Cahier des charges Madac Coordination SUD

CAHIER DES CHARGES
Graphisme et maquettage (et éventuellement impression,
selon devis) d’un guide méthodologique et d’une plaquette de
présentation
« Modèle d’autodiagnostic et d’amélioration continue
(Madac) »
Juin 2015
11.1.
Contexte
Historique
La plupart des ONG de solidarité internationale fournissent d’importants efforts pour améliorer et
rendre compte de la qualité de leurs actions et de leurs organisations (même si toutes n’utilisent
pas forcément le terme de « qualité »).
Ainsi, depuis de nombreuses années, pour répondre aux attentes de leurs parties prenantes
externes (bailleurs de fonds publics et privés, donateurs, bénéficiaires…), mais aussi par éthique,
par souci d’efficacité, d’amélioration continue et pour préserver leur image collective, les ONG
s’interrogent et mettent en place des initiatives sur l’amélioration de la qualité de leurs
organisations et de leurs actions. C’est dans ce contexte que le F3E et Coordination SUD ont été
amenés à s’interroger sur l’opportunité et sur la forme d’actions et d’outils communs, qui
permettraient d’harmoniser et d’amplifier ces efforts pour en accroître à la fois la visibilité et les
effets.
1.2.
Coordination SUD et F3E
Coordination SUD (www.coordinationsud.org)
Coordination SUD – Solidarité Urgence Développement - est la coordination nationale des ONG
françaises de solidarité internationale. Fondée en 1994, elle rassemble aujourd’hui six collectifs
d’ONG (CLONG-Volontariat, CNAJEP, Coordination Humanitaire et Développement, Crid, Forim,
Groupe Initiatives) et plus de 160 ONG qui mènent des actions humanitaires d’urgence, d’aide au
développement, de protection de l’environnement, de défense des droits humains auprès des
populations défavorisées mais aussi des actions d’éducation à la solidarité internationale et de
plaidoyer.
Coordination SUD assure une double mission d’appui à la professionnalisation des ONG françaises
et de représentation de leurs positions auprès des institutions publiques et privées, en France, en
Europe et dans le monde. Elle développe des services de veille, de diffusion d’information, de
conseil et de formation. Elle gère un fonds paritaire de cofinancement d’expertises externes sur les
différents aspects de la performance organisationnelle et institutionnelle pour les ONG. Enfin, elle
anime des commissions de travail thématiques composées de ses membres, mobilisées sur des
enjeux majeurs de la solidarité internationale.
F3E (www.f3e.asso.fr)
Crée en 1994 et composé d’une centaine d’ONG et de collectivités territoriales, le F3E se positionne
comme le réseau français dédié à l’amélioration de l’impact et de la qualité de l’action en matière
de coopération et de solidarité internationale. Il rassemble des acteurs disposés à analyser et
partager leurs pratiques pour renforcer leurs capacités et mieux rendre compte de l’efficacité de
leurs actions, autour des trois axes suivants :
Evaluer : le F3E accompagne méthodologiquement et financièrement ses membres dans la
réalisation d’études destinées à analyser leurs actions en vue d’améliorer leurs pratiques. Le F3E
propose également des formations méthodologiques.
Echanger : les espaces d’échanges du F3E favorisent le partage des pratiques et l’apprentissage
collectif. Ces échanges donnent lieu à des productions (publications, séminaires, vidéo…), qui sont
réinvesties et valorisées dans toutes les activités proposées aux membres du réseau F3E.
2
Eclairer : le F3E organise et participe à des instances et des événements nationaux et
internationaux du secteur en vue de promouvoir ses travaux d’analyse des pratiques de
développement et de faire connaître les résultats des travaux collectifs de ses membres.
1.3.
L’élaboration d’un modèle d’autodiagnostic et d’amélioration continue
Coordination SUD et le F3E ont piloté ensemble en 2010 une étude intitulée « Démarches qualité et
solidarité internationale », afin d’établir un état des lieux des débats, pratiques et enjeux actuels
en termes de démarches qualité dans le secteur de la solidarité internationale. Sur la base des
recommandations de l’étude et des conclusions d’un atelier de restitution, un Comité de pilotage
conjoint F3E-Coordination SUD a initié un processus d’élaboration d’un cadre global d’analyse de la
qualité pour les ONG françaises de solidarité internationale.
Le choix de Coordination SUD et du F3E s’est arrêté sur le modèle EFQM comme base de travail
pour élaborer ce cadre d’analyse global, pour les raisons suivantes : adéquation du modèle vis-àvis des enjeux spécifiques des ONG (notamment la prise en compte de parties prenantes
multiples), pertinence vis-à-vis du type de démarche souhaitée (non normative, approche globale,
logique d’amélioration continue…), retours d’expériences positifs de la part de la plateforme d’ONG
belge ACODEV sur l’utilisation du modèle EFQM. Cependant il est apparu indispensable d’adapter ce
modèle initial afin qu’il corresponde au mieux à la réalité du secteur des ONG françaises de
solidarité internationale. Le Madac est issu de ce processus d’adaptation du modèle EFQM ayant
associé 25 ONG membres de Coordination SUD et/ou du F3E.
Le Madac est un outil destiné à accompagner les ONG françaises de solidarité internationale dans la
mise en œuvre d’une démarche d’autodiagnostic et d’amélioration continue basée sur l’analyse
globale des pratiques et des résultats d’une ONG, avec la recherche d’un équilibre dans la
satisfaction des attentes des principales catégories de parties prenantes de cette dernière.
L’outil ayant été testé avec succès en 2014 par 5 ONG pilotes, le Comité de pilotage a décidé de sa
promotion dans le secteur de la solidarité internationale. Un guide méthodologique et une
plaquette de présentation doivent contribuer à cet effort de promotion animé par Coordination SUD
et le F3E.
2-
Objet de la consultation
Coordination SUD et le F3E souhaitent confier le graphisme, le maquettage (et
éventuellement l’impression, selon devis)
d’un guide méthodologique « Modèle
d’autodiagnostic et d’amélioration continue » (Madac) et d’une plaquette de présentation du Madac
à un prestataire externe.
Le guide se présente actuellement sous la forme d’un texte word de 37 pages. La version actuelle
du guide peut être obtenue sur demande pour répondre au présent cahier des charges auprès de
Pierre Lecomte à Coordination SUD ([email protected]) et Lilian Pioch au F3E
([email protected]). Le guide devra être maquetté et éventuellement imprimé (selon devis) en
500 exemplaires (+ 500 selon devis), pour diffusion auprès des membres et des partenaires de
Coordination SUD et du F3E.
Une plaquette de présentation du Madac (A5 – 4 pages) est également à réaliser en reprenant les
éléments graphiques du guide. Elle sera maquettée et imprimée en 500 exemplaires (+ 500 selon
devis) pour diffusion auprès des membres et des partenaires de Coordination SUD et du F3E.
3
3-
Spécifications techniques
Production attendue :
Création, mise en page du guide prêt pour impression, sur la base d’un document
actuellement de 37 pages A4 Word (cf. guide Madac en annexe) et éventuellement
l’impression (selon devis) en 500 exemplaires (+ 500 selon devis).
Création, mise en page d’une plaquette de présentation sur la base de la charte graphique
choisie pour le guide (le texte de la plaquette sera fournie ultérieurement par Coordination
SUD et F3E) et éventuellement impression (selon devis) en 500 exemplaires (+ 500 selon
devis).
Spécifications graphiques :
Pour le
-
Pour la
-
guide
Format final en A5 au format portrait ;
Le guide est conçu pour être lisible en format PDF et en format web (quadrichromie) ;
Il doit pouvoir être imprimable par un imprimeur externe et en interne (il sera demandé au
prestataire retenu de fournir à la fin du travail les fichiers sources) ;
Rubriquer le guide (par chapitre) avec des intercalaires entre les chapitres et des onglets
sur la marge droite ;
Infographies à réaliser et à incorporer au document (notamment représentation
schématique du modèle MADAC en page 9, du cycle d’amélioration continue en page 25…).
Les données seront fournies par Coordination SUD et le F3E au moment de la réunion de
cadrage (cf in calendrier ci-dessous. Le schéma page 7 (représentation schématique du
modèle EFQM) doit être repris à l'identique car il est protégé par un copyright.
plaquette
Format A4 plié en deux (soit un 4 pages A5) ;
La plaquette est conçue pour être lisible en format PDF et en format web (quadrichromie) ;
Elle doit pouvoir être imprimable par un imprimeur externe et en interne (il sera demandé
au prestataire retenu de fournir à la fin du travail les fichiers sources) ;
Pas de création graphique majeure (utilisation de la charte graphique et des infographies
retenues pour le guide).
Spécifications pour l’impression (selon devis) :
Pour le
-
guide
Format final en A5 au format portrait ;
Intérieur : quadrichromie, papier recyclé ou PEFC, 100 g ;
Couverture : quadrichromie, papier recyclé ou PEFC, 250g ;
Façonnage : document papier avec reliure en spirale wire’o ;
500 exemplaires et devis indiquant +500.
Pour la
-
plaquette
Format final en A5 (A4 plié en 2). Recto Verso ;
Quadrichromie, papier recyclé ou PEFC, 135g ;
Un pli parallèle ;
500 exemplaires et devis indiquant +500.
Taches demandées au prestataire retenu :
-
Elaboration d’une charte graphique applicable à l’ensemble du guide et à la plaquette de
présentation. Nous attendons un rendu qui tente, dans la mesure du possible, d’être
cohérent avec les chartes graphiques des 2 commanditaires, Coordination SUD et le F3E.
4
Nous souhaitons également que les documents rendent compte d’une mise en page aérée,
sobre et attractive, et que leur graphisme illustre les notions de qualité pour les ONG
françaises de solidarité internationale, de progression et d’amélioration continue de leurs
pratiques et de leurs résultats.
-
Ce document étant un guide pratique, nous souhaitons lui donner une forme la plus
ergonomique possible et la plus facile d’utilisation possible (reliure en spirale ; intercalaires
entre les chapitres et des onglets sur la marge de droite).
-
Le travail de création graphique sur le guide devra traduire les différentes typos et
encadrés utilisés dans le document Word. Dans ce document et tout le long du document,
les mêmes procédés de mise en évidence du texte ont été utilisés (ex. titres en
majuscules, sous-titres en gras, paroles d’acteurs encadrées / italique, encadrés en têtes
des 9 critères du modèle Madac colorés, points importants encadrés / pointillé…). Nous
attendons que le graphiste traduise ces effets avec des procédés graphiques attractifs,
facilement repérables et sobres (point d’interrogations visibles, flèches retravaillées, typos
différenciées, travail d’encadré et sur les couleurs…) d’une manière systématique et
uniforme sur tout le guide pour les éléments du même type. Notamment, les différents
chapitres devront être clairement identifiables (système d’intercalaire et d’onglet, couleur
différenciée…).
-
Eventuellement (selon devis), remise à l’imprimeur des documents prêts à imprimer (guide
et plaquette).
-
Eventuellement (selon devis), suivi de l’impression et remise des documents imprimés à
Coordination SUD et/ou au F3E (Paris).
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4-
Calendrier de travail prévisionnel
08/06/2015
22/06/2015
Semaine du
22/06/2015
Semaine du
29/06/2015
Semaine du
13/07/2015
Semaine du
20/07/2015 (et
éventuellement
semaine du
27/07/2015)
Semaines du
31/08/2015 et du
07/09/2015
Semaine du
14/09/2015
Semaine du
28/09/2015
5-
Publication de l’appel d’offre
Date limite d’envoi des offres des prestataires
Choix du prestataire et envoi au prestataire retenu du guide
finalisé en version Word
Réunion de cadrage à Paris (ou par téléphone / Skype) avec le
prestataire
Pour le guide :
Envoi par le prestataire retenu d’une 1ère proposition de charte
graphique et de mise en page (2 propositions différentes)
Pour le guide :
Allers - Retours avec le prestataire pour finalisation des
documents (document version PDF et version à imprimer)
Pour la plaquette :
Envoi par Coordination SUD et F3E du texte définitif pour la
plaquette de présentation
Août 2015 - Congés
Pour le guide & la plaquette :
Allers - Retours avec le prestataire pour finalisation des
documents (document version PDF et version à imprimer)
Pour le guide & la plaquette :
Finalisation du guide et de la plaquette et Signature des BAT
finaux
Livraison par le prestataire des fichiers sources, pdf (version
imprimeur/web)
Livraison des documents par l’imprimeur (selon devis)
Modalités financières et remises des propositions
Le budget prévisionnel incluant la prestation du graphiste (pour le guide et la plaquette) et
l’impression des documents (500 exemplaires pour le guide + 500 selon devis ; 500 exemplaires
pour la plaquette + 500 selon devis) est de 7.000€ TTC. Ce budget prévisionnel est réparti de la
façon suivante, de façon estimative : 3.000 € TTC pour le travail de graphisme et de maquettage,
4.000 € TTC pour l’impression des documents.
Les propositions sont attendues au plus tard le 22 juin 2015 à 18h00. Elles sont à envoyer par
mail à Pierre Lecomte à Coordination SUD ([email protected]) et à Lilian Pioch au F3E
([email protected]).
La version actuelle du guide peut être obtenue sur demande pour répondre au présent cahier des
charges auprès de Pierre Lecomte à Coordination SUD ([email protected]) et Lilian
Pioch au F3E ([email protected]).
Les propositions devront comprendre les éléments suivants :
Une proposition financière détaillée (TTC) séparant clairement la proposition financière pour
le travail de graphisme et de maquettage et pour le travail d’impression des documents
Un book
Après sélection du prestataire retenu, ce dernier fournira :
6
Pour le guide :
Deux propositions graphiques dans un premier temps ;
Les fichiers finalisés PDF haute définition pour impression + le fichier web + les fichiers
sources.
Pour la plaquette :
Une proposition de mise en page dans un premier temps ;
Les fichiers finalisés PDF haute définition pour impression + le fichier web + les fichiers
sources.
Et éventuellement, pour le guide et pour la plaquette, les documents imprimés (selon devis).
Le paiement de la prestation se fera en 2 tranches :
-
Première tranche de 40% à la signature du devis et réception de la facture correspondante
-
Deuxième tranche de 60% à la réception des livrables (papier et numérique).
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