Espace Socio-culture Pavillon Audrey Hepburn
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Espace Socio-culture Pavillon Audrey Hepburn
Espace Socio-culture Pavillon Audrey Hepburn COMMUNE DE TOLOCHENAZ Rue du Centre 29 Case postale 97 1131 Tolochenaz 021 811 29 30 REGLEMENT DE LOCATION DU PAVILLON AUDREY HEPBURN A TOLOCHENAZ Objectif de l’espace socio culturel Pavillon Audrey Hepburn Notre Espace est un équipement de proximité. Il offre un espace d’accueil et d’écoute ouvert à tous les citoyens de Tolochenaz, sans distinction d’origine sociale ou culturelle, d’âge ou de catégorie professionnelle. C’est un outil de solidarité et de citoyenneté au service de tous les habitants de notre commune. L’Espace accueille des activités conviviales, des rencontres propices aux échanges et à l’épanouissement, autant d’initiatives qui permettent aux habitants de prendre en main l’organisation de leur vie et de participer à l’animation de la vie sociale et culturelle de leur région. Genre de manifestations ou d'événements admis Le Pavillon Audrey Hepburn est prévu pour l'accueil d'événements de type associatif ou individuel. Il peut accueillir notamment des expositions, des conférences, des spectacles, mais aussi de l'animation socioculturelle à destination de la population locale. Il n’est pas prévu pour des activités commerciales. D’autre part la Municipalité évitera de louer cet espace pour de longues durées. Objet du règlement Le présent règlement énonce les conditions d'utilisation et de location de L’Espace Pavillon Audrey Hepburn en relation avec les manifestations et événements organisés par des tiers. Page 1 sur 6 Conditions de location Ce règlement fait partie intégrante du contrat de location. En signant ce dernier, le locataire confirme avoir lu et compris les conditions de location et les accepte. La Municipalité fixe les conditions générales suivantes : 1. L'âge minimum requis pour louer le Pavillon Audrey Hepburn est de 18 ans 2. Pour le cas où un événement serait organisé à l'intention de jeunes gens âgés de moins de 18 ans, la présence de deux adultes au minimum - dont le locataire - est obligatoire durant toute la manifestation 3. Le Pavillon Audrey Hepburn est déclaré zone non-fumeur 4. Toute sous-location est interdite Tarif de location La location du Pavillon Audrey Hepburn est fixée à CHF 75.- par local (à gauche ou à droite de l’entrée) et par occupation pour les habitants de Tolochenaz. CHF 100.- pour les deux locaux. CHF 150.- par local en cas de location à une personne domiciliée hors de Tolochenaz. CHF 200.- pour les deux locaux. En fonction de la nature de la manifestation / de l'événement organisé par le locataire, la Municipalité peut exiger le versement d'un montant de garantie. La Municipalité peut offrir la gratuite aux sociétés locales du village (sociétés sans but lucratif), ou selon d’autres critères qu’elle aura estimés justifiés. Si la location est répétitive, la Municipalité décidera du tarif de cas en cas. Prestations incluses dans le tarif de location 1. 2. 3. 4. La mise à disposition des locaux et du terrain Le mobilier L'électricité, l’utilisation des sanitaires Le matériel et les produits de nettoyage Prestations non incluses dans le tarif de location 1. Les heures de personnel pour les travaux de nettoyage dans le cas où les locaux et extérieurs ne seraient pas rendus propres (les nettoyages supplémentaires sont facturés à raison de CHF 50.-/h avec un minimum de CHF 100.-) 2. Le remplacement du matériel cassé, perdu ou volé et les réparations des dégâts au bâtiment 3. Le remplacement des clés perdues Page 2 sur 6 Procédure de location Toute personne physique ou morale peut déposer une demande de location du Pavillon Audrey Hepburn. La réservation du pavillon se fait auprès du Greffe municipal (021/811 29 30 [email protected]) qui adresse le formulaire "Contrat de location » au requérant. Ce formulaire doit être renvoyé dûment complété et signé, dans un délai de dix jours ouvrables dès réception. Passé ce délai, la pré-réservation est annulée. Il comprendra notamment : 1. Les coordonnées complètes du locataire 2. Le but et le(s) motif(s) de location du bâtiment 3. Description des activités ou exposition : lors d’une exposition, photo des œuvres permettant de clairement comprendre la nature de l’exposition 4. Le nombre total maximal de personnes attendues 5. L'horaire d'occupation envisagé La Municipalité se réserve le droit de refuser toute location dont elle estime l'activité non appropriée. Une décision de refus de location n'a pas à être motivée. Toute location est confirmée par écrit au moyen du formulaire "confirmation de réservation de locaux". Des conditions spéciales peuvent être fixées par Police Région Morges ou d'autres services compétents. Obtention des autorisations administratives Conformément à la législation en vigueur, les manifestations ouvertes au public ou privées d'importance doivent faire l'objet d'une demande d'autorisation sur le portail cantonal des manifestations (POCAMA) à l'adresse Internet www.vd.ch/manifestation. La demande d'autorisation doit être déposée au minimum 30 jours à l'avance. Capacité d'accueil Le locataire s'engage à ne pas dépasser la capacité maximale admise à l'intérieur du Pavillon Audrey Hepburn, soit 60 personnes pour les deux salles. Horaires Le Pavillon Audrey Hepburn peut être occupé de 08h00 à minuit au plus tard. Page 3 sur 6 Nuisances sonores La limitation des niveaux sonores de la musique a pour but de protéger le voisinage et la faune des nuisances sonores. Dès 22h00, les portes et fenêtres devront être fermées de manière à limiter au maximum les bruits à l'extérieur. Le bâtiment étant en zone villa, les règles de voisinage usuelles doivent être scrupuleusement respectées. Au moment du départ, les personnes présentes veilleront à ne pas déranger le voisinage. Prescriptions particulières Il est interdit 1. Il est interdit de cuisiner des aliments à l'intérieur ou à l’extérieur 2. De planter des clous dans les murs ou les plafonds et de fixer du papier sur les tables au moyen d'agrafes ou de punaises. Seul le ruban adhésif est autorisé 3. D’installer un bar dans les locaux loués 4. De modifier ou de compléter l’équipement existant La Police Région Morges, la Gendarmerie, les membres de la Municipalité, le greffe communal et le concierge ont, en tout temps, libre accès aux locaux, même pendant la durée de la location. Balisage, parking Tout éventuel balisage doit être enlevé après chaque location. Les véhicules doivent être parqués sur le parking de la salle polyvalente. Les chiens sont impérativement tenus en laisse sur tout le périmètre du Pavillon Audrey Hepburn. Les déjections canines sont ramassées et éliminées par le locataire. Les dispositions du Règlement de police, de la Loi sur la faune et de son règlement d'application demeurent réservées. Responsabilités du locataire Le locataire est responsable : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Du matériel et des installations mis à sa disposition Du parcage des véhicules Des émissions sonores Du respect des horaires De la sécurité des personnes présentes Des actes des prestataires qu'il engage pour la réalisation de la manifestation ou de l'événement 7. Du nettoyage final du pavillon et des extérieurs Page 4 sur 6 Facturation des prestations Les prestations sont facturées au locataire de la façon suivante : 1. La finance de location est facturée à la confirmation de réservation et payable dans les 30 jours. Néanmoins, elle doit être payée au minimum 10 jours avant l'occupation. Dans le cas d'une réservation tardive (30 jours avant la location), le locataire s'acquitte de la finance de location directement auprès du Greffe municipal. 2. Une facture distincte sera émise après l'occupation pour les nettoyages supplémentaires éventuels et les dégâts constatés. Prise des locaux Les clés seront remises d’entente avec le concierge de la salle polyvalente (tél. 021 801 85 00 ou 079 254 92 16) qui procédera, avec le locataire, à l’inventaire du matériel. A titre de dépôt, il pourra être perçu, par le concierge, un montant de CHF 100.-, montant qui sera restitué à la reddition des locaux. Fin de la location Il appartient au locataire de nettoyer soigneusement le matériel et le mobilier après usage et de le ranger à l'endroit prévu à cet effet. Le pavillon et ses abords sont rendus nettoyés et débarrassés de tout objet apporté par les occupants. Un état des lieux sera effectué par le concierge à l'issue de la location. En cas d'absence du locataire, le concierge avisera celui-ci par téléphone des manquements ou déprédations constatés, lesquels ne pourront être contestés. Assurance responsabilité civile du locataire Le locataire doit être au bénéfice d'une assurance responsabilité civile couvrant spécifiquement la manifestation ou l'événement. La Municipalité se réserve le droit d’en exiger une attestation. Dégâts, vols constatés par le locataire Si le locataire constate des dégâts ou des vols à son entrée en jouissance des lieux, il en informe sans délai le concierge responsable. Déchets Les déchets doivent être évacués par le locataire jusqu'à sa commune de domicile. Les ordures ménagères seront évacuées par le locataire dans des sacs taxés. La Municipalité tient à sensibiliser les locataires sur le fait qu'il est essentiel de garantir le meilleur tri possible de tous les déchets recyclables (PET, papier-carton, verre, etc.). Page 5 sur 6 Annulation de la réservation En cas d'annulation de la réservation par le locataire après la confirmation de réservation, une dédite est due au titre de participation aux frais administratifs. Cette dernière est fixée comme suit : 1. Moins de 1 semaine avant le jour d'occupation 80% de la finance de location 2. Autres cas CHF 30.- Cas non prévus par le présent règlement Toute disposition non prévue dans ce règlement fera l'objet d'une décision municipale. For en cas de litige Le for en cas de litige est au siège des tribunaux compétents du Canton de Vaud. Entrée en vigueur du présent règlement Le présent règlement remplace et annule toutes les dispositions antérieures. Il entre en vigueur au 1er mai 2014. Page 6 sur 6