Le suivi budgétaire

Afrique de l’Ouest – Ateliers SIG et Finance
Ouagadougou, Burkina Faso
15 – 18 novembre 2011
Le budget Outil de pilotage
Le budget ne reste pas au placard !
2
LI-BE-REZ LE BUDGET!!
LI-BE-REZ LE BUDGET!!
LI-BE-REZ
LE BUDGET!!
LI-BE-REZ LE BUDGET!!
LI-BE-REZ LE BUDGET!!
3
Il s’affiche !
Et s’utilise!
4
Pour que le budget devienne un
outil, il faut le décliner
5
Décliner par mois: “la mensualisation”
6
Détailler par poste: “poste de dépense”
Et / ou “poste de responsabilité”
7
Pourquoi
mensualiser
?
Le suivi budgétaire =
suivre un % d’avancement par rapport au total prévu pour l’année?
Sept Total
Staff expenses
Head office
Bacoor
Cavite
Tanza
Dasma
Tagaytay
Supplies and running expenses
Photocopies and Printing
Office Supplies
Insurance
Postage and Communications
Social Development
Taxes and Licenses
Promotions and Advertising
9
2011 budget
variance
4,721,237
7,382,769
-36.1%
2,200,178
692,901
697,678
477,076
653,404
0
0
3,070,413
964,258
796,471
967,254
1,143,436
440,938
0
-28.3%
-28.1%
-12.4%
-50.7%
-42.9%
-100.0%
+100%
1,409,671
2,037,837
-30.8%
84,092
184,802
39,770
116,603
35,995
24,276
0
58,452
201,044
10,000
156,144
172,800
170,061
16,200
43.9%
-8.1%
297.7%
-25.3%
-79.2%
-85.7%
-100.0%
Le % de progression sur le total de l’année?
• On peut être à 0% sur une dépense à fin Septembre
=> mais ce n’est pas une économie!
• On peut être à 100% sur un investissement à fin Mars
=> mais ce n’est pas un dépassement!
• On peut être à 45% sur les frais de personnel à fin Aout
⇒mais ce n’est pas une économie!
Il faut mensualiser!
10
La Mensualisation
Certaines dépenses sont ponctuelles:
⇒Prévoir le(s) mois où elles ont lieu
• Investissements
• Taxes ponctuelles
• ...
11
La Mensualisation
Certaines dépenses sont ‘saisonnières’:
• 13ème mois des salaires
• Charges sociales
• Périodes de congés
• ...
12
La Mensualisation
Ou elles sont évolutives en fonction de:
• Recrutements prévus en cours d’année
• Ouvertures d’agences
• Accroissement de l’activité
• ...
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BUDGET FOLLOW UP
Staff expenses
Head office
Bacoor
Cavite
Tanza
Dasma
Tagaytay
Supplies and running expenses
Photocopies and Printing
Office Supplies
Insurance
Postage and Communications
Social Development
Taxes and Licenses
Promotions and Advertising
Transportation (530-055)
Representation
Rentals
Repairs & Maintenance
Light and Water
Utilities (Pantry Supplies/Other Services)
Bank Charges
April
May
June
July
Actual Budget Actual Budget Actual Budget Actual Budget
440,565
440,565
654,320
536,078
194,725
61,232
50,577
61,422
72,609
0
194,725
61,232
50,577
61,422
72,609
0
274,386
94,631
78,164
94,925
112,215
0
220,836
64,293
53,106
64,493
76,216
57,134
143,939
143,940
153,940
164,439
4,621
16,003
4,621
16,004
4,621
16,004
5,121
17,503
12,512
12,800
12,512
12,800
13,512
16,000
1,200
26,220
675
45,000
3,247
10,936
4,940
5,785
1,200
26,220
675
45,000
3,247
10,936
4,940
5,785
12,512
12,800
2,500
1,200
26,220
675
52,500
3,247
10,936
4,940
5,785
1,500
31,220
675
52,500
3,547
11,936
5,140
5,785
Décliner par poste de dépense
Un degré de détail et des rubriques qui
correspondent aux états financiers
• Les rubriques du compte d’exploitation
• Les investissements du bilan
• ...
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Supplies and running expenses
Supplies and running expenses
Purchase small equipment
Water and elecricity
Rentals
Advertising cost
Expenses for People's Committee
Telephone expenses
Internet expenses
Motorcycle maintenant and insurance
Land transport
Air transport
Bank fees DBP HO
Bank fees DBP Branch
Bank fees MA Branch
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=/=
Photocopies and Printing
Office Supplies
Insurance
Postage and Communications
Social Development
Taxes and Licenses
Promotions and Advertising
Transportation (530-055)
Representation
Rentals
Repairs & Maintenance
Light and Water
Utilities (Pantry Supplies/Other Services)
Bank Charges
Décliner par centre de coût
Un centre de coût = une responsabilité
budgétaire
• Le budget ne concerne pas seulement la Direction ou le
service Finances
• Le budget est un outil de management et délégation
17
18
D’accord – et maintenant,
comment on présente un
suivi budgétaire
concrètement
?
Un suivi au mois, et en cumulé à date
20
Un détail, et un sous-total par rubrique
21
Des chiffres en valeur, et en %
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Le compte de résultat
Suivi des ressources
Suivi des dépenses
Facile à produire
• intégré au logiciel comptable
(automatiquement ou manuellement)
23
Le compte de résultat
24
Les indicateurs d’activité
Suivre les principaux indicateurs de
Microlight
Facile à produire
pré-rempli dans le fichier de reporting
25
Le suivi budgétaire, ce n’est pas
suivre le budget
27
C’est suivre le budget
☺
28