Préambule - Ordre des Experts

Guide de bonnes pratiques pour
les Associations et les Fondations collectrices de fonds
.
Préambule
.
Institut de Développement de l’Ethique et de l’Action pour la Solidarité
Association à but non lucratif
Guide de bonnes pratiques pour
les Associations et les Fondations collectrices de fonds
Sommaire
IDEAS
Contexte et enjeux
Méthode
Comité Expert d’IDEAS
3 livres : Gouvernance / Financier / Efficacité
.
Conclusion
Annexes
IDEAS
2
Préambule / IDEAS
IDEAS a pour objectif de favoriser le développement des actions de solidarité en proposant des
règles de gestion efficace et de bonne gouvernance, propres à optimiser leur impact et à
augmenter la confiance des donateurs.
IDEAS s’engage
Auprès des donateurs pour éclairer leur démarche de don,
Auprès des associations et des fondations faisant appel au
don et à la générosité publique, pour promouvoir leurs
actions, soutenir leur développement.
www.ideas.asso.fr
Un portail qui présente une base de données qualifiée des
organismes caritatifs et de leurs actions
.
La Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes, l’Ordre des Experts-Comptables
sont membres Fondateurs d’IDEAS.
IDEAS
3
Préambule / IDEAS
Les activités d’IDEAS
Un site Internet - www.ideas.asso.fr
IDEAS a créé un site Internet afin de répondre à l’ensemble des questions que les donateurs peuvent se poser. Le site a pour
vocation de promouvoir les associations et les fondations et d’informer les donateurs sur leur vision, leurs missions, leurs
valeurs ainsi que sur le monde associatif et ses enjeux.
Un Guide de bonnes pratiques
IDEAS a élaboré un guide de bonnes pratiques sur les trois champs : gestion financière, gouvernance, et efficacité de l’action.
Ce guide a été conçu au sein d’un comité expert tripartite, réunissant l’ensemble des parties prenantes : organismes d’intérêt
général, experts du secteur non lucratif, représentants des donateurs.
Bénévoles AdOC
IDEAS a mis en place un Accompagnement des Organisations Collectrices de fonds. Cet accompagnement est réalisé par
une équipe de bénévoles ayant pour mission de les aider à optimiser la mise en place des bonnes pratiques.
Un Passeport vers de nouveaux donateurs
IDEAS développe les outils de la promotion des Organisations Collectrices auprès des grands donateurs.
IDEAS
4
Préambule / IDEAS
Fonctionnement
IDEAS
5
Préambule / Contexte et enjeux
Un contexte de crise qui touche l’ensemble des bailleurs, de la sphère publique comme de la
sphère privée, peut entraîner un niveau d’exigence accru.
\ Agir sur les fondamentaux dans une vision moyen terme
« La réussite favorise les esprits préparés »
Proposition : Optimiser, au sein des associations et des fondations qui font appel au don, la mise en place de
bonnes pratiques qui couvrent l’ensemble de la chaîne caritative : de l’appel au don jusqu’à l’utilisation sur le
terrain.
> Le guide d’IDEAS, en ligne sur notre site Internet ( www.ideas.asso.fr )
> L’accompagnement par les bénévoles AdOC
\ Atteindre et encourager de nouvelles cibles de donateurs
« Quand la raison rejoint le cœur »
Proposition : Mettre en place des relais de communication vers plusieurs cibles de donateurs :
.
> les philanthropes
> les entreprises
> les donateurs de catégorie socioprofessionnelle élevée
IDEAS
6
Préambule / Contexte et enjeux
Les attentes des grands donateurs
•
Être clairement informés de la vision, des missions et des valeurs de l’organisation à
laquelle ils souhaitent donner ;
•
Que l’organisation collectrice ait mis en place les éléments structurants indispensables à
son développement pérenne sur le plan de sa gouvernance, de son organisation, de ses
contrôles internes, du suivi de ses actions…
•
Qu’elle organise des contrôles externes indépendants, facteurs de confiance.
Les commissaires aux comptes : les premiers d’entre eux.
.
IDEAS
7
Préambule / Méthode
Un passeport vers de nouveaux donateurs
Afin de concevoir un guide de bonnes pratiques sur le plan de la gouvernance, de la gestion
financière et de l’efficacité de l’action, le Comité Expert s’appuie sur la méthode OVAR.
Cette méthode permet de décliner sous forme opérationnelle, l’ensemble des indicateurs de la
réalisation des Objectifs qu’une organisation doit se fixer ; ces indicateurs n’ont pas vocation à
être érigés en critères absolus.
•
•
•
La méthode OVAR s’appuie sur la déclinaison de la mission de l’organisation caritative en Objectifs stratégiques.
A chaque Objectif sont associés des Variables d’Action qui permettent la mise en œuvre de l’objectif.
Elles se mesurent au moyen d’indicateurs (ou témoins) et de valeurs cibles.
Sur le plan opérationnel, des Responsables sont nommés pour impulser les Variables d’Action.
Le Comité Expert utilise la méthode OVAR afin de concevoir le guide de bonnes pratiques
sur les trois plans : Efficacité de l’action, Financier et Gouvernance.
Il s’appuie, bien évidemment sur la légalité française, mais également sur les réflexions de
différentes institutions, françaises ou étrangères, afin de faire émerger un guide le plus
opérationnel possible, répondant à la fois à la diversité des actions caritatives et aux
objectifs des donateurs.
IDEAS
8
Comité Expert d’IDEAS
Préambule / Comité Expert
Un passeport vers de nouveaux donateurs
IDEAS s’est fixé pour objectif d’aider les associations et les fondations à se développer de manière
pérenne en adoptant de bonnes pratiques en matière de gestion financière, de gouvernance et de suivi
de leur action.
IDEAS a pour objectif de promouvoir auprès des donateurs les organismes caritatifs ayant mis en
place ces bonnes pratiques propres à accroître leur confiance dans la totalité de la chaîne caritative.
Ainsi, IDEAS a créé un comité d’experts qui sont des représentants :
- soit des donateurs,
notamment de ceux à fort potentiel
- soit des associations ou des fondations,
en veillant à couvrir l’ensemble des secteurs d’activité et des tailles budgétaires
- soit des experts du secteur associatif,
de l’évaluation des organisations et des missions, ou de leurs audits.
Cette organisation permet de réunir les compétences nécessaires et de garantir le pragmatisme
des travaux.
IDEAS
9
Préambule / Comité Expert
Un passeport vers de nouveaux donateurs
Le Comité Expert d’IDEAS a pour objectif :
- de concevoir un Guide de bonnes pratiques sur les trois plans E/F/G (Efficacité de l’action – Financier –
Gouvernance)
- de développer une méthode d’évaluation adaptée à ce guide
de réfléchir à l’élaboration d’une démarche qualité couvrant l’ensemble de la chaîne caritative, de l’appel au don
jusqu’à son utilisation sur le terrain.
-
Composition du Comité Expert :
Le comité expert est composé de deux groupes :
- Le premier, dit groupe concepteur, se réunit et a la charge de la rédaction du guide.
- Le second, dit groupe consulteur, a pour objectif de réagir aux travaux du groupe concepteur en fonction des
expériences et des expertises qu'il réunit.
IDEAS
10
Préambule / Comité Expert
Le comité expert est composé de 2 groupes.
Le 1er, concepteur, se réunit et a la charge de la rédaction du guide.
Le 2ème, consulteur, a pour objectif de réagir aux travaux du groupe
concepteur en fonction des expériences et des expertises qu'il réunit.
Donateurs, associations/fondations et experts de l'évaluation et de l'audit sont
présents dans les 2 groupes afin de garantir le pragmatisme des travaux.
• Alain de Vaucresson - son Président, Conseiller du Président du Crédit Coopératif
• Louis Michel Payen - son Rapporteur, Consultant LMPConseil
• Hélène Dranssart - Présidente d'IDEAS, Ingénieur Consultant
Groupe concepteur
• Agnès Bricard - CSOEC
• Xavier Delattre - Fondation d'Auteuil
• Youssef Dib - BNPPARIBAS Gestion Privée
• Hervé Garrault - Adema/Mines de Paris
• Guy Haïk - IdMA - Institut du Management Associatif
• François Jégard - Léo Jégard & Associés
• Francine Mallet Lamy - CNCC
• Pierre Marcenac - KPMG
• Nathalie Sauvanet - BNPPARIBAS Gestion Privée
Groupe consulteur
• Yaële Aferiat - AFF - Association Française des Fundraisers
• Stéphane André - Chercheur LAMSADE-Dauphine-CNRS
• Jérôme Auriac - Agence Manifeste
• Marc Avelot - Le Rire Medecin
• Mariella de Bausset - Fondation ARCAD
• Lionel Bordarier - Fondation Prem'up
• Nathalie Choiseau - Fondatrice du site de bénévolat en ligne www.betobe.org
• Jean-Marie Clément - La Table de Cana
• Damien Conzatti - Délégation Catholique pour la Coopération
• Bernard Decroix - Aide Odontologique Internationale
• Reza Deghati – Aïna
• Xavier Delsol – Delsol & Associés
• Amanda Ducroz-Lovell - Solidarités
• Rémi Duhamel - Krousar Thmey
• Catherine El Arouni -WWF
Groupe consulteur (suite)
• Jean-Pierre Fernandez - CSOEC
• Anouchka Finker - Intervida
• Christine Fontanet - Association AIMER
• Gabrielle Gueye - IMS Entreprendre pour la Cité
• Alexandre Guilluy - Ateliers Sans Frontières
• Charles-Benoit Heidsieck - Le Rameau
• Jessica Holc - Solidarités Nouvelles face au Chômage
• Ingrid Kemoun - Jeveuxaider.com
• Fabrice Larceneux - Chercheur au CNRS, rattaché à HEC
• Frédéric Lefret - Secrétaire Général Office Franco-Québécois pour la Jeunesse
• Jean-Etienne de Linares - Action des Chrétiens pour l'Abolition de la Torture
• Jacques Malet - Président de Recherches & Solidarités
• Sylvie L. Meshaka - consultante fundraising des organisations culturelles
• Monique Millot Pernin - CNCC
• Benoit Miribel - Fondation Mérieux
• Elisabeth Müller - Agronomes et Vétérinaires sans Frontière AVSF
• Alix de Nicolay - Hélène Keller International
• Eric Pinet - Nos Petits Frères et Soeurs
• Jean-Patrick Razon - Survival International
• Sophie Rieunier - Universitaire
• Philippe Taïeb - Consultant ONG
• Frédéric Thèret - Institut Pasteur
• Jean-Pierre Valériola - Fondation Bettencourt Schueller
IDEAS
11
Préambule / Trois livres : Gouvernance, Financier, Efficacité
Le guide de bonnes pratiques d’IDEAS comprend trois livres :
Livre 1 : Gouvernance (Association OU Fondation) / Livre 2 : Financier / Livre 3 : Efficacité de l’action
La méthode OVAR s’appuie sur la déclinaison de la mission de l’organisation caritative en Objectifs
stratégiques. Ces Objectifs sont les suivants :
Gouvernance :
G 1 Un projet Associatif bien Défini et Suivi, une stratégie à moyen terme réfléchie
G 2 Une Gestion désintéressée
G 3 Des organes de Gouvernance et de Direction performants
G 4 Face aux Risques encourus, des Procédures et des Contrôles adaptés
G 5 Un Respect du donateur, dans la communication et dans la recherche de dons
Financier :
F 1 Une comptabilité générale régulière, sincère et contribuant à donner une image fidèle
F 2 Une information comptable lisible, de qualité, accessible et largement diffusée
F 3 Un outil de gestion budgétaire performant, cohérent et fiable
Efficacité de l’action :
E 1 Des outils de pilotage de la performance et d’évaluation de l’action comme aide à la décision
E 2 Une pratique courante de la comparaison, de l’émulation et la recherche de bonnes pratiques
E 3 Une maîtrise des coûts de collecte et de fonctionnement, ainsi que de la gestion des excédents
E 4 Des contrôles de gestion internes et externes attestant de la réalité et de l’efficacité de l’action
IDEAS
12
Préambule / Trois livres : Gouvernance, Financier, Efficacité
GOUVERNANCE : 35 thèmes pour 5 Objectifs
G 1 : PROJET ASSOCIATIF
G 2 : ACTIVITE DESINTERESSEE
1
Orientations
G 1.1
p. 6
2
3
Statuts
Plan Stratégique
G 1.2
p. 6
. Elaborer
. Suivre
. Communiquer
G 1.3
G 1.4
G 1.5
p. 7
p. 8
p. 8
G 4 : RISQUES ET CONTROLES
RISQUES
20
G 4.1
p. 27
G 4.2 à 3
p. 28
PROCEDURES
22 / Risques stratégiques
23 / Risques
opérationnels
24 / Risques financiers
G 4.4
G 4.5 à 8
p. 29
p. 30
G 4.9 à 10
p. 34
25
26
G 4.11 à 12 p. 37
G 4.13
p. 39
21
G 3 : ORGANES DE GOUVERNANCE
11
Assemblée Générale
G 3.1
p. 16
12
Conseil d’Administration
G 3.2
p. 18
13
Comités d’Administrateurs
G 3.3
p. 20
14
Comité d’Audit
G 3.4
p. 21
15
Charte de déontologie
G 3.5
p. 22
16
Nomination des Directeurs
G 3.6
p. 23
17
Organigrammes
G 3.7
p. 23
18
Tableaux de Bord
G 3.8
p. 24
19
Evaluations (R. Humaines)
G 3.9
p. 25
Recensement
/Prévention
Communication
/ Risques juridiques
/ Risques
informatiques
27 / Risques de
réputation
CONTROLES
28 Auto-contrôle
29 Contrôle hiérarchique
30 Comité d’Audit
31 Com. Aux Comptes
IDEAS
G 4.14
p. 40
G 4.15
G 4.16
G 4.17
G 4.18
p. 40
p. 41
p. 42
p. 44
4
G 2.1
p. 10
5
Administrateurs
bénévoles
Activités commerciales
G 2.2
p. 11
6
Frais des dirigeants
G 2.3
p. 11
7
G 2.4
p. 12
8
Rémunérations
(salariés)
Cumul Emploi/ mandat
G 2.5
p. 13
9
Conflits d’intérêt
G 2.6
p. 14
10
Embauche d’un parent
G 2.7
p. 14
G 5 : RESPECT DES DONATEURS
32
Rigueur Editoriale
G 5.1
p. 46
33
Communication
financière
G 5.2
p. 47
34
Déontologie de la
collecte
G 5.3
p. 48
35
Prise en compte des
réclamations
G 5.4
p. 49
13
Préambule / Trois livres : Gouvernance, Financier, Efficacité
FINANCIER : 15 thèmes pour 3 Objectifs
F2 : INFORMATION
FINANCIERE ET COMPTABLE
F1 : COMPTABILITE GENERALE
8
1 Organisation
comptable
2 Tenue et traitements
comptables
3 Documents
trimestriels internes
F 1.1
p. 6
F 1.2
p. 7
F 1.3
p. 8
4 Comptes annuels
F 1.4
p. 9
5 Comptes combinés /
Consolidés
6 Compte d’Emploi des
Ressources
7 Comptes annuels
certifiés
F 1.5
p. 10
F 1.6
p.11
F 2.1
p. 15
9
Qualité
(présentation,
conformité, délai)
Lisibilité
F 2.2
p. 17
10
Accessibilité
F 2.3
p. 18
11
Rôle financier du
C.
d’Administration
Présentation
F 2.4
p. 19
F 2.5
p. 20
12
F 3 : GESTION BUDGETAIRE
F 1.7
p. 13
13
14
15
IDEAS
Comptabilité
analytique multiaxes
Cohérence
analytique /
générale
Processus
budgétaire
F 3.1
p. 22
F 3.2
p. 23
F 3.3
p. 24
14
Préambule / Trois livres : Gouvernance, Financier, Efficacité
EFFICACITE : 10 thèmes pour 4 Objectifs
E 2 : COMPARER LES
PERFORMANCES, RECHERCHER
LES BONNES PRATIQUES
E 1 : OUTILS DE PILOTAGE
ET D’ EVALUATION
1
Pilotage par
indicateurs
E 1.1
p. 6
2
Tableaux de bord
E 1.2
p. 10
3
Evaluation des projets
(ante + in + post)
E 1.3
p. 11
4 Comparaisons
et bonnes pratiques
internes
E 2.1
p. 15
5 Veille et bonnes
pratiques externes
E 2.2
p. 16
E 3 : MAITRISER LES COÛTS DE
FONCTIONNEMENT ET DE COLLECTE,
LA GESTION DES EXCEDENTS
E 4 : UN CONTRÔLE DE GESTION
8
Organisation du C.d.G. et
Plan de contrôle
E 4.1
p. 23
6
Budget et contrôle de
Gestion / Fonctionnement &
Collecte
E 3.1
p. 18
9
E 4.2
p. 24
E 4.3
p. 25
7
Gestion des excédents
E 3.2
E 3.3
p. 19
p. 20
Rapport annuel d’activité et
de performance des
programmes et missions
Visites et contrôles /
hiérarchie
+ Contrôle de Gestion
+ Contrôle externes
10
IDEAS
15
Préambule / Conclusion
Un passeport vers de nouveaux donateurs
Le guide de bonnes pratiques d’IDEAS va permettre :
- aux associations et aux fondations qui le souhaitent, de mettre en place ces
bonnes pratiques et d’asseoir leur développement sur des bases pérennes.
- de développer une méthode d’évaluation adaptée à ce guide, de réfléchir à
l’élaboration d’une démarche qualité couvrant l’ensemble de la chaîne caritative,
de l’appel au don jusqu’à son utilisation sur le terrain.
-
- d’accroître la confiance des donateurs, notamment de ceux à fort potentiel, qui
souhaitent être convaincus de l’utilité de leur don.
-
IDEAS
16
Préambule / Annexes
ANNEXES
Documents de référence
Principales lois et règlements
IDEAS
17
Préambule / Annexes
Principaux Documents de Référence
Les Travaux de l’Association « Gouvernance et Certification » (et leur reprise par l’AFAQ- AFNOR)
18
ANNEXES
Les normes de Certification du BVQI (Gouvernance des Associations AGP)
Les travaux du Comité de la Charte (accessibles sur le site en septembre 2007)
Les travaux de l’Observatoire KPMG « Transparence et Associations » (2007 /2008)
Le Document de l’IFA sur la gouvernance dans les associations (2008)
Les normes officielles comptables, et en particulier
Le Plan Comptable Général défini par le Règlement 99-03 du C.R.C,.
Le Règlement 99-01 du CRC relatif aux comptes annuels des associations et fondations
La Loi d’Orientation des Lois de Finances (L.O.L.F.)
seul document légal relatif aux définitions budgétaires et aux coûts par destination.
Le document d’auto-évaluation émis par l’ONG « The Nature Conservacy »
L’ Ouvrage « Contrôle de Gestion et Pilotage de la performance » (Guallino Editeur édition 2005)
Les rapports annuels de l’AFM Telethon 2006, d’Aide et Action (2006) etc.. (une vingtaine d’organismes)
Le rapport de la Cour des Comptes sur « La qualité de l’information financière communiquée aux donateurs… » (Octobre
2007).
Les travaux du Conseil National de la Comptabilité relatifs au Compte d’Emploi Annuel des Ressources des Associations
(2007) et l’avis conclusif (2008-08 du 13 avril 2008)
Le Rapport parlementaire d’information N°134 (octob re 2008) sur les associations (Rapport Morange)
IDEAS
18
Préambule / Annexes
Principales lois et règlements
Statut des Associations et Fondations
Loi du 1er Juillet 1901 sur le Contrat d’Association // Décret du 16 Aout 1901 sur le contrat d’Association // Loi du 7 Aout 1991
sur le contrôle des associations faisant appel à la générosité du Public // Arrêté du 30 juillet 1993 pris en application de la loi
du 7 Aout 1991 // Loi du 23 Juillet 1987 relatif au mécénat, aux fondations (et ses modifications ultérieures, notamment Loi
du 4/7/90)
Fiscalité :
Instruction Direction Générale des Impôts du 18 décembre 2006
Comptabilité :
Articles L 123-12 et suivants du Code de Commerce // Plan Comptable Général selon Règlement 99-03 du Comité de la
Règlementation Comptable en date du 29 avril 1999 // Plan comptable des associations et fondations selon Règlement 9901 du C.R.C. du 16 février 1999 // Avis 2008-08 du Conseil National de la Comptabilité du 3 avril 2008 relatif au compte
d’Emploi annuel des ressources des associations et fondation faisant appel à la générosité du public
Commissariat aux comptes :
Loi du 03 Janvier 1984 relatif à la prévention des difficultés des entreprises // Articles L 225-38 et suivants, L 225-100 et L
820-1 et suivants du Code de Commerce
Presse et délits de Presse :
Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la Presse // Décret n°97-1065 du 20 novembre 1997 relatif à la commission paritaire des
publications et agences de presse
Fichiers :
Loi du 6 janvier 1978 dite Informatique et Liberté // Décret du 20 octobre 2005 en application Loi 6/1/78 // Norme simplifiée
N°48 de la CNIL , du 7 juin 2005 (fichiers de prosp ects et clients)
Pratiques commerciales trompeuses et Publicité :
Art L 121-1 et suivant du code de la consommation
IDEAS
19
Institut de Développement de l’Ethique et de l’Action pour la Solidarité
.
Avec le soutien de :
BNPPARIBAS
CNCC : Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes
OEC : Ordre des Experts Comptables
. CDC
: Caisse des Dépôts et Consignations
Guide réalisé par le Comité Expert d’IDEAS
IDEAS
www.ideas.asso.fr
[email protected]
20