DHL EXPRESS

DHL EXPRESS
1
DHL IntraShip – User Guide
SE CONNECTER
Utilisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter à DHL Intraship: https://www.intraship-dhl.be
DHL Intraship est également accessible via le portail MyDHL (http://www.mydhl.com) où vous pouvez vous inscrire et
utiliser les applications de DHL pour créer vos envois, les suivre et contrôler la facturation avec un identifiant unique.
(Pour obtenir plus d'informations, n’hésitez pas à contacter notre service Helpdesk),
2
DHL IntraShip – User Guide
STRUCTURE DE L’ APPLICATION
Aide & Information: cette section vous offre des informations utiles telles que votre
identifiant client unique et votre nom d’utilisateur lorsque vous contactez notre équipe
technique DHL. Les coordonnées de l’équipe technique seront également affichées ici.
Menu Principal:
peut être consulté
via les liens rapides
dans le menu de
gauche.
Liens Pratiques:
differents services
et ressources sont
disponibles.
3
DHL IntraShip – User Guide
Alerte & information: Une fois
connecté, des conseils et informations
concernant les services de DHL
peuvent être indiqués ici. L'écran de
d’Alerte & informations peut également
être consulté dans Lien Pratiques –
Information.
Langue: Vous pouvez
modifier la langue de
l’application.
MENU PRINCIPAL - CARACTÉRISTIQUES
Liste des envois
Sélectionnez ‘Liste des envois’ pour voir les envois que vous avez créés. Vous pouvez filtrer les envois
avec différents critères de recherche.
Nouvelle expédition
Sélectionnez ‘Nouvelle expédition’ pour préparer un nouvel envoi. Ensuite, imprimez le bordereau
d’expédition et réservez un enlèvement.
Carnet d’adresses
Sélectionnez ‘Carnet d'adresses’ pour afficher les adresses enregistrées et pour en rajouter / modifier
ou supprimer.
Fin de journée
Sélectionnez ‘Fin de journée’ pour effectuer la transmission de données vers DHL ou réimprimer le
document ‘Fin de journée’.
Demande d’enlèvement
Sélectionnez ‘demande d’enlèvement’ pour réserver un enlèvement par l’un de nos coursiers. Veuillez
noter que cela peut aussi être fait tout en créant un envoi en cliquant sur ‘Nouvelle expédition’.
Tarif
Sélectionnez 'Tarif’ pour vérifier votre tarif pour les produits standard.
Paramètres et options
Sélectionnez ‘Paramètres et options’' pour visualiser les fonctionnalités supplémentaires destinées aux
expéditeurs de gros volumes. Ces caractéristiques comprennent par exemple, rapports, par défaut,…
4
DHL IntraShip – User Guide
LIENS PRATIQUES
Suivi de colis
Sélectionnez ‘Suivi de colis’ pour ouvrir la page de suivi des envois DHL. Les résultats seront
présentés dans un(e) nouvel(le) onglet / fenêtre du navigateur.
Infos
Sélectionnez ‘Infos’ pour accéder à notre page Web, offrant des informations supplémentaires à
propos de DHL.
Information client
Sélectionnez 'information client’ pour visualiser votre administrateur Intraship.
Information
Sélectionnez ‘Information’ pour afficher l'écran de conseil et d'info.
Commande de fournitures
Sélectionnez 'Commandes de fournitures’ pour accéder à la page de commande de fournitures DHL.
5
DHL IntraShip – User Guide
NAVIGATION DANS ‘NOUVELLE EXPÉDITION’
Navigation grâce à la barre de progression. Vous pouvez suivre la progression de l'envoi
que vous préparez (vous pouvez aussi cliquer sur ces onglets pour naviguer). Les étapes
complétées seront identifiables grâce à un signe
. Vous pouvez également naviguer entre
les écrans en cliquant sur les boutons ‘Précédent’ et ‘Suivant’ au bas de l'écran.
Expéditeur / Destinataire
Vous pouvez naviguer entre
l’expéditeur et le destinataire en
utilisant les onglets. Les 10
dernières adresses utilisées
peuvent être sélectionnées
directement à partir de la tête de
l'onglet.
Rechercher
recherche dans le carnet
d'adresses
Effacer
effacer tous les champs
d'adresses sur l'écran
Informations Optionnelles
Détails optionnels
concernant le destinataire
Enregistrer l’adresse
Enregistrer et mettre à jour
les détails de l’adresse
6
DHL IntraShip – User Guide
NOUVELLE EXPÉDITION – EXPÉDITEUR / DESTINATAIRE
Veuillez mentionner les adresses. Le dernier expéditeur choisi, sera automatiquement complété par défaut.
Expéditeur
Veuillez compléter l'adresse de
l'expéditeur. Les champs obligatoires
seront identifiables grâce à un ‘*’.
Destinataire
Veuillez indiquer l'adresse de l'expéditeur.
Les champs obligatoires seront marqués
d’un ‘*’. Vous pouvez utiliser ‘Code postal
& Ville’ pour vérifier la combinaison Code
postal / Ville.
Notification Email Expéditeur /
Destinataire
Sélectionnez pour informer l'expéditeur /
destinataire par e-mail.
Notifications Emails
Cela vous permet d'ajouter du texte
supplémentaire à la notification par Email
et d'ajouter des adresses mails
supplémentaires.
7
DHL IntraShip – User Guide
NOUVELLE EXPÉDITION – COLISAGE
Veuillez entrer les références de l'expédition, la description de contenu et la (les) pièce(s) pour votre envoi
Type d’envoi
Choisissez un type d’envoi : Non-Taxable /
Taxable. Cette sélection n’est pas
nécessaire pour les envois nationaux et
intra-UE.
Aidez-moi à décider
Vous pouvez utiliser le ‘Aidez-moi à
décider’ pour déterminer si les articles que
vous envoyez sont passibles de droits,
interdits ou restreints.
Référence d’expédition
Entrez votre propre référence d'envoi. La
référence sera visible sur votre facture
DHL.
Description
Entrez la description du contenu
Valeur des marchandises
Entrez la valeur de l'envoi. Veuillez noter
que la ‘valeur des marchandises’ est
obligatoire pour les envois à dédouaner en
dehors de UE.
Détails d’envoi / pièce
Ajoutez des pièces à votre envoi. Vous
pouvez choisir une ‘description du contenu’
prédéfinie dans la liste déroulante (si vous
l’avez ajoutée au préalable).
8
DHL IntraShip – User Guide
NOUVELLE EXPÉDITION – SERVICES
Veuillez selectionner le service DHL désiré.
Services
Sélectionnez le service DHL désiré.
Services additionnels
Si nécessaire, sélectionnez des
services additionnels pour votre envoi
Changer les options de paiement
Choisissez qui paiera les frais de
transport et fournissez un numéro de
compte DHL valide. Si ‘Duties &
Taxes Paid’ est sélectionné (sous
services additionnels), vous pouvez
définir un compte DHL à facturer pour
les droits et taxes.
Imprimer
Une fois que vous avez rempli
tous les champs obligatoires,
l'impression de l'expédition
sera activée.
9
DHL IntraShip – User Guide
NOUVELLE EXPÉDITION – ENLÈVEMENT
Réservez un enlèvement pour votre envoi. (uniquement nécessaire si un enlèvement n'a pas déjà été prévu aujourd'hui)
Date de l’enlèvement
Sélectionnez ou entrez la date
Horaire de mise à disposition
Veuillez indiquer le moment où vos
envois seront prêts à être enlevés.
Horaire de fermeture
Veuillez indiquer à quelle heure vos
bureaux seront fermés.
Instructions pour l’enlèvement
Vous pouvez nous transmettre ici des
instructions pour le coursier DHL (si
nécessaire)
Lieu d’enlèvement
Indiquez où se trouvent vos envois.
Ex: réception
Liste des enlèvements
Sélectionnez l'adresse d’enlèvement
dans le carnet d'adresses (si celle-ci
est différente de l'adresse de
l'expéditeur.
Réserver un enlèvement ou
continuer sans faire de
réservation.
10
DHL IntraShip – User Guide
ENVOIS HORS UE – À DÉDOUANER
Lorsque vous effectuez des envois hors UE, ces envois sont à dédouaner. Il vous sera alors obligatoire de compléter la case
‘valeur des marchandises’. Vous pouvez utiliser l’option ‘Aidez-moi à décider’ pour déterminer si les articles que vous envoyez
sont à dédouaner ou non, interdits ou limités.
Pour les envois à dédouaner, des documents douaniers doivent être préparés. Vous pouvez créer ces documents avec DHL
Intraship ou utiliser vos propres documents douaniers. Lorsque vous créez un envoi ‘’taxable’, l'onglet «Documents» ,
apparaîtra dans la barre de progression.
11
DHL IntraShip – User Guide
NOUVELLE EXPÉDITION – ONGLET: ‘DOCUMENTS’
Créez des documents douaniers pour votre envoi.
• f
Type de facture
Sélectionnez le type de facture
(pro forma / commerciale)
Raison d’exportation
Veuillez fournir la raison de l'exportation
Type d’exportation
Sélectionnez le type d’exportation
(Permanent / Repair/Return / Temporaire)
Fonction dans la société
Fonction du signataire au sein de la société
Remarques
Vous pouvez indiquer des remarques si
nécessaire
Incoterm Export
Définissez l’incoterm de votre exportation
Adresse de facturation
Ici vous pouvez changer l'adresse de
facturation si elle est différente de celle du
destinataire.
Ajout article
Sélectionnez «Ajout article»
pour ajouter une ligne à la
facture.
12
DHL IntraShip – User Guide
LISTE DES ENVOIS
Sélectionnez ‘Liste des envois’ pour consulter les envois déjà créés.
Vous pouvez filtrer vos envois avec différents critères de recherche. Vous pouvez également
sélectionner de multiples envois pour l’impression et le suivi. Il vous est également possible de copier
des envois et envoyer les documents directement à vos expéditeurs en utilisant les icônes sous
‘Options’.
13
DHL IntraShip – User Guide
FIN DE JOURNÉE – ENVOI DES DONNÉES À DHL
Les données (électroniques) de vos envois doivent impérativement être envoyées à DHL à la fin de la
journée (avant le passage du coursier).
Choisissez ‘Fin de journée’ dans le menu gauche et puis ‘Gestion de la fin de journée TD’ ou
‘Réimpression manifeste TD’ pour réimprimer le rapport de fin de journée.
Sélectionnez les envois à manifester et cliquez sur ‘Etablir le manifeste’ pour envoyer les données
(électroniques) de vos envois à DHL. Merci d’imprimer ce document et de le présenter à notre
coursier.
Sachez que si aucun envoi ne s’affiche dans cette liste, cela signifie que les envois ont déjà été
manifestés. Il suffit alors d'utiliser l’option ‘Réimpression manifeste TD’.
14
DHL IntraShip – User Guide
SUPPORT TECHNIQUE
Si vous avez des questions supplémentaires concernant DHL Intraship, n’hésitez pas à contacter notre service helpdesk.
DHL Intraship – Support Technique
Lundi – Jeudi :
Vendredi :
08:30 - 18:00
08:30 - 17:00
Téléphone:
02/715.50.50 (option 3)
Email:
[email protected]
15
DHL IntraShip – User Guide