Gestion des documents de la fiche client

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Gestion des documents de la fiche client
QuadraCLIENT version 1.28
Enrichissement de la Gestion des documents
La gestion des documents de la fiche client a été enrichie et la liaison entre QuadraClient et QuadraBureautique
est optimisée :
•
Tous les moyens de production des documents, y compris les modules QuadraBureautique sont regroupés et
directement accessibles sur la barre d'outils QuadraClient,
•
La fiche client peut comporter des chapitres "personnalisés" créés librement par l'utilisateur,
•
Tous les chapitres Documents peuvent recevoir des documents issus des modules QuadraBureautique,
•
Les chapitres QuadraBureautique Excel et QuadraBureautique Word sont supprimés et le classement par
nature QuadraBureautique qui se superposait au classement par chapitre disparaît.
Pour permettre aux utilisateurs des modules QuadraBureautique d'intégrer les documents QuadraBureautique
existants aux chapitres de la fiche client, QuadraClient 1.28 est livré avec 2 outils de reprise . Ils sont décrits
dans la documentation technique "Reprise des documents QuadraBureautique".
•
Le premier outil traite les documents QuadraBureautique gérés en liaison avec Quadraclient (sur option
depuis septembre 2000). Il se lance automatiquement après l'installation de la mise à jour des programmes
lorsque l'on accède à un chapitre document de la fiche client.
•
Le deuxième outil traite les documents gérés sans liaison. Il se lance sur demande (programme utilitaire
QmajDoc dans \quadra\pgm32\).
Les chapitres Documents de la fiche client
Les chapitres destinés à recevoir des documents sont repérables par l’icône :
•
Un sous-chapitre ‘Documents’ est disponible dans les chapitres suivants :
Contexte EXPERT
•
⇒
⇒
⇒
⇒
⇒
⇒
⇒
⇒
⇒
Généralités
Eléments de facturation
Fiscal
Juridique
Social
Intervenants
Informatique
Documents (∗)
Analyse client
Contexte PME ou
PROPRETE
⇒ Généralités
⇒ Eléments de facturation
⇒ Documents (∗)
Le chapitre "Documents" contient les sous-chapitres :
⇒ "Documents divers" : Il est destiné à recevoir les documents qui trouvent pas leur place dans les autres
chapitres ;
⇒ "Tous" : Il permet d'afficher tous les documents quel que soit leur chapitre de classement ;
⇒ Les chapitres personnalisés : Il s’agit de chapitres supplémentaires créés librement dans
QuadraParamétrage (menu ‘Chapitres personnalisés’).
QuadraCLIENT version 1.28 Enrichissement des Fonctions GED
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Paramétrage de QuadraBureautique
La liaison entre QuadraClient et QuadraBureautique reste optionnelle. Pour que les documents créés dans
QuadraBureautique Word et Excel soient gérés sur la fiche client, il faut donc activer l'option correspondante
dans les paramètres des modules QuadraBureautique.
•
Pour cela, dans chaque module QuadraBureautique.
⇒ Afficher la grille des paramètres
en tapant <F2> sur la zone
"Code client"
⇒ Rejoindre l'onglet "Format des
fichiers"
⇒
•
Cocher la case "Activer la
gestion des documents avec
QuadraClient".
Lorsque l'option est active, les documents peuvent être créés à partir des logiciels Word ou Excel ou à partir
de la fiche.
⇒ Dans tous les cas, à la sauvegarde du document, l'écran supplémentaire "Propriétés du document" de
Quadraclient est affiché. Il permet de renseigner le chapitre de classement, l'auteur, la date, différents
qualifiants et type de contenus…
⇒ Le document est stocké dans le répertoire des documents de QuadraClient et les chemins d'accès
renseignés dans les paramètres des modules QuadraBureautique sont ignorés.
•
Si la liaison n'est pas activée,
⇒ Il reste possible de créer un document bureautique à partir de QuadraClient mais le document ne sera pas
accessible à partir de la fiche client.
⇒ La gestion initiale des documents QuadraBureautique est conservée (localisation des documents selon le
paramétrage de QuadraBureautique effectué à l'onglet "Chemins d'accès, rubrique "Chemin d’accès aux
documents clients".
Enrichissement de la barre d’outils de QuadraClient
La barre d’outils de QuadraClient a été enrichie des boutons suivants
.
•
Chaque bouton ouvre la fenêtre d'ajout de document : le premier sans option présélectionnée, le deuxième
avec l'option "Création d’un nouveau document de type RTF", le troisième avec l'option Quadra-Bureautique
Word, le quatrième avec Quadra-Bureautique Excel.
•
La fenêtre "Ajout de document" comporte 2 onglets.
⇒ Sur l'onglet "Document", on choisit l’origine du document : "Sélectionner un fichier existant", "Scanner un
document" ou "Créer un nouveau document" de type RTF ou de type Word ou Excel produit ou non à
l'aide des modules QuadraBureautique.
⇒ Sur l'onglet "Propriétés", on renseigne son chapitre de classement et différentes caractéristiques qui
pourront être utilisées comme critères de tri ou de recherche. L'onglet "Propriétés" est automatiquement
affiché à la confirmation de l'ajout d'un document.
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Ajout de document : Sélectionner un fichier existant
Ce choix permet de sélectionner un fichier
présent sur le système quelle que soit son
extension.
•
Si le fichier n'a pas à être conservé à son
emplacement d'origine, choisir l’option
"Déplacer".
•
Sinon, choisir l’option "Copier".
Ajout de document : Scanner un document
Ce choix suppose que le poste de travail est
équipé d'un scanner à la norme Twain.
•
Avant de lancer la numérisation, il est
possible de choisir la résolution (entre 100
et 600 pixels) et le type de numérisation
ou en Noir & Blanc couleurs (selon le
document à scanner).
•
Une fois la numérisation terminée, l’image
réduite apparaît à l’écran.
•
En cliquant sur le bouton correspondant, il
est possible de la visualiser en plein écran
avec un logiciel de gestion d’images (tel
que Paint ou Internet explorer).
•
Le bouton <Sélectionner la source> sert à
choisir le pilote Twain s'il en existe
plusieurs sur le poste.
•
Si le scanner n’est pas détecté, le bouton <Scanner>
reste inactif et le bouton <Rechercher> permet de
relancer la recherche du scanner.
Ajout de document : Créer un nouveau document
Document RTF
Cette option permet de créer un document simple avec possibilité de mettre en forme le texte (sélection de la
police, couleur, alignement…). Après avoir cliqué sur le bouton <Créer le document>, on obtient la fenêtre de
création de document apparaît. Il reste à taper le texte et à cliquer sur le bouton <Enregistrer>.
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Document QuadraBureautique Word
Pour créer un document à partir d’une
maquette réalisée au préalable sous Word
avec QuadraBureautique, choisir les options
"Document Word" et "Sommaire
QuadraBureautique".
•
L'arborescence par nature des
maquettes disponibles dans
QuadraBureautique est affichée.
•
En cliquant sur une nature, on ouvre le
sommaire des maquettes. Après avoir
sélectionné la maquette voulue, cliquer
sur le bouton <Créer le document>.
•
Remarques :
⇒ Si la liaison QuadraClient et
QuadraBureautique n'est pas active,
le document peut être créé mais il ne sera pas géré sur la fiche client (Cf. plus haut, paramétrage de
QuadraBureautique).
⇒ Si l'utilisateur ne dispose pas de la licence d'utilisation du module QuadraBureautique Word, le sommaire
des maquettes n'est pas affiché et l'option reste inactive.
Document vierge Word
Pour créer un document de type Word sans maquette, choisir les options "Document Word" et "Document
vierge". Cliquer sur le bouton <Créer le document> pour lancer Word. A noter que les options de
QuadraBureautique sont indisponibles même si le module est installé.
Document QuadraBureautique Excel
Pour créer un document à partir d’une maquette réalisée au préalable sous Excel avec QuadraBureautique
Excel, choisir les options "Tableau Excel" et "Sommaire QuadraBureautique". Le principe d'utilisation est le
même que pour QuadraBureautique Word.
Document vierge Excel
Pour créer un document de type Excel sans maquette, choisir les options "Tableau Excel" et "Document vierge".
Cliquer sur le bouton <Créer le document> pour lancer Excel. A noter que les options de QuadraBureautique
sont indisponibles même si le module est installé.
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Propriétés du document
Une fois le document créé, les propriétés du
documents sont à renseigner. Le chapitre de
classement peut être sélectionné parmi les
chapitres marqués de l’icône suivante :
Pour un document de type QuadraBureautique
Word ou Excel, les propriétés sont à renseigner
dans Word ou Excel au moment de la
sauvegarde.
Modification d’un document
Tout document ajouté apparaît dans la liste des documents du client dans chapitre choisi. Il est alors possible d'en
modifier les propriétés en cliquant sur son nom avec le bouton droit de la souris ou à l'aide du bouton
<Propriétés> du menu.
Les propriétés incluent le chapitre de
classement ; Un document peut donc être
déplacé d'un chapitre à un autre.
Tout document peut aussi être envoyé en
tant que pièce jointe d’un e-mail (avec la
licence du module Gestion des e-mail à
partir des produits Quadratus).
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