1.
Le niveau national dispose-t-il d’une unité de gestion logistique?
Oui
√ Non
N/A
Commentaires: Les tâches logistiques
sont confiées au groupe technique IST
et à la CAMEG
Si non, indiquez dans les commentaires (questions I.2 a-i) les départements ou les postes
responsable de chaque tâche logistique.
2.
L’unité de gestion logistique est-elle entièrement responsable des activités suivantes:
a. gestion et utilisation du Système d’Information de Gestion Logistique?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Au niveau de la CAMEG il existe
une unité de logistique gère le SIGL de
l’ensemble des médicaments essentiels y compris
les médicaments IST du niveau central au niveau
intermédiaire
b. prévision des quantités nécessaires?
√ Oui
Non
N/A
c. achat?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Groupe technique IST pour la
dotation initiale et CAMEG pour les
reapprovisionnements du niveau central au
niveau intermédiaire
Commentaires: CAMEG sur financement Banque
Mondiale, SIDA 2, Medicus Mondis Andalousia, et
Cooperation Belge pour l’approvisionnement initial
CAMEG sur financement fond national des
médicaments essentiels pour les
réapprovisionnements.
d. gestion de stock, stockage et distribution?
√ Oui
Non
N/A
e. sélection des produits?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: CAMEG, dépôts répartiteurs des
districts et dépôts des formations sanitaires
Commentaires: Groupe Technique IST
f. détermination de la structure organisationnelle et des procédés?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Présidence du Faso pour le
SP/CNLS et CAMEG pour la structure interne au
CAMEG
g. recrutement du personnel pour les emplois logistiques?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Chargé du Programme IST du
SP/CNLS-IST pour le groupe technique, CAMEG
pour le personnel de la CAMEG et Directions
Régionales pour les gérants des dépôts
h. budgétisation pour le système logistique?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Pas de budget pour la logistique
au sein du SP/CNLS-IST. Direction CAMEG pour
les médicaments essentiels y compris les
médicaments IST, budget médicaments des
districts et formations sanitaires
i. supervision et développement du personnel logistique?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Equipes-cadres de districts et
équipes régionales pour la fomation du personnel
et les supervisions du personnel des formations
sanitaires
3.
Existe-t-il des principes directeurs documentés pour—
a. les systèmes de gestion des informations logistiques?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Manuel de procédures de la
CAMEG et Guide du gérant des districts et
formations sanitaires
b. la prévision des quantités nécessaires?
√ Oui
Non
N/A
c. les achats?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Module National de gestion des
médicaments IST et Manuel de procédures de
la CAMEG
Commentaires: Manuel de procédures de la
CAMEG
d. la gestion de stock, le stockage et la distribution?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Module National de gestion des
médicaments IS Tet Manuel de procédures de la
CAMEG
e. la sélection des produits
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: Manuel de procedures de la
CAMEG
f. recrutement pour les postes logistiques à pourvoir?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Descriptions de postes des
agents de la CAMEG
g. Budgétisation du système logistique?
√ Oui
Non
N/A
h. supervision et développement du personnel?
Oui √ Non
N/A
4.
Commentaires: Budget annuel de la CAMEG et
budget des districts et formations sanitaires
Commentaires: Guide de supervision,
descriptions de poste existent pour le Groupe
Technique IST et certains postes des districts
mais pas toujours. Plan de développment en voie
de définition à la CAMEG
Y a-t-il un responsable spécifiquement chargé de la logistique?
√
Oui
Non
N/A
Si non, passez directement à la question I.6.
Commentaires: Chargé de programme IST en
coordination avec le chargé de l’assurance qualité
et logistique de la CAMEG
______________________________________________________________________________
5.
Le responsable spécifiquement chargé de la logistique a-t-il le même niveau d’autorité de
prise de décision que d’autres responsables d’unités fonctionnelles?
√
6.
Non
N/A
Commentaires:
Quels sont les mécanismes utilisés pour coordonner les tâches logistiques-clés parmi les
personnels de la logistique?
√
7.
Oui
Aucun
√ Rencontre Formelle
Plans de travail communs
√
Réunions de départements
Communication écrite
√Autre: Réunions du Groupe technique IST,
Rencontres informelles
Les mécanismes de coordination sont-ils efficaces?
Oui, ils permettent de résoudre les problèmes relatifs au programme IST
Ils permettent à la CAMEG de faire le point et de réajuster les interventions
8.
Combien existe-t-il de postes ayant des missions logistiques-clés:
1 Chargé de l’approvisionnement à la DGPLM
1 Chargé de programme IST
1 chargé de logistique CAMEG
1 chargé des achats CAMEG
3 Magasiniers en chef CAMEG
3 adjoints magasiniers CAMEG
3 aides magasiniers CAMEG
3 Chefs de dépôts CAMEG
1 Administrateur des ventes
53 gérants de dépôts répartiteurs de districts
Plus de 916 gérants de dépôts de formations sanitaires (certains centres ont deux gérants)
9.
Combien de ces postes ayant des missions logistiques clés sont-ils actuellement occupés?
S’ils ne le sont pas, pourquoi?
Tous les postes sont actuellement occupés
10.
Décrivez les relations entre les acteurs clés, y compris les donateurs, les autres agences de
coopération, les unités gouvernementales, les autres entités concernées, les ONG et
d’autres chaînes d’approvisionnement.
Chaque entité citée est représentée au sein du Groupe Technique IST chargé de la gestion
du programme IST
Adoption des plans d’action communs financés par les partenaires et exécutés par les
unités gouvernementales avec l’appui technique des agences de cooperation et des ONG
Au niveau de la CAMEG, des réunions de départements, les comités de suivi de stock et les
réunions du Conseil d’Administration et comité de supervision.
11.
Existe-t-il une stratégie de système logistique ou un plan d’amélioration guidant les activités
du système
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Discussions en cours pour
la mise en oeuvre d’un système de kits
IST
Déploiement du personnel et des
services en fonction de l’évolution des
activités de la CAMEG
Si non, passez directement à la question I.13.
12.
Décrivez la stratégie/le plan.
Les différents kits figurent dans les algorithmes de traitement des IST. Il y a un consensus
autour du nom et de la composition des kits. Il y a eu des discussions à Tenkodogo autour
du système des kits avec la CAMEG. Les mesures d’accompagnement restent à définir
avec la CAMEG et le document officiel n’est pas encore signé.
CAMEG a démarré sous la forme d’un projet qui a été érigé maintenant en institution para
étatique avec un plan de développement pour 5 ans en cours de discussions
13.
Quels problèmes, en-dehors de la chaîne d’approvisionnement, ont une incidence sur le
fonctionnement de celle-ci?
(Note : y compris les facteurs politiques, culturels ou économiques, tels qu’événements
politiques, grèves, etc.)
Circuits d’approvisionnement parallèles informels
Médicaments traditionnels
Médicaments prohibés se retrouvant sur le marché
Instabilité politique des pays voisins dont les ports sont utilisés pour l’acheminement des
produits
14.
Autres commentaires sur le contexte organisationnel:
Bien que le SP/CNLS ne dispose pas d’une unité logistique en son sein, toutes les tâches
logistiques concernant les médicaments IST sont menées par la CAMEG dans le cadre
global de la gestion des MEG
Le statut de la CAMEG ne lui permet pas de satisfaire totalement les besoins du Groupe
Technique IST, bien qu’elle fasse les efforts nécessaires pour y parvenir. Elle n’a pas
d’information retour sur l’utilisation des produits à la base.
Une coordination des partenaires appuyant le programme IST est souhaitable.
Section II— Système d’Information de Gestion Logistique (SIGL)
Eléments de base d’un SIGL
1.
Existe-t-il un Système d’Information de Gestion Logistique?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: il n’y a pas de SIGL
spécifiquement pour les IST, mais il existe un
SIGL global pour les médicaments essentiels
dans les DRD et dépôts MEG. La CAMEG a
son propre SIGL
Si oui, passez à la question II.3.
2.
L’information logistique est-elle collectée par le biais d’un autre système d’information (p.
ex., Système d’Information de Gestion de la Santé/SIGH) ? Décrivez-le brièvement
NON
Le formulaire du rapport statistique de la Direction des Etudes et de la Planification (DEP)
ne contient aucune indication sur les quantités de médicaments vendus par les dépôts.
3.
Ce système d’information comprend-t-il:
a. des documents de gestion de stock (p. ex., fiches de stock, registres de stock) à tous les
niveaux?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. des fiches de commande et de sortie (p. ex., connaissements, fichiers d’expédition, bons
de commande et de sortie) à tous les niveaux?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
c. des données sur la distribution aux utilisateurs aux points de prestation de services?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Système des
médicaments essentiels
d. des résumés de données de consommation aux niveaux supérieurs aux points de
prestation de services (p. ex., districts, régions, central, etc.)?
Oui √ Non
N/A
Commentaires: Des récapitulatifs
journaliers et hebdomaires existent
seulement aux niveaux de certaines
formations sanitaires et certains
districts mais ne sont pas transmis au
niveau supérieur
4.
Les rapports du système d’information à tous les niveaux du système montrent-ils:
a. le solde du stock (stock disponible)?
Oui
√ Non
N/A
Les rapports existent seulement
au niveau de la CAMEG
Commentaires:
b. la quantité distribuée ou sortie pendant une période de rapport spécifique?
Oui
√ Non
N/A
Commentaires:
c. les pertes et ajustements?
√ Non
Oui
5.
N/A
Commentaires:
Quels indicateurs liés à la logistique et/ou à la disponibilité des produits, le système
d’information suit-il (p. ex., fréquence de rupture de stock, pourcentage de rapport,
pratiques de prescription rationnelles, etc.)?
Les indicateurs au niveau central de la CAMEG: Ratio des pertes, ratio des techniques
d’achat (80% des achats par appel d’offres), ratio des prix d’achat (comparé au prix
UNICEF), ratio des ruptures de stocks sur les 45 produits sensibles (<8%), ratio des
produits périmés (<3%).
Le module 7 Gestion des stocks de médicaments donne une liste d’indicateurs sur les
différentes composantes du Cycle. Ces indicateurs ne sont pas connus des gestionnaires
de stocks dans les DRD et les dépôts MEG
a. Qui suit ces indicateurs?
Directrice des achats et de la logistique de la CAMEG pour la CAMEG
6.
Les centres respectent-ils le calendrier de rapport? Tracez le flux de rapports.
Oui
√
Non
N/A
Commentaires: Pas de rapport des districts et
FS.
Les magasins CAMEG respectent leur
calendrier d’envoi des rapports des magasins
régionaux au magasin central de la CAMEG
6.
Comment les gestionnaires contrôlent-ils les fréquences de rapports et assurent-ils le suivi
pour obtenir les rapports logistiques manquants?
A la CAMEG, le niveau central telephone ou envoie des fax et des emails aux dépôts
régionaux afin de recevoir les rapports à temps.
8.
Les fichiers du système d’information sont-ils mis en parallèle avec les stocks physiques à
chaque niveau?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
a. Si oui, comment cela se fait-il?
A travers les inventaires physiques périodiques trimestriels dans les depôts régionaux
et semestriels au niveau central
b. Selon quelle fréquence?
√
Mensuelle (Dépôt répartiteur District)
√
Mensuelle (Formation sanitaire)
√
Trimestrielle (depôts régionaux CAMEG)
√
Semestrielle ( Niveau central CAMEG)
Annuelle
√ Autre : tous les 15 jours pour le Comité de suivi des stocks au niveau central de
la CAMEG
9.
Quel est le pourcentage approximatif des rapports du système d’information reçus à temps
pour être utilisés pour les décisions logistiques aux niveaux suivants:
a. central?)
100% pour la CAMEG
b. régional?_______________________ 0%
c. district? ________________________ 0%
10.
Le système d’information est-il informatisé aux niveaux suivants:
a. central?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
Niveau central CAMEG
b. régional?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
Magasins régionaux
CAMEG
c. district?
Oui √
Non
N/A
d. points de prestation de services?
Oui √ Non
N/A
Commentaires:
Commentaires:
Si vous répondez non aux questions 10 a - d, passez directement à II.12.
11. Décrivez brièvement les fonctions et procédés automatisés.
A la CAMEG: Gestion des stocks, SIGL
11.
Comment les données logistiques sont-elles enregistrées, gérées et analysées à chaque
niveau?
Au niveau des dépôts les entrées, sorties et stocks restants sont enregistrés sur les fiches
de stock qui sont utilisés par les gérants de dépôts pour faire la commande.
14.
Une assistance externe est-elle fournie pour gérer le système d’information?
Non mais la CAMEG a un contrat de maintenance du logiciel de gestion
Utilisation des informations SIGL
15.
Le système d’information est-il utilisé pour contrôler et évaluer la performance du
programme?
Oui
√ Non
Commentaires:
Fait seulement à la CAMEG pour le
calcul des indicateurs précédemment cités
N/A
16. Quelles décisions sont basées sur les rapports du système d’information
Pour la CAMEG
√ Prévision √ Achat
de supervision
√
17.
Gestion de stock
Quantités à réapprovisionner
Programmation des visites
Autre
Aucune
Les données logistiques sont-elles utilisées à chaque niveau du système pour un contrôle
continu du stock disponible?
Oui
18.
√
√ Transport/fourniture
√
Non
N/A
Commentaires: Fait à la CAMEG
Quels sont les mécanismes de retour d’information vers le(s) niveau(x) inférieur(s)?
Recommandations et rapports des visites de supervision, réunions périodiques
Si aucun, passez directement à II.20
19.
Comment l’information est-elle renvoyée aux niveaux inférieurs?
Téléphone
√ Rapports
√ Réunions
√ Visites de supervision
√ Autre fax et emails pour la CAMEG
20.
Les données de sorties ou celles sur la distribution aux utilisateurs sont-elles vérifiées en
regard d’autres sources de données?
Oui
√
If none, skip to II.22.
Non
N/A
Commentaires:
21. a. Avec quel type de données sont-elles comparées?
des statistiques de service
des statistiques démographiques
d’examen
des données d’audit sur le terrain
des données
Autre _______________________________________________________
b. Selon quelle fréquence sont-elles vérifiées?
Trimestrielle
Semestrielle
Annuelle
Autre ____________________________
c. Qui est responsable de cette vérification croisée?
22. a. L’information logistique est-elle fournie aux preneurs de décision adéquats en vue de la
planification logistique (p. ex., Ministère de la Santé Publique, Ministère des Finances,
FNUAP, USAID, Banque Mondiale, ONG)?
Oui
√
Non
Commentaires:
Fait seulement à la CAMEG
b. Quelle genre d’information est fournie?
Les ventes, stocks restants, péremptions sont fournis
c. Qui fournit l’information?
Les chefs de dépôts
d. Selon quelle fréquence?
Mensuelle
Trimestrielle
Semestrielle
Annuelle
√ Autre chaque semaine
e. Comment l’information est-elle utilisée?
Pour suivre les stocks (comités de suivi de stocks) et pour l’allocation de budget pour le
transport
23.
Autres commentaires sur le SIGL et l’utilisation de ses informations:
La CAMEG se plaint d’être pénalisée pour le calcul de son indicateur de péremption et de
pertes à cause des retours de stocks excédentaires périmés de médicaments IST fournis
aux DRD et aux dépôts MEG lors de leur approvisionnement initial.
POINTS FORTS
FAIBLESSES
Disponibilité des supports de gestion à tous les
niveaux
Absence de mécanisme de transmission de
l’information sur les ventes des formations
sanitaires au niveau supérieur. Les prévisions
antérieures du programme IST basées sur la
morbidité ont entraîné des stocks
excédentaires et des péremptions
Système informatisé au niveau de la CAMEG
Définition des indicateurs de suivi à tous les
niveaux
Non utilisation des données collectées pour le
suivi des indicateurs au niveau des DRD et
dépôts MEG
Ignorance des indicateurs de suivi par le
personnel des DRD et dépôts MEG visités
SECTION III-Sélection des produits
Politique nationale en matière de médicaments
1.
Existe-t-il un document de politique nationale en matière de médicaments?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
Si non, passez directement à la question III.4.
2.
a. Quand ce document a-t-il été publié? Joindre une copie.
Date: Rédigé en Juillet 1996
b. Qui l’a établi? Ministère de la Santé
__________________________________________________________________
c. Quelle est sa fréquence de mise à jour? Pas de fréquence établie
d. A qui est-il distribué? Tous les acteurs du système des médicaments essentiels aussi
bien privés que publiques
e. Comment est-il utilisé? Les institutions se réfèrent à ce document pour effectuer la sélection et la
commande des médicaments aux différents niveaux
3.
La politique nationale en matière de médicaments contient-elle des principes écrits pour la
donation de produits?
Oui √
4.
N/A
Commentaires: Un projet d’arrêté est en cours
Des droits de douane sont-ils appliqués sur les médicaments ou les produits importés?
√
5.
Non
Oui
Non
N/A
Commentaires:
Les produits donnés sont-ils exemptés de droits de douane?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: Pour ceux qui en font la demande
6. Comment les nouveaux médicaments ou produits sont-ils enregistrés? Sur évaluation du
dossier et des modèles de vente. Une commission technique est formée qui fait l’étude des
dossiers des modèles de vente pour décider. Une autorisation de mise sur le marché est
délivrée.
7.
Le programme dispose-t-il d’une politique écrite de maintien de la continuité des marques et
de suppression des doublons inutiles de produits interchangeables (p. ex., formulations
hormonales de contraceptifs et de produits commercialisés à usage social)?
Oui
√
Non
Commentaires: Avis des experts et spécialistes
demandés lors des sessions des commissions
techniques, sur la base du principe actif du médicament,
des excipients utilisés, du coût et de l’acceptabilité
8.
a. Existe-t-il une liste de services essentiels?
√
Oui
Non
b. Si oui, quels sont ces services inclus
Paquet minimum d’activités dans les formations sanitaires de premier echelon: curatif, préventif, Prenatale,
nourrisson, PF, vaccination, soutien (IEC, production de rapports)
Paquet complémentaire au niveau des centres médicaux avec antenne chirurgicale: consultation de référence et
prise en charge des urgences obstétricales et chirurgicales
Liste nationale des médicaments essentiels
9.
Existe-t-il une liste nationale des médicaments essentiels?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
Si non, passez directement à la section IV.
10.
12.
Quelles sont les catégories de produits de cette liste ? (Sélectionner tout ce qui
correspond)
√
Planification familiale
√
MST
√
VIH/SIDA
√
Médicaments essentiels
√
TB
√
Paludisme
√
Vaccins
Compléments vitaminés
Autre:
Répertoriez tous les contraceptifs disponibles dans le pays, et spécifiez ceux qui se
trouvent sur la liste des médicaments essentiels: Voir liste des médicaments remis par
DGPLM
Condom √
Neosampoon √
Conceptrol √
Noristerat √
DepoProvera √
Norplant √
Lofemenal √
Tcu 380 A √
Ovrette √
13.
Combien de produits, y compris les contraceptifs, la liste comprend-elle? (Joignez une
copie de la liste.)
216 produits (voir livret remis par la DGPLM)
14. Quels critères sont utilisés pour sélectionner les produits de la liste?
Prévalence locale
Efficacité, qualité et coût
Acceptabilité
Classe thérapeutique
Maniabilité par le personnel
Demande des prescripteurs
Programme national de santé
Niveau du système de santé
15. A quels niveaux du système, la liste des médicaments essentiels est-elle officiellement
distribuée?
√
Central
√
Régional
√
District
√
Point de prestation de services
16. La liste est-elle utilisée pour la sélection des produits et la commande des produits de
base? Si oui, expliquez comment elle est utilisée.
Vérification des visas et autorisations de mise sur le marché selon la nomenclature
nationale.
15.
Autres commentaires sur la sélection des produits :
La CAMEG se réfère à la liste nationale pour ces commandes. Cependant la commande
certains produits hors liste nationale lorsque les produits de la liste ne sont pas
disponibles sur le marché.
POINTS FORTS
Existence d’un document de politique
national en matière de médicament
disponible à tous les niveaux
Etablissement de liste de médicaments par
niveau de structure, liste distribuée à tous
les dépôts
Définition du paquet d’activités par niveau
Existence d’une Centrale d’achat qui
approvisionne tous les DRD en
médicaments essentiels
FAIBLESSES
Liste des médicaments essentiels non révisée
tous les deux ans comme stipulé dans le
document du Ministère de la Santé
SECTION IV–Prévision
Si DELIVER a préparé des CPT au cours des deux dernières années, le conseiller peut compléter cette section avant l’atelier OESL.
Préparation des prévisions au niveau national
1.
Les prévisions sont-elles établies en utilisant:
a. des données à base logistique?
√
Oui
Non
Commentaires: Pour la CAMEG
b. des données démographiques ou de prévalence de maladie/morbidité?
Oui
√ Non
Commentaires: Les données de morbidité sont utilisées
seulement pour la dotation initiale en médicaments IST
c. des statistiques de service?
√ Oui
2.
√
Non
Commentaires: Les statistiques sont utilisées
seulement pour la dotation initiale en médicaments IST
Si les prévisions sont préparées et actualisées en utilisant les données logistiques les plus
récentes, comprennent-elles:
a. le stock disponible?
√
Oui
Non
Commentaires:
b. les données sur la distribution aux utilisateurs?
Oui
√
Non
Commentaires:
c. les pertes et ajustements?
√
3.
Oui
Non
Commentaires:
Les prévisions sont-elles validées en comparant les estimations de consommation antérieure
et la consommation effective?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires :
4. Quels autres facteurs sont pris en compte dans la préparation des prévisions? (p. ex.,
consolidation de prévision décentralisée ou quantification, variations saisonnières et
régionales, principes de traitement standard, liste nationale des médicaments essentiels, etc.)
Principes de traitement standard
Liste nationale des médicaments essentiels
Période d’épidémie
Eliminer les consommations atypiques
5. Les prévisions prennent-elles en compte les plans de programmation (p. ex., expansion de la
formation sanitaire, formation, IEC ou campagnes de changement de comportement, autres
activités d’organisation, etc.) ?
Expansion de la formation sanitaire, formation, IEC, niveau de structure, rupture de stock
6.
Décrivez le processus de prévision.
a. Qui l’initie?
Chargé de programme IST pour les dotations initiales, chargée des achats et de la logistique
de la CAMEG pour les réapprovisionnements
b. A quel moment a-t-il lieu?
Au démarrage du programme et au lancement d’une nouvelle approche pour les dotations
initiales
Annuellement (au premier trimestre de l’année) pour les réapprovisionnements de la
CAMEG. Les prévisions sont ajustées tous les trois mois
c. Combien de temps dure-t-il?
Minimum trois semaines au SP/CNLS
Un à deux mois à la CAMEG
7.
a. Une assistance technique est-elle assurée pour développer des prévisions correctes?
Oui
√
Non
b. Si oui, par qui?
Un Consultant de SIDA 2 (Cooperation Canadienne) a aidé le programme IST pour les
estimations des besoins initiaux seulement
8.
Quel est le rôle des niveaux régionaux ou inférieurs dans le processus de prévision?
Ils fournissent les données statistiques (les nombres de cas de maladies)au programme IST
Les dépôts régionaux de la CAMEG fournissent à leur structure centrale les données
logistiques (ventes, stocks disponibles et pertes)
9.
Les prévisions sont-elles actualisées au moins une fois par an?
√
Oui
Non
Commentaires:
10. Les prévisions sont-elles préparées selon un plan coïncidant avec les cycles locaux de
budgétisation et d’achat?
√
Oui
Non
Commentaires:
11. Quelle est la fréquence de préparation des prévisions?
a. Court terme (p. ex., annuel)
√
Oui
Non
Commentaires: à la CAMEG
b. Long terme (p. ex., trois ans ou plus)
√
Oui
Non
Commentaires: SP/CNLS
12. Les coûts des prévisions sont-ils établis et incorporés dans la planification budgétaire par le
Ministère de la Santé Publique et/ou les donateurs? Expliquez.
Les coûts ne sont pas incorporés dans la planification du Ministère de la Santé mais la
CAMEG incorpore ces coûts dans son budget sur fonds propres
Les partenaires les incorporent dans leur budget
13. a. Y a-t-il des ruptures de financement?
Oui
√ Non
Commentaires:
b. Si oui, comment sont-elles résolues?
14. Autres commentaires sur prévision:
Les commandes excédentaires de médicaments IST ont entraîné des péremptions de ces
produits qui ont été retournés à la CAMEG. Ceci a contribué à augmenter le ratio de
péremption des produits qui est un indicateur de gestion de la CAMEG
POINTS FORTS
FAIBLESSES
Transfert de compétences effectué en matière
de prévision des besoins initiaux en
médicaments IST
Processus de prévision initié par personnel
local pour les MEG autres que les contraceptifs
Disponibilité du financement
Prévisions non actualisées et validées par
rapport aux consommations effectives
Prévisions non basées sur les données
logistiques de ventes aux utilisateurs
SECTION V-Obtention des produits / approvisionnement
Planification de l’approvisionnement
1.
Qui est responsable de la planification de l’approvisionnement, de la commande et des délais
d’expédition (p. ex., unité logistique, unité d’approvisionnement) aux niveaux appropriés?
Structures de la CAMEG, dépôts répartiteurs de district
2.
Décrivez le processus de coordination entre les personnes ou les unités responsables des
activités logistiques et le personnel d’approvisionnement.
Un comité technique restreint du Groupe Technique IST estime les besoins initiaux en
médicaments IST, la CAMEG se charge de l’approvisionnement et de la distribution jusqu’au
niveau régional, gérants de districts approvisionnent les formations sanitaires. Les
informations sont transmises au niveau central de la CAMEG par les chefs de dépôts
3.
Les plans d’approvisionnement à court terme sont-ils basés sur les besoins prévus?
√
4.
Oui
Non
N/A
Commentaires:
Ces plans d’approvisionnement prennent-ils en compte les éléments du système logistique
suivants:
a. niveaux actuels de stock (stock disponible)?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. pertes et ajustements?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
c. délais de livraison demandés aux fournisseurs / donateurs?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
d. niveaux de stock établis (maximum/minimum/stock d’alerte), si applicable?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
e. calendrier d’expédition et de manutention?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
f. nécessité d’un stock de sécurité?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
5.
Les approvisionnements se limitent-ils —
a. aux fournisseurs préqualifiés?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: pour la CAMEG
b. aux produits présents sur la liste nationale des médicaments essentiels ?
Oui √
6.
Non
N/A
Commentaires: La CAMEG peut commander des produis
hors liste si les produits de la liste nationale ne sont pas
disponibles
En général, les quantités livrées/reçues correspondent-elles aux quantités commandées
(pour tous les produits) et les délais de livraison prévus sont-ils respectés au niveau:
a. central?
Oui √
Non
N/A Commentaires: par la CAMEG
sont respectés mais pas les
délais contractuels des
fournisseurs
b. régional?
Oui √
Non
N/A Commentaires:
c. district?
Oui √
Non
N/A Commentaires:
d. point de prestation de services?
Oui √
Non
N/A Commentaires:
e. Spécifiez les produits, s’il y en a, qui ne sont pas livrés dans les délais, et/ou dont les
quantités livrées ne correspondent pas à celles commandées, expliquez pourquoi.
Erythromycine comprimés 500 mg
Ceftriaxone
Spectinomycine
Benzathine Penicilline
Raisons évoquées: rupture de stocks et rationnement par insuffisance de stocks
7.
a. Quels sont les procédures et les délais de commande des produits auprès des
fournisseurs et des donateurs?
Appel d’offres avec un contrat de 3 mois pour la livraison au niveau de la CAMEG
b. Prennent-ils en compte les restrictions commerciales, réglementaires et de devises?
Comment?
Oui
8.
Qu’est-ce qui est fait pour contrôler/gérer la coordination des plans d’approvisionnement
parmi les fournisseurs/donateurs?
Suivi informatique à la CAMEG. Quand le délai passe, on relance les fournisseurs
9.
a. L’état des approvisionnements en cours est-il contrôlé régulièrement pour que des
décisions puissent être prises et des actions initiées en temps utile pour éviter les ruptures de
stock?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. Si oui, par qui et comment?
Direction des achats et de la logistique, et Comité de suivi de stocks
10. L’unité d’approvisionnement ou les personnes responsables des approvisionnements—
a. rédigent-ils et émettent-ils des bons?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. évaluent-ils les offres?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
c. contrôlent-ils la performance des fournisseurs?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
11. Le programme dispose-t-il de procédures écrites permettant de s’assurer que les produits
reçus répondent aux normes de qualité spécifiées?
Oui, Manuel de qualité et prélèvements pour contrôle de qualité au Laboratoire National de
Santé Publique et un laboratoire étranger sous la responsabilité de la Direction des achats et
de la logistique et du comité de suivi
12. Quelles sont les procédures d’assurance qualité, qui en est responsable et selon quelle
fréquence sont-elles mises en oeuvre?
Préqualification des fournisseurs
Enregistrement des produits
Bonnes pratiques de fabrication
13. Existe-t-il une procédure d’enregistrement et de transmission des plaintes auprés des
fournisseurs concernant la qualité des produits?
Oui
Si le contrôle de qualité n’est pas bonne, la CAMEG transmet les plaintes aux fournisseurs et
demande remboursement
14. Quelles autres mesures sont prises pour s’assurer de la qualité des produits?
Pas d’autre
15.
Autres commentaires sur l’approvisionnement:
POINTS FORTS
FAIBLESSES
Le plan d’approvisionnement de la CAMEG est
conforme aux besoins prévus et prend en
compte tous les éléments de logistique
Les quantités commandées ne sont pas toujours
entièrement livrées à cause de rupture de stock
ou d’insuffisance de stocks
Achats de la CAMEG par appels d’offres
Les délais d’approvisionnement ne sont pas
toujours respectés par les fournisseurs
internationaux
Suivi des fournisseurs fait par la CAMEG
Contrôle de qualité des produits effectué par la
CAMEG
Dans les DRD et dépôts MEG, le contrôle visuel
de la qualité des produits se limite au moment
de la réception des produits
SECTION VI-Procédures de contrôle des stocks
Gestion de stock
1.
Précisez le type de système de contrôle des stocks utilisé (p. ex., allocation, réquisition,
etc.) et décrivez le système.
Allocation pour la dotation initiale à partir du programme IST
Requisition pour le réapprovisionnement à partir de la CAMEG avec parfois le “rationing”
2.
Existe-t-il des principes directeurs et des procédures établis concernant la détermination
des niveaux de stock maximum et minimum pour les produits dits “en pleine disponibilité”,
(précisez les niveaux max. et min. dans la section commentaires).
a. au niveau central de la chaîne d’approvisionnement?
√
Oui
Non
N/A
la CAMEG 21 mois
maximum, 18 mois désirés, 6 mois minimum
Commentaires: Pour
b. au niveau régional de la chaîne d’approvisionnement?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: 6 mois max, min 3 mois
c. au niveau district de la chaîne d’approvisionnement?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: 3 mois et 1 mois
d. au niveau point de prestation de services de la chaîne d’approvisionnement?
√
3.
Oui
Non
N/A
Commentaires: 2 mois et 1 mois
a. Les principes de contrôle de stock pour les produits “en pleine disponibilité” sont-ils
respectés à tous les niveaux, de manière à ce que les stocks se situent généralement entre
le maximum et le minimum?
Oui
√
Non
N/A
c. Si non, pourquoi?
Non disponibilté de fonds pour avoir le stock minimum (malversations)
Toutes les molécules ne figurent pas dans le stock initial
4.
a. Les niveaux de stock (min./max.) des produits “en pleine disponibilité” sont-ils revus à
intervalles réguliers?
√
Oui
Non
N/A
Revues faites par la CAMEG
b. Ces révisions prennent-elles en compte les changements dans la disponibilité des
informations et des moyens transport?
Oui à la CAMEG
5.
Comment les produits, qui n’appartiennent pas à la catégorie “pleine disponibilité”, sont-ils
répartis aux niveaux inférieurs:
a. central?
Même schéma que les médicaments de “pleine disponibilité”
b. régional?
c. point de prestation de services?
6.
√
7.
Existe-t-il des procédures concernant la redistribution de produits en excédent de stock?
Oui
Non
Commentaires:
Comment les déséquilibres de stock sont-ils gérés par les superviseurs/responsables des
niveaux suivants:
a. central?
Transfert entre dépôts et dons à des structures par la CAMEG
b. régional?
Transfert entre dépôts de la CAMEG
d. district?
Retour au niveau supérieur
e. point de prestation de services?
Retour au niveau supérieur
8.
Le programme dispose-t-il d’une politique de stockage et de sortie de stock basée sur les
procédures de contrôle de stock PPPS à tous les niveaux?
√
Oui
Non
Si non, passez directement à la question VI.10
Commentaires:
9.
Dans la pratique, le programme gère-t-il et sort-il le stock conformément aux procédures de
contrôle de stock PPPS à tous les niveaux? Décrivez.
Oui. Tous les gérants des dépôts visités connaissent le principe et l’appliquent
10. Les produits endommagés/périmés sont-ils physiquement séparés du stock et supprimés de
celui-ci à tous les niveaux? Notez les quantités approximatives de produits périmés au cours
des deux dernières années.
Oui, ils sont systématiquement séparés
Quantités approximatives périmées:1,34% en 2001; 1,31% en 2002 à la CAMEG
11.
Le programme dispose-t-il d’un système de suivi des pertes de produits et autres
ajustements?
√
12.
Oui
Non
Commentaires: Cahier de cassés et périmés dans les
dépôts
a. Y a-t-il des pertes et des ajustements significatifs ?
Oui
√
Non
NSP (ne sait pas)
Commentaires :
b. Si oui, comment ces pertes et ajustements sont-ils examinés et des mesures adéquates
sont-elles prises pour empêcher que de tels événements se reproduisent?
13.
Comment chaque niveau du système calcule-t-il les quantités de réapprovisionnement?
Central et régional CAMEG: Stock max – Stock restant – commande en cours + prévisions
de péremption
District: CMM * max – stock disponible
Ruptures de stock
14. Des ruptures de stock se sont-elles produites pour l’un des produits au cours des 12
derniers mois aux niveaux suivants:
a. central?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires
:
Commentaires
:
Commentaires
:
Commentaires
:
b. régional?
√
Oui
Non
N/A
c. district?
√
Oui
Non
N/A
√
Oui
Non
N/A
Si vous répondez non aux questions 14 a-d, passez directement à la question VI.17.
14.
a. Quels sont les produits qui connaissent le plus grand nombre de ruptures de stock et
pour la période la plus longue?
Erythromycine 500 mg, Doxicycline, Metronidazole 250 mg, cotrimoxazole, ciprofloxacine,
ceftriaxone
c. Pendant combien de temps? De quels produits s’agit-il?
Ceftriaxone 2 mois à la CAMEG
d. Quelles sont les causes de ces ruptures de stock?
Non maîtrise des consommations réelles
Retard de livraison
Nombre limité de fabricants (Ceftriaxone)
16. a. Dans quelle mesure les ruptures de stock affectent-elles les services et la performance du
programme?
Les ruptures de stock augmentent le ration de rupture qui est un indicateur de performance
de la CAMEG
c. Pendant combien de temps? Pour quels produits?
Durée des ruptures pour les produits cités plus haut
17.
Existe-t-il des procédures précises pour la passation de commandes d’urgence?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires :
18.
Selon quelle fréquence les commandes d’urgence sont-elles passées aux niveaux suivants
:
a. central? Rarement (pendant les épidémies)
b. régional? Rarement (pendant les épidémies)
c. district? Pas de fréquence fixe
d. point de prestation de services? Pas de fréquence fixe
19.
Autres commentaires sur la gestion et les ruptures de stock
POINTS FORTS
Existence de principes directeurs déterminant
les niveaux maximum et minimum
Existence d’une politique de premier périmé
premier sorti (PPPS) dans le module 7 de
gestion des médicaments, politique appliquée à
tous les niveaux
Collecte des données sur les pertes et
ajustements sur les fiches de stocks lors des
inventaires
FAIBLESSES
Non respect des niveaux établis à cause des
livraisons partielles des quantités
commandées
Procédures de destruction des stocks périmés
non documentées et non connues de tous les
gérants de dépôts
SECTION VII Entreposage et stockage
Caractère adéquat de la capacité et des conditions de stockage
1.
Le programme dispose-t-il des procédures écrites pour le stockage et la manutention de
tous les produits à tous les niveaux du système (p. ex., manuels, posters, etc.)?
√ Oui
2.
Non
Non
Oui
NSP (Ne sait pas)
Commentaires:
Existent dans certains points de
prestation de service mais pas dans les
dépôts
Non
NSP (Ne sait pas)
Commentaires:
Les ressources de stockage en chaîne du froid (p. ex., réfrigérateurs, parafine/kérosène, et
courbes de température) sont-elles disponibles à tous les niveaux du système, lorsque cela
est nécessaire ?
√ Oui
5.
Non
NSP /N/A
Commentaires
:
Comment la chaîne de froid est-elle contrôlée pour s’assurer que les produits sont en
permanence maintenus à la température adéquate? (Sélectionner tout ce qui correspond)
√ Supervision
Principes écrits
√ Fiche de température
6.
Guide du gérant
Existe-t-il une politique qui nécessite au moins un inventaire physique de tous les produits
chaque année dans tous les centres de stockage ?
√
4.
Commentaires:
Existe-t-il des procédures écrites pour la destruction des aiguilles, du matériel posant des
risques biologiques et des autres déchets médicaux ?
Oui √
3.
NSP (Ne sait pas)
Autre __________________________
La capacité de stockage existante est-elle suffisante pour tous les produits aux niveaux
suivants :
a. central?
√ Oui
Non
NSP / N/A Commentaires :
b. régional?
Oui √ Non
c. district?
Oui √ Non
Oui √ Non
7.
La capacité de stockage existante - à un niveau donné - est-elle suffisante pour tous les
produits de manière à ce qu’aucune rupture de stock ne se produise aux niveaux suivants ?
√ Oui
a. central?
Non
Construction en cours
b. régional?
Oui √ Non
c. district?
Oui √ Non
Oui √ Non
Si vous répondez oui à toutes ces questions, passez directement à la question VII.9.
8.
:
Comment le programme gère-t-il le manque de capacité de stockage aux niveaux suivants
a. central? Location de magasin, construction de magasin par la CAMEG
b. régional? Location de magasin par la CAMEG
c. district? Diminution des quantités commandées quelquefois
d. point de prestation de services? Diminution des quantités commandées quelquefois
9.
Le programme dispose-t-il de plans pour répondre aux exigences de stockage pour au
moins les cinq années à venir?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires
:
10. Décrivez les plans du programme pour répondre à la croissance (p. ex., infrastructure,
distribution, etc.).
Construction de magasin, achat de véhicules, recrutement de personnel supplémentaire à
la CAMEG
11.
Précisez les conditions de stockage devant être améliorées, s’il y en a (p. ex., propreté,
organisation, température, structure de bâtiment, etc.)
Organisation et propreté dans les districts et centres médicaux
Assurance de la qualité des produits dans les centres de stockage
12. a. Existe-t-il une procédure d’enregistrement des plaintes concernant la qualité des produits
à tous les niveaux?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. Si oui, comment ces plaintes sont-elles traitées?
Les plaintes sont reportées à la CAMEG qui fait des prélèvements et des contrôles et
informe le fournisseur. Les fournisseurs remboursent les frais si les plaintes sont fondées
13. Des inspections visuelles des produits - afin de s’assurer de leur qualité - sont-elles
effectuées dans le centre de stockage aux niveaux suivants:
NIVEAU
OUI
NON
FREQUENCE
central?
√
A la réception
des produits
et de façon
continue
régional?
√
A la réception
des produits
et de façon
continue
district?
√
A la réception
des produits
Point de
prestation de
services?
√
A la réception
des produits
15.
COMMENTAIRES
Existe-t-il des procédures écrites ou des principes directeurs pour la destruction des
produits endommagés ou périmés?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires: Avec l’inspection des services de santé
Si non, passez directement à la question VII.17
16. Décrivez ces procédures/principes directeurs.
Produits rassemblés au moins deux fois par an
Se fait à la périphérie de Ouaga par destruction complète (incinération)
17.
Dans la pratique, les produits endommagés ou périmés sont-ils détruits conformément aux
procédures en vigueur aux niveaux suivants:
a. central? Oui
b. régional? Produits périmés expédiés au niveau central
c. district? Produits périmés expédiés au niveau supérieur
d. point de prestation de services? Produits périmés expédiés au niveau supérieur
18 . Autres commentaires sur l’entreposage, le stockage et le contrôle de la qualité :
POINTS FORTS
Existence de procédures écrites pour le
stockage et la manutention des produits dans
le guide du gérant
La CAMEG a un plan pour répondre à la
croissance du programme (achat de véhicules,
construction de magasin, recrutement de
personnel)
La CAMEG dispose de mécanismes
d’enregistrement des plaintes des clients
concernant la qualité des produits
FAIBLESSES
Le guide du gérant est utilisé seulement pour
les formations et seuls les agents formés en
disposent mais ne s’y réfèrent pas après la
formation
La capacité de stockage n’est pas toujours
suffisante ce qui entraîne des diminutions de
quantités commandées et/ou des frais de
location de locaux supplémentaires
La gestion de l’espace dans certains DRD et
dépôts MEG donne parfois une fausse
impression d’insuffisance de capacité de
stockage
SECTION VIII-Transport et distribution
Système de distribution
1. Le budget du programme a-t-il une ligne pour :
a. les véhicules?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires
:
N/A
Commentaires
:
Commentaires
:
b. le carburant?
√
Oui
Non
c. les pièces de rechange des véhicules?
√
Oui
Non
N/A
d. la maintenance et la réparation des véhicules?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires
:
N/A
Commentaires
:
Commentaires
:
e. les per-diem?
√
Oui
Non
f. le salaire des chauffeurs?
√
Oui
Non
N/A
2. a. L’un des postes ci-dessus est-il supporté par des fonds extérieurs?
Oui √
Non
b. Si oui, à quelle hauteur? Par qui?
c. Si oui, existe-t-il des plans permettant de réduire ou de mettre fin à ce soutien?
3. Des procédures écrites spécifient-elles quel type de système de distribution doit être
utilisé pour distribuer les produits entre les différents niveaux?
√
4.
Oui
Non
N/A
Commentaires
:
Comment les produits sont-ils distribués entre les différents niveaux du système (y
compris les moyens de transport)?
Système de réquisition. Transport assuré par CAMEG aux régions et même parfois
aux districts (budget carburant alloué pour cela)
5.
Existe-t-il un plan de distribution documenté pour tous les niveaux?
Oui √ Non
6.
N/A
Commentaires:
Quels produits sanitaires essentiels sont distribués ensemble, (p. ex., contraceptifs,
médicaments essentiels, médicaments TB, médicaments et kits de test VIH et MST, produits
de laboratoire, etc.)? Précisez par niveau.
Contraceptifs, médicaments essentiels, produits de laboratoire
Pour tous les niveaux
7.
a. Y a-t-il un nombre suffisant de véhicules en état de fonctionner, avec le carburant et les
chauffeurs, aux niveaux adéquats, pour répondre aux besoins du plan de distribution
envisagé?
Non
b. Les véhicules sont-ils régulièrement disponibles pour le transport et d’autres activités,
telles que la supervision?
Non. Acquisition de véhicules supplémentaires prévue en 2003 par la CAMEG
8.
9.
Les véhicules sont-ils utilisés efficacement pour les livraisons de routine et d’urgence à tous
les niveaux ? Expliquez (p. ex., utilisation maximale de la capacité des véhicules,
coordination des itinéraires de distribution, etc.)
oui
a. Tous les véhicules sont-ils en état de marche? Oui
b. Comment la maintenance des véhicules est-elle gérée aux différents niveaux?
Contrat avec un garage pour maintenance et révision des véhicules
10.
Où les véhicules sont-ils parqués (à quel niveau du système)?
Bureaux CAMEG (central et régionaux)
Centres médicaux
11.
En général, les commandes sont-elles livrées dans les délais aux niveaux :
a. central? Non
b. régional? Non
c. district? Oui
d. point de prestation de services? Oui
12. a. Le transport est-il sous-traité à un niveau quelconque du système?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: Au niveau international
b. Si oui, avec quelle efficacité?
Cause parfois des ruptures
1. Autres commentaires sur le transport et la distribution:
Revoir le transport au niveau des districts: véhicules non adaptés au transport des
médicaments
POINTS FORTS
Les budgets des programmes ont des lignes
budgétaires pour la plupart des éléments de la
logistique des MEG (CAMEG, districts et
formations sanitaires)
Aucun des postes logistiques n’est sur
financement extérieur
FAIBLESSES
Inexistence de plan documenté pour la
distribution des produits
Le nombre de véhicules disponibles pour la
distribution des produits est quelquefois
insuffisant
Les véhicules des districts sont inadaptés au
transport des médicaments
L’acheminement des produits à partir des
fournisseurs (niveau international) n’est
toujours efficace causant des ruptures de stocks
SECTION IX-Organizational support for logistics system
Organizational processes for logistics
1.
Le personnel des différents niveaux communique-t-il au moins une fois par trimestre?
a. Personnel logistique du niveau central et personnel des niveaux suivants (p. ex. région,
province)
√
Oui
Non
N/A
Commentaires : Oui, à la CAMEG, un
conseil de direction une fois par mois
b. Personnel logistique du niveau régional et personnel au niveau du district de la zone
√
Oui
Non
N/A
Commentaires : Oui, réunions des équipes
cadres de districts et des équipes
régionales, supervisions
c. Personnel logistique au niveau du district et personnel au niveau des points de
prestation de services
√
Oui
Non
N/A
Commentaires : Supervisions, réunions
des ICP
Si vous répondez non aux questions 1 a–c, passez directement à la question IX.4.
2.
Décrivez les moyens de communications (p. ex., rencontres régulières, appels
téléphoniques, lettres, radio, fax, etc.) et indiquez ce qui est habituellement discuté.
Rencontres régulières, appels téléphoniques, lettres, radio, fax.
Les problèmes identifiés lors des visites de supervisions
3.
Quelles méthodes de communication utilisées à la question 2 sont les plus efficaces et
pourquoi?
Fax parce que souvent les informations sont trop longues pour le téléphone et le fax est
écrit. Tendance à passer aux emails à la CAMEG
4.
Au cours de l’année dernière, les fonctions logistiques ont-elles été affectées par des
retards de décisions, d’accords, d’information et/ou de direction ? Si oui, dans quelle
mesure?
Non
5.
Existe-t-il un mécanisme d’amélioration des pratiques ou des procédures logistiques (à
partir des enseignements tirés des visites de supervision, du retour de l’information, des
évaluations, etc.) aux niveaux suivants:
a. central?
√
Oui
No
N/A
Commentaires: réunions, suivi des
Indicateurs
b. régional?
√
Oui
No
N/A
Commentaires:
c. district?
√
Oui
No
N/A
Commentaires:
d. point de prestation de services? √ Oui
6.
No
N/A
Commentaires:
Existe-t-il des procédures et principes directeurs écrits (p. ex., manuels, aides de travail,
normes) aidant le personnel à assumer correctement ses responsabilités logistiques?
√
Oui
No
N/A
Commentaires:
Si non, passez directement à la question IX.9.
6.
Indiquez l’ensemble des procédures/principes couvrant les responsabilités logistiques.
Manuel de procédures de la CAMEG, description de postes, livre du gérant
8.
Ces procédures et principes sont-ils distribués au personnel aux niveaux suivants :
a. central?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. régional?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
Oui √ Non
N/A
Commentaires:
c. district?
Oui √ Non
N/A
Seuls les agens
formés ont reçu le livre du
gérant
Commentaires:
9.
Le personnel chargé de la gestion des produits dispose-t-il d’une description écrite de son
travail comprenant les responsabilités logistiques aux niveaux suivants?
a. central?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. régional?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
Oui √ Non
N/A
Commentaires: pas toujours
c. district?
Oui √ Non
N/A Commentaires: pas toujours
10. Le personnel logistique dispose-t-il des outils et ressources nécessaires pour effectuer le
travail à tous les niveaux (p. ex., aides au travail, formulaires, papier carbone, calculateurs,
véhicules, fonds pour le transport, etc.)? Si non, quels outils et ressources manquent aux
niveaux suivants :
a. central? Oui
b. régional? Oui
c. district? Oui
d. point de prestation de services? Oui
11. a. Est-il fait appel à une assistance extérieure pour la réalisation des activités de gestion et
de supervision?
Oui
√
Non
N/A
Commentaires:
b. Si oui, précisez l’importance de cette assistance extérieure.
12. Autres commentaires sur les procédés organisationnels pour la logistique:
Supervision (gestion des performances individuelles)
13. Décrivez les relations de supervision par poste / fonction et par niveau. Indiquez si tel ou tel
poste bénéficie de la supervision de la part de plus d’une personne ou unité. Joignez un
organigramme si possible.
Voir organigramme joint remis par la CAMEG
14. Les responsabilités de supervision sont-elles indiquées dans les descriptions de poste?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
15. Existe-t-il des principes directeurs sur la manière dont le superviseur doit conduire ses
visites (p. ex., présentation, style interactif positif, suivi) ?
Oui √
Non
N/A
Commentaires:
16. Existe-t-il des outils décrivant ce qu’il convient de traiter lors d’une visite de supervision (p.
ex., une liste de contrôle)?
Oui √
Non
N/A
Commentaires: pas à tous les niveaux
Si vous répondez non aux questions 14, 15 et 16, passez directement à la question IX.18.
17. Ces principes et outils sont-ils utilisés par les superviseurs?
18. Les visites de supervision sont-elles conduites pour le personnel des niveaux suivants:
a. régional?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. district?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
Non
N/A
Commentaires:
c. point de prestation de services? √
Oui
Si vous répondez non aux questions 18 a-c, passez directement à la question IX.22
19. Quels types d’activités ont lieu lors d’une visite de supervision :
a. Revue des procédures de prévision des besoins?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. Revue des procédures de commande des produits?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
c. Vérification du stockage des produits?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
d. Comptage physique (inventaire)?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
e. Examen des fichiers et des rapports logistiques?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
f. Discussion du budget des activités logistiques?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
g. Passage en revue des changements entrepris depuis la dernière visite de supervision?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
h. Formation sur le tas pour améliorer la performance au travail?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
i. Discussion de ce qui marche et de ce qui ne marche pas?
√ Oui
Non
N/A
Commentaires:
j. Discussion de l’aide nécessaire (personnel, équipement, formulaires etc.)?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
20. Y a-t-il un plan de supervision documenté?
Oui √ Non
N/A
Commentaires:
Si non, passez directement à la question IX.22.
21.
Les visites de supervision sont-elles faites en respectant le plan établi? Selon quelle
fréquence? Quelles sont les contraintes à prendre en compte lors des visites de
supervision?
22. Le personnel logistique est-il régulièrement évalué par rapport à ce que l’on attend de lui
(c’est-à-dire par rapport à la description des postes)?
Oui √
Non
N/A
Commentaires: Oui à la CAMEG mais pas constant
dans le système
23. Si la performance d’un membre du personnel logistique n’est pas jugée satisfaisante, la
personne peut-elle bénéficier :
a. d’une formation en service?
√
Oui
Non
N/A Commentaires:
b. d’une formation sur le tas?
√
Oui
Non
N/A Commentaires:
c. d’instructions écrites sur la façon
d’améliorer sa performance?
√
Oui
Non
N/A Commentaires:
√
Oui
Non
N/A Commentaires: son superviseur
d. d’un coach ou d’un tuteur?
24.
Autres commentaires sur la supervision:
Développement du personnel en logistique
25. Y-a-t-il des activités régulières de développement du personnel (p. ex., formation en salle
de classe, tuteur, formation sur le tas, etc.)?
√
26.
Oui
Non
N/A
Commentaires: stages et lors des supervisions
La formation a-t-elle été dispensée au personnel actuel à tous les niveaux appropriés dans
les domaines suivants :
a. rédaction et présentation des rapports SIGL?
Oui √
Non
N/A
Commentaires:
b. stockage adéquat des produits de santé?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
c. maintien des niveaux de stock adéquats (maxi/mini)?
Oui √
Non
N/A
Commentaires:
d. calcul des quantités à commander?
Oui √
Non
N/A
Commentaires:
e. détermination des quantités sorties?
Oui √
Non
N/A
Commentaires:
f. estimation des besoins annuels?
Oui √
Non
N/A
Commentaires:
g. revue des rapports et des fichiers?
Oui √
Non
N/A
Commentaires:
h. retour d’informations et apport d’idées?
Oui √
27.
Non
N/A
Commentaires:
Autres commentaires sur le développement du personnel logistique :
Beaucoup d’agents ont reçu la formation en logistique delivrée par le projet FPLM au
cours des années passées. Ces formations ont porté sur tous les domaines de la gestion
logistique. Cependant le personnel n’est pas formé à tous les niveaux.
POINTS FORTS
Il existe des opportunités de rencontres et de
communication entre personnel des différents niveaux
(réunions, supervisions, téléphone, fax, email)
La CAMEG dispose de descriptions de postes et de
procédures couvrant les responsabilités logistiques
Une assistance technique étrangère n’est pas sollicitée
pour les activités de gestion et de supervision
La supervision permet de revoir toutes les activités
logistiques et de former les agents sur le site
FAIBLESSES
Certains districts et formations sanitaires n’ont
pas de descriptions de postes de leurs agents,
ni de procédures écrites pour les tâches
logistiques
Il n’existe pas de directives écrites sur la
supervision et souvent pas de liste de
vérification
Il n’existe pas de plan de supervision écrit d’où
une irrégularité des visites de supervision
Le personnel n’est ps formé à tous les niveaux
SECTION X- Utilisation des produits
Principes de traitement standard et précautions de sécurité universelles
1.
Existe-t-il des principes de traitement standard écrits pour les situations rencontrées dans
la chaîne d’approvisionnement et faisant l’objet de l’évaluation?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: Les algorithmes de traitement des IST
Si non, passez directement à la question X.4.
2.
Indiquez les produits de cette chaîne d’approvisionnement qui doivent satisfaire aux
principes de traitement standard. Joignez la liste.
Voir liste jointe à la section “Sélection des produits”
3.
Les principes directeurs sont-ils distribués à tous les points de prestation de services?
√
4.
Oui
Non
N/A
Commentaires:
Existe-t-il des procédures écrites de contrôle et de supervision des pratiques de
prescription (p. ex., contrôle du nombre de produits / médicaments prescrits / distribués par
prescription)?
Oui √
Non
N/A
Commentaires:
Si non, passez directement à la question X.6
5.
Sont-elles distribuées à tous les fournisseurs de services à tous les niveaux?
Oui
6.
Non
N/A
Commentaires:
Des principes de précaution de sécurité universels existent-ils (p. e., élimination des
aiguilles usagées, lavage des mains avant et après tout contact avec un patient)?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
Si non, passez directement à la question X.8.
7.
Sont-ils distribués aux fournisseurs de services dans tous les points de prestation de
services?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: boîte pour aiguilles et incinérateurs
existent dans les centres visités
8.
a. Quels sont les mécanismes et ressources permettant d’assurer la mise en oeuvre des
principes de traitement standard et des précautions de sécurité universelles?
Elaboration des algorithmes des soins IST, dissémination des algorithmes aux
prescripteurs, formation du personnel à leur utilisation, dotation des structures en
médicaments anti IST.
b. Dans quelle mesure sont-ils suivis?
Dans la mesure où les produits existent dans les dépôts
c. S’ils ne le sont pas, quels sont les obstacles à leur mise en pratique?
Rupture de stocks de produits
9.
Les produits ne sont-ils fournis qu’aux centres qui disposent d’un personnel formé et
équipé pour les utiliser (p. ex., médicaments TB uniquement aux centres formés au DOT,
DIU uniquement aux centres disposant de fournisseurs formés)?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
10. a. Des études d’utilisation de médicaments sont-elles menées?
Oui √
Non
N/A
Commentaires:
b. Si oui, selon quelle fréquence?
c. Par qui le sont-elles?
11. Autres commentaires sur l’utilisation de produits:
POINTS FORTS
FAIBLESSES
Il existe des principes de traitement standards
des IST ( algorithmes)
Il n’y a pas de procédures écrites de contrôle
des pratiques de prescription
Il existe des principes écrits d’élimination des
déchets dangereux dans les formations
sanitaires
Il n’y a pas eu d’études sur l’utilisation des
produits
SECTION XI-Finance
Financement du programme
1.
Le budget du programme comprend-il des postes pour (précisez le programme) :
a. les produits ?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. l’entreposage / le stockage?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
c. le Système d’Information de Gestion Logistique?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
N/A
Commentaires:
d. le transport?
√
Oui
Non
e. le développement du personnel logistique?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
f. le salaire du personnel logistique?
√
2.
Oui
Non
N/A
Commentaires:
Quel est le budget annuel du programme pour :
les médicaments? 6 milliards CFA pour la CAMEG; année concernée 2002______________
les contraceptifs? Dons _____________________ année concernée 2002 _______________
la logistique? Environ 100 millions CFA pour la CAMEG; année concernée
3.
2002
Qui finance le budget annuel du programme? Quel pourcentage du coût des produits
achetés est financé localement?
Fond propre. Tout sauf les contraceptifs
4.
Quel procédé est utilisé pour développer le budget du programme?
Chaque Direction fait son budget qui comporte plusieurs volets: approvisionnement,
investissement et fonctionnement. Ces budgets sont discutés pour adoption finale
5.
Quelle a été la dépense annuelle totale du programme pour—
(calculez également les dépenses par tête)
les médicaments? 6 milliards année concernee 2002 dépenses par tête 545 FCFA
les contraceptifs? NA
année concernée
dépenses par tête _____________
6.
En considérant les dépenses de la dernière année (capital et coûts de fonctionnement), le
budget est-il suffisant?
Oui
Si non, pourquoi?
7. Estimez le pourcentage de produits achetés auprès de fournisseurs nationaux par rapport à
celui de produits achetés auprès de fournisseurs internationaux.
Moins d’1%
8. Les clients doivent-ils payés pour—
√
a. les services ?
b. les produits ?
√
Oui
Non
Oui
Non
N/A
Commentaires: dans les points de
prestations de services
N/A
Commentaires:
Si vous répondez non aux questions 8 a et b, passez directement à XI.12.
9. Les revenus générés par le système de récupération des coûts sont-ils utilisés pour couvrir—
a. les coûts des produits?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
b. les coûts logistiques?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
c. d’autres coûts?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: Fonctionnement
8. Quel pourcentage approximatif du coût est récupéré? Si possible, distinguez produits
et logistique.
100%
11
Où l’argent est-il physiquement gardé et géré? Dans quel but est-il utilisé?
Dans les comptes bancaires et utilisé pour le réapprovisionnement, la logistique et le
fonctionnement des structures
12.
Autres commentaires sur le financement :
Coordination avec les donateurs
13.
Existe-t-il un processus de coordination avec les donateurs dans le cadre de la fourniture des
produits?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires: Il n’y a plus de donateurs à la CAMEG au
stade actuel.
Les donateurs antérieurs font partie du conseil
d’administration qui se réunit tous les six mois( Etat
représenté par commerce et finances, COGES, ONG,
Ordres des med et pharmaciens, partenaires: OMS et
Pays Bas; Il y a aussi le Comité de supervision chaque
trimestre: Etat, utilisateurs, et partenaires
Pour les contraceptifs, FNUAP, PPLS à travers la DSF.
Si non, passez directement à la question XI.17.
14.
Ce processus est-il mis en oeuvre à intervalles réguliers?
√
15.
Oui
Non
N/A
Commentaires:
Décrivez le processus et précisez l’intervalle.
Le conseil d’administration se réunit tous les six mois( Etat représenté par commerce et finances, COGES,
ONG, Ordres des med et pharmaciens, partenaires: OMS et Pays Bas; Il y a aussi le Comité de supervision
chaque trimestre: Etat, utilisateurs, et partenaires
Pour les contraceptifs, FNUAP, PPLS à travers la DSF deux fois par an lors des TAC et revue des TAC
16. Le programme initie-t-il la coordination avec les donateurs?
√
Oui
Non
N/A
Commentaires:
17. Y a-t-il un mécanisme ou une unité qui coordonne, actuellement avec les donateurs, l’achat et
l’envoi des produits ?
La DSF pour les contraceptifs
18. Certains produits sont-ils achetés par le biais d’un mécanisme de financement en commun
(les donateurs mettent leur argent en commun sans exiger d’utilisation spécifique)?
√
Oui
Non
N/A
Si non, passez directement à XI.21.
Commentaires: Seulement pour la gestion des
épidémies
19.
Précisez quels produits sont achetés par ce mode de financement.
Selon les épidémies
20.
20.
Décrivez le procédé (p. ex, donateurs, synchronisation, etc).
Quels sont les plans à venir du programme pour le financement local ? Existe-t-il des plans
des donateurs pour sortir du système ou réduire les donations au cours des cinq prochaines
années ?
Pour les contraceptifs, une rencontre prévue à ce sujet aux prochaines prévisions des
besoins en contraceptifs
22.
Autres commentaires sur la coordination des donateurs :
POINTS FORTS
FAIBLESSES
Annuler Les
Entrées
Les budgets de programmes incluent la plupart
des lignes budgétaires pour la logistique
Le budget de la CAMEG est suffisant
La CAMEG recouvre ses coûts à 100%
La coordination des actions des donateurs est
faite à la CAMEG à travers les réunions de suivi
et de supervision, les conseils d’administration
et les réunions du groupe technique IST
Les communautés participent effectivement à la
gestion des dépôts MEG

Outil d`Evaluation du Système Logistique

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