Création d`un dossier d`employé

Chapitre 4
Intégration des nouveaux employés
Fiche technique
Création d’un dossier d’employé
L’organisation du dossier de l’employé permet d’aider le gestionnaire à maintenir une
rigueur dans son système de classement. Le système permet de trouver l’information de
façon efficace. Il permet aussi d’uniformiser la tenue des dossiers et d’améliorer la
gestion de l’information.
Vous devez toujours conserver les dossiers des employés dans une filière verrouillée. Il
est important de déterminer les personnes qui y ont accès. La méthode proposée
permet de garder en toute confidentialité les données personnelles d’un employé en
respectant la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le dossier de santé
et sécurité de l’employé ne doit être accessible qu’aux personnes autorisées. Plusieurs
entreprises choisissent de classer les dossiers de santé et sécurité dans une autre filière
afin d’en assurer la confidentialité.
Une des méthodes fréquemment utilisée est la classification par sujets dans des
chemises de couleurs différentes. Cette méthode permet de trouver rapidement
l’information dans le dossier de l’employé. Voici un exemple :
Chemise verte « documents à
l’embauche » :
F fiche d’un nouvel employé (outil # 21)
F curriculum vitae
F résultats des tests à l’embauche
F résumé de l’entrevue ou document
utilisé
F diplôme(s) obtenu(s)
F formulaire de références
F historique de travail (outil # 23)
F documents reliés à la paie…
Chemise bleue « documents de
relations de travail » :
F notes personnelles au dossier de
l’employé (outil # 22)
F mesures disciplinaires
F justification des absences
F évaluation de rendement
F griefs…
Chemise rouge « documents de
formation » :
F toutes formations suivies dans
l’entreprise et à l’extérieur
F fiches de présence (individuelle ou
groupe) lors de formation et/ou
d’attestation de formation…
Chemise jaune « documents santé
et sécurité » :
F formulaire de déclaration d’accident
F formulaire d’assignation temporaire
F avis de l’employeur et demande de
remboursement (ADR)
F réclamation du travailleur
F demande de remboursement pour un
retrait préventif ou une affectation de
la travailleuse enceinte ou qui allaite
F pré-emploi…
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