Description de l`organisation ABONET, Ville de Turku ABONET est

Description de l’organisation
ABONET, Ville de Turku
ABONET est un développeur régional de projets réalisant ses projets d’emploi et
d’entreprises spécifiques, et également en charge des services de projets stratégiques de la
Ville de Turku. En tant qu’unité responsable de profit du Centre de Communication de Turku,
ABONET prépare, crée et réalise des projets en ligne avec la Stratégie de la Ville de Turku et
assure la promotion de la vitalité régionale. Les opérations de l’unité sont basées sur son
portefeuille de projets, comprenant des projets d’emplois et d’entreprises, et sur la
commercialisation de services aux corps administratifs de la ville. Les projets sont
principalement financés par l’UE et respectent les conseils de projet UE de la Ville de Turku
et les conseils de gestion de projet de la Ville récemment finalisés. ABONET a joué un rôle
important dans la préparation particulièrement de ces derniers, juste après la création de
l’unité il y a deux ans. En plus de ces conseils, ABONET applique sa propre méthode de
travail et ses projets sont bâtis autour de la stratégie suivante :
L’objectif est de promouvoir l’emploi dans la région de la ville de Turku, en jouant le rôle de
passerelle entre les différents acteurs et en proposant des solutions renforçant la vitalité et la
capacité de la région. De telles solutions sont basées sur l’expertise, un réseau efficace de
savoir-faire et de méthodes créant une valeur ajoutée dans le développement d’opérations.
ABONET opère dans ses propres locaux, partagés entre deux sites du centre ville de Turku, à
Yliopistonkatu (gestion de l’unité, administration financière et stagiaires) et Linnankatu
(SMEDEG, ARSNET et d’autres projets). L’effectif varie en fonction du nombre de projets et
de stagiaires actifs. L’effectif total est généralement de l’ordre de 15 employés. Les clients
des services de projet d’ABONET sont les corps administratifs de la Ville de Turku, plus
particulièrement les services de Santé, le Cadastre, le Musée Provincial, le Centre de
communication, le Conseil des sports et le secteur social. Nos groupes de clients de projets
incluent des PME, le secteur public, des organisations, des associations et d’autres projets.
OPERATIONS ET RESULTATS
1. Gestion
ABONET est un développeur régional de projets réalisant ses projets d’emploi et d’entreprise
spécifiques, également en charge des services de projets stratégiques de la Ville de Turku. En
tant qu’unité responsable de profits du Centre de Communication de Turku, ABONET
prépare, crée et réalise des projets en ligne avec la Stratégie de la Ville de Turku et assure la
promotion de la vitalité de la région. Les opérations de l’unité sont basées sur son portefeuille
de projets, englobant des projets d’emploi et d’entreprise, et sur la commercialisation de ses
services aux corps administratifs de la ville. L’utilisation de ces services est bénévole pour les
corps administratifs et les services de projet autres que ceux liés à l’emploi sont facturés.
La direction de la Ville de Turku a défini des objectifs d’exploitation basés sur la Stratégie de
la Ville de Turku. La direction d’ABONET à son tour assure que les attentes de la Ville soient
respectées dans chacun des projets. Les valeurs centrales de la ville sont bien entendu
intégrées à la Stratégie de la Ville de Turku. ABONET est une organisation flexible dont le
modèle d’exploitation est affiné en permanence, alors que nous pouvons utiliser des projets en
tant qu’instruments de développement systématique des activités municipales. La direction
d‘ABONET participe au développement de la stratégie globale de l’unité, et les responsables
de projet élaborent des modèles pour leurs exploitations propres. Grâce au développement de
processus, nous cherchons à réaliser des opérations étroitement liées à la stratégie. L’objectif
de la direction est de vérifier que les projets constituent un instrument de développement et de
gestion du changement. Les mesures sont centrées tant sur les résultats quantitatifs que sur la
mise en valeur du résultat social.
L’orientation prise est tournée vers des projets à plus grande échelle, dans lesquels
l’entreprise joue un rôle plus important. Nous recherchons l’efficacité, des emplois réels, de
nouveaux produits et des modèles transférables. Les opérations sont de plus en plus souvent
basées sur le renforcement des points forts stratégiques des Finlandais : le secteur des PME et
des grandes entreprises, les questions culturelles et la coopération avec les universités. Les
projets sont clairement orientés vers les avantages synergiques créés particulièrement dans
notre propre portefeuille.
Etant donné la nature de nos projets, la gestion de processus est basée sur des objectifs
intermédiaires. L’orientation prise est analysée régulièrement et tout changement nécessaire
pour obtenir le meilleur résultat est appliqué en plein accord avec les financiers et les groupes
d’intérêts. La créativité est non seulement permise, mais souvent nécessaire, car les projets
sont destinés à devenir des organisations d’apprentissage. Dans les relations personnelles,
nous visons à maintenir la remontée d’informations individuelle et l’évaluation de la
progression du processus distincts. Le contrôle des processus est donc libre de facteurs liés à
un individu, qu’ils soient négatifs ou positifs.
2. Principes de fonctionnement et stratégies
ABONET est bâti sur l’information. L’analyse de l’environnement constitue la fonction
principale d’ABONET et toutes les sections y participent. La collecte de l’information est
particulièrement importante dans la commercialisation de services de communication et
structurels. Nous nous formons sur les projets de contrôle et les bonnes pratiques via des
réseaux et en utilisant des sources d’information générales. L’information est recueillie tant
via des sources d’acteurs que de financement. Plus particulièrement, les politiques régies par
l’UE et les définitions des politiques du Ministère du Travail Finlandais sont étroitement
surveillés. Dans la surveillance des politiques de l’UE, nous faisons appel à des réseaux, à des
publications et à un consultant de la Ville de Turku basé à Bruxelles. La compréhension des
attentes des financiers et la connaissance d’autres acteurs ne sont pas de simples exigences
pour l’exploitation réussie, mais également un avantage compétitif.
Les processus clés du projet sont :
1) Pré-vente : ventes, travail de fond du projet et définition des partenaires de la coopération
2) Création du projet : définition des objectifs, résultats escomptés, fonctions et préalables
3) Démarrage :
vérification des préalables et de la préparation à la réalisation
4) Gestion du projet : basée sur le déploiement supervisé et standardisé des projets
5) Communication marketing : couvrant les besoins de communication globaux de l’unité et
ceux des activités individuels du projet
6) Administration financière : tient compte des caractéristiques spéciales du fonctionnement
du projet
7) Services structurels (recherche et développement) : tout au long du processus.
Les processus clés sont divisés en une liste de tâches définissant qui réalise quelle tâche. Un
lien avec la stratégie d’ABONET peut être établi pour chaque fonction. Dans les processus de
changement, la pré-vente, la création du projet et son démarrage forment une seule entité (A),
et le démarrage et la gestion du projet une autre (B). Le principe de la responsabilité des
profits est suivie par section. Conformément à notre stratégie, le démarrage d’un projet
nécessite la participation d’ABONET depuis le début. C’est seulement ainsi qu’il sera
possible de confirmer les objectifs et l’engagement des parties envers ceux-ci. La propriété du
processus est définie au cours de la réalisation. L’expertise externe est utilisée dans le travail
de stratégie, et les méthodes de travail sont basées sur la division de la stratégie.
L’efficacité des processus de création de projet est évaluée sur la base du nombre, de la
qualité et de l’envergure des projets qui démarrent. Les résultats positifs de notre
communication marketing se reflètent dans l’image d’ABONET et le degré de reconnaissance
des clients et des groupes d’intérêt.
3. Ressources en personnel
L’ensemble d’ABONET, en tant qu’unité de projets responsable de profits, avec le projets
réalisés, est ce qui définit les besoins en personnel. Tout comme les fonctions impliquées, les
individus se soutiennent mutuellement, et dans une unité de taille réduite telle qu’ABONET,
les compétences doivent se complémenter. Chaque section est responsable de son profit, mais
par exemple dans le cas de préparations de projets plus étendus, l’ensemble du personnel se
regroupe pour assurer une vue commune. Malgré la responsabilité par section, chaque
individu doit être doté de compétences larges (gestion de projet, créativité, recherche
d’informations, capacités linguistiques, capacité de vision d’entités achevées), car les projets
de l’UE couvrent pratiquement tous les domaines de la vie, de la culture à la haute
technologie.
Le recrutement pour les postes vacants est effectué tant à l’intérieur de l’unité qu’à l’extérieur.
Un canal de recrutement important et l’une des ressources générales est l’un des projets,
baptisé Projet Aces. Conjointement avec les Services de Carrière des Universités de
l’organisation de Turku, ABONET a sélectionné 30 étudiants universitaires proches de
l’obtention de leur diplôme. Un stage initial au travail pratique a été organisé à leur intention,
suivi de trois mois de stage rémunéré, principalement au sein des services de projet
d’ABONET. Les véritables gagnants étaient les stagiaires qui ont été ensuite embauchés par
le projet qu’ils avaient préparé suite à l’obtention de son financement, mais d’autres tâches
ont été aménagées pour les meilleurs stagiaires. Le stage est une excellent opportunité pour
démontrer ses capacités et assure un recrutement réussi.
4. Ressources externes et internes
ABONET dispose d’une connaissance approfondie des acteurs de projet et de leur volonté à
s’engager. La sélection des clients est un préalable au travail efficace. Les projets nécessitent
un savoir-faire de contenu, une compréhension des objectifs et la volonté de réalisation. Nos
clients sont des corps administratifs orientés vers le développement, dont les opérations sont
elles-mêmes bien organisées. Ils sont donc prêts pour les projets internationaux et à la
méthode de travail systématique nécessitée par ABONET.
ABONET opère sur un financement de projet généralement obtenu par recherche de fonds,
tant au niveau national que de l’UE. Ce fait à lui seul nous force à travailler avec une
approche orientée objectif et à exploiter les ressources de manière efficace. Les ressources
sont affectées uniquement à des opérations en ligne avec la stratégie et une part importante est
allouée aux activités d’ajustement des processus. Il n’y a en fait aucun investissement à
proprement parler. L’établissement du budget est plutôt basé sur des achats, des coûts de
personnel et d’infrastructure. Les locaux, les machines et l’équipement sont loués.
L’administration financière est une fonction propre, développée en tant qu’expertise de
planification financière. Des facteurs importants ici incluent une connaissances tant des
exigences des financiers que des structures administratives financières de la Ville, ainsi que la
capacité à allier les deux de manière prédictive.
5. Processus
Les sept processus clés d’ABONET (pré-vente, création du projet, démarrage, gestion du
projet, communication marketing, administration financière et services structurels) sont
toujours appliqués à chaque projet. La planification est modélisée, afin que la même structure
soit appliquée dans la phase de planification de chaque projet. Le modèle est basé sur le
principe de division : chaque phase est divisée en check-list d’instructions de tâche précises.
La gestion de projet est basée sur l’orientation sur objectifs : planification, réalisation et suivi.
Ces derniers sont particulièrement centrés sur la relation entre des prévisions établies et tout
écart par rapport à celles-ci. Tant dans la création que dans la gestion de projet, un accent
particulier est porté sur la gestion du risque. La réalisation de processus vise toujours un
résultat sous forme d’un produit ou d’un service. Les questions qui se chevauchent sont
principalement trouvées dans le travail compris entre la création et le démarrage, pendant
lequel nous visons à résoudre de tels problèmes.
Dans la définition des objectifs de chaque projet, nous vérifions que tous les participants
bénéficient d’une valeur ajoutée. Le client joue un rôle important dans la réalisation du projet,
et nous coordonnons une communication étroite au cours du processus, assistée par des
instructions de tâche définie. L’achèvement réussi d’un processus nécessite un objectif
commun, l’engagement de toutes les parties et une répartition précise du travail dans toutes
les phases du processus entre ABONET et les clients. Les processus intègrent un système
d’évaluation guidant le développement produit, et lors de la gestion du projet, les résultats de
la réalisation sont comparés aux prévisions et tout écart est analysé.
ABONET est une unité responsable de profit dans laquelle la communication marketing
professionnelle joue un rôle important. Dés sa création, l’unité a été profilée en tant qu’expert
en projets internationaux, créant une vitalité locale et en tant qu’organisation exigeante vis-àvis de ses clients.
6. Résultats des clients
L’image positive générale d’ABONET est véhiculée, entre autres, par l’étendue de ses
réseaux de coopération, la croissance du nombre et de l’étendue de ses missions, les
demandes de conférence et notre position en tant qu’expert et fournisseur de services, atteinte
dans un délai si court. Pour plus de 70 pour-cent d’entre eux, le taux d’acceptation de nos
projets est très élevé ; souvent – en fonction du programme – moins de 10 pour-cent des
candidatures sont acceptées. De plus, l’échelle des projets de l’unité (par rapport aux autres
projets UE de la Ville de Turku) est particulièrement grande. Même lorsque les projets ne
trouvent pas de financement, ils sont tout de même comme étant dignes d’intérêt et utiles. Par
exemple, le projet Micro Masina a été sélectionné lors des études préliminaires de la
Commission pour le Fonds Social Européen Article 6 parmi 50 projets, alors que le nombre
total de candidatures était de 597 (27 en Finlande, dont Micro Masina et deux autres
sélectionnés dont l’un qui a bénéficié d’un financement). Ces types de décision dépendent
toujours de la politique régionale de l’UE.
Notre objectif est d’entretenir des relations clientèle à long terme et nous avons réussi dans ce
domaine. Par exemple, nous avons un troisième projet de coopération en cours avec le bureau
sanitaire de la Ville et l’étendue et les exigences de ces missions augmentent constamment.
Un client satisfait est le meilleur outil de promotion, et donc nous n’avons plus besoin
d’assurer le marketing général de nos services.
Des dizaines d’interventions ont été consacrées à ABONET dans les média locaux (journaux,
radio, télévision), dans les média nationaux, dans des publications de réseaux internationaux
et dans des magazines spécialisés. Leur contenu est centré sur des actualités tangibles et prend
en compte la politique éditoriale et les groupes cibles de chacun des médias d’information.
Une image positive dans la communauté aide les questions traitées par ABONET à bénéficier
d’une couverture médiatique, bien que le sujet concerné puisse être inconnu de certains
journalistes, particulièrement en ce qui concerne les projets de l’UE. Aujourd’hui, la relation
est efficace dans les deux directions, et par exemple les stations de radio prennent contact
avec l’unité et suivent la progression des projets.
7. Résultats au niveau du personnel
Le personnel d’ABONET est motivé par l’opportunité d’apprentissage dans leur travail,
d’accomplir des tâches plus exigeantes et d’affecter le déroulement du travail. Les tâches sont
diversifiées et l’aide toujours disponible, car notre succès commun est d’une importance vitale
à nos yeux. Le personnel apprend tant la préparation que la réalisation d’un projet, bien qu’il
ne soit pas responsable du projet lui-même. Les résultats du travail sur les projets en cours
sont mis à la disposition de tous et sont régulièrement suivis.
ABONET est dépourvu de véritable hiérarchie et l’atmosphère de travail est enthousiaste.
Nous avons créé et continuons à développer de nouvelles méthodes de travail et une nouvelle
culture de fonctionnement. Malgré le fait que l’ensemble du personnel dispose d’un contrat à
durée déterminé, que les salaires ne sont pas élevés, que le volume de travail est élevé et les
plannings chargés, une seule personne a quitté la structure.
8. Résultats sociaux
ABONET a créé un nouveau type de culture de fonctionnement l’intérieur de la municipalité
de la Ville de Turku et sert de passerelle entre les secteurs public et privé, surtout pour les
questions d’emploi. L’unité a indirectement soutenu la création de 500 emplois.
L’unité coopère avec des universités, a développé le « troisième secteur » (projet Masina) et
indirectement évité la désaffection sociale (projet Masina, Projet de Participation). ABONET
soutient également la coopération générale à l’intérieur de la région. Nos propres projets ont
pratiquement tous sans exception fait appel à la participation des municipalités voisines.
9. Résultats d’exploitation
ABONET a apporté à la Ville de Turku plus de 14 millions FIM en financement de
développement externe, qui aurait fini par nécessiter une action locale. ABONET a développé
la stratégie de projets UE de Turku et créé un instrument permettant aux corps administratifs
de la ville de se centrer sur leur savoir-faire central. La coopération crée également les
meilleurs projets possibles. L’unité a été impliquée dans l’élaboration des conseils de gestion
de projet de la Ville de Turku et a développé des systèmes de projet, particulièrement sur son
propre travail. Turku dispose d’un profil visible, tant au niveau national qu’international ; et
particulièrement vis-à-vis des questions d’emploi. Globalement, ABONET est unique en
Finlande et ceci génère des demandes permanentes pour nos services de conseil.
20100 Turku
FINLANDE
Contacts :
Katja Wallenlind
Responsable Développement
Tel. +258-2-2627 538
GSM +358 50 – 5590 538
Fax +358-2-2627 515
Email : [email protected]
Antti Kirkkola
Responsable Projet
Tel +358-2-2627 528
GSM +358-50-5590 528
Fax +358-2-2627 515
Email : [email protected]