1. Bases légales et réglementaires

Manuel d'administration financière du personnel
Fin
Version revue au 27-03-2006
Livre 4 Chapitre 3 : Chèques-repas – Cadre administratif et logistique de la police locale
Table des matières
1.
2.
2.1
2.2
2.3
3.
3.1
3.2
3.3
4.
1.
Bases légales et réglementaires
Principes
Octroi des chèques-repas
Dispense de cotisations de sécurité sociale
Communication des données indispensables au SSGPI
Rôle du responsable de l’administration du personnel de la zone de police
Communication des données via l’application CD-Rom GPI
Régularisations des données déjà communiquées via le CD-Rom SSGPI
“Erreurs” possibles
Rôle du SSGPI
Bases légales et réglementaires
• Article XII.XI.92 de l’arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des
services de police (PJPol ou Mammouth) (M.B. 2001-03-31) (ST6)
• Article 154, alinéa 4, de la loi-programme du 2 août 2002 (M.B. 2002-08-29) (ST97)
• Article 19 bis de l’arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969
révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs (M.B.
1969-12-05)
• Circulaire n° Ci.RH.244/460.391 du 9 juin 1999 : “Avantage social – Avantage de toute nature –
Chèques-repas – Charge professionnelle” (Administration des Contributions directes)
1
• Communication 2002/15 de l’O.N.S.S.A.P.L. du 13 décembre 2002 : “Réforme des polices :
membres du personnel CALOG qui, dans leur statut d’origine, bénéficiaient de chèques-repas”
2.
Principes
2.1
Octroi des chèques-repas
Le membre du personnel du cadre administratif et logistique n’a droit à l’octroi de chèques-repas que
si :
• il a opté pour le maintien de sa position juridique d’origine;
• sa position juridique d’origine prévoit l’octroi de chèques-repas;
• il a été affecté dans la zone de police dont fait partie sa commune d’origine.
Par position juridique d’origine, il faut entendre : “La position juridique qui est applicable au membre
du personnel de la commune concernée le dernier jour du mois dans lequel intervient la publication
au Moniteur belge de l’arrêté constituant la police locale vers laquelle les membres du personnel
concernés sont transférés.”
Cela signifie concrètement que les éléments de l’ancien statut sont fixés, sur base de la situation telle
qu’elle existait le dernier jour du mois pendant lequel l’arrêté royal instituant la zone de police a été
publié au Moniteur belge. A partir de ce moment, l’ancien statut pécuniaire devient, en principe,
invariable. Les modifications ultérieures apportées à ce statut, y compris des modalités d’octroi des
éléments de celui-ci, ne produisent, de ce fait, aucun effet pour les membres du personnel du cadre
administratif et logistique, à moins que le Roi ne le prévoie expressément.
2.2
Dispense de cotisations de sécurité sociale
Les chèques-repas ne sont pas considérés comme de la rémunération et font l’objet d’une dispense
de cotisations de sécurité sociale, pour autant que les conditions suivantes, visées à l’article 19 bis de
l’arrêté royal précité du 28 novembre 1969, soient remplies simultanément :
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1° l’octroi des chèques-repas doit être prévu par une convention collective de travail ou, à défaut, par
une convention individuelle;
2° le nombre de chèques-repas octroyés doit être égal au nombre de journées au cours desquelles le
travailleur a effectivement fourni des prestations de travail;
Les chèques-repas sont remis chaque mois en une ou plusieurs fois au travailleur, en fonction du
nombre de jours de ce mois pendant lesquels il fournira vraisemblablement des prestations de
travail. Au plus tard, le dernier jour du premier mois qui suit le trimestre, le nombre de chèquesrepas est régularisé en fonction du nombre de jours pendant lesquels le travailleur a effectivement
fourni des prestations pendant ce trimestre.
3° le chèque-repas est délivré au nom du travailleur;
4° le chèque-repas mentionne clairement que sa validité est limitée à trois mois et qu’il ne peut être
accepté qu’en paiement d’un repas ou pour l’achat d’aliments prêts à la consommation;
5° l’intervention de l’employeur s'élève à 4,46 EUR maximum par chèque-repas;
6° l’intervention du travailleur s'élève au minimum à 1,09 EUR;
Si ces six conditions ne sont pas remplies simultanément, les chèques-repas sont considérés comme
étant de la rémunération, ce qui a pour conséquence que :
• les cotisations de sécurité sociales sont dues ;
• les chèques-repas sont considérés comme de la rémunération imposable.
Exemple :
En 2005, un membre du personnel a reçu 230 chèques-repas d’un montant de 4,95 EUR par
chèque. L’intervention du travailleur s’élève à 0,99 EUR. Elle est inférieure au minimum requis
d’1,09 EUR. Par chèque-repas, on aura donc 4,95 – 0.99 = 3.96 EUR qui seront imposables. Sur
la fiche fiscale de ce membre du personnel, une somme de 3,96 EUR x 230 = 910,80 EUR sera
mentionnée à titre d’avantage de toute nature.
3
2.3
Communication des données indispensables au SSGPI
Lors de la reprise des données pécuniaires par le SSGPI en 2002, certaines données ont été
demandées en matière de chèques-repas. Il s’agit des données suivantes qui sont indispensables
pour pouvoir assurer un traitement correct des chèques-repas :
• la réglementation, par commune faisant partie de la zone de police, sur base de laquelle des
chèques-repas sont octroyés;
• le nom et le numéro d’identification des membres du personnel à qui cette réglementation est
applicable et qui entrent, dès lors, en considération pour l’octroi de chèques-repas.
• la valeur totale de chaque chèque-repas octroyé;
• l’intervention du travailleur et de l’employeur par chèque-repas octroyé.
3.
Rôle du responsable de l’administration du personnel de la zone de police
3.1
Communication des données via l’application CD-Rom GPI
Le responsable de la gestion du personnel communique au SSGPI, avant le cinquième jour calendrier
de chaque mois, les données concernant l’octroi des chèques-repas, via l’application CD-Rom GPI
(code prestation "993 autres").
Code de prestation
993 Autres
Vu que depuis octobre 2005, on se trouve “en régime” en ce qui concerne le traitement des chèquesrepas, la communication des données doit être effectuée comme suit :
Date de prestation
200201
Nombre de prestations
22
Montant brut
Montant AMI
4
Compte tenu des limitations techniques du système de paiement des traitements du SCDF, les zones
de police ne peuvent plus, depuis octobre 2005, faire elles-mêmes des retenues sur l’intervention du
travailleur. Dans la colonne AMI, le montant de l’intervention du travailleur ne doit donc plus être
rempli. Ceci est valable aussi bien pour la retenue du mois en cours que pour les régularisations.
3.2
Régularisations des données déjà communiquées via le CD-Rom SSGPI
Les modifications aux données déjà transmises peuvent uniquement être envoyées sous forme de
fichier. Cela signifie que le nouveau fichier transmis (reprenant toutes les données) annule et
remplace le précédent.
3.3
“Erreurs” possibles
3.3.1
Trop peu de chèques-repas ont été signalés
Quand trop peu de chèques-repas ont été signalés, les interventions personnelles et donc aussi la
dette seront augmentées par une régularisation. Dans ce cas, le SCDF remplacera le montant total
de la dette par le nouveau montant.
3.3.2
Trop de chèques-repas ont été signalés et il n’y a pas encore eu de retenue pour l’intervention
personnelle
Si trop de chèques-repas ont été signalés, les interventions personnelles et donc aussi la dette seront
diminuées par une régularisation. Lorsque la retenue des interventions personnelles n’a pas été
effectuée, le SCDF diminuera le montant total de la dette.
3.3.3
Trop de chèques-repas ont été signalés et une retenue partielle a déjà été effectuée pour
l’intervention personnelle
Si trop de chèques-repas ont été signalés, les interventions personnelles et donc aussi la dette seront
diminuées par une régularisation. Lorsque la retenue des interventions personnelles a déjà été
partiellement effectuée, il y a deux possibilités :
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-
-
Soit le nouveau montant total des interventions personnelles est plus élevé que le montant total
des retenues déjà effectuées. Cela ne pose pas de problème. Dans ce cas, le montant total de la
dette sera adapté.
Soit le nouveau montant total des interventions personnelles est plus petit que le montant déjà
retenu. Dans ce cas, le montant total de la dette sera diminué à concurrence du montant déjà
retenu et les interventions personnelles, éventuellement retenues de manière excédentaire, seront
remboursées.
3.3.4
Trop de chèques-repas ont été signalés et la retenue pour l’intervention personnelle a été
intégralement effectuée
Si trop de chèques-repas ont été signalés, les interventions personnelles et donc aussi la dette seront
diminuées par une régularisation. Lorsque la retenue pour les interventions personnelles a déjà été
totalement effectuée, le SCDF adaptera le montant total de la dette et les interventions personnelles,
éventuellement retenues de manière exédentaire, seront remboursées.
4.
Rôle du SSGPI
A partir d'octobre 2005, les données concernant les chèques-repas, transmises au SSGPI, afin d'y
être traitées, doivent lui parvenir, au plus tard, avant le cinquième jour ouvrable du mois. Le SSGPI ne
peut, en effet, garantir que ces données seront traitées à la fin du même mois que si cette condition
est remplie.
Le SSGPI chargera l'intervention du travailleur dans l'application "gestion de dettes" du SCDF. Cette
intervention sera automatiquement déduite du prochain traitement à payer.
Le SSGPI examinera sur base des données initialement communiquées si les chèques-repas
peuvent être considérés ou non comme un avantage social exonéré (voir point 2.2).
6
Pour de plus amples informations, il vous est loisible de contacter le Contactcenter du SSGPI
au numéro de téléphone suivant : 02 554.43.16
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