Le 20 mars 2015 - College Employer Council

Colleges of Applied Arts and Technology
Collèges d’arts appliqués et de technologie
ACC
CCA
Insured Benefits Subcommittee
Sous-comité sur les garanties d’assurance
MEETING NOTES
COMPTE RENDU
Monday, March 20, 2015
10:00 a.m.
Teleconference
Le lundi 20 mars 2015
10 h
Audioconférence
OCASA:
Co-Chair, Rahim Karim (Centennial)
Lanie Cerasuolo (Sault)
APACO :
Coprésident, Rahim Karim (Centennial)
Lanie Cerasuolo (Sault)
MANAGEMENT:
Co-Chair, Stephen Lee Kam (Council)
Yuliya Gopaul (Council)
EMPLOYEUR :
Coprésident, Stephen Lee Kam (Le Conseil)
Yuliya Gopaul (Le Conseil)
SUN LIFE:
Ron Kalbfleisch
SUN LIFE :
Ron Kalbfleisch
Regrets:
Joyce Goheen (Georgian)
Ric Ho (George Brown)
Diane Posterski – OCASA
Absences :
Joyce Goheen (Georgian)
Ric Ho (George Brown)
Diane Posterski, APACO
Stephen Lee Kam (Co-Chair), called the meeting
to order.
À la demande de Stephen Lee Kam (coprésident),
l’assemblée est ouverte.
1. AGENDA
There was one addition to the Agenda:

5d) A Guide to Claim Issues
1. ORDRE DU JOUR
Un point est ajouté à l’ordre du jour :
 5d) Guide des questions relatives aux
demandes d’indemnité
2. NOTES OF THE PREVIOUS MEETING
There were no changes to the Notes.
2. COMPTE
RENDU
DE
LA
RÉUNION
PRÉCÉDENTE
Aucune modification n’est apportée au compte
rendu.
3. LEGISLATIVE AND GENERAL UPDATES
There were no legislative updates to report at
this time.
3. LE POINT : QUESTIONS LÉGISLATIVES/
GÉNÉRALES
Aucune mise à jour sur la législation n’est signalée.
Sun Life noted the following:
Sun Life souligne ce qui suit :
Delisted service providers
Sun Life advised that six paramedical
providers will be added to their delisted
service providers. Sun Life explained that
when a provider is delisted, Sun will no longer
process claims for services or supplies
obtained from that individual or the clinic.
Before delisting a provider, Sun Life stops
paying claims for a period of time to allow
time to address any inquiries from plan
members. The names of delisted healthcare
Fournisseurs de service radiés
Sun Life indique que six fournisseurs de services
paramédicaux seront ajoutés à sa liste de
fournisseurs radiés. Sun Life explique que lorsque
qu’un fournisseur est radié, elle cesse de traiter les
demandes de règlement portant sur les services ou
articles fournis par cette personne ou clinique.
Avant de radier un fournisseur, Sun Life cesse de
verser des prestations pendant un certain temps
pour permettre de donner suite aux questions que
les participants au régime pourraient avoir. Le nom
des cliniques et des fournisseurs de services
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service providers and clinics are available on
Sun Life’s plan member website which requires
that the member logs in to access the list. If a
member submits a claim for a service from a
delisted provider, Sun Life will deal with those
situations on a one-on-one basis.
médicaux radiés est affiché sur le site web des
participants Sun Life et les participants doivent
ouvrir une session pour accéder à la liste. Si un
participant présente une demande de règlement
portant sur un service obtenu auprès d’un
fournisseur radié, Sun Life étudiera chaque cas
individuellement.
Process change to reset a password
Sun Life is provided notice of a planned
change to their process of resetting passwords
for plan members that will take effect in the
second quarter. Currently, members who are
registered online can either call Sun Life’s Call
Centre or visit the mysunlife.ca website to
change their password. Once the change to
the process is implemented, plan members will
only be able to change their password online,
as this is standard arrangement with other
websites and the industry practice.
Processus pour réactiver un mot de passe
Sun Life indique qu’elle prévoit apporter une
modification au processus qui permet aux
participants au régime de réactiver leur mot de
passe; ce changement entrera en vigueur au cours
du second trimestre. Présentement, pour changer
leur mot de passe, les participants inscrits en ligne
peuvent contacter le Centre d’appels de Sun Life ou
visiter le site mysunlife.ca. Dès que le processus
sera modifié, les participants au régime ne pourront
changer leur mot de passe qu’en ligne; il s’agit de la
façon de procéder que l’on retrouve habituellement
sur les autres sites web et dans l’industrie.
a) Sun Life Financial Statements
Sun Life reviewed the most recent reports
with the Committee.
a) États financiers de Sun Life
Sun Life revoit les plus récents rapports avec le
comité.
Long Term Disability
It was noted that the plan showed an
unaudited actuarial surplus of $5,264,598
as of January 31, 2015. At that time,
there were 45 active claims and 1 pending
claim.
Invalidité de longue durée
On note que le régime affiche un excédent
actuariel non vérifié de 5 264 598 $ au 31
janvier 2015. À ce moment-là, il y avait 45
demandes en cours et une demande à régler.
For the month of January, 6.50 hours
were spent on case management for 2
claimants.
Pour le mois de janvier, 6,5 heures ont été
consacrées à la gestion de deux dossiers.
Extended Health
Paid claims for Active employees and
Early Retirees for January were $577,727.
Under the cumulative update analysis, the
projected deficit for the month ending
January 31, 2015 was $142,405.
Assurance-maladie complémentaire
Les sinistres réglés pour le compte des
employés en service et des préretraités en
janvier s’élèvent à 577 727 $. Selon l’analyse
cumulative de mise à jour, le déficit projeté au
31 janvier 2015 s’établit à 142 405 $.
Dental
Paid claims for Active employees and Early
Retirees for January were $310,956.
Under the cumulative update analysis, the
projected deficit as of January 31, 2015
was $112,212.
Assurance dentaire
Les sinistres réglés pour le compte des
employés en service et des préretraités en
janvier s’élèvent à 310 956 $. Selon l’analyse
cumulative de mise à jour, le déficit projeté au
31 janvier 2015 s’établit à 112 212 $.
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Top 50 DIN Report – February 1/14 –
January 31/15
Les 50rs nos DIN (1er fév. 2014 - 31 janvier
2015)
Sun Life noted that two new drugs now
appear on the top 50 DIN list: Galexos and
Sovaldi. These drugs are used to treat
chronic Hepatitis C. While the cure rate
for these medications is very high so is the
cost.
Sun Life souligne que deux nouveaux
médicaments figurent maintenant dans la liste
des 50 premiers DIN : Galexos et Sovaldi. Ces
médicaments sont utilisés pour traiter l’hépatite
C chronique. Si le taux de guérison est élevé le
coût de ces médicaments l’est aussi.
b) Personal Cases
There were no personal cases at this time.
It was agreed that any case that was
resolved between meetings would be
documented for the record, subject to the
appropriate release signed by the
employee.
b) Cas personnels
Aucun nouveau cas personnel n’est signalé. On
convient de documenter, pour les dossiers, tous
les cas qui seront réglés entre les réunions, à
condition toutefois d’obtenir la dispense de
confidentialité requise signée par l’employé.
4. OTHER BUSINESS
a) New Personal Cases
There were no new cases.
b) Changes to Retiree Benefits
Council informed the Committee that
effective February 1, 2015 a number of
changes took place to the Retiree Group
Insurance Plan.




Extended Health Care Plan 2 now only
covers health care expenses. The
dental portion became a separate,
stand-alone Dental Plan 2.
(New) Dental Plan 2 now covers
major restorative dental only as was
the case previously.
Dependent Life Insurance is a closed
benefit and no new enrolments
accepted as of February 1, 2015. The
coverage will be continued for a
limited period for those retirees with
coverage on February 1, 2015.
Effective January 31, 2016 this benefit
will be discontinued.
The change to EHC Plan 2 will simplify
plan administration.
Therefore, as of
February 1, 2015, retirees have three
extended health care plan options and
two dental plan options from which to
choose.
4. AFFAIRES NOUVELLES
a) Nouveaux cas personnels
Aucun nouveau cas personnel n’est signalé.
b) Modifications – Garanties des retraités
Le Conseil informe le comité qu’un certain
nombre de modifications aux garanties offertes
aux retraités sont entrées en vigueur le 1er
février 2015,
 Le régime d’assurance-maladie complémentaire 2 ne couvre désormais que les frais
de soins de santé. Le volet soins dentaires est
devenu un régime indépendant : le Régime de
soins dentaires 2.
 (Nouveau) Le Régime de soins dentaires 2 ne
couvre que les services de restauration
dentaire majeure, comme c’était le cas
auparavant.
 L’assurance-vie des personnes à charge n’est
plus offerte et plus aucune nouvelle inscription
à cette garantie n’est permise depuis le 1er
février 2015. Les retraités qui adhéraient à
cette garantie au 1er février 2015 peuvent
maintenir leur protection pendant une période
limitée.
 Cette protection prendra fin le 31 janvier
2016.
Les modifications apportées au RAMC 2
simplifieront l’administration du régime. Donc,
depuis le 1er février 2015, les retraités peuvent
choisir entre trois régimes d’assurance-maladie
complémentaire et deux régimes de soins
dentaires.
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c)
Consultant Working Group Update
Council advised that a Joint Selection
Committee has been formed to look for
and
recommend
to
Council
and
Management Board a group insurance
consultant to replace Anne StevensonSchramm (Morneau Shepell) who retired
December 31, 2014.
The Selection
Committee consists of Employee and
Management representatives of each of
the three Joint Committees (Academic,
Support Staff and Administrative) plus
three resource members. The following
timelines were identified:
 Posting – February 2, 2015
 Deadline for submission – February 23
 Short list selection – March 9
 Short list presentations – March 23
 New consultant on board – June 2015
Council received six submissions in total
from some of the biggest consulting firms
in the industry. The Selection Committee
met on March 9th to review the
submissions and shortlist the consultants
to be invited for in-person presentations
on March 23rd. The consultants invited
were Aon Hewitt and Eckler. The
Committee felt that their presentations on
the 23rd were very close. Their
recommendation will be submitted to
Council’s
Management
Board
for
consideration and approval. Council
stressed that the Selection Committee’s
recommendation must remain in strictest
confidence.
d) A Guide to Claim Issues
Council shared a draft Guide to Claim
Issues with the Committee.
This
document was intended to give employees
options on whom to contact with a
benefits related question. Academic and
Support Staff JIC Committees use similar
guides with contact information of all
Union Committee members.
Council
brought this document to this Committee
to see if there was interest to create a
similar guide for Administrative Staff.
OCASA would need to decide who to list as
contact(s). Council also noted that the
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c) Mise à jour - Comité de recherche d’un
conseiller
Le Conseil indique qu’un comité conjoint de
sélection a été formé afin de trouver et de
recommander au Conseil et au conseil de
gestion un conseiller en assurance collective
pour remplacer Anne Stevenson-Schramm
(Morneau Shepell) qui a pris sa retraite le 31
décembre 2014. Le comité de sélection
comprend des représentants syndicaux et
patronaux de chacun des trois comités mixtes
(personnel scolaire, de soutien et administratif)
ainsi que trois personnes ressources. Le
calendrier suivant a été établi :
 Affichage : le 2 février 2015;
 Date limite pour la présentation de
propositions : le 23 février;
 Établissement d’une liste restreinte : le 9
mars;
 Présentations des candidats de la liste
restreinte : le 23 mars;
 Nouveau conseiller en fonction : juin 2015.
Le Conseil a reçu six propositions en tout, y
compris des propositions présentées par
certains des plus grands cabinets d’expertsconseils de l’industrie. Le comité de sélection
s’est réuni le 9 mars pour revoir les propositions
et établir la liste restreinte des candidats qui
seront invités à faire une présentation le 23
mars. Les conseillers invités sont : Aon Hewitt
et Eckler. Le comité a jugé que les
présentations du 23 mars étaient très proches.
Sa recommandation sera acheminée au conseil
de gestion du Conseil pour étude et
approbation. Le Conseil insiste sur le fait que la
recommandation du comité de sélection doit
être gardée dans la plus stricte confidentialité.
d) Guide des questions relatives aux
demandes d’indemnité
Le Conseil partage l’ébauche d’un guide des
questions relatives aux demandes d’indemnité
avec le comité. Ce document vise à donner le
choix de personnes avec lesquelles les employés
peuvent communiquer s’ils ont des questions
concernant leurs prestations. Le CMA du
personnel scolaire et celui du personnel de
soutien utilisent chacun un guide semblable qui
comprend les coordonnées de tous les membres
syndicaux du comité. Le Conseil présente ce
document au comité pour déterminer s’il est
intéressé à créer un guide semblable à
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Guides for the other Committees are
posted on the Council’s website as well as
the Colleges’ internal portals.
l’intention du personnel cadre. L’APACO devra
déterminer qui sera inclus dans la liste des
personnes ressources. Par ailleurs, le Conseil
souligne que les guides des autres comités sont
affichés sur le site Web du Conseil et sur les
portails internes des collèges.
5. NEXT MEETING
The following meeting date was agreed
to:
5. PROCHAINE RÉUNION
La date de la prochaine réunion est établie comme
suit :
Date:
June 26, 2015 (tentative)
Time:
10:00 a.m.
Location: Teleconference
The meeting ended at 10:25 a.m.
Date :
Le 26 juin 2015 (date provisoire)
Heure : 10 h
Endroit : Audioconférence
La séance est levée à 10 h 25.