Open University

ÉTUDE DE CAS
Open University : « le Cloud est une solution
alternative aux installations internes : rentable,
performante et évolutive. »
L’Open University (OU) est le plus grand établissement d’enseignement du Royaume-Uni avec près de 180 000
étudiants, au Royaume-Uni et à l’étranger, suivis par un réseau d’environ 5 000 tuteurs. Pour travailler à une telle
échelle, l’organisation opère à travers un réseau de centres de formation disséminés dans tout le Royaume-Uni,
en plus de son campus principal de Milton Keynes.
L’OU a mis en œuvre l’IWMS de Planon début 2006 afin de protéger la valeur de son actif immobilier, de s’assurer
le coût du cycle de vie le plus bas et de fournir un environnement de travail satisfaisant à ses 4 000 employés. La
solution prend en charge et rationalise notamment la planification de la maintenance, la répartition des ordres de
travail, la gestion de l’espace et des actifs ainsi que les demandes de services via une plateforme en libre-service
utilisé par les employés. En disposant ainsi d’un système unique, unifié et intégré, l’OU peut compter sur son
service Immobilier pour suivre ses performances, maîtriser les coûts et accroître la satisfaction des usagers.
LA SITUATION
En 2006, l’IWMS de Planon a été installé sur l’infrastructure
informatique de l’OU et, depuis lors, exploité et géré par son
service informatique. La mise à jour des nouvelles versions s’est
avéré un processus complexe, mobilisant de multiples parties
prenantes des services Immobilier et Informatique, ayant leurs
priorités, leur calendrier et leurs disponibilités. Il en a résulté un
retard d’installation et des problèmes, si bien que l’OU n’a pu
bénéficier de certaines des nouvelles fonctionnalités de l’IWMS
de Planon. Le service Immobilier a vu ses objectifs contrariés.
« Il nous fallait trouver un moyen de sortir de cette situation en
sécurisant nos investissements antérieurs dans cette solution
», explique Karlo Porter-Price, Directeur informatique de l’Open
University.
ÉTUDE DE CAS OPEN UNIVERSITY
planonsoftware.com
L’ÉTUDE D’UNE MIGRATION VERS LE CLOUD
« La stratégie générale pour l’informatique de l’université était de
passer au Cloud », poursuit Karlo. « Nous avons donc analysé
la possibilité d’utiliser le Service Cloud de Planon comme une
alternative à notre hébergement local. Et les avantages de
ce projet de migration nous ont paru évidents. » L’OU allait
pouvoir remplacer son ancienne version et profiter des nouvelles
caractéristiques et fonctionnalités du dernier IWMS de Planon.
La migration vers le Service Cloud de Planon a résolu le
problème de la mise à jour des nouvelles versions, car cela est
automatiquement inclus dans le Service Cloud. « De plus, cette
migration vers le Cloud a permis d’économiser immédiatement
des ressources et des coûts informatiques et Immobiliers, en
nous évitant des investissements matériels et en rendant nos
opérations informatiques plus écologiques », conclut Karlo.
Avec l’efficacité et la réduction des coûts, les autres aspects
importants abordés dans cette étude ont été la sécurité et la
conformité.
LE PROJET DE MIGRATION
« Nous avons dû exécuter ce projet dans un délai serré de trois mois », explique Karlo, « et nous avons réussi grâce à l’équipe
interne mobilisée et à une collaboration efficace avec Planon. Le consultant et le chef de projet Planon ont été les forces
motrices de ce projet, qu’ils ont géré avec beaucoup de transparence et une communication efficace. » La base de données
courante a été transmise à l’équipe Planon qui l’a installée dans le Cloud en mettant en place un environnement d’essai et de
validation sur lequel l’OU a pu travailler à grande échelle et de manière intensive. Après validation, une date a été fixée pour
transférer la base de données active à Planon, stopper le système local durant la nuit, télécharger les données dans le nouveau
Cloud et permettre aux utilisateurs de l’utiliser dès le lendemain matin. « Un facteur de succès important a été le choix de migrer
notre solution existante en l’état et de ne pas interférer avec l’introduction de nouvelles fonctionnalités ou d’adaptations »,
souligne Minesh. « Maintenant que le projet de migration a été bouclé avec succès, nous avons déjà commencé à actualiser les
processus et à valider l’utilisation de nombreuses nouvelles fonctionnalités intéressantes dans notre toute dernière version de
l’IWMS de Planon, entièrement déployée dans le Cloud. »
« Tous nos systèmes informatiques doivent être conformes à de
nombreuses exigences relatives à la sécurité des données et la
confidentialité, notamment la loi sur la protection des données
(DPA) et la norme pour les cartes de paiement (PCI-DSS).
Pour chaque système, nous avons dû effectuer une évaluation
des risques de sécurité informatique », déclare Minesh Patel,
développeur informatique à l’Open University. « Le Service Cloud
de Planon est heureusement conforme à toutes nos règles
de sécurité, et cela nous a permis d’être tranquilles quant à la
protection de nos données et d’obtenir l’approbation pour notre
projet de migration. »
CONCLUSION
« Oui, nous avions des inquiétudes concernant les performances
du système, la sécurité, et du fait de notre calendrier ambitieux »,
reconnaît Karlo. « Mais ce projet a prouvé que le Cloud est
une solution alternative aux installations internes : rentable,
performante et évolutive. Si elle est bien planifiée, conçue et
gérée, une migration vers le Cloud peut multiplier les bénéfices à
tirer de la version actuelle des logiciels Planon, mais aussi de ses
versions futures qui seront, grâce au Cloud, automatiquement à
la disposition de votre organisation », conclut Karlo.
Plus grand établissement d’enseignement du Royaume-Uni
Environ 180 000 étudiants au Royaume-Uni et à l’étranger
Réseau d’environ 5 000 tuteurs
« Ce projet a prouvé que le Cloud est une solution
alternative aux installations internes : rentable,
performante et évolutive. »
KARLO PORTER-PRICE, DIRECTEUR INFORMATIQUE
ÉTUDE DE CAS OPEN UNIVERSITY
planonsoftware.com