Comité de bienfaisance du district/de l`unité suggestions

Comité de bienfaisance du district/de l’unité
SUGGESTIONS
(septembre 2014)
INTRODUCTION
Le Comité de bienfaisance joue un rôle très important au sein d’un
district ou d’une unité. Un grand nombre de gestes de
BIENVEILLANCE, de COMPASSION et de CÉLÉBRATION ont lieu en
tout temps et varient selon l’endroit. Étant donné que les subventions
aux districts incluent un certain montant pour la bienfaisance
(minimum de cinquante cents par membre par année), il est prévu
qu’au moins cette somme sera réservée pour des actes de
BIENVEILLANCE, de COMPASSION et de CÉLÉBRATION.
Étant donné le nombre élevé de membres (plus de 71 000) répartis d’un
bout à l’autre du pays, et même à l’étranger, les comités de bienfaisance
ne peuvent être informés des défis et réalisations de TOUS les membres.
C’est pourquoi il importe que ces comités aient en place un processus
pour s’occuper des situations individuelles conformément aux
procédures mises en place par le bureau provincial pour se conformer
aux lois sur la protection des renseignements personnels.
Le contact personnel (par un appel téléphonique ou une visite) reste le
geste le plus bienveillant que l’on puisse adresser à un collègue. Même
si les membres d’un Comité de bienfaisance d’un district/unité peuvent
jouer un rôle prépondérant en ce sens, il incombe à tout membre
d’ERO/RTO préoccupé par la situation d’un autre membre
d’intervenir lorsque la situation le justifie. La direction des
districts/unités peut aussi être mise au courant de la situation
individuelle d’un membre, lorsque jugé approprié.
Ces suggestions ont été préparées en vue d’encourager et d’aider les
districts et unités d’ERO/RTO à poser des gestes de BIENVEILLANCE,
de COMPASSION et de CÉLÉBRATION.
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RECRUTEMENT et FORMATION des REPRÉSENTANTES et
REPRÉSENTANTS de la BIENFAISANCE
 préparer une description de tâches fidèle au poste
 préparez un classeur à anneaux ou un manuel avec
renseignements à l’intention des représentantes et représentants
de la bienfaisance; on pourrait y trouver, par exemple, des
directives claires au sujet des restrictions. La direction du
district/de l’unité devrait vérifier périodiquement les lignes
directrices des services de bienfaisance afin d’éviter la duplication
des efforts et pour s’ajuster aux circonstances changeantes.
 inviter les représentantes/représentants de bienfaisance
potentiels à un repas ou pour un café pour lui/leur expliquer ce en
quoi consiste ce rôle;
 procéder à la formation entre autres par le jumelage, la formation
directe et le système de mentorat
 recruter par un membre de la direction du district est une option
possible
 inviter les membres bénévoles et leurs amis à s’impliquer
 soumettre l’idée lors d’un atelier de préparation de la retraite
(APR)
 faire un geste de reconnaissance aux bénévoles de la bienfaisance
(repas, petit cadeau, par exemple)
 préparer le protocole pour le remplacement des membres
bénévoles de la bienfaisance
 faire du recrutement par l’entremise du bulletin d’information,
d’appels téléphoniques, du site Web ou lors des assemblées
annuelles
ORGANISATION DE LA BIENFAISANCE DANS LES DISTRICTS
 communiquer avec les membres en se servant de la liste des
numéros de téléphone (suggestion : deux fois l’an)
 s’assurer qu’il y a représentation à travers le district
 organiser les activités/tâches de bienfaisance par secteur
géographique
 distribuer les tâches (par code postal, par exemple)
 s’assurer de faire parvenir le matériel approprié aux
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



représentants et représentantes de la bienfaisance
s’assurer que les représentantes et les représentants de la
bienfaisance et la direction du district communiquent entre eux
élaborer un manuel d’opération pour les activités de bienfaisance;
celui-ci peut être inclus dans le classeur dont il a été question
ci-dessus
utiliser un tableau à l’ordinateur pour pouvoir suivre les membres
et les activités conformément aux procédures mises en place par
le bureau provincial pour se conformer aux lois sur la protection
des renseignements personnels
mettre sur pied une procédure pour fournir des rapports sur une
base régulière à la direction du district sur les activités des
représentantes et des représentants de la bienfaisance
FINANCEMENT
 s’assurer que la direction du district fournisse le financement
prévu aux représentantes et représentants de la bienfaisance et
qu’une certaine flexibilité soit accordée à ces derniers au niveau
du processus budgétaire
 indiquer clairement les limites pour certaines dépenses; en plus
de ce qui est normalement remboursé (cartes, fleurs, etc.), le
district peut décider de rembourser les frais téléphoniques, les
frais de stationnement/déplacement, les dépenses de réunion du
comité et les frais de poste et de livraison
 savoir budgéter les fonds sagement, avec des flottants et des reçus
pour se faire rembourser
 utiliser le fonds de bienfaisance spécifiquement pour répondre
aux besoins des membres
OBTENIR DES RENSEIGNEMENTS SUR LES MEMBRES QUI ONT BESOIN
D’AIDE
 diffuser les services que peuvent fournir les représentantes et
représentants de la bienfaisance ainsi que la façon dont on peut
les rejoindre
 faire appel à un réseau informel de membres
 téléphoner aux membres
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 encourager les membres à informer la direction de leur district
lorsqu’ils sont mis au courant d’autres membres dans le besoin
 demeurer en contact avec les membres de la famille
 utiliser la liste des membres du district fournie par le bureau
provincial
 vérifier les journaux (imprimés ou en ligne) pour obtenir des
renseignements au sujet des membres décédés
 faire imprimer des cartes d’affaires pour les personnes
représentantes de la bienfaisance à distribuer aux membres en
leur demandant d’entrer en contact avec eux lorsqu’ils se rendent
compte qu’un membre a besoin de leurs services
 appeler tous les membres âgés de plus de 85 ans ou plus pour
savoir s’ils aimeraient qu’on aille les visiter
 rappeler aux membres de fournir directement au bureau
provincial tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone
afin d’assurer la précision des renseignements dans la base de
données
SUGGESTIONS D’ACTIVITÉS
Générales
 célébrer les moments marquants importants (anniversaires,
réalisations, distinctions, etc.), conformément aux procédures
mises en place par le bureau provincial pour se conformer aux lois
sur la protection des renseignements personnels
 respecter les préférences individuelles
 faire des visites personnelles, envoyer des cartes de bienfaisance,
des cartes d’anniversaire de naissance, des cartes de prompt
rétablissement, des cartes de Noël, des fleurs (y compris les
poinsettias); ne pas oublier les membres malades, qu’ils soient
hospitalisés ou non, et les membres qui vivent des moments très
difficiles
 reconnaître la contribution ou la situation de membres dans le
bulletin d’information du district tout en respectant leur besoin
d’intimité/de confidentialité
 signer le livre des visiteurs lors de la visite d’une maison de
retraite ou d’une résidence pour personnes âgées pour laisser une
preuve de la visite
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 déposer une couronne au nom du district le jour du Souvenir
 créer un article promotionnel “plat”, facile à poster, pour faire la
promotion des activités de bienfaisance auprès des membres
 organiser des rencontres sociales avec repas, repas avec les
personnes qui viennent tout juste de prendre leur retraite, et suivi
auprès de celles qui ne pouvaient pas être présentes
 fournir un service de taxi ou de transport aux aînés qui ne
peuvent pas participer à une activité à laquelle ils ont été invités
 rendre hommage aux anciens présidents lors d’une fête à
l’occasion de la fête de Noël
 se servir des cartes-lettres du bureau provincial pour envoyer des
notes personnelles, des salutations, des vœux de prompt
rétablissement, une note accompagnant un cadeau, et pour faire
part de nos condoléances ou de notre inquiétude
 conserver un dossier avec les fiches de renseignements
d’ERO/RTO qu’on peut également se procurer à partir de la
section du site Web réservée aux membres ou du bureau
provincial
 rester en contact saisonnier avec les membres ayant déménagé
dans d’autres régions du pays, mais ayant conservé leur adhésion
à ERO/RTO avec votre district/unité
Initiatives pour les aînés plus âgés
 fournir des repas gratuits aux personnes âgées de 85 ans et plus
en s’assurant que ceux/celles qui s’occupent de ces personnes se
sentent à l’aise lorsqu’elles les accompagnent
 conserver une liste des membres pouvant bénéficier de la
bienfaisance et, avec leur permission, que celle-ci précise leurs
besoins particuliers
 assurer le suivi auprès des membres confinés à la maison qui ne
peuvent pas sortir pour assister à des réunions/activités
 organiser un service de covoiturage pour les membres désireux
d’offrir le transport aux autres
 conserver une liste à jour des numéros de téléphone pour les
services communautaires locaux tels que la popote roulante
(Meals on Wheels), les maisons de soins, les résidences pour les
aînés et d’autres services/endroits du secteur
 fournir une aide soutenue : aider pour les emplettes et les
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rendez-vous, aider à l’écriture de lettres ou à la lecture, s’assurer
que les prescriptions/médicaments des membres sont à jour et les
aider, au besoin, à communiquer avec les services sociaux et les
programmes d’approche
Deuil
 aller au salon funéraire et/ou aux funérailles d’un membre ou
d’un parent
 assurer une haie d’honneur au salon funéraire et/ou aux
funérailles,
 prévoir ou organiser le transport du membre en deuil jusqu’au
salon funéraire selon le besoin
 envoyer une carte de condoléances
 faire un petit don à l’œuvre de charité choisie en cas de décès d’un
membre
 rendre visite (suivi) à un membre en deuil
 mettre en place un programme commun de reconnaissance de
tous les membres décédés : par exemple, avec un programme
communautaire de plantation d’arbres, un don à une
bibliothèque/galerie locale
 demander au bureau provincial d’envoyer au conjoint survivant
d’un membre l’information concernant la rente du conjoint, le
RPC, les protections offertes en santé, etc.
 faire publier l’information dans le bulletin d’information local
dans la section in memoriam
ASSISTANCE DU BUREAU PROVINCIAL
 fournir des cartes-lettres d’ERO/RTO sur demande
 fournir des fiches de renseignements au besoin
 aider à faire corriger les renseignements au sujet d’un membre
lorsqu’ils ne semblent pas exacts
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Soutien et ressources au bureau provincial :
1.800.361.9888 ou 416.962.9463
o Approvisionnement de cartes-lettres et de certificats de
reconnaissance :
Kelly MacDonald
[email protected]; poste 243
o Fiches de renseignements
Claire Riley
[email protected]; ext. 238
o Listes des membres :
 Demandes pour recevoir des listes de membres :
Dianne Vezeau
[email protected]; poste 223
o Pour toute autre demande relative aux activités de bienfaisance :
Pauline Duquette-Newman
[email protected]; poste 226
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