Procédure d`engagement et de liquidation des dépenses
Transcription
Procédure d`engagement et de liquidation des dépenses
Procédure d’engagement et de liquidation des dépenses 24/08/2016 Activité-clé : Engagement, Liquidation et Paiement Processus : Services propriétaires : BFB Auteur : Validé par : Classement : Date de création : 24/08/2016 Date version : Procédure 2 1 Présentation du processus 1.1 Références légales 1. Arrêté du Gouvernement de la région de Bruxelles-Capitale du 25 mars 1999 relatif aux délégations de signature en matières financières accordées aux fonctionnaires généraux du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale. 2. Règlementation en matière de marchés publics (voir notamment procédure transversale) 3. Règlementation régionale en matière budgétaire, comptable, financière et de contrôle, dont notamment : - Ordonnance organique du 23 février 2006 portant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle ainsi que ses divers arrêtés d’exécution, telle que modifiée - Arrêté du GRBC du 15 juin 2006 relatif à l'engagement comptable, à la liquidation et au contrôle des engagements et des liquidations, tel que modifié - Arrêté du GRBC du 13 juillet 2006 relatif au contrôle administratif et budgétaire ainsi qu’à l’établissement du budget - Arrêté du GRBC du 15 juin 2006 concernant les nouvelles ventilations et dépassements de crédits de dépenses 1.2 Objectif du processus Input: Dossiers transmis par les administrations/Demandes de paiements reçues à la direction de la comptabilité Output: Engagement, liquidation, paiement des dépenses. 1.3 Rôles et responsabilités N° ACTEURS Service de l’ordonnateur (agents validateurs et approbateurs) RESPONSABILITÉS - - L’ordonnateur délégué - L’agent validateur - Direction de la comptabilité SPRB (responsable Mme Happi Kalla) : - Effectue le contrôle des dossiers (complétude, avis IF, vérifications marchés publics, etc.) Transmet et vérifie les coordonnées bancaires à créer (vers la cellule données maîtres de la direction de la comptabilité) Fait procéder dans SAP aux engagements comptables Valide les droits constatés (workflow SAP) Enregistre les dossiers dans SAP Impute les dossiers sur les crédits d’engagements Effectue les vérifications dans VIM Valide dans SAP les ordres de liquidation Comptabilise les droits constatés Gèrent les données-maîtres (dont revérification des coordonnées bancaires en Procédure 3 - - Agents chargés de la gestion des données maîtres (fournisseurs, clients, TVA, taux, etc.) Comptables chargés des écritures Secrétariat central de la comptabilité (point unique de réception des factures/déclaration de créance) - cas de création ou de modification de comptes dans le MD) Réceptionne de manière centralisée les factures et déclarations de créance – Les factures/Déclaration de créance sont à adresser en un exemplaire à la Direction de la comptabilité de la Région de BruxellesCapitale, C.C.N., rue du Progrès 80, bte 1 à 1035 Bruxelles ou par email à [email protected]. Elles doivent porter la mention de l’allocation de base d’imputation ou du numéro de visa. Direction de la Trésorerie (Directeur Mme De Groef – comptable du contentieux : Mme. Els Buys) - Gère les paiements (caissier) Gère les dossiers du contentieux et des fonds en souffrance Contrôle des engagements et des liquidations (Mme Orban (responsable du CEL) - Fait partie du contrôle interne Vise et valide les engagements comptables et les liquidations Inspection des Finances - Effectue le contrôle visé dans l’AGRBC du 13 juillet 2006 Direction du Budget (Directeurchef de Service M. Dehoux) - Elabore la structure budgétaire en concertation avec l’admiinistration Point de contact Bru-Budget Prépare, sur demande, les arrêtés de ventilation - (L’identification des responsabilités peut s’inspirer du modèle RACI) 1.4 Outils utilisés - Procédures transversales SAP-FI Bru-Budget 1.5 Mesure du processus - Le cas échéant, délai de transmission des dossiers Respect des délais de paiement 1.6 Autres informations relatives au processus : remarque importante La présente procédure se limite à décrire les étapes du processus d’engagement et de liquidation des dépenses. Procédure 4 Pour les aspects spécifiques complémentaires (marchés publics, subventions, imputation des recettes, régisseurs d’avances, etc.), il y a lieu de se référer aux procédures transversales disponibles sur demande auprès de Bruxelles Finances et Budget. 2 Description du processus 2.1 Etapes du processus 2.1.1 Engagement 2.1.2 Liquidation/ordonnancement et paiement 2.1.3 Responsabilité solidaire et Contentieux financier 2.1.4 Reprise de l’encours des engagements (fin de la période transitoire) 2.1.5 Transfert des immobilisations (fin de la période transitoire) Procédure 5 2.2 Détail du processus 2.2.1 - Encodage de l’engagement dans SAP Le service de l’ordonnateur de l’administration vérifie le dossier. CONTRÖLE Le service de l’ordonnateur vérifie le dossier. Celui-ci doit contenir : • Dossier d’engagement d’un marché public : - Le cahier des charges, la décision motivée d’attribution, lettre de notification et l’offre retenue (la partie inventaire / budget) - L’avis de l’Inspection des Finances (si d’application) - Décision du gouvernement et accord du Ministre du Budget (si d’application) • Dossier d’engagement de subventions - L’arrêté ministériel ou du Gouvernement et la convention (si d’application) - L’avis de l’Inspection des finances (si d’application) - L’accord du Ministre du Budget (si d’application) - La décision du Gouvernement (si d’application) - La lettre de notification signée par l’ordonnateur. Une convention doit être rédigée si le montant de la subvention « facultative » est supérieur à 15.000€ (Cfr. manteau du budget) sauf si une autre disposition juridique est applicable (cavalier, dérogation ou protocole). • Dossier d’engagement prévisionnel L’engagement prévisionnel concerne les contrats pluriannuels pour lesquels on engage, au début de chaque année, le montant correspondant aux liquidations des services prestés lors de cette année => obligations récurrentes (contrat de location, leasing voitures et copieurs, nettoyage, etc.) - - 2.2.2 - La copie du contrat ou du cahier des charges et de la lettre de notification (afin de vérifier que le contrat est toujours en cours) Le calcul de l’estimation des dépenses pour l’année concernée. L’avis de l’Inspection des finances (si d’application) Le service de l’ordonnateur crée une pièce d’engagement (avec ou sans demande de visa de notification) pour ce dossier dans SAP, impute les montants sur les crédits d’engagement de l’allocation de base idoine selon le plan de liquidation prévu (dans SAP) Le dossier obtient alors un numéro de visa. La pièce accompagnée du bulletin d’engagement est envoyée automatiquement dans le workplace SAP de l’ordonnateur. Validation de l’engagement par l’ordonnateur L’Ordonnateur approuve par signature le projet de notification le cas échéant Procédure 6 - Le service de l’ordonnateur joint le dossier d’engagement scanné à l’engagement L’Ordonnateur approuve le bulletin d’engagement dans son workplace SAP, ce qui génère un envoi automatique au Contrôleur des Engagements CONTRÖLE - Le service de l’ordonnateur contrôle si l’IF et l’ordonnateur compétent ont signé tout ce qu’ils doivent signer dans le dossier. - Pendant l’enregistrement en SAP, le système effectue un contrôle automatique de la disponibilité des crédits - L’ordonnateur contrôle la conformité du dossier d’engagement et vérifie la bonne imputation budgétaire du dossier (en cas de doute contacter la direction du budget) - L'Ordonnateur contrôle allocation de base mentionnée, l'année budgétaire ainsi que la disponibilité des crédits pour l'engagement 2.2.3 Validation de l’engagement par le Contrôleur des engagements et liquidations - Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations vérifie le dossier d’engagement CONTRÖLE - Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations vérifie la bonne application des dispositions légales et réglementaires, notamment des principes budgétaires et des règles relatives aux marchés publics - Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations octroie son visa d’engagement et approuve l’engagement dans SAP après avoir constaté la conformité du dossier. - Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations octroie son visa d’engagement et de notification et approuve l’engagement dans SAP après avoir constaté la conformité du dossier, si la demande en a été faite dans SAP et que celle-ci est justifiée. - En cas de rejet, le dossier est renvoyé (via SAP) à l’Unité Administrative pour correction / adaptation CONTRÖLE - Le service de l’ordonnateur vérifie régulièrement son workplace SAP 2.2.4 - - Liquidation/Ordonnancement et Paiement : réception et encodage de la facture L’organisme met en place une procédure stricte de réception des factures. Exemple SPRB : « La direction de la Comptabilité (BFB) reçoit la facture/déclaration de créance. Cet envoi peut se faire soit par courrier postal (Direction de la comptabilité de la Région de BruxellesCapitale, C.C.N., rue du Progrès 80, bte 1 à 1035 Bruxelles), soit par email à l’adresse [email protected] (un PDF contenant une déclaration de créance par mail) » Le service idoine scanne le document dans VIM La reconnaissance OCR est réalisée dans VIM La comptabilité complète les données dans VIM. Procédure 7 - Si la facture émane d’un fournisseur qui n’existe pas encore dans les Master Data, elle transmet la facture via VIM à la cellule des Master Data qui les crée. La même procédure est valable pour l’ajout de nouveaux numéros de comptes. CONTRÖLE - 2.2.5 - - - - Les différentes exceptions de VIM, détectant les anomalies potentielles sont traitées par les agents comptables. En cas de modification ou ajout de numéro de compte bancaire, l’agent comptable précise les vérifications entreprises en commentaire dans VIM. La responsabilité de la vérification des numéros de comptes est dans le chef des organismes. Validation métier de la facture dans VIM Si la facture traitée est une facture avec bon de commande et que la réception marchandise n’est pas réalisée, la facture est directement envoyée chez l’agent ayant réalisé le bon de commande pour lui demander de réaliser la réception marchandise. Après seulement, le comptable pourra la traiter. Sur base des données reprises sur la facture/déclaration de créance, la pièce est transmise via workflow VIM au service de l’ordonnateur compétent par workflow de validation. L’agent comptable y mentionne le nom de l’agent validateur principal chargé de la validation de la facture. Ceci est automatique pour les factures sur bon de commande qui sont orientées vers la personne ayant réalisé le bon de commande. Si les agents validateurs du service technique travaillent en pool, ils recevront tous la facture VIM accompagnée du PDF. Le service de l’ordonnateur vérifie que la facture/déclaration de créance correspond aux termes et conditions soit du marché soit de la subvention ainsi que les données relatives au créancier Le service de l’ordonnateur vérifie que la facture/déclaration de créance est cohérente avec les informations contenues dans la base de données propre (DBx) au service et met celle-ci à jour CONTRÖLE - L’agent validateur vérifie que la facture correspond aux termes et conditions du marché, contrôle le montant, le fournisseur, le numéro de compte, la date d’échéance de la facture, en comparant le PDF de la facture avec les données encodées dans VIM. Procédure 8 - Si l’agent validateur gère lui-même les données budgétaires (allocation de base, numéro d’engagement), il les encode dans le système : numéro d’engagement, allocation budgétaire, centre de coût, OTP le cas échéant ; en commentaire, il rajoute les informations complémentaires sur la date de paiement souhaitée, une note de crédit éventuelle, données relatives au créancier, etc. CONTRÖLE - L’agent validateur corrige le centre de coût mis par défaut par la comptabilité et introduit les données budgétaires, analytiques et d’immobilisation. - DECISION L’agent validateur approuve ou refuse la facture avec ou sans commentaire et renseigne le nom de l’approbateur suivant si l’approbation se fait à plusieurs niveaux dans son service,. S’il souhaite refuser la facture, il en mentionne la raison précise à destination de l’agent comptable. Si les crédits de l’allocation de base ou de l’engagement sur lequel imputer la facture ne sont plus suffisants, l’agent validateur garde la facture dans son workflow de validation en attendant le transfert budgétaire. En fin d’année seulement, lorsqu’il est sûr que les crédits ne seront plus accordés, il l’approuve avec commentaire à destination de la direction de la comptabilité, expliquant la situation. La comptabilité comptabilisera alors la pièce sur un compte d’attente. - - Le cas échéant, l’approbateur suivant (approbateur intermédiaire) introduit les données budgétaires (allocation de base, numéro d’engagement, fiche immo), il les encode dans le système. CONTRÖLE - L’agent approbateur (Gestionnaire de dossiers) contrôle la réalité, la conformité, le montant de la déclaration de créance, la date d’échéance ainsi que l'identité du bénéficiaire, c’est-à-dire les informations qui sont de son domaine de compétence suivant les répartitions de rôle à l’intérieur du service technique. - DECISION L’agent approbateur approuve la facture avec ou sans commentaire et renseigne le nom de l’approbateur suivant. Procédure 9 - En cas de refus de la facture, il en mentionne la raison précise à destination de l’agent précédent. La facture est envoyée à l’approbateur suivant, jusqu’à l’approbateur final CONTRÖLE - L’approbateur final vérifie les informations qui sont de son domaine de compétence puis approuve la facture avec ou sans commentaire. - DECISION Si l’approbateur final souhaite refuser la facture, il en mentionne la raison précise à destination de l’agent précédent. Le service de l’ordonnateur accepte la pièce comptable dans VIM dans un délai de 5 jours. Lorsque une personne n’accepte pas la pièce dans un délai de 5 jours, elle reçoit un mail de rappel. Après 10 jours, un email est envoyé également au référent mentionné dans VIM. Ces mails sont informatifs et ne demandent pas de réponse. - 2.2.6 - - - Comptabilisation de la facture dans SAP La direction de la Comptabilité comptabilise la facture dans SAP sur un compte de charges et sur les crédits de liquidation de l’allocation de base adéquate dans SAP (initialisation WF de déblocage). Si une question persiste, celle-ci l’envoie pour information à l’agent concerné. Celui-ci répond en introduisant un commentaire et en renvoyant la pièce. SAP vérifie automatiquement la disponibilité des crédits. En cas d’insuffisance de crédits, la dépense est comptabilisée sur un compte général d’attente et liquidée lorsque les crédits sont à nouveau disponibles. Si besoin, le comptable, le validateur ou l’approbateur complètent le dossier d’engagement. CONTRÖLE - Le service de l’ordonnateur vérifie le dossier. Celui-ci doit contenir : • Dossier de paiement simultané - L’ordre de paiement reprenant le montant, le bénéficiaire et l’AB, signé par l’ordonnateur compétent (Ministre ou DG de BPS) - La facture • Dossier de paiement sur visa de marché public ou prévisionnel - L’ordre de paiement reprenant le montant, le bénéficiaire, l’AB et le numéro de visa, signé par l’ordonnateur compétent (Ministre ou DG de BPS) - La facture Procédure 1 - La copie du cahier des charges, du contrat, de la lettre de notification (afin de vérifier que la facture se rapporte bien au marché) • Dossier de paiement sur visa de subvention - L’ordre de paiement reprenant le montant, le bénéficiaire, l’AB et le numéro de visa, signé par l’ordonnateur compétent (Ministre ou DG de BPS) - La déclaration de créance - La copie de l’arrêté ministériel ou arrêté du Gouvernement et la convention signée par les deux parties. - Le comptable contrôle le montant de la facture au regard des crédits d’engagement/de liquidation et du bon de commande éventuel. Il contrôle l’exhaustivité et l’exactitude des données modifiées par le service de l’ordonnateur Le système SAP contrôle automatiquement la disponibilité des crédits et la cohérence du triplet budgétaire Le cas échéant le service de l’ordonnateur vérifie si l’adjudicateur du marché possède une dette sociale et/ou fiscale au regard des dispositions de la législation sur l’enregistrement préalablement au paiement de la facture. - 2.2.7 - Validation de la facture par l’ordonnateur La comptabilisation dans SAP génère automatiquement une notification dans le workplace de l’Ordonnateur compétent L’Ordonnateur vérifie l’ordre de paiement, la facture/déclaration de créance ainsi que le dossier joint à la pièce de SAP dans son workplace L’Ordonnateur compétent vérifie et approuve l’ordre de paiement dans son workplace SAP Ceci génère une notification dans le workplace du Contrôleur des Engagements et des Liquidations Si l’ordonnateur compétent n’approuve pas l’ordre de paiement ; o Il remplit le motif de refusdans SAP o Le comptable reçoit la pièce de retour dans son workplace SAP et peut consulter le motif de refus o La comptabilité décide de contrepasser l’ordre de paiement ou de procéder aux corrections demandées et retourne l’ordre de paiement à l’ordonnateur CONTRÖLE - L’Ordonnateur vérifie si la procédure de paiement en « responsabilité solidaire » ne doit pas être activée Procédure 1 - 2.2.8 - L'Ordonnateur contrôle la conformité de l'ordre de paiement par rapport à la facture/déclaration de créance. Le Gestionnaire de dossiers contrôle que l'ordre de paiement et la déclaration de créance sont validés par l'Ordonnateur dans SAP Validation de l’ordre de paiement par le Contrôleur des engagements et liquidations Le Contrôleur des engagements et des Liquidations vérifie l’ordre de paiement sur base de la facture/déclaration de créance et des documents disponibles dans SAP Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations approuve l’ordre de paiement dans SAP En cas de rejet de l’ordre de paiement par le CEL : o Le CEL refuse le dossier dans SAP et remplit le motif de refus de validation o Le comptable reçoit la pièce de retour dans son workplace SAP et consulte le motif de refus o La comptabilité décide de contrepasser l’ordre de paiement ou de procéder aux corrections demandées et retourne l’ordre de paiement au Contrôleur des Engagements et des Liquidations pour validation CONTRÖLE - 2.2.9 - - Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations contrôle notamment la disponibilité des crédits, l’allocation de base, l’année budgétaire et la conformité de paiement Mise en paiement de la facture La Trésorerie effectue le paiement de la facture dans SAP en tenant compte de la date d’échéance. Ce paiement est réalisé sur le compte du prestataire ou, en cas de contentieux, sur celui du Comptable du contentieux Le secrétariat de la Direction de la Comptabilité archive le dossier papier (facture/DC) de paiement Le service de l’ordonnateur fait un suivi des paiements sur base des informations disponibles dans SAP Le service de l’ordonnateur archive le dossier. CONTRÖLE - Le service de l’ordonnateur contrôle le paiement. Procédure 1 2.2.10 Responsabilité solidaire et Contentieux financier Le processus de responsabilité solidaire doit être suivi si la consultation des bases de données de l’Office National de Sécurité Sociale et du Service Public Fédéral Finances révèle l’existence d’une dette sociale et/ou fiscale à charge d’un entrepreneur ou de certains prestataires de services actifs dans le secteur du bâtiment (marchés de travaux, d’entretien de bâtiments ou de jardins, etc.) En outre, le service de l’ordonnateur doit communiquer au master data et au contentieux toute information concernant un éventuel contentieux du bénéficiaire. En cas de contentieux financier (le paiement doit avoir lieu vers un autre bénéficiaire que le bénéficiaire initial. Par exemple factoring, mise en gage, etc.), - Le Service de l’ordonnateur informe immédiatement la Comptabilité pour mettre un payeur divergeant au fournisseur/bénéficiaire - Lorsque l’ordonnateur compétent reçoit la pièce dans son workplace SAP pour validation, il vérifie si une mise en contentieux doit être réalisée au vu des éléments du dossier. Il vérifie et valide le cas échéant l’ordre de paiement « contentieux » - Le Service de l’ordonnateur transmet ensuite une copie du dossier de paiement au Comptable du Contentieux pour règlement ultérieur. - Lorsque la Trésorerie effectue le paiement de la facture dans SAP, celui-ci est réalisé sur le compte du Comptable du contentieux. - La Trésorerie communique au Comptable du contentieux par messagerie un dossier financier digital comprenant tous les éléments nécessaires - Le Comptable du contentieux informe le service de l’ordonnateur du montant versé en contentieux et de la date effective du paiement. CONTRÖLE - L’Ordonnateur compétent contrôle le bien-fondé de la demande de mise en contentieux du paiement sur base du dossier communiqué. Le Comptable du contentieux vérifie que son compte bancaire a bien été crédité du montant correspondant à la facture en contentieux Le Comptable du contentieux vérifie l’exactitude des montants à verser en « contentieux » Le Service de l’ordonnateur vérifie, le cas échéant, si la date de paiement du solde au bénéficiaire n’est pas dépassée. Procédure 1 ANNEXES Annexe 1 : Bon de commande Madame, Monsieur, Nous avons le plaisir de vous transmettre le bon de commande relatif à XXXX La facture d’un montant total maximum de XXXX € (TVAC), est à adresser en un exemplaire avec copie du bon de commande • • Soit par courrier à l’adresse Service public régional de Bruxelles Direction de la comptabilité C.C.N. – 8ème étage – Bureau 8.119 rue du Progrès 80, bte 1 1035 Bruxelles Soit via mail (sans copie courrier) exclusivement et directement à l’adresse [email protected]. La déclaration de créance / facture sera dans ce cas jointe sous format PDF, chaque e-mail ne contenant qu’une demande de paiement unique. Elle portera la mention : « allocation de base XX XXX XX XX XXXX » / « numéro de visa XXXXXXXXXX ». En cas de création ou modification de coordonnées bancaires, une attestation écrite du bénéficiaire doit être envoyée par courrier séparé à l’adresse suivante : Master Data – Bruxelles Finances et Budget ième CCN- 8 étage (bureau 8119) 80 rue du Progrès, b1 B-1035 Bruxelles - BELGIQUE Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée. Procédure 1 Annexe 2 : Bulletin d’engagement Procédure 1