Access 2003
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Access 2003 © Microsoft Fac-similé Ce fac-similé contient la table des matières et le début du cas pratique numéro 7 Exercices AVERTISSEMENT Microsoft Access 2003 est une marque déposée de la société Microsoft. Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Cet ouvrage n’est pas la documentation officielle de Microsoft Access 2003 et son contenu n’engage pas la société Microsoft. Ce document contient des informations protégées par copyright. La loi du 11 mars 1957 n’autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l’article 41, d’une part, que les « copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective », et, d’autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration, « toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite » (alinéa 1er de l’article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. Réf : PK0262 Access 2003 - Exercices Auteurs : Y. PICOT, P. MORIÉ Juin 2004 Editeur Tsoft 10, rue du Colisée 75008 Paris http://www.tsoft.fr Tél. : 01 56 88 29 64 Fax : 01 53 76 03 64 Avant-propos Conçu par des formateurs expérimentés, cet ouvrage vous apporte des exercices pratiques à réaliser par vous-même pour apprendre à utiliser efficacement votre logiciel. Un formateur pourra aussi utiliser ces exercices pour animer une formation. Les exercices pratiques sont particulièrement adaptés en fin de parcours de formation ou d’un cours de formation en ligne (e-learning) sur Internet, par exemple. Je télécharge les fichiers exercices depuis le site www.tsoft.fr Les fichiers nécessaires à la réalisation de ces exercices pratiques peuvent être téléchargés depuis le site Web www.tsoft.fr. Vous accéderez à la page des fichiers à télécharger où vous trouverez un lien vers le fichier d’exercices associé à cet ouvrage. Une fois ce fichier téléchargé sur votre poste de travail, il vous suffit de le lancer pour exécuter la procédure d’installation des fichiers d’exercices. SOMMAIRE Préliminaires .......................................................................................................... 3 1 - SAISIR, TRIER ET FILTRER LES DONNÉES ............................................ 5 Cas 1 : Ouvrir une base de données...................................................................... 7 Cas 2 : Feuilles de données................................................................................. 15 Cas 3 : Trier/rechercher/filtrer............................................................................... 19 2 - STRUCTURE DE LA BASE DE DONNÉES ............................................. 25 Cas 4 : Créer une base de données..................................................................... 27 Cas 5 : Créer les tables........................................................................................ 31 Cas 6 : Définir les propriétés ................................................................................ 39 3 - EXPLOITER UNE BASE DE DONNÉES ................................................. 49 Cas 7 : Requêtes sélection .................................................................................. 51 Cas 8 : Formulaires............................................................................................. 63 Cas 9 : États et étiquettes .................................................................................... 79 4 - BASE DE DONNÉES MULTI-TABLES .................................................... 97 Cas 10 : Relations et requêtes ............................................................................. 99 Cas 11 : Assistants requêtes avancées.............................................................. 111 Cas 12 : Requêtes actives ................................................................................. 119 Cas 13 : Formulaires avancés............................................................................ 127 Cas 14 : Graphiques et analyse croisée............................................................. 149 5 - PUBLIER SUR LE WEB ET EXPORTER ............................................... 165 Cas 15 : Exporter, importer, lier.......................................................................... 167 Cas 16 : Pages d'accès aux données ................................................................ 177 © Tsoft – Access 2003 – Exercices 1 PRÉLIMINAIRES 1 - LE CONTEXTE Dans les premiers chapitres, nous aurons un premier contact avec Access à travers la manipulation des données d’une table d’adresses. Puis nous nous placerons dans le cas d’une boutique de location de vidéo. Dans un premier temps, nous nous intéresserons uniquement à la gestion des clients. La table principale sera la table T_CLIENT, qui contiendra les informations nécessaires à notre magasin. Cette table utilisera deux tables dites de référence. La première sera la table T_CIVILITE, contenant la liste des civilités (monsieur, madame, mademoiselle). La deuxième sera la table T_ABONNEMENT, qui indiquera les différents types d’abonnement disponibles (Platine, Or, Argent ou Aucun). Ces abonnements coûtent d’autant plus cher qu’ils offrent des réductions importantes. Cette gestion des clients nous servira de support à travers les chapitres suivants, et nous nous baserons dessus pour créer tables, requêtes, formulaires et états. Par la suite, nous étendrons notre base avec plusieurs autres tables T_DVD, T_FILM, T_FOURNISSEUR et T_LOCATION. Nous obtiendrons ainsi une base de données plus complète et surtout mieux conçue. Ces nouveaux éléments nous permettrons d’aborder les relations entre tables, et nous reviendrons sur les requêtes, formulaires et états, mais notamment sous l’angle multi table. 2 - INSTALLATION DES FICHIERS EXEMPLES Pour vous récupérer les fichiers à utiliser dans la réalisation des cas pratiques de cet ouvrage, vous allez télécharger un fichier zippé (compressé) depuis le site Web www.tsoft.fr. Exécutez ensuite ce fichier auto extractible, les bases de données sont alors automatiquement décompressées et copiées dans le dossier C:\Exercices Access 2003 de votre disque dur. Vous disposerez d’une base de données pour chacun des cas proposés, Au début de chaque cas vous serez invité à copier cette base de données d’origine sous un autre nom comme base de données de travail. Ainsi vous pourrez toujours recommencer la réalisation du cas en repartant de la base d’origine fournie. Par exemple, pour copier la base d’origine Locat_10.mbd procédez de la façon suivante : • Ouvrez l’application Poste de travail • Ouvrez le dossier C:\Exercices Access 2003 • • • • Cliquez sur la base de données Locat_10.mdb Edition/Copier pour copier le fichier dans le Presse-papiers Edition/Coller, le nom du fichier copié est Copie de Locat_10.mdb Renommez le nom du fichier copié en XLocat_10.mdb. Ensuite, vous ouvrez la base de données XLocat_10.mdb, pour commencer à réaliser le cas pratique. © Tsoft – Access 2003 – Exercices 3 CAS 7 : REQUÊTES SÉLECTION Nom et Prénom des clients arrivés au mois d’avril 2003 Somme des chiffres d’affaire par ville © Tsoft – Access 2003 – Exercices 51 Fonctions utilisées – Créer une requête – Enregistrer une requête – Exécuter une requête – Requête paramétrée – Requête avec champ calculé – Requête avec regroupement 40 mn La requête Sélection est une puissante fonction qu’Access met à votre disposition pour interroger une base de données. Le principe est identique à celui d’un filtre sur une table, mais une requête peut être enregistrée et ré exécutée à volonté. On peut ainsi utiliser plusieurs requêtes différentes sur la même table. Le résultat d’une requête est une feuille de données qui n’affiche que les enregistrements qui correspondent aux critères spécifiés. La feuille de données est une vision particulière (éventuellement triée et filtrée) d’une table ; il ne s’agit pas d’une copie de la table. Si on modifie une donnée dans la feuille de données d’une requête, cette modification est apportée en fait à la donnée qui se trouve dans la table. Dans ces études de cas, nous n’utiliserons pas l’assistant requête simple, car utiliser directement le mode création est plus souple et souvent plus rapide. Par ailleurs, dans l’utilisation quotidienne d’une base Access, la majorité des requêtes que vous allez créer répondront à une question ponctuelle. Ce n’est pas une bonne idée de toutes les enregistrer, car vous allez rapidement avoir une liste de plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines de requêtes. Dans ce cas-là, il vous sera beaucoup plus simple et rapide de recréer complètement la requête plutôt que d’avoir à la rechercher dans une telle liste. Seules les requêtes utilisées très régulièrement ou servant de base à un formulaire ou un état (voir chapitres suivants) devraient être enregistrées. Dans nos études de cas, nous n’enregistrerons que rarement les requêtes, pour prendre l’habitude de créer des requêtes «jetables». Cela pourra vous paraître surprenant, voire frustrant de jeter ainsi votre travail, mais dans le cas des requêtes, cela se justifie pleinement. Copiez le fichier Client_07.mdb qui est enregistré dans le dossier C:\Exercices Access 2003 sous un autre nom XClient_07.mdb. Cette base de données contient plus de 800 clients fictifs, ce sera votre base de données de travail pour ce cas. Ouvrez cette base de données XClient_07.mdb. n CRÉER UNE PREMIÈRE REQUÊTE Créer une requête en mode création Nous allons créer une requête qui va afficher le nom, le prénom, la ville et le chiffre d’affaires des clients parisiens. Cliquez sur ce bouton dans le volet Objets de la fenêtre Base de données. 52 © Tsoft – Access 2003 – Exercices Cliquez sur cet objet pour créer une nouvelle requête. Access vous demande quelle(s) table(s) ou requête(s) utiliser : • Vérifiez que l’onglet Tables est sélectionné • Sélectionnez T_CLIENT puis cliquez sur «Ajouter» Access affiche T_CLIENT dans la requête • Cliquez sur «Fermer» Access affiche la requête en mode création (a) (b) (c) (d) Ajouter des champs Nous allons ajouter des champs de trois manières différentes. Par la suite, vous pourrez utiliser celle avec laquelle vous êtes le plus à l’aise. © Tsoft – Access 2003 – Exercices 53 − Double-cliquez sur le champ CLI_NOM en (a) − Cliquez sur le champ CLI_PRENOM en (b) et glissez-le dans la grille en (c) − Cliquez dans la cellule vide sur la ligne <Champ> en (d), ouvrez la liste déroulante, et sélectionnez CLI_VILLE • En utilisant une des trois méthodes ci-dessus, ajoutez le champ CLI_CHIFFRE_AFFAIRE. Éventuellement, utilisez la barre de défilement verticale de la table pour faire apparaître ce champ Ajouter un critère Nous allons préciser que nous ne voulons voir que les clients habitant Paris. • Positionnez-vous dans la colonne <CLI_VILLE>, sur la ligne <Critères> • Saisissez paris. Notez que dans les requêtes, Access ne fait pas de différence entre majuscules et minuscules • Appuyez sur pour valider la saisie. Access vous informe qu’il a compris que paris était du texte en l’encadrant avec des guillemets : "paris" Visualiser le résultat d’une requête Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données Access affiche le résultat. Même si vous avez tapé paris en minuscule, il trouve les PARIS Cliquez sur ce bouton pour revenir en mode création Enregistrer la requête Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la requête 54 © Tsoft – Access 2003 – Exercices Access vous demande un nom • Tapez R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS • Cliquez sur «OK» • Fichier/Fermer, ou appuyez sur - ou sur -W, ou cliquez sur la case de fermeture de la requête Access affiche votre nouvelle requête dans la liste Ré exécuter la requête par la suite • Sélectionnez la requête : R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS Cliquez sur ce bouton pour exécuter la requête. Ou • Double-cliquez sur la requête R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS Access affiche le résultat • Fichier/Fermer, ou appuyez sur fermeture de la requête - ou sur -W, ou cliquez sur la case de Modifier la requête L’affichage de la ville n’est pas utile : il s’agit toujours de Paris. Nous allons également trier les clients par chiffre d’affaires décroissant • Sélectionnez le nom de la requête : R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS Cliquez sur ce bouton pour passer en mode création • Dans la ligne <Visible>, décochez la case de la colonne <CLI_VILLE> • Dans la ligne <Tri>, cliquez dans la cellule de la colonne <CLI_CHIFFRE_AFFAIRE> • Ouvrez la liste déroulante et sélectionnez Croissant Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données Access affiche le résultat • Fichier/Fermer, ou appuyez sur - ou sur -W, ou cliquez sur la case de fermeture de la requête Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications • Cliquez sur «Oui» © Tsoft – Access 2003 – Exercices 55 o CRÉER DES REQUÊTES SIMPLES Nous allons créer plusieurs requêtes qui vont répondre à des questions diverses. Créer une requête avec un critère ‘OU’ et un critère date Nous allons créer une requête qui va afficher le nom, la ville, le type d’abonnement et la date de création des clients qui ont un abonnement Or ou Platine, arrivés pour la première fois en avril 2003, et classé par ordre de date Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle requête. • • • • Sélectionnez la table T_CLIENT Cliquez sur «Ajouter» Cliquez sur «Fermer» A l’aide d’une des trois méthodes utilisées précédemment, positionnez les champs CLI_NOM, CLI_VILLE, CLI_DATE_CREATION et CLI_ABONNEMENT dans la grille de la requête • Dans la ligne <Critères>, indiquez entre 1/4/3 et 30/4/3 dans la colonne <CLI_DATE_CREATION> • Tapez Entrée Access encadre ce qu’il a reconnu comme des dates avec des symboles #. • Élargissez un peu la taille de la colonne <CLI_DATE_CREATION> en double-cliquant sur le trait de séparation verticale entre les colonnes <CLI_DATE_CREATION> et <CLI_ABONNEMENT> • Sur la ligne <Critères>, indiquez Or dans la colonne <CLI_ABONNEMENT> • Sur la ligne <Ou>, indiquez Platine dans la colonne <CLI_ABONNEMENT> • Cliquez dans la ligne <Tri> pour la colonne <CLI_DATE_CREATION>, et choisissez Croissant dans la liste déroulante Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données Votre requête définie comme sur la figure ci-dessus, est elle correcte ? Pas vraiment : le critère ET (sur la même ligne de critère) s’applique avant le critère OU (sur deux lignes successives de critères). Autrement dit, nous avons sélectionné les clients ayant un abonnement Or arrivé en avril 2003, ainsi que tous les clients ayant un abonnement Platine, quelle que soit leur date d’arrivée. Pour remédier à cela : Cliquez sur ce bouton pour revenir en mode création • Dans la ligne <Ou>, indiquez entre 1/4/3 et 30/4/3 dans la colonne <CLI_DATE_CREATION> 56 © Tsoft – Access 2003 – Exercices Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données Cette fois-ci, le résultat est correct • Fichier/Fermer, ou appuyez sur - ou sur -W, ou cliquez sur la case de fermeture de la requête Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. • Cliquez sur «Non» Créer une requête avec un caractère générique Nous allons créer une requête qui va afficher le nom et la ville des clients qui reçoivent la lettre d’information dans le département de l’Essonne (91) Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle requête. • Ajoutez la table T_CLIENT à la requête • A l’aide d’une des trois méthodes utilisées précédemment, positionnez les champs CLI_NOM, CLI_CP, CLI_VILLE et CLI_PUBLIPOSTAGE dans la grille de la requête • Dans la ligne <Critère>, indiquez Oui dans la colonne <CLI_PUBLIPOSTAGE> • Dans la ligne <Critère>, indiquez 91* dans la colonne <CLI_CP> Dès que vous changez de cellule, Access converti le critère en Comme "91*" Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données • Fichier/Fermer, ou appuyez sur - ou sur -W, ou cliquez sur la case de fermeture de la requête Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. • Cliquez sur «Non» © Tsoft – Access 2003 – Exercices 57 p CRÉER UNE REQUÊTE AVEC PARAMÈTRES Nous allons revenir sur notre requête, R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS et la modifier pour avoir le résultat pour n’importe quelle ville saisie par l’utilisateur. • Double-cliquez sur le nom de la requête R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS en gardant la touche appuyée pour l’ouvrir en mode création • Dans la ligne <Visible>, cochez la case de la colonne <CLI_VILLE> • Positionnez-vous dans la cellule qui contient paris • Remplacez paris par [Entrez la ville] • Fermez la requête Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications • Cliquez sur «Oui» Vous revenez à la fenêtre de base de données • Double-cliquez sur la requête R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS Access vous demande le nom de la ville • Saisissez puteaux. Il n’est pas nécessaire de mettre une majuscule • Cliquez sur «OK» Access affiche la liste des clients habitant Puteaux • Fermez la requête Le nom de la requête peut parfois induire en erreur. Nous allons le corriger. • Dans la fenêtre Base de données, sélectionnez la requête R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS • Appuyez sur puis sur • Modifiez le nom en R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_POUR_UNE_VILLE • Appuyez sur q CRÉER UNE REQUÊTE AVEC UN CHAMP CALCULÉ Lisez la suite du cas pratique dans l’ouvrage complet 58 © Tsoft – Access 2003 – Exercices