assistant(e) assistant(e) confirme(e)

FICHE DE DEFINITION DE FONCTION
ASSISTANT(E)
ASSISTANT(E) CONFIRME(E)
Mise à jour : Février 2013
1. MISSION PRINCIPALE
L’Assistant(e) assure le secrétariat et les tâches administratives relatives au service auquel il
appartient.
2. RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
RELATIONS HIERARCHIQUES : l’Assistant(e) travaille sous la responsabilité directe du
responsable du service auquel il est rattaché, et dépend hiérarchiquement du Directeur du
service.
RELATIONS FONCTIONNELLES : l’Assistant(e) est en relation :
- en interne avec les Responsables des différents services, les Chargés d’affaires et leurs
assistantes, et le Directeur du service auquel il appartient.
- en externe avec les différents partenaires liés aux projets sur lesquelles il intervient.
3. RESPONSABILITES ET ACTIVITES
Le niveau d’autonomie et le degré de réalisation des différentes activités dépendront de
l’évolution dans le métier (débutant, confirmé…)
En fonction du service auquel il est rattaché, l’assistant peut être :
- Assistant de Chargé d’Affaires,
- Assistant Moyen Généraux,
- Assistant chargé de procédures,
- Assistant de Communication,
- Assistant de Commercialisation,
- Assistant Facility Management
1. Exécution du secrétariat classique de son supérieur
-
Relations téléphoniques et électroniques
saisie et/ou rédaction et dactylographie des documents,
Traitement du courrier entrant et sortant,
Organisation et traitement du classement (physique et informatique), archivage
Gestion des agendas,
Organisation des déplacements et des réunions des membres du service.
2. Fonction d’accueil et d’information (entreprises soumissionnaires, clients, fournisseurs…)
- Accueil, orientation, et assurance du rôle d’interface entre les différentes personnes impliquées
sur un dossier selon les consignes définies,
- représentation de la SERL sur certaines missions.
- Envoi de documents …
3. Suivi administratif des dossiers
- Constitution, suivi ou mise à jour de documents
- Contrôle, suivi et mise à jour de fichiers, base de données, listings,…
- Recherches et centralisation d’informations en interne et en externe ; le cas échéant
recherches sur Internet
- Classement, reprographie
- Envoi mailings
4. Opérations de gestion courante
-
Création engagements (dépenses / recettes / foncier : acquisitions et cessions)
Vérification facturation
Relances
Utilisation des outils de gestion spécifiques au poste tenu (GO7, GLDI…)
5. Fonction d’alerte
- Information, anticipation et mise au point sur l’état d’avancement des dossiers
- Relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…)
Selon ses capacités et sous la responsabilité de son supérieur, l’assistant(e) peut être amené à
concevoir des documents en lien avec le service auquel il est rattaché.
6. COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Culture générale sur la construction et l’urbanisme souhaitable (réglementation de la
construction et l’urbanisme, des marchés publics, fonctionnement et processus de décision
des Collectivités Locales et/ou des services de l’Etat)
Compétences techniques
- Maîtrise des outils informatiques de base et de bureautique
- Connaissance / aptitude à l’apprentissage logiciels de gestion utilisés sur le poste
- Aisance rédactionnelle (courriers, comptes rendus)
- Capacité d’acquisition des procédures et manières de fonctionner internes
Compétences comportementales et relationnelles
- Rigueur, précision et méthode
- Sens de l’organisation
- Aptitude à l’autonomie
- Dynamisme
- Esprit d’équipe
- Capacité de décision, réactivité
7. CONDITIONS D’ACCES A LA FONCTION (dans le cadre d’un recrutement externe)
Bac + 2 (BTS) ou équivalent
OU expérience significative dans une fonction similaire
8. RESULTATS ATTENDUS
Critères évaluations
Connaissance métier et suivi
de ses évolutions
Respect des procédures
. Internes
. Externes
Aptitude à la gestion des
priorités
Planification
Régularité du reporting
Qualité du reporting
Maîtrise informatique
- base office
- Logiciels spécifiques
métiers
Capacité d’encadrement
Esprit d’équipe
Force de
proposition/amélioration
Capacité de développement
Représentation de la SERL à
l’extérieur
Aisance relationnelle
Capacité expression écrite
9.
Résultats
Capacité à assister
Indicateurs
Satisfaction Supérieur
- Respect des procédures internes
- Respect des procédures
réglementaires (réglementation
construction, urbanisme, marchés)
Travail effectué dans les temps
Satisfaction Supérieur
Retour Equipe projets
Retour clients et
administrations
Satisfaction Supérieur
Transmission des informations
collectées de façon claire et précise
Qualité des documents émis
(courriers, comptes rendus,
tableaux…)
Connaissance GO7 (validation
dépenses, recherche d’informations…)
Pour assistant confirmé, encadrement
éventuel stagiaire ou assistant
débutant
Capacité à s’intégrer et être active
Recherche et partage de l’information
Proposition de mesures correctives,
améliorations
Capacité à véhiculer une image
positive de la SERL auprès de ses
partenaires
Bons contacts internes et externes
(téléphone, accueil…)
Clarté des documents et courriers
rédigés
Satisfaction Supérieur
Satisfaction Supérieur +
Retours internes et
externes sur la qualité des
documents
Satisfaction Supérieur
Retour personne encadrée
Retour membres de
l’équipe
Appréciation Supérieur et
Directeur de Département
Appréciation Supérieur
Retour extérieur
Appréciation Supérieur
Retour extérieur
Appréciation Supérieur
Retour extérieur
EVOLUTION DE LA FONCTION
La progression au sein de la fonction n’est pas automatique. Elle dépend de l’appréciation de
l’évolution des compétences, variable selon les salariés.
Activités /
Responsabilités
- Responsabilité de tâches administratives
pointues et plus élaborées
- Gagne en autonomie
- Responsabilité de tâches plus complexes
- Participe à des tâches administratives
sous le contrôle ou en collaboration
avec une assistante plus expérimentée
Les différents postes /
Echelons
Assistant(e)
Confirmé
Assistant(e)
Assistant(e)
Débutant(e)