Est-ce vraiment rentable de télédéclarer la TVA ?

Est-ce vraiment rentable
de télédéclarer la TVA ?
Intervenants
Gilles ROCHE
Chef des services fiscaux, chargé du bureau P1
Gilles ODIAU LAMISET
Inspecteur principal chargé des téléprocédures TDFC et
TéléTVA, bureau P1
Gérard THEPAUT
Expert-comptable, région Bretagne
Stéphane GASCH
Directeur des études Informatiques, CSOEC
Sommaire
Introduction, rappel du contexte, quelques chiffres
et présentation des deux solutions TéléTVA
Présentation du service EFI-TVA
Présentation d’un service EDI-TVA : Jedeclare.com
Le calcul de la TVA
Le passage productif à la dématérialisation
Du papier à l’électronique, un processus global de
fidélisation des clients
Conclusions
Introduction
Introduction
La dématérialisation de la TVA s’inscrit
dans la continuité technique du service EDI-TDFC
de dématérialisation des liasses fiscales
Ce type d’organisation d’échanges de données
informatisées sans ressaisie s’appelle E.D.I.
Le service TéléTVA existe depuis 2001
Si TéléTVA reprend les dispositions techniques
d’EDI-TDFC, il propose une nouvelle solution :
la saisie sur un site WEB des déclarations
Cette organisation est rendue possible
par le faible nombre d’informations
d’une déclaration de TVA
Ce type de service s’appelle Echange
de Formulaires Informatisés (EFI)
Présentation du service TéléTVA
Présentation du service TéléTVA
TéléTVA permet de déclarer et de régler de manière
dématérialisée la TVA et les taxes annexes
Il s’adresse aux entreprises relevant d’un régime réel de TVA.
Celles dont le chiffre d’affaires excède 15 M€ ou qui relèvent
de la DGE y recourent à titre obligatoire
Deux filières techniques sont disponibles
pour l’envoi des données : l’EDI ou l’EFI
Présentation du service TéléTVA
TéléTVA gère les formulaires CA3 et ses annexes, CA12 et
les avis d’échéance RSA.
A compter de 2005, elle accueille les demandes
de remboursement de crédit de TVA portées
sur les CA12 (RSA et RSI)
TéléTVA accepte des dépôts initiaux et rectificatifs,
les déclarations débitrices, créditrices ou « néant »
Le paiement repose sur un dispositif de prélèvement
à l’échéance et suppose le dépôt d’une autorisation de
prélèvement permanente et d’ordres ponctuels
(nota : un paiement ne peut pas être effectué seul)
Un accusé de réception est adressé pour chaque déclaration
et chaque paiement déposés
Statistiques des télé déclarations
Campagnes déclaratives - Evolution comparée en base 100
Evolution TDFC (de 195.000 en 1994 à 940.000 en 2004 [projection])
500
Evolution TéléTVA (de 21.000 en 2001 à 82.000 en 2004 [projection])
Situation au 15 septembre 2004 :
400
680.000 utilisateurs TDFC
71.000 utilisateurs TéléTVA
300
200
100
0
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
Présentation du service EFI-TVA
Le service E FI en quelques mots
EFI : Echange de Formulaires Informatisés
met en relation un serveur et un internaute
Saisie des données sur un formulaire électronique retiré sur
le serveur TéléTV@
Un certificat électronique du marché (norme X509) assure
l’authentification du serveur et de l’opérateur
Toutes les opérations (déclarations et paiements) sont
signées et un AR immédiatement délivré
La confidentialité des échanges est assurée (protocole SSL)
L’accès au compte peut être partagé entre deux titulaires
de certificats
Un historique des transactions est disponible
Formalités d’adhésion EFI
Acquérir un certificat
(il est d’un coût variable et, surtout, il est polyvalent)
Créer un compte individuel
identification de l’adhérent par son numéro SIRET
- association d’un certificat électronique (administrateur)
Retirer en ligne et compléter le dossier d’adhésion
- formulaire d’adhésion à TéléTVA
- mandat
- autorisation de prélèvement + relevé d’identité financière
Signer et adresser le dossier à la recette
gestionnaire
Recevoir la notification d’ouverture du service
Télédéclaration et télérèglement EFI
Identification de l’obligation à déposer
- période en cours ou antérieure
- déclaration initiale ou rectificative
Saisie des champs sur le formulaire déclaratif
- saisie des informations préalablement préparées
- report automatique des calculs et des totaux
- assistance apportée au déclarant avec une aide
en ligne et des messages informatifs ou bloquants
Stockage des données saisies : « mode brouillon »
ou poursuite de la transaction
Télédéclaration et télérèglement EFI
Saisie de l’ordre de paiement
- pré-affichage des comptes déclarés à TéléTVA
- saisie du montant à prélever ou « aucun paiement »
- validation des informations de paiement saisies
Relecture de l’ensemble des données saisies
(image conservée pendant 1/4 d’heure)
Signature de la déclaration et du paiement
(validation et envoi des données)
Réception immédiate des accusés de réception,
un pour la déclaration, un autre pour
le télérèglement
Autres services proposés en mode EFI
Consultation de l’historique du compte
- dès réception des AR, la déclaration et l’ordre
de paiement sont consultables
- les informations sont disponibles dans l’historique
pendant trois ans
Administration des certificats
Le porteur du premier certificat associé au compte EFI peut
déléguer l’accès au compte et la signature des transactions
à des tiers (certificats dits secondaires)
Envoi automatique sous 24 heures des AR
sur une adresse de messagerie préalablement
déclarée
Présentation d'un service
EDI-TVA
Jedeclare.com
Formalités d’adhésion EDI
Mandater un partenaire EDI et formaliser
un contrat de service avec cet intermédiaire
Retirer le dossier d’adhésion à EDI-TVA
- depuis le portail fiscal - EDI-TVA, « je m’abonne »
- support papier disponible au centre des impôts
Composition du dossier
- formulaire d’adhésion à TéléTVA
- mandat
- autorisation de prélèvement + relevé d’identité financière
Signer et adresser le dossier à la recette
gestionnaire
Recevoir la notification d’ouverture du service
Organisation du portail
A sse rvisse me nt de s ho rlo g e s
d u c e nt re S e rve ur
A S Opérateur
P .O ne E uro pe
Dossier d’adhésion par
courrier à partir du
WEB
F ic h ie r de
R é fé re nc e
A n n u aire
LDAP
BAL E C et
Fo nc t io n ne lle s
S e rv e ur de
me ssa g e rie
P a re -fe u de p rote ctio n
de s a c c ès S M T P no n
séc u risé s
E x pé d ite u r
T é lé déc la rat io n
R é ce ptio n o ptio n ne lle
de l’a cc usé de dé pôt
F ic h ie rs
XM L
G e stio n
é vé ne me ntie lle
M e ssa ge rie
Inte ra p p lic a t io ns
I.S .P .
E nvo i d u me ssa g e
de té léc la ratio n
SM T P + SS L
H e u re de ré fé re nc e
v ia
H o rlo ge ato miq ue
S e rv ic e
d’ ho ro da ta g e
B a se de
réfé re nce me nt
AR
AL MACO M
Groupage
X4 00
T e de c o
P S IT
Inte rne t
D e stina ta ire (s)
Un click pour envoyer
Votre logiciel de TVA génère la déclaration
de TVA sous forme d’un fichier qu’il suffit d’envoyer sous
forme de pièce attachée
De nombreux logiciels offrent des solutions
« presse bouton » qui automatisent cet envoi en
messagerie (voir démos sur le stand Jedeclare)
Cliquer sur le bouton « Envoyer » »
Accusés de réception signés des
dépôts
Le bon acheminement des
messages n’est pas suffisant
pour sécuriser juridiquement
les dépôts
Le portail délivre donc
un Avis de Dépôt Signé
Ce document au format
messagerie comprend
le message d’origine,
la date de réception
par le portail, et est signé
numériquement
Avis de dépôt signé ou ADS
Signature du portail
Pièce jointe retournée
Horodatage du portail
Numéro attribué par le portail
à votre télédéclaration
Accusés de réception signés des
dépôts
Garanties obtenues
L’Avis de Dépôt Signé étant daté l’Expert
peut vérifier si la date de réception est cohérente
avec les obligations contractuelles d’anticipation
L’A.D.S. permet à l’Expert de prouver l’heure
de dépôt et de détail des déclarations expédiées,
le portail à une obligation de résultat,
sous réserve de la qualité du dépôt et du respect
des heures d’anticipation
L’A.D.S. permet au Portail de démontrer
la qualité et l’heure des déclarations effectuées
en cas de contestation
Le suivi de la télédéclaration
Les messages dans la boîte aux lettres
jedeclare.com
Avis de dépôt signé (l’accusé de réception)
Avis de conformité syntaxique
(vérification de la structure EDI)
Avis de retour signé
(Compte-rendu du destinataire)
Suivi des messages et des télédéclarations
directement sur le portail Web
Suivi des messages (des envois)
Suivi des télédéclarations
Croix rouges et coches vertes et …
La signalétique en un tapis
de souris
Le calcul de la TVA
Un processus pas si simple …
Collecte
des
Informations
du client
Dossier
du Client
Situation
de la TVA
Durée : qq jours !
Calcul
de la
Déclaration
Obtention
paiement
Durée : qq minutes !
Délai : qq jours
Envoi de la
déclaration
J : Echéance
Une collecte multiple
Pile de
factures
Le journal
des ventes
Disponible à
FdM + 2/3 J
Le journal
des achats
Relevés
Bancaires
Pile de
justificatifs
Pointage
Disponible à
FdM + 7/8 J
Disponibles à
FdM + 8/9 J
ou
FdM + 4/5 J
Les informations
sont souvent communiquées
au cabinet à FdM +10/15 J
Lettrage
Calcul de la T.V.A.
Le calcul de la T.V.A. est la synthèse sur un
document, des données recueillies des pièces
justificatives
La «bonne» méthode est la comptabilisation préalable
des pièces pour s’assurer de la qualité des données,
de la cohérence et de l’exhaustivité des pièces
Cette étape fait «gagner du temps»
puisque les travaux réalisés seront réutilisés
dans la gestion du dossier
La T.V.A. est pré-calculée par le logiciel de production
La «réalité» est le calcul extra comptable de la T.V.A.
sur une «bande machine»
Finalisation de la déclaration
Une déclaration de T.V.A. papier s’effectue
OBLIGATOIREMENT sur un formulaire CERFA, celui-ci
peut être imprimé avec une imprimante laser
La finalisation passe donc par la copie
des valeurs sur le formulaire papier ou par l’utilisation
de la gestion de la TVA du logiciel de production :
La déclaration est imprimée pour être envoyée au client
Une copie est conservée au Cabinet dans le dossier
L’écriture comptable de la déclaration
est générée ou ressaisie selon les logiciels
L’acheminement
de la déclaration
Dans les deux cas,
le collaborateur s’assure
du bon acheminement
avant la date limite
d
eu
cu
h
qè
Selon les organisations,
le client expédie directement
la déclaration ou retourne
au Cabinet le chèque
Déclaration de TVA
ou
demande de chèque
t eR
o
u
r
La déclaration, ou seulement
le montant net, part du Cabinet
chez le client pour que
celui-ci effectue
le paiement :
Chèque
virement selon les seuils
Déclaration avec paiement ou
référence du virement
Je dématérialise la T.V.A.
J’améliore la rentabilité et la qualité
Pourquoi dématérialiser ?
Pour faire Branché !
Pour garder mes collaborateurs !
Pour avoir une attitude citoyenne
Pour fidéliser mes clients
Pour améliorer la qualité des travaux
Pour améliorer la rentabilité des dossiers
Je dématérialise pour gagner !
La dématérialisation ce n’est pas compliqué, voici
point par point comment procéder
et pourquoi vous rentabiliserez
Une adhésion simplissime :
Une ligne dans le mandat de votre client
Une convention d’adhésion à faire signer
par votre client et à renvoyer à son Centre
des Impôts avec l’autorisation de télépaiement et
son/ses relevés d’identités bancaires
Une fois pour toutes,
1 à 3 R.I.B., votre client peut panacher à chaque
échéance
TéléTVA de nouveaux services
La contrainte des paiements La télédéclaration peut
manuels :
être associée
au télépaiement :
Le paiement par virement est
obligatoire à partir
de 760 K€ Euros de C.A.
La date d’exigibilité de la taxe
est la date de crédit sur le
compte de la D.G.I. du montant
dû. L’assujetti est responsable
de cette date de crédit
Les banques ont quelques
difficultés à garantir les délais
Le télépaiement
est accepté en lieu
et place du virement
Le télépaiement est
à l’initiative de la D.G.I.,
seule responsable
de sa date d’exécution,
jamais antérieure
à l’échéance
Le virement est interdit aux
Le télépaiement (TLRA) est
Le virement est payant
Le télépaiement
cabinets pour le compte de
leurs clients
initialisable
par l’expert-comptable
est gratuit
La dématérialisation et votre client
Simplicité de la gestion des paiements
Paiements gratuits, plus de frais bancaires
Paiement à l’échéance, parfois même
à J+3/4 en date de valeur
Sécurité juridique du paiement
en transférant à la DGI la responsabilité
de l’émission du paiement
Plus de cycle papier des déclarations
Gestion des demandes de remboursement de crédit de TVA via
TéléTVA
Exemple de réingénierie des process
Le traitement des demandes de remboursement de crédit de TVA
(routage, traitement administratif et mandatement) a fait l’objet
d’une démarche de simplification.
1er temps : Dès le début de l’année 2005
Les entreprises au régime simplifié pourront déposer leur
demande de remboursement de crédit de TVA via TéléTVA
En parallèle, le traitement de ces demandes a été aménagé :
le processus décisionnel a été déconcentré au niveau local
En conséquence, les délais de traitement sont optimisés à
chaque étape en vue d’accélérer la prise de décision
et le mandatement
2e temps : A l’horizon 2007
Le dépôt d’une demande sera totalement intégré dans
le système d’information : chaque étape du traitement
pourra être consultée sur le compte fiscal professionnel
Cycle TVA et dématérialisation
Etape
Papier
Dématérialisation
Collecte
des informations
-
Report déclaration P-1
Calcul
de la déclaration
Manuel
Assisté*
Information du client
Papier
E-mèl ou fax
Gestion du paiement
Manuelle
Par le client
Manuel
Immédiat
avec AR
Expédition et suivi
*Calcul des totaux, contrôles immédiats de cohérences
Je gagne
Etape
Qualité
Temps et argent
Collecte
des informations
Fiabilité
néant
Plus d’erreurs
arithmétiques
50 % du temps
Information du client
Formulaire
Automatique
Gain 0,50 € !
Gestion du paiement
Contrôle des
R.I.B.
Par le client
Information sous 24
H
Automatique
Gain 0,50 € !
Calcul
de la déclaration
et mise à jour du dossier
Expédition et suivi
*Calcul des totaux, contrôles immédiats de cohérences
Sécurité technique
Identification utilisateur
Certificat numérique pour la connexion au service EFI
Mot de passe crypté pour le portail Jedeclare.com
Confidentialité
Les communications sont cryptées entre l’ordinateur
et le serveur avec les mêmes protocoles (SSLv3 / 128
pour les spécialistes) que les opérations bancaires
Authentification du serveur
L’identité du service est garantie par un certificat serveur
Accusés de réception des échanges
Les échanges font l’objet d’accusés de réception
Sécurité juridique de JDC
Les conditions générales d’adhésion
de Jedeclare.com décrivent le transfert
de responsabilité du Cabinet vers Jedeclare.com
Le cabinet est déchargé de toute
la responsabilité technique, il doit simplement :
S’assurer que la déclaration est arrivée
chez jedeclare.com sur le WEB ou par un message
d’accusé de réception qui s’appelle ADS
S’assurer que la déclaration n’est pas erronée
en vérifiant dans le suivi l’état positif de la déclaration ou
le message ACS dans sa boite aux lettres
S’assurer de la bonne fin de la déclaration
en vérifiant l’accusé de réception de la DGI
sur le portail ou dans sa boite aux lettres
Plusieurs logiciels automatisent
ces opérations
Je dématérialise la T.V.A.
Un processus global de fidélisation
Des garanties
Le cycle déclaratif se concentre sur l’essentiel :
les informations comptables
Les collaborateurs ne courent pas après
les paiements
Le client reste maître de son paiement,
il peut même n’effectuer aucun paiement
Le cabinet réalise sa mission de bout
en bout, la déclaration de TVA est déposée auprès
de la DGI
=>La dématérialisation amène des bénéfices même en
absence d’optimisation de l’amont du processus !
Je capitalise
Le processus déclaratif trouvera
encore plus de bénéfices dans le cadre
d’une réorganisation :
Dématérialisation de l’acquisition des données auprès
des clients, appliquer la loi des 80/20 :
Le journal des ventes
Les opérations de caisse pour les commerçants
Si le cycle social est dématérialisé, avec les mêmes
avantages que la TVA et même plus … je libère mes
collaborateurs pour qu’ils saisissent les 20 % d’écritures
comptables non automatisées !
Je récupère les relevés bancaires pour systématiser
le pointage et le lettrage en temps réél
La disponibilité pour le client s’accroît,
Vous le fidélisez !
Conclusions
Faciles les deux méthodes
Un mandat
Un mandat
La convention
La convention
pour chaque dossier
Un certificat électronique
par poste de travail
effectuant des
télédéclarations
Un accès Internet
La ressaisie des
informations de chaque
déclaration
pour chaque dossier
Un abonnement auprès de
JDC ou d’un autre portail
télédéclaratif
Un accès Internet
Transfert direct
à partir :
d’un logiciel agréé spécialisé
de l’option EDI-TVA
de votre logiciel
de production
2 Besoins, 2 solutions
Pour tous les cabinets ayant une activité
«traditionnelle», la solution EDI et Jedeclare.com :
Dès que vous avez une douzaine de dossiers
Pour fiabiliser les processus déclaratifs
Avec les mêmes méthodes et outils que pour les autres
télé déclarations
La solution EFI de TéléTVA peut vous servir :
Si vous ne calculez pas la TVA de vos clients
Quand vous travaillez sur les systèmes des clients
Parce que vous ne faites aucune autre déclaration
Alors, est-ce vraiment
rentable de télédéclarer
la TVA ?