Guide d`utilisation DHL eMailShip

Online Shipping
Shipping Management
Integration Solutions
BIENVENUE CHEZ DHL EMAILSHIP
MANUEL
DHL EMAILSHIP E S T R A P I D E E T S I M P L E
DHL eMailShip est un outil électronique de DHL
Express simple et agréable à utiliser. Expédier se fait
rapidement grâce non seulement aux formulaires en
format PDF qui sont réutilisables mais aussi grâce aux
instructions fournies étape après étape. Les utilisateurs
peuvent compléter et imprimer les bordereaux d’expédition, documents douaniers et formulaires d’enlèvements. Ensuite, ils peuvent les envoyer par e-mail vous économisez de cette manière du temps et de
l’énergie!
DHL eMailShip peut être téléchargé gratuitement et
est idéal pour les entreprises avec plusieurs
utilisateurs travaillant depuis différents lieux.
Avantages:
• Documents d’expédition en format PDF gratuits lors du téléchargement
• Simplicité des champs de saisie
• Confirmation de livraison possible vers plusieurs adresses e-mail
• Sauvegardez jusqu’à 50 adresses de livraison pour des envois
futurs
• Disponibilité de tous les produits DHL
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Shipping Management
COMMENT DÉMARRER?
Vous pouvez télécharger gratuitement les formulaires en
format PDF qui sont réutilisables. Pas d’enregistrement
exigé pour travailler avec DHL eMailShip.
Exigences du logiciel
Pour démarrer, vous avez besoin d’un PC avec une
connexion à internet, d’une imprimante laser, d’un compte email actif ainsi que d’un numéro de client DHL.
Integration Solutions
• Une version récente de Microsoft® Windows®
• Adobe® Acrobat® Reader® 8 ou une version supérieure
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COMPLÉTER LE FORMULAIRE D’EXPÉDITION
Formulaire d’envoi
Dès que vous aurez téléchargé les formulaires
en format PDF, vous verrez que eMailShip a
mis à disposition 3 formulaires très simples à
compléter:
• Shipment Form - formulaire d’envoi
• Customs Document - document douanier
(optionnel)
• Pickup Form - formulaire d’enlèvement
(optionnel)
eMailShip vous aidera à valider les données
que vous saisissez et à les corriger si
nécessaire.
Informations relatives au paiement, à l’assurance et à l’expéditeur (Sections 1 & 2)
Informations concernant le destinataire: bouton « Liste » (Section 3)
Étape 1:
Cochez la personne qui paiera l’envoi et
mentionnez le numéro de client DHL du
payeur que vous avez sélectionné.
Si vous souhaitez assurer l’expédition, il
vous faut cocher la case à côté de “O”,
remplissez aussi la valeur à assurer et la
devise.
Remarque
Tous les champs obligatoires dans le formulaire
d’expédition sont indiqués par un astérisque (*).
Étape 2:
Complétez toutes les informations requises
concernant l’expéditeur.
Étape 3:
Complétez toutes les informations requises
au sujet du destinataire. Vous pouvez à
nouveau sélectionner des adresses sauvées
précédemment en cliquant sur le bouton
jaune “Liste”.
Conseil
Conservez jusqu’à 50 adresses des destinataires dans
l’outil eMailShip.
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Produits et Services, Détails de l’envoi et Contenu (Sections 4-6)
Données pour les douanes et Accord de l’expéditeur (Sections 7 & 8)
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Étape 4:
Spécifiez de quel type d’envoi il s’agit via le menu de choix
situé à côté de «Type »:



International NonDocument pour les envois à
dédouaner
International Document pour les envois au sein de l’UE
Domestic pour les envois à l’intérieur de la Belgique
Choisissez le service souhaité présenté dans le menu de
choix placé à côté de « Produit ».
Si vous souhaitez ou une autre partie concernée
souhaite recevoir une confirmation de livraison, cochez
alors la case à côté de « Notification de livraison » et
saisissez jusqu’à 5 adresses e-mail maximum.
Remarque
Pour les différents produits, vous pouvez également choisir une
livraison avant une heure déterminée ou une livraison Economy
Select.
Si le produit sélectionné n’est pas disponible dans le pays de
destination, vous recevrez alors un e-mail vous demandant d’opter
pour un autre produit.
Étape 5:
Saisissez le nombre de pièces ainsi que le poids et les
dimensions. « Détails de l’envoi »
Remarque
Si vous souhaitez ajouter des lignes supplémentaires,
cliquez alors sur le lien bleu “More”. Un bordereau
d’expédition sera imprimé pour chaque pièce de votre
envoi.
Étape 6:
Décrivez clairement le contenu et indiquez le nombre
de pièces.
Envoyer à DHL
Étape 7:
Indiquez de quel type d’exportation il s’agit et qui paiera
les droits d’importation et les taxes. Uniquement pour les
expéditions durables hors UE.
Remarque
La Section 7 ne doit être complétée que s’il s’agit d’un envoi
à dédouaner (non document).
Remarque
Dès que tous les formulaires nécessaires pour votre envoi auront
été complétés, cochez la case à côté de “Traitement de
l’expédition.”
Si vous avez un enlèvement fixe chez DHL, vous ne devez pas
cocher la case “Demander un enlèvement”.Si vous avez besoin
d’un DHL Pickup click ‘request a PU’ et allez à la page 3.
Cliquez sur le lien « Clauses & Conditions » pour lire les
Conditions Générales de Transport de DHL.
Cliquez sur “Transmettre à DHL” pour envoyer à DHL les
informations relatives à votre envoi.
Étape 8:
Lisez l’Accord de l’Expéditeur. (p. 4)
Donnez votre accord en cochant la case à côté de
« J’accepte »
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COMPLÉTER LE DOCUMENT DOUANIER (OPTIONNEL)
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Le document douanier peut être utilisé pour des
envois durables.
Documents pour la douane
Étape 1 & 2:
L’outil eMailShip complète automatiquement les
coordonnées de l’adresse de l’expéditeur et du
destinataire sur base des informations que vous avez
mentionnées sur le formulaire d’expédition.
Étape 3:
La case 3 ne doit être complétée que s’il est
mentionné sur la facture qu’un tiers paiera le montant.
Étape 4:
Ouvrez le menu de choix situé à côté de «Type de
facture » et choisissez le type de facture correct.
La date sera automatiquement complétée.
Description des articles (Section 7)
Vous pouvez encore – si vous le souhaitez –
mentionner le n° de la facture et le n° de
référence.
Étape 5:
Certains champs de la case «Termes générales de
Transport » seront automatiquement complétés sur base
de l’information figurant sur le formulaire d’expédition
Compétez les conditions de paiement à côté de
« Termes de Paiement ».
Incoterm est un champ obligatoire. Faites votre choix
Dans le menu déroulant.
Étape 7:
Complétez les informations requises pour chaque pièce de l’envoi.
Remarque
Si votre envoi est composé de plusieurs pièces et que vous souhaitez ajouter des lignes,
liquez sur le bouton « Ajouter l’article suivant ». Vous pouvez ajouter 10 lignes au
maximum. Pour supprimer une ligne, cochez la croix située à gauche de la ligne que
vous souhaitez supprimer.
Étape 6 :
Vous pouvez donner des commentaires supplémentaire
dans le champ à compléter situé sous
« Commentaires ».
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COMPLÉTER LE FORMULAIRE D’ENLÈVEMENT (OPTIONNEL)
Remarque
Formulaire d’enlèvement (Formulaire de réservation)
Le formulaire d’enlèvement peut être utilisé si vous
n’avez pas d’enlèvement fixe chez DHL.
Étape 1:
Si l’adresse d’enlèvement correspond à celle de
l’expéditeur figurant sur le formulaire d’expédition,
cliquez alors sur « Copier les données de
l’expéditeur ». Les champs dans la case 1 sont
automatiquement remplis pour vous. Si l’adresse
est différente, vous devez compléter vous-même
les différents champs d’adresse.
Détails concernant l’enlèvement, le lieu et les instructions spéciales
(Sections 2-4)
Étape 2:
Saisissez tous les détails nécessaires pour
l’enlèvement.
Étape 3:
Indiquez s’il s’agit d’une adresse professionnelle
(Entreprise) ou d’une adresse privée (Particulier).
Mentionnez où le colis doit être enlevé.
Étape 4:
Vous pouvez indiquer des instructions
supplémentaires pour le coursier dans le champ
« Instructions spéciales ».
Envoyer à DHL
Remarque
Lorsque tous les formulaires nécessaires destinés à votre
envoi sont complétés, cochez alors sur le Formulaire
d’Enlèvement ou d’Expédition la case à côté de
«Traitement de l’expédition».
Si vous avez besoin d’un Pickup, click « Demander un
enlèvement ».
Si vous êtes client(e) de DHL et avez un enlèvement fixe,
vous ne devez alors pas cocher la case à côté de
« Demander un enlèvement »
Cliquez sur « Transmettre à DHL » pour envoyer à
DHL les informations relatives à votre envoi.
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E-MAIL DE CONFIRMATION ET DOCUMENTS D’EXPÉDITION
E-mail avec ordre d’expédition
Étape 1:
Dès que tous les formulaires requis auront
été complétés et que vous aurez cliqué sur
“Transmit to DHL”, un message par e-mail
s’ouvrira automatiquement dans votre
programme d’e-mail existant. Ce message
comprend toutes les informations que vous
aurez complétées dans les formulaires
eMailShip.
Ensuite, envoyez par e-mail l’ordre d’envoi à DHL.
E-mail de confirmation avec les bordereaux d’expédition joints
Étape 2:
Après avoir envoyé votre ordre d’expédition
par e-mail, vous recevrez un e-mail de
confirmation.
Cet e-mail contient, en annexe, tous les
documents d’expédition requis ainsi que
les instructions relatives au nombre
d’exemplaires à imprimer par document.
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Bordereau d’expédition
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Doc archives
Étape 3:
Imprimez le(s) bordereau(x) d’expédition et
joignez un exemplaire à chaque partie de votre
envoi.
Conseil
Vous pouvez sauvegarder les formulaires en format
PDF sur vos ordinateurs pour une utilisation future.
Grâce au numéro du bordereau d’expédition, vous
pourrez suivre votre envoi via la fonction de suivi
sur le site Internet de DHL
Ordre d’expédition
Facture commerciale
Dhl Express (Suisse) SA www.dhl.ch 1/2014