court and client representative (flexible part

Apply By: Thursday, June 16, 2016 11:59 pm EDT
COURT AND CLIENT REPRESENTATIVE
(FLEXIBLE PART-TIME, 1500 ANNUAL
HOURS)
Organization: Ministry of the Attorney General
Division: Court Services Division
City: Ottawa
Job Term: 4 Permanent
Job Code: 09OAD - Office Administration 09
Salary: $23.46 - $27.35 Per Hour*
*Indicates the salary listed as per the OPSEU Collective Agreement.
Posting Status: Open
Job ID: 91333
Apply Online
View Job Description
Consider this challenging opportunity working for the Ministry of Attorney General in the Superior
and/or Ontario Court of Justice as a Court and Client Representative where you will provide technical
guidance, information and support for the provision of an accessible, fair, timely and effective justice
service to the public and justice participants.
What can I expect to do in this role?
You will provide court support functions (pre-court, in-session and post-court) by:
• ensuring all pre-court work is conducted prior to each day's proceedings (example: preparation and
presentation of exhibits, distributing court dockets)
• preparing and presenting all court documents and ensuring accuracy and completion of same
• testing court audio and recording equipment prior, during court and after each recess
• setting up, troubleshooting and monitoring court video technology for appearances that requires
video
• maintaining order and decorum in the courtroom (example: administering oaths and cautions,
relaying orders of the court arranging adjournment dates)
• liaising with various court staff, stakeholders and judiciary to ensure proper case-flow
• ensuring all proceedings are recorded and annotated in accordance to legislative requirements,
ministry guidelines and standards
• ensuring courtroom and court recordings are secure and safeguarded
• preparing and checking court documents for accuracy and completion as per legislated requirements
and Rules of Procedure
• coordinating and managing the jury panel and all jury related duties
You will provide client support at the public counter and in the court office by:
• providing professional and respectful services to clients at all times
• determining nature and scope of client needs in relation to requirements of the court
• providing advice and guidance to clients in alliance with legislation, rules, procedures and policy
• ensuring accuracy and completion of all filings and that timelines are adhered to
• preparing and signing court documents under statutory authority of clerk of the court (example:
warrants of committal, restraining orders, affidavits)
• accurately inputting, updating and listing court information and filings into manual or computerized
systems to ensure most up-to-date information is available
•
•
•
•
recording statistics and preparing system generated reports
process filings, fees, restitution, fines and payments
issuing invoices and writing correspondence
assisting with exhibit management and managing current and archival files
Please note: This is a flexible part-time position working 28.75 hours per week
How do I qualify?
Mandatory
• you have availability to work on weekends and statutory holidays
• you can travel to other court locations
• you have a valid Ontario Driver's License
• position requires oral French language skills at the advanced level and written French language skills
at the advanced-minus level.
Communication and Client Service Skills
• you have demonstrated knowledge of customer service principles and standards to consistently
provide professional, responsive and accessible client service
• you have collaboration, team building and mentoring skills to provide leadership, technical advice,
guidance and coaching to court staff
• you demonstrate professional and respectful behaviour to ensure a workplace free from bias,
harassment and discrimination
• you can provide concise explanations and clarification of complex information (example: the Rules of
Civil Procedure, guidelines, procedures, legislation)
• you have the ability to liaise and build rapport with the public, members of the legal community and
court house staff to provide information and support relating to court orders and judgments
• you can prepare a variety of written documents with a high degree of accuracy (example: routine
correspondence to clients, orders)
• you can address small to large groups of individuals in a public setting (example: during courtroom
proceedings)
• you have listening and comprehension skills to ensure an accurate and complete recording of
proceedings
• you have demonstrated attention to detail to ensure that forms and other legal documents are
completed fully and accurately
Technical Proficiency
You have:
• the ability to operate and troubleshoot digital recording devices to ensure the accurate recording and
annotation of court proceedings, provide playback upon request of the court, to ensure the timely
delivery of services and resolve operational and technical issues
• the ability to operate and troubleshoot multi-functional devices, remote video technology, electronic
evidence display equipment, assistive listening devices, and child-friendly courtroom equipment to
ensure the timely delivery of services and resolve operational and technical issues
Procedural Knowledge
You have:
• the ability to acquire and apply knowledge of courtroom procedures, practices and protocols to
ensure proper operation of the court (example: organizing court lists of day's proceedings)
• the ability to interpret and apply relevant legislative requirements, guidelines and directives
(example: Criminal Code, Child and Family Services Act, Rules of Civil Procedure, lawyer's referral
service) to provide information to clients and deliver court services
• the ability to acquire and apply knowledge of Court services division programs and services to direct
clients to available services as the first point of contact
• experience with administrative and clerical functions in order to manage active and archived files
Planning and Organizational Skills
You have:
• flexibility and adaptability to accommodate constant shifts in focus and changing priorities
• the ability to organize and prioritize your workload and to respond to unforeseen demands
• the ability to work independently and in a team environment
Problem Solving and Judgement Skills
You have:
• demonstrated problem solving skills in order to identify, address and resolve clients' problems and
concerns
• the ability to interpret and assess situations or circumstances and make sound judgements based on
the information gathered
Other Essential Skills
You have:
• proficiency with computer software (example: Microsoft Office), operational and case management
systems (example: ICON and FRANK), and the Internet to access and retrieve information from
databases, prepare correspondence and to conduct research
• keyboarding skills to accurately prepare and complete documentation and to annotate court
proceedings within tight deadlines
• arithmetic skills to receive payments, calculate fees, collect and balance monies
• the ability to operate a cash register and point of sale machine to handle cash and credit/debit card
transactions
Additional Information:
Address:

4 Bilingual Permanent - Flexible PartTime, 161 Elgin St, Ottawa, East Region, General
Screening Requirement
Compensation Group: Ontario Public Service Employees Union
Schedule: 3.7
Category: Administrative and Support Services
Posted on: Thursday, June 2, 2016
Note:


This ad is also available in French.
In accordance with the Ontario Public Service Employment Screening Checks Policy, the top
candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Please refer to the
Additional Information / Address section above to determine the screening checks that are
required for this position.
You will be responsible for obtaining the criminal record check at your own expense and
provide it, along with your written consent, to the Transition and Security Office (TSO), HR
Service Delivery Division to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written
consent, will request and obtain any additional screening checks as indicated in the Additional
Information / Address section above that were not obtained directly by you. (Note: If a
Vulnerable Sector Screening/Check is required, it must also be obtained in person at your local
police service.)
A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not
automatically mean you will be ineligible for the position. The screening check(s) will only be
reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision.
The details of an individual's screening check(s) will be considered in specific relation to the
duties and responsibilities of the position being filled. Screening check records will be
maintained by the TSO and kept strictly confidential.

E-AG-91333/16
How to apply:
1. You must apply online.
2. Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on
how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips,
Tools and Resources.
3. Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using
concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We
rely on the information you provide to us.
4. Read the job description to make sure you understand this job.
5. OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.
6. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment
process, please Contact Us to provide your contact information. Recruitment Services staff will
contact you within 48 hours.
All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying
to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover
letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must
include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from
being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or
ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from
being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one
year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined
time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be
considered prior to an offer of employment.
Remember: The deadline to apply is Thursday, June 16, 2016 11:59 pm EDT. Late applications
will not be accepted.
We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be
contacted.
The Ontario Public Service is an inclusive employer.
Accommodation is available under the Ontario Human Rights Code.
Apply Online
Job Specification
Position Title: Court and Client Representative (Flexible Part-Time, 1500 Annual Hours)
Job Code: 09OAD - Office Administration 09
Job ID: 91333
Purpose of Position :
To provide technical guidance, information and support in both English and French for the provision of
an accessible, fair, timely and effective justice service to the public and justice participants in keeping
with the division's commitment to a workplace that reflects the Ontario Public Service values in court,
in the court office and at the court counter.
Duties / Responsibilities :
For all practice areas (criminal, civil, family, small claims and enforcement) in the Ontario Court of
Justice and the Superior Court of Justice, the position performs the following duties and is responsible
for providing technical expertise and guidance in relation to:
Court support functions (pre-court, in-session, and post-court):
1. Ensures all pre-court work is conducted prior to each day's proceedings, such as the preparation
and presentation of all court documents and exhibits; distributing court dockets; liaising with court
staff, judiciary, clients, counsel, agency workers and parties; testing of court audio and recording
equipment prior to court, during court and after each recess; and setting up, troubleshooting and
monitoring court video technology for remand and WASH courts and any other appearance that
requires video.
2. Maintains order and decorum and coordinates case-flow in the courtroom, including opening and
recessing court; calling cases; arraigning; administering oaths and cautions; relaying orders of the
court; arranging adjournment dates; following exhibit management protocols; identifying to a
supervisor or designate wherein the disposition or type of proceedings initiates an automatic transcript
order; and liaising with various court staff in different functional or practice areas, stakeholders and
judiciary as required to ensure proper case-flow.
3. Coordinates and manages the jury panel and all jury related duties, including coordinating the jury
selection process, remaining with and attending to the needs of sequestered juries and maintaining
the requisite isolation of sequestered jurors, e.g., ensuring there is no contact with any persons
including the media.
4. Ensures the courtroom proceedings are documented as per legislated requirement and Rules of
Procedure, including preparing and checking court documents for accuracy and completion; preparing
orders; exercising delegated signing authority as per legislated requirements on court documents;
obtaining documentation filed or referenced in the courtroom (e.g., Factums, case law) and processing
for filing to support recordings ordered for transcript production; and ensuring the courtroom is
secured and court recordings are safeguarded against unauthorized access or copying of the record.
5. Ensures all proceedings are recorded in accordance to legislative requirements and ministry
guidelines (e.g., recording verbatim all proceedings using digital recording technology (or "DRD"));
annotating recordings in accordance with ministry standards; confidence monitoring the recording to
ensure proceedings are clear and captured accurately; interrupting court proceedings to seek
clarification; playing back previously recorded material at the request of the presiding judicial official;
certifying the recording; saving the digital file in accordance with the ministry standardized file naming
structure; and ensuring safe delivery post-court of the certified electronic recordings of court
proceedings, annotations and all hard copy and/or electronic reference materials to the designated
recording management coordinator.
6. Performs accurate and timely data entry into the ICON and FRANK computerized systems in order
to ensure the most up-to-date information is available to other justice agencies (e.g., police services,
corrections, etc.).
Client support at the public counter and in the court office:
7. Provides professional and respectful service to clients by determining the nature and scope of
clients' service needs in relation to the requirements of the court (e.g., legislative, Rules of Procedure,
etc.); researches and verifies information via databases, resource documents (e.g., manuals, Rules,
and legislation) and web sites; provides procedural guidance and advice to support and clarify
requirements for clients when completing and filing forms pursuant to relevant legislation, rules,
procedures and policy; ensures accuracy and completeness of all filings and that timelines are adhered
to; accepts and / or rejects filings; sets dates and times for court hearings; processes filings, fees,
restitution, fines and / or payments; and directs clients to other program areas, ministries, agencies
and associations when necessary.
8. Proactively provides guidance and support to clients with complex requests or issues by identifying,
addressing and resolving the problem/concern or refers the matter to the applicable program area or
organization; follows up and communicates outcomes to clients; and demonstrates sensitivity and
emotional intelligence when dealing with clients who are distressed or upset and clients requiring
special accommodations.
9. Develops and maintains program contacts with other functional units, divisions, personnel of third
party service providers (e.g., Family Law Information Centres, Mandatory Information Programs, etc.),
other government programs and jurisdictions and related agencies to obtain information for clients or
to refer clients' for assistance and resolution.
10. Prepares and signs court documents such as warrants of committal and restraining orders under
statutory authority of clerk of the court, registrar and/or sheriff for all documentation related to all
criminal, family and civil proceedings, including documents from across the province to address
backlog in other jurisdictions; swears and signs affidavits as authorized; and enters into the court
record all court orders and notifies parties as required.
11. Receives and electronically records documents such as claims, applications, notices of motion,
writs, and certificates of judgment, informations and indictments; applies relevant tariff fees;
schedules court dates and prepares files and documents required for court; notifies parties as required
according to policy and rules; and ensures documents are directed for service as required.
12. Completes all administrative duties that contribute to the progress of court matters by inputting,
updating and listing court information and filings into manual or computerized tracking systems; and
liaising with judiciary, court staff, police, interpreters and all necessary parties to ensure timely and
effective use of courts.
13. Provides administrative, financial and clerical support by assisting with exhibit management,
preparation of post court documents, recording statistics and preparing and reviewing reports from
systems; financial management processes, issuing invoices and preparing payments to witnesses,
jurors, interpreters, and distribution of trust funds; writing correspondence; exercising financial
signing authority as delegated; and managing current and archival files.
Technical guidance and advice:
14. Provides technical advice, guidance and mentorship to ministry employees on providing court
services to the public and clients, both in and out of court, as experts in all front-line services; and
fosters a positive work environment while providing on-the-job training and coaching in order to
improve and / or sustain performance.
15. Liaises with staff in different functional areas on operational changes, addressing and resolving
unusual or local issues that arise, including obtaining support in resolving system problems for unique
courtroom technology; and provides recommendations to support the implementation of new policies
or procedures or for enhancements to existing procedures for consideration by divisional and local
operational tables.
16. Participates in meetings and on working groups, providing input into proposed
operational/procedural changes to improve the quality of the client experience and achieve service
excellence.
17. Supports modernization of courts by participating in pilot projects, providing feedback on new
initiatives and championing improvements to the provision of court services; mastering the operation
of and troubleshooting various current and upcoming court and office technologies; and keeping
apprised of ongoing modernization initiatives in order to use new products or services or implement
new procedures as well as to explain them in plain language to clients and the public (e.g., Small
Claims Court Online, Online Dockets, etc.).
18. Performs duties on weekends and statutory holidays and travels to other court locations, as
required.
19. Other duties as assigned.
Staffing and Licensing :
-Security clearance required
-Availability to work on weekend and statutory holidays
-Travel to other court locations
-Valid Ontario Driver's License
-Position requires oral French language skills at the advanced level and written French language skills
at the advanced-minus level
Knowledge :
-Provincial, municipal or federal legislative requirements (e.g., Criminal Code, Child and Family
Services Act, Rules of Civil Procedure, Small Claims Court Rules, the Family Rules), programs, services
(e.g., lawyer's referral service), policies, processes, and procedures to interpret and apply to clients'
needs, provide information, clarification and guidance to clients and accept filings and exercise
delegated signing authority on legal documents.
-Analytical methods and techniques to research and probe for information and determine client
objectives, needs, requests or concerns; to assess situations or circumstances, and determine
appropriate courses of action and to discern facts in order to detect irregularities; to interpret complex
rules and procedures and communicate them to clients in a way that is both clear and concise but also
comprehensive; to interpret situations and then make sound judgements or decisions based on the
information gathered; to assess complaints and problems and investigate relevant factors to develop
viable solutions that satisfy client needs or concerns; and to analyze trends, anomalies and problem
areas and make recommendations to the supervisor to improve the provision of services locally or
across the division.
-Research techniques, relevant ministry/inter-jurisdictional reference/resource tools and materials
(e.g., manuals, directives websites, etc.) and legal terminology and provide specialized guidance on
services or issues and interpretation regarding the intent and content of legislation, regulation,
policies, procedures, rules and to investigate and resolve issues or contentious situations which may
be confidential in nature and to confirm the validity/ complete court filings.
-Technical knowledge of specialized digital recording equipment in order to ensure the accurate
recording and annotation of court proceedings, and to provide playback of proceedings upon request
of the court; various court office practices and procedures to carry out functions such as archiving
/retrieving files, record-keeping, writing correspondence, operating court and office technology (e.g.,
multi-functional devices, remote video technology, electronic evidence display equipment, digital
recording devices, assistive listening devices, and child-friendly courtroom equipment) and
troubleshooting problems in order to ensure timely delivery of services.
-Knowledge of ministry mandate and goals, including other divisions to explain all services which are
provided from the courthouse. Court Services Division Strategic Plan, programs and services, including
each business line (family, criminal, small claims, enforcement and civil) and each level of court
(Ontario Court of Justice, Superior Court of Justice and Court of Appeal for Ontario), to effectively act
as the first point of contact to clients and appropriately triage and direct clients to available services,
cover all duties of the position, both in court and at the court counter, and mentor and provide
guidance to other court staff.
-Ontario Public Service customer service principles and service standards as well as Court Services
Division service standards in order to consistently provide professional, responsive and accessible
client service.
-Court Services Division's Professional and Respectful Workplace Initiative and Ontario Public Service
Workplace Discrimination, Harassment and Prevention Policy and related legislation to ensure
professional and respectful behaviour at all times and workplaces free from bias, harassment and
discrimination.
-Government policies and procedures related to cash handling, monthly reconciliation, and other
policies/procedures related to accepting, recording, reporting and administering financial transactions;
-Third party service providers, other government programs and jurisdictions and related agencies to
obtain information for clients; and to refer clients' issues for information, assistance and resolution.
Skills :
The position requires:
-Oral and written communication skills to liaise with senior officials and the judiciary regarding
requirements/information relating to court orders and judgments and to provide concise explanations
and clarification of complex information such as the Rules, guidelines, procedures and legislation to
clients, ensuring understanding; to write correspondence to clients and prepare forms and orders with
a high degree of accuracy; to liaise with program area staff regarding referred matters; to participate
on local project teams and committees and to exchange information within the unit and other program
areas regarding best practices; to provide recommendations regarding enhancements to processes or
practices for consideration at divisional operational tables or for divisional policy changes or to develop
local policy / practices and provide on-the-job training.
-Problem solving and analytical skills in order to respond to clients unique requests, to execute the
transaction and resolve operational and technical issues related to the court technology; to provide
recommendations for future divisional and local procedure changes; and to direct / triage issues within
the courthouse and interpret clients requests.
-Flexibility and adaptability to meet the needs of a broad, diverse client base whose service support
and information needs vary substantially; to respond promptly to client needs and problems; to work
in a variety of court environments and practice areas, in-court, in the court office or at the court
counter, often with short notice.
-Collaboration, team building and mentoring skills to provide leadership, technical advice, guidance
and coaching to in and out of court staff; and to participate in developing a motivated, cohesive team
focused on achieving high quality court services.
-Technology skills such as operating digital recording devices (including checking microphones for
recording levels, ensuring proper operation of the equipment and an ability to troubleshoot audio
problems related to in-court audio equipment and components); specialized courtroom technology and
troubleshooting; office software such as Microsoft Office; operational and case management systems
and the Internet to access and retrieve information from databases; and to prepare correspondence
and to conduct research.
-Ability to work independently to perform duties under minimal supervision, often in environments
where there is no supervisor on site.
-Ability to apply client service standards to consistently provide an optimum level of service to clients
and be fully responsive to their needs; courtesy, professionalism, tact, diplomacy and a positive
attitude to consistently serve clients/justice participants/colleagues/management with professionalism
and respect when providing information and services and resolving problems, complaints and
concerns; active listening, empathy, sensitivity, emotional intelligence, mediation skills and patience
to remain composed, convey understanding and respond to emotional, distressed, irate or
confused/frustrated clients in a respectful manner when resolving difficult situations; and a respectful
and inclusive approach when addressing people's needs for accommodation in a private and dignified
manner, with an emphasis on full participation in all aspects of the courts services program.
-Public speaking skills to address small to large groups of individuals during courtroom proceedings;
maintain court order and decorum; coordinate jury activities in court and during jury selection; and to
guide or lead clients and public to the appropriate service within the courthouse and / or to where
they are required in court.
-Accurate keyboarding skills in order to prepare and complete documentation and annotate court
proceedings, often within tight timelines.
-Political acuity to identify situations and occurrences with political or media relations overtones, and
respond in a manner that does not compromise service and/or problem resolution.
-Attention to detail to ensure that forms and other legal documents are completed fully and accurately
and that service and legal requirements are met by the client and reviewed against the court and
business requirements.
-Planning and organization skills to organize and prioritize workload; and to respond to unforeseen
demands.
-The ability to make decisions based on facts/information provided in reviewing and signing default
judgments or other orders.
-Arithmetic skills to complete basic mathematical calculations for receiving payments, calculating fees
and distributing proposals, collecting and balancing monies, including operation of a cash register and
point of sale machine to handle cash and credit/debit card transactions.
Freedom of Action :
-The work is guided overall by legal practice and procedures, government legislation, OPS/ministry
policies, guidelines, directives, established practices and OPS service standards.
-The position works independently in performing daily activities, often in large teams with one
supervisor to a work unit of 20 to 60 staff. Complex decisions are made in the absence of supervisors
on a wide range of issues with serious implications to clients and justice participants. The position is
responsible for independently opening the courthouse and performing duties with no on-site
supervision (e.g., satellite courts and Weekend and
Statutory Holiday court). The position refers only highly contentious or serious issues and problems
that deviate significantly from established guidelines to the supervisor.
-Decision-making involves an independent analysis of the issue and decide the best approach for
resolution (e.g., intent of policy for ambiguous circumstances, interpreting regulations to resolve
issues and making recommendations on new/improved operational processes and best practices to
achieve service excellence). Many decisions made independently by the position cannot be overturned,
except by application to the court (e.g., decisions on default judgments) and can have serious impact
on clients, the public and the administration of justice.
-The position is accountable for providing technical advice, guidance and support to both in court and
office staff and participating in group/area office activities to ensure deadlines are met and
recommending courses of action based on expertise. The position identifies and evaluates issues and
trends and recommends new procedures to eliminate problems and improve efficiency and/or client
service and may identify work deficiencies and recommend solutions.
-Position is responsible for ensuring court records are confidentiality maintained and secure at all
times, including the integrity of government/court and client information.
-Position certifies audio recordings of court records and ensuring corresponding annotations have met
Ministry standards, subject to audit.
-Position assumes complete ownership of filing of in-court documentation and court counter filings,
from start to conclusion, and follows through on provision of information/services or resolution of
problems to provide effective customer service.
-Errors such as inaccurate exercising of designated signing authority on legal documents, improper
exhibit management, inaccurate completion of forms, or incorrect processing could cause significant
productivity issues as resources must be re-allocated to research and resolve issues or discrepancies,
significant embarrassment and loss of integrity to the justice system and ministry, significant hardship
to the client or parties involved (e.g., mistrial, wrongful incarceration or remand), legal challenge
(e.g., lawsuit or inquest), jeopardize public safety (e.g., a dangerous individual not being
incarcerated) and loss of public confidence in the justice system.
-Failure to appropriately identify client needs, enquiries, problems and concerns; to identify the
provisions and limitations of a program or service to a client; or to find satisfactory solutions to client
problems could impact on the provisions of timely, effective and quality justice services, and could
result in reduced confidence levels; public criticism; potential hardship for clients and stake holders;
and/or complaints to management/senior management, the Minister's Office and MPPs.
Postulez d'ici: le jeudi 16 juin 2016 23h59min HAE
PRÉPOSÉ AUX SERVICES À LA CLIENTÈLE ET
AUX TRIBUNAUX
Organisme: Ministère du Procureur général
Division: Division des services aux tribunaux
Ville: Ottawa
Conditions: 4 Permanent(s)
Code du poste: 09OAD - Personnel de bureau 09
Salaire: 23,46 $ - 27,35 $ de l'heure*
*Indique la rémunération énumérée selon la convention collective conclue avec le SEFPO.
Type de concours: Ouvert
Numéro du concours: 91333
Postuler en ligne
Voir la description de l'emploi
Nous vous invitons à postuler ce poste rempli de défis au sein du ministère du Procureur général, où
vous agirez à titre de préposé aux services à la clientèle et aux tribunaux à la Cour supérieure de
justice de l'Ontario ou à la Cour de justice de l'Ontario. Vous serez appelé à fournir des conseils
techniques, de l'information et du soutien en vue d'offrir des services de justice accessibles,
équitables, rapides et efficaces au public et aux intervenants du système de justice.
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
Vous assumerez des fonctions de soutien aux tribunaux (avant, pendant et après les séances des
tribunaux), soit:
• veiller à ce que tout le travail préparatoire soit effectué avant les séances quotidiennes des
tribunaux (p. ex., la préparation et la présentation des pièces et la distribution des registres de la
Cour);
• préparer et présenter tous les documents judiciaires et veiller à ce qu'ils soient exacts et complets;
• vérifier l'équipement audio et les appareils d'enregistrement de la Cour avant, pendant et après
chaque suspension d'audience;
• installer et surveiller les appareils de technologie vidéo servant aux comparutions devant les
tribunaux et résoudre les problèmes techniques;
• faire régner l'ordre et le décorum dans la salle d'audience (p. ex., faire prêter serment et faire les
mises en garde, relayer les ordonnances du tribunal et fixer les dates d'ajournement);
• assurer la liaison avec le personnel judiciaire, la magistrature et les différents intervenants en vue
de veiller à la bonne gestion des dossiers;
• veiller à ce que toutes les procédures judiciaires soient enregistrées et annotées conformément aux
exigences législatives ainsi qu'aux lignes directrices et aux normes du Ministère;
• veiller à ce que les salles d'audience et les enregistrements judiciaires soient en sécurité et
protégés;
• préparer les documents judiciaires et vérifier s'ils sont exacts et complets, conformément aux
exigences législatives et aux règles de procédure;
• coordonner et gérer les tableaux des jurés et toutes les fonctions en lien avec les jurys.
Vous donnerez du soutien aux clients au comptoir public et au greffe du tribunal, soit:
• offrir en tout temps aux clients des services professionnels et respectueux;
• déterminer la nature et l'ampleur des besoins des clients relativement aux exigences du tribunal;
• donner des conseils aux clients et les guider en ce qui a trait aux lois, aux règles, aux procédures et
aux politiques;
• veiller à ce que tous les documents déposés soient exacts et complets et que les délais soient
respectés;
• préparer les documents judiciaires et les signer en vertu des pouvoirs légaux conférés au greffier de
la Cour (p. ex., les mandats d'incarcération, les ordonnances de non-communication et les
déclarations assermentées);
• saisir correctement l'information judiciaire et les documents déposés, en dresser la liste et les mettre
à jour dans les systèmes manuels ou informatisés afin de veiller à ce que l'information disponible soit
la plus à jour possible;
• enregistrer des statistiques et préparer des rapports produits par le système;
• traiter les documents déposés, les droits, la restitution, les amendes et les paiements;
• émettre des factures et rédiger de la correspondance;
• aider à la gestion des pièces et gérer les dossiers courants et archivés.
Veuillez noter: il s'agit d'un poste à horaire flexible à temps partiel à raison de 28.75 heures par
semaine
À quelles exigences dois-je répondre?
Ce qui est obligatoire:
• vous êtes en mesure de travailler durant les fins de semaine et les jours fériés;
• vous êtes en mesure de vous déplacer dans les autres endroits où se trouvent des tribunaux et de
voyager;
• vous êtes titulaire d'un permis de conduire valide de l'Ontario;
• le poste nécessite la maîtrise du français oral de niveau avancé ainsi que la maîtrise du français écrit
de niveau avancé perfectible.
Compétences en matière de communication et de service à la clientèle:
• vous possédez une connaissance avérée des principes et des normes en matière de service à la
clientèle en vue de toujours offrir aux clients des services professionnels, accessibles et adaptés à
leurs besoins;
• vous possédez des aptitudes en matière de collaboration, de cohésion d'équipe et de mentorat en
vue d'exercer un leadership, de donner des conseils techniques au personnel judiciaire, de le guider et
de l'encadrer;
• vous faites preuve d'un comportement professionnel et respectueux en vue de veiller à ce que votre
milieu de travail soit exempt de partialité, de harcèlement et de discrimination;
• vous êtes capable de donner des explications concises et d'apporter des éclaircissements
relativement à de l'information complexe (p. ex., les Règles de procédure civile, les lignes directrices,
les procédures et les lois);
• vous êtes capable d'assurer la liaison avec le public, les membres de la communauté juridique et le
personnel des palais de justice et d'établir des relations avec eux en vue de fournir de l'information et
du soutien relativement aux ordonnances des tribunaux et aux jugements;
• vous êtes capable de rédiger divers documents requérant un degré élevé d'exactitude (p. ex., la
correspondance courante envoyée aux clients et des ordonnances);
• vous êtes capable de vous adresser à de grands groupes de personnes dans des lieux publics (p.
ex., pendant les audiences des tribunaux);
• vous possédez des aptitudes en matière d'écoute et de compréhension afin de veiller à ce que
l'enregistrement des procédures soit exact et complet;
• vous faites preuve d'une attention manifeste aux détails en vue de veiller à ce que les formulaires et
les autres documents légaux soient remplis de manière complète et précise.
Compétences techniques:
Vous possédez:
• la capacité de faire fonctionner des appareils d'enregistrement numérique et de résoudre les
problèmes techniques en vue de veiller à ce que l'enregistrement et l'annotation des procédures
judiciaires soient exacts, de faire écouter l'enregistrement à la demande du tribunal, d'assurer la
prestation rapide des services et de résoudre des problèmes opérationnels et techniques;
• la capacité de faire fonctionner des appareils multifonctions, de la technologie de télévidéo, de
l'équipement de visualisation de la preuve électronique, des appareils fonctionnels pour personnes
malentendantes et de l'équipement judiciaire adapté aux enfants, et de résoudre les problèmes
techniques, en vue d'assurer la prestation rapide des services et de résoudre des problèmes
opérationnels et techniques.
Connaissances en matière de procédures:
Vous possédez:
• la capacité d'acquérir des connaissances au sujet des procédures, des pratiques et des protocoles
judiciaires et de les appliquer en vue de veiller au bon fonctionnement des tribunaux (p. ex., organiser
les rôles d'audience des procédures de la journée);
• la capacité d'interpréter les exigences législatives pertinentes, les lignes directrices et les directives
(p. ex., le Code criminel, la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, les Règles de procédure
civile, le service de référence du Barreau) et de les appliquer en vue de fournir de l'information aux
clients et d'offrir les services judiciaires;
• la capacité d'acquérir des connaissances au sujet des programmes et services de la Division des
services aux tribunaux et de les appliquer en vue d'orienter les clients vers les services disponibles
comme premier point de contact;
• de l'expérience dans le domaine des fonctions administratives et de bureau en vue de gérer des
dossiers actifs et archivés.
Compétences en planification et en organisation:
Vous possédez:
• de la souplesse et une capacité d'adaptation afin de vous adapter à des changements constants
d'orientation et de priorité;
• la capacité d'organiser votre charge de travail, d'établir des priorités et de répondre à des demandes
imprévues;
• la capacité de travailler de façon autonome et en équipe.
Compétences en résolution de problèmes et discernement:
Vous possédez:
• des compétences manifestes en résolution de problèmes en vue de cerner les problèmes et les
préoccupations des clients, de les traiter et de les résoudre;
• la capacité d'interpréter et d'évaluer des situations ou des circonstances et d'exercer un jugement
éclairé à la lumière de l'information recueillie.
Autres compétences essentielles:
Vous possédez:
• une maîtrise des logiciels (p. ex., Microsoft Office), des systèmes de gestion opérationnelle et de
gestion de cas (p. ex., ICON et FRANK) et d'Internet en vue d'accéder à de l'information dans des
bases de données et de la récupérer, de rédiger de la correspondance et de faire de la recherche;
• des aptitudes en saisie au clavier en vue de préparer et de remplir avec précision de la
documentation et d'annoter des procédures judiciaires dans des délais serrés;
• des aptitudes en arithmétiques en vue de recevoir des paiements, de calculer des droits, de
percevoir des sommes d'argent et d'équilibrer des montants;
• la capacité de faire fonctionner une caisse enregistreuse et une machine de point de vente en vue de
traiter des transactions en argent comptant et au moyen de cartes de débit ou de crédit.
Renseignements supplémentaires:
Adresse:

4 bilingue Permanent(s) à temps partiel - variable, 161, RUE ELGIN, Ottawa, Région Est,
Exigence : enquête de sécurité générale
Groupe de rémunération: Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario
Horaire: 3.7
Catégorie: Services d'administration et de soutien
Date de publication: le jeudi 2 juin 2016
Note:


Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction
publique de l'Ontario, le ou les meilleurs candidats pourraient être tenus de se prêter à une
vérification des antécédents générale ou approfondie. Veuillez consulter la section
Renseignements supplémentaires / Adresse de l'offre d'emploi pour savoir quelles sont les
vérifications exigées pour ce poste.
Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais et la
fournir, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité de la
Division des services relatifs aux ressources humaines afin qu'il en évalue les résultats. S'il y a
lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité demandera et obtiendra, avec votre
consentement écrit, toute autre enquête de sécurité figurant dans la section Renseignements
supplémentaires – Adresse, ci-dessus, que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque:
Si une vérification des antécédents de personnes appelées à œuvrer auprès de personnes
vulnérables est nécessaire, vous devrez aussi l'obtenir en personne auprès de votre service de
police local.)

Un casier judiciaire découlant d'une infraction aux termes du Code criminel ou tout autre
casier judiciaire établi par le gouvernement fédéral ne signifie pas que vous serez
automatiquement inadmissible au poste. Les résultats de la vérification des antécédents sont
examinés et évalués par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre
une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de la vérification des
antécédents d'un particulier sont pris en considération en relation précise des tâches et des
responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des vérifications des antécédents sont tenus
par le Bureau de la transition et de la sécurité dans la plus stricte confidentialité.
E-AG-91333/16
Comment postuler:
1. Vous devez postuler en ligne.
2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de
cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre
d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement
et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences
figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en
quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons
sur les renseignements que vous nous fournissez.
4. Voir la description de l'emploi pour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID
Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous
permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindre et
nous fournir vos coordonnées. Le personnel des Services de recrutement communiquera avec
vous dans les 48 heures.
Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui
participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la
Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ)
un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les
renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le
cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique
de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou
liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé
un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex.,
un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment).
Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant
qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.
Rappel : La date limite de candidature est le jeudi 16 juin 2016 23h59min HAE. Les candidatures
reçues en retard seront refusées.
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec
vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.
La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de
l'Ontario.
Postuler en ligne
Description du poste
Titre du poste : PRÉPOSÉ AUX SERVICES À LA CLIENTÈLE ET AUX TRIBUNAUX
Code du poste : 09OAD - Personnel de bureau 09
Numéro du concours : 91333
Objectifs du poste :
Fournir des conseils, de l'information et du soutien techniques en anglais et en français afin d'assurer
la prestation de services de justice accessibles, équitables, rapides et efficaces au public et aux
participantes et participants du secteur de la justice, tout en respectant l'engagement de la Division à
instaurer un milieu de travail qui fait la promotion des valeurs de la fonction publique de l'Ontario tant
en salle d'audience que dans les greffes et aux comptoirs.
Tâches et responsabilités :
La ou le titulaire du poste effectuera les tâches ci-dessous et fournira une expertise et des conseils
techniques relativement à ces tâches, dans tous les domaines de pratique (criminel, civil, famille,
petites créances et services d'exécution), à la Cour de justice de l'Ontario et à la Cour supérieure de
justice :
Soutien en salle d'audience (avant, durant et après les audiences)
1. S'assurer que toutes les tâches à effectuer avant les audiences quotidiennes sont réalisées en
temps voulu, comme la préparation et la présentation des documents de procédure et des pièces; la
distribution des rôles d'audience de la cour; la liaison avec le personnel des tribunaux, la magistrature,
les clients, les avocats, le personnel des organismes et les parties; la mise à l'essai du matériel audio
et d'enregistrement utilisé par les tribunaux avant le début des audiences, pendant les audiences et
après chaque ajournement; et l'installation, le dépannage et la surveillance de la technologie vidéo
utilisée par les tribunaux de renvoi et les tribunaux siégeant les fins de semaine et les jours fériés
(FSJF) ainsi que pour toute autre audience nécessitant la technologie vidéo.
2. Voir au maintien de l'ordre et au respect du décorum et coordonner le déroulement des audiences,
y compris l'ouverture et l'ajournement de celles-ci; appeler les causes; lire les actes d'accusation;
faire prêter serment et émettre les avertissements; transmettre les ordonnances des tribunaux; fixer
les dates d'ajournement; suivre les protocoles de gestion des pièces; signaler à une superviseure ou
un superviseur ou à toute personne désignée les cas où la décision rendue dans une affaire ou le type
d'instance requiert automatiquement une commande de transcription; et assurer la liaison avec les
membres du personnel des tribunaux travaillant dans les différents domaines fonctionnels et de
pratique, les intervenantes et intervenants et la magistrature pour permettre le bon déroulement des
audiences.
3. Coordonner et gérer le tableau des jurés et les autres tâches connexes, notamment celles de
coordonner le processus de sélection des jurés, de rester avec eux et de répondre à leurs besoins
lorsqu'ils sont séquestrés, et de leur assurer l'isolement nécessaire (p. ex., voir à ce qu'ils n'aient
aucun contact avec personne, y compris les médias).
4. S'assurer que les instances sont documentées conformément à la loi et aux règles de procédure,
notamment préparer les documents de procédure et vérifier qu'ils sont exacts et complets; préparer
les ordonnances; exercer le pouvoir délégué de signature conformément aux dispositions législatives
sur les documents de procédure; et obtenir les documents déposés ou cités aux audiences (p. ex.,
mémoires, textes de jurisprudence) et les traiter en vue de leur dépôt pour qu'ils puissent être
enregistrés puis transcrits selon ce qui a été ordonné; et veiller à la sécurité de la salle d'audience et à
la protection des enregistrements judiciaires contre l'accès non autorisé ou la copie.
5. Veiller à l'enregistrement de toutes les instances conformément aux exigences législatives et aux
lignes directrices ministérielles (p. ex., consignation mot à mot de toutes les instances au moyen de la
technologie d'enregistrement numérique); annoter les enregistrements conformément aux normes
ministérielles; écouter l'enregistrement en cours pour s'assurer que la sonorité de l'enregistrement est
claire et que l'instance est adéquatement enregistrée; interrompre les instances pour demander des
précisions; refaire jouer les enregistrements précédents, à la demande de la ou du fonctionnaire
judiciaire qui préside; attester l'exactitude de l'enregistrement; enregistrer les fichiers numériques
conformément à la structure normalisée de noms de fichiers du ministère; et veiller à la remise
sécuritaire, après les audiences, des enregistrements électroniques certifiés conformes des instances,
des annotations et de toutes les copies papier ou électroniques des documents de référence à la
coordonnatrice ou au coordonnateur de l'enregistrement judiciaire désigné.
6. Saisir rapidement et avec exactitude les données dans le réseau ICON et le système FRANK pour
que les plus récents renseignements soient à la disposition des autres organismes du secteur de la
justice (p. ex., services de police, services correctionnels).
Service à la clientèle aux comptoirs et dans les greffes
7. Fournir un service à la clientèle professionnel et respectueux, notamment déterminer la nature et
l'ampleur des besoins des clients en ce qui a trait aux exigences des tribunaux (p. ex., dispositions
législatives, règles de procédure); chercher et vérifier des renseignements dans des bases de
données, des documents (p. ex., guides, règles, lois) et des sites Web; assister et conseiller les clients
pour clarifier les exigences procédurales et en assurer l'application lorsqu'ils remplissent et déposent
des formulaires requis par la loi, les règles, les procédures et les politiques; s'assurer que tous les
documents déposés sont exacts et complets et que les délais sont respectés; accepter et refuser les
dépôts; fixer la date et l'heure des audiences; traiter les dépôts, les droits, les restitutions, les
amendes et les paiements; et aiguiller les clients vers d'autres programmes, ministères, organismes et
associations s'il y a lieu.
8. Conseiller et assister de façon proactive les clients qui soumettent des demandes ou des problèmes
complexes, notamment déterminer et solutionner le problème ou la question, ou renvoyer l'affaire au
programme pertinent ou à l'organisme compétent; faire le suivi auprès des clients et leur
communiquer les résultats; se montrer sensible et user d'intelligence émotionnelle dans les
interactions avec des clients qui sont en détresse ou bouleversés et avec ceux qui ont besoin de
mesures d'adaptation.
9. Établir et maintenir des liens avec les responsables des programmes dans les autres unités
fonctionnelles et divisions, le personnel des fournisseurs de services externes (p. ex., centres
d'information sur le droit de la famille, programmes d'information obligatoire, etc.), les autres
programmes gouvernementaux et juridictions ainsi que les organismes connexes afin de pouvoir
obtenir de l'information pour les clients ou diriger ceux-ci vers l'aide et les recours appropriés.
10. Préparer et signer des documents de procédure comme les mandats de dépôt et les ordonnances
restrictives en vertu du pouvoir légal conféré à la greffière ou au greffier du tribunal et/ou à la ou au
shérif pour tout document relatif à une poursuite criminelle, à une instance en droit de la famille ou à
une instance civile délivrés dans la province, afin de résoudre les problèmes d'engorgement dans les
autres juridictions; souscrire et signer les affidavits sous autorisation; et inscrire les ordonnances
judiciaires aux archives judiciaires et en aviser les parties s'il y a lieu.
11. Recevoir et enregistrer électroniquement des documents comme des demandes, des requêtes, des
avis de motion, des brefs, des certificats de jugement, des dénonciations et des actes d'accusation;
appliquer les droits prévus au tarif; fixer les dates d'audience et préparer les dossiers et les
documents requis pour les audiences; aviser les parties selon les politiques et les règles s'il y a lieu; et
s'assurer au besoin que les documents sont transmis pour signification.
12. Effectuer toutes les tâches administratives qui permettent l'avancement des dossiers des
tribunaux en saisissant, en mettant à jour et en répertoriant les renseignements et les dépôts
judiciaires dans des systèmes de suivi manuels ou informatiques; et coopérer avec la magistrature, le
personnel des tribunaux, les services de police, les interprètes et toutes les parties intéressées pour
assurer la rapidité et l'efficacité des services de justice.
13. Fournir des services administratifs, financiers et de bureau, notamment aider à la gestion des
pièces et à la préparation des documents postérieurs aux audiences, enregistrer les statistiques et
préparer et réviser les rapports générés par les systèmes; s'occuper du processus de gestion
financière, notamment produire des factures et préparer les paiements dus aux témoins, aux jurés et
aux interprètes, et assurer la distribution des fonds de fiducie; rédiger la correspondance; exercer le
pouvoir délégué de signer des documents financiers; et gérer les dossiers courants et les dossiers
d'archive.
Accompagnement et conseils techniques
14. Fournir aux membres du personnel ministériel, en tant qu'experts des services de première ligne,
de l'assistance, des conseils et du mentorat sur l'aspect technique de la prestation des services de
justice offerts au public et aux clients, dans les tribunaux et à l'extérieur de ceux-ci; et favoriser un
milieu de travail positif en fournissant de la formation en milieu de travail et des services
d'accompagnement pour améliorer ou soutenir le niveau de rendement.
15. Coopérer avec le personnel de différents domaines fonctionnels sur les changements
opérationnels, en étudiant et en résolvant les problèmes inhabituels ou locaux qui se posent,
notamment obtenir de l'aide dans la résolution des problèmes techniques que présente la technologie
unique des salles d'audience; et formuler des recommandations sur la mise en œuvre des nouvelles
politiques et procédures ou pour améliorer les procédures existantes, à l'intention des groupes de
travail opérationnels locaux et de ceux de la Division.
16. Participer aux rencontres et aux groupes de travail, et donner son avis sur les changements
opérationnels et procéduraux proposés pour améliorer la qualité de l'expérience client et favoriser
l'excellence du service.
17. Contribuer à la modernisation des tribunaux en participant aux projets pilotes, en commentant les
nouvelles initiatives et en faisant la promotion de l'amélioration des services de justice; maîtriser
différentes technologies bureautiques et propres aux tribunaux, actuelles ou futures, et résoudre les
problèmes techniques relatifs à ces technologies; et se garder au fait des initiatives de modernisation
mises en œuvre pour pouvoir utiliser les nouveaux produits et services, appliquer les nouvelles
procédures et expliquer ces nouveautés en langage clair aux clients et au public (p. ex., Cour des
petites créances en ligne, rôles d'audience en ligne).
18. Travailler durant les fins de semaine et les jours fériés et se rendre, au besoin, à d'autres palais de
justice.
19. Exécuter les autres tâches assignées.
Exigences - dotation et attestation des compétences :
• Attestation de sécurité
• Permis de conduire valide de l'Ontario
• Disponibilité pour travailler les fins de semaine et les jours fériés
• Possibilité de se rendre à d'autres palais de justice
• Le poste nécessite la maîtrise du français oral de niveau avancé ainsi que la maîtrise du français
écrit de niveau avancé perfectible
Connaissances :
Le poste nécessite une connaissance de ce qui suit :
• Exigences législatives provinciales, municipales et fédérales (p. ex., Code criminel, Loi sur les
services à l'enfance et à la famille, Règles de procédure civile, Règles de la Cour des petites créances,
Règles en matière de droit de la famille), programmes, services (p. ex., services de référence aux
avocats), politiques, processus et procédures, pour être en mesure de comprendre les besoins des
clients et d'y répondre, de fournir de l'information, des éclaircissements et de l'aide aux clients,
d'accepter les dépôts et d'exercer le pouvoir délégué de signer les documents juridiques.
• Méthodes et techniques d'analyse, pour pouvoir rechercher et analyser l'information et déterminer
les objectifs, les besoins, les demandes et les préoccupations des clients; évaluer les situations ou les
circonstances, déterminer la bonne marche à suivre et porter un regard critique sur les faits afin de
relever les irrégularités; interpréter des règles et des procédures complexes et les communiquer aux
clients de façon claire, concise et détaillée; interpréter les situations et appliquer un jugement juste ou
une décision en se fondant sur les renseignements recueillis; évaluer les plaintes et les problèmes et
analyser les facteurs en cause afin de concevoir des solutions viables susceptibles de répondre aux
besoins et aux préoccupations des clients; et analyser les tendances, les anomalies et les enjeux et
formuler des recommandations à l'intention de la superviseure ou du superviseur afin d'améliorer la
prestation des services localement ou au sein de la Division.
• Techniques de recherche, outils et matériel de référence ministériels et intergouvernementaux
pertinents (p. ex., guides, directives, sites Web) et terminologie juridique, pour être en mesure de
fournir un accompagnement spécialisé sur les services ou les enjeux ainsi qu'une interprétation de
l'intention et du contenu des lois, règlements, politiques, procédures et règles, et d'enquêter sur des
problèmes ou des questions litigieuses de nature potentiellement confidentielle, de résoudre ceux-ci et
de confirmer la validité et l'intégralité des dépôts.
• Aspect technique du matériel spécialisé d'enregistrement numérique pour veiller à l'enregistrement
et à l'annotation exacts des instances et refaire jouer les enregistrements à la demande du tribunal;
différentes règles de pratique et de procédure des greffes pour pouvoir réaliser des tâches comme
l'archivage et l'extraction de fichiers, la tenue des dossiers, la rédaction de correspondance,
l'utilisation de technologies bureautiques et propres aux tribunaux (p. ex., appareils multifonctionnels,
technologie télévidéo, technologies de présentation des preuves par voie électronique, appareils
d'enregistrement numérique, appareils fonctionnels pour personne malentendante et matériel pour les
salles d'audience adaptées aux enfants) et la résolution de problèmes techniques, afin d'assurer la
prestation rapide des services.
• Mandat et objectifs ministériels, y compris ceux des autres divisions, pour être capable d'expliquer
tous les services offerts dans les palais de justice; plan stratégique, programmes et services de la
Division des services aux tribunaux, y compris chaque domaine de droit (famille, criminel, civil, petites
créances et services d'exécution) et chaque tribunal (Cour de justice de l'Ontario, Cour supérieure de
justice et Cour d'appel de l'Ontario), pour pouvoir agir comme premier point de contact auprès des
clients, trier ceux-ci convenablement et les diriger vers les services offerts, effectuer toutes les tâches
du poste, tant en salle d'audience qu'aux comptoirs, et agir à titre de mentor et de guide auprès des
autres membres du personnel des tribunaux.
• Principes et normes de service à la clientèle promus par la fonction publique de l'Ontario et normes
de service à la clientèle de la Division des services aux tribunaux, pour être à même de fournir en tout
temps un service professionnel, adapté et accessible.
• Initiative pour le maintien d'un milieu de travail professionnel et respectueux de la Division, Politique
de prévention de la discrimination et du harcèlement au travail de la fonction publique de l'Ontario et
législation connexe, pour s'assurer de l'adoption de comportements professionnels et respectueux en
tout temps et du maintien de milieux de travail exempts de préjugés, de harcèlement et de
discrimination.
• Politiques et procédures gouvernementales concernant le traitement de l'encaisse et les
rapprochements mensuels, et toute autre politique ou procédure portant sur la réalisation,
l'enregistrement, la communication et l'administration des transactions financières.
• Fournisseurs de services externes, autres programmes gouvernementaux et juridictions et
organismes connexes, pour pouvoir obtenir des renseignements pour les clients et transmettre les
demandes de ces derniers au bon endroit pour qu'ils puissent obtenir l'information, l'aide et les
solutions recherchées.
Compétences :
La ou le titulaire doit posséder ce qui suit :
• Les compétences en communication orale et écrite nécessaires pour communiquer avec les hauts
fonctionnaires et la magistrature au sujet des exigences et des renseignements afférents aux
ordonnances et aux jugements des tribunaux; préciser et expliquer de façon concise aux clients
certains renseignements complexes, notamment les règles, lignes directrices, procédures et lois, pour
en assurer la compréhension; rédiger la correspondance à l'intention des clients et préparer des
formulaires et des ordonnances extrêmement précis; communiquer avec le personnel du secteur de
programme lorsqu'une affaire fait l'objet d'un renvoi; faire partie des équipes et comités de projet
locaux; échanger de l'information sur les pratiques exemplaires avec les responsables de l'unité et des
autres secteurs de programme; formuler des recommandations sur l'amélioration des processus ou
pratiques, recommandations qui doivent être prises en compte lors des tables rondes opérationnelles
de la Division, dans le cadre des changements aux politiques de la Division ou lors de l'élaboration des
politiques ou pratiques locales; et offrir une formation en milieu de travail.
• Les compétences en résolution de problèmes et en analyse nécessaires pour répondre aux
demandes particulières des clients; effectuer les opérations; régler les problèmes opérationnels et
techniques liés à la technologie utilisée dans les tribunaux; formuler des recommandations sur les
prochains changements à apporter aux procédures locales ou de la Division; ordonner l'instruction des
litiges devant être tranchés au palais de justice ou procéder au triage de ces litiges; et interpréter les
demandes des clients.
• La souplesse et l'adaptabilité nécessaires pour répondre aux besoins d'une clientèle diversifiée ayant
des besoins très différents en matière de services de soutien et de renseignements; répondre
immédiatement aux besoins des clients et régler rapidement leurs problèmes; et travailler dans divers
environnements judiciaires et domaines de pratique, notamment en salle d'audience, dans les greffes
et aux comptoirs, en étant souvent avisé à la dernière minute de l'endroit.
• Les compétences en collaboration, en constitution d'équipe et en mentorat nécessaires pour exercer
un leadership et prodiguer des conseils techniques, un encadrement et un accompagnement au
personnel des tribunaux et au personnel exerçant des fonctions hors cour; et participer à la formation
d'une équipe motivée et soudée axée sur l'offre de services aux tribunaux de grande qualité.
• Les compétences technologiques nécessaires, notamment le fonctionnement des appareils
d'enregistrement numérique (dont la vérification du niveau d'enregistrement des microphones,
l'assurance de l'utilisation adéquate du matériel et la capacité à régler les problèmes audio liés au
matériel audio utilisé dans les tribunaux et à ses composantes); la technologie spécialisée utilisée
dans les salles d'audience et le règlement des problèmes associés à cette technologie; les logiciels
bureautiques, comme Microsoft Office; les systèmes opérationnels et de gestion des cas ainsi que les
connexions Internet utilisés pour accéder aux bases de données et en extraire de l'information; la
préparation de la correspondance; et la réalisation de recherches.
• La capacité à travailler de façon autonome et à exercer des fonctions avec un minimum
d'encadrement, souvent dans des environnements non supervisés.
• La capacité à appliquer les normes de service à la clientèle pour offrir, en tout temps, un niveau de
service optimal aux clients et répondre à tous leurs besoins; à faire preuve de courtoisie, de
professionnalisme, de tact et de diplomatie et à être positif pour servir, en tout temps, les clients, les
participantes et participants du secteur de la justice, les collègues et la direction avec
professionnalisme et respect en leur fournissant des renseignements et des services, en réglant leurs
problèmes et leurs plaintes, et en répondant à leurs préoccupations; à utiliser l'écoute active, à
démontrer de l'empathie, à faire preuve de sensibilité, à utiliser l'intelligence émotionnelle et les
compétences en médiation, et à faire preuve de patience pour rester calme, faciliter la compréhension
et intervenir de façon respectueuse en cas de troubles émotionnels, de mécontentements, de
confusion ou de frustration de la part de clients lors du dénouement de situations difficiles; et à
préconiser une approche respectueuse et inclusive en répondant au besoin de mesures d'adaptation
des gens d'une façon personnelle et sans porter atteinte à leur dignité, en insistant sur la pleine
participation à tous les aspects du programme des services aux tribunaux.
• La capacité à prendre la parole en public pour s'exprimer devant des groupes de personnes, petits
ou grands, lors des instances; à maintenir l'ordre et à assurer le respect du décorum au tribunal; à
coordonner les activités du jury au tribunal et lors de la sélection des jurés; et à orienter ou à aiguiller
les clients et le public vers les services appropriés offerts au palais de justice ou bien où ils doivent se
présenter devant le tribunal.
• Des compétences en informatique suffisantes pour préparer et remplir les documents et annoter la
documentation relative aux instances, souvent dans des délais serrés.
• L'acuité politique nécessaire pour reconnaître les situations et les événements à connotation
politique ou médiatique et réagir de manière à ne pas compromettre la qualité des services offerts et
le règlement des problèmes.
• Le souci du détail nécessaire pour veiller à ce que les formulaires et autres documents juridiques
soient dûment remplis et à ce que les exigences relatives à la signification et les obligations juridiques
soient respectées par les clients et contrevérifiées avec les exigences des tribunaux et les exigences
opérationnelles.
• Les compétences en planification et le sens de l'organisation nécessaires pour planifier et gérer les
priorités de la charge de travail ainsi que pour répondre aux demandes imprévues.
• La capacité à prendre des décisions en fonction des faits et des renseignements obtenus à la lecture
et à la signature des jugements par défaut ou d'autres ordonnances.
• Les compétences en arithmétique nécessaires pour effectuer des calculs mathématiques
élémentaires pour recevoir les paiements, calculer les frais et les propositions de distribution,
percevoir des sommes d'argent et faire la balance de ces sommes, notamment utiliser une caisse
enregistreuse ou un terminal de point de vente pour exécuter des transactions en espèce et par cartes
de crédit et de débit.
Autonomie d'action :
• Le travail est généralement accompli conformément aux pratiques et procédures juridiques, aux lois
gouvernementales, aux politiques, lignes directrices, directives et pratiques établies du ministère et de
la fonction publique de l'Ontario, et aux normes de service de la fonction publique de l'Ontario.
• La ou le titulaire exerce ses activités quotidiennes de façon autonome, souvent au sein de grandes
équipes composées d'une superviseure ou d'un superviseur pour 20 à 60 employées et employés. Elle
ou il doit, en l'absence des superviseures et superviseurs, prendre des décisions complexes sur
diverses questions qui pourraient avoir de graves répercussions sur les clients ainsi que sur les
participantes et participants du secteur de la justice. Elle ou il doit également, de façon autonome,
assurer l'ouverture du palais de justice et exercer certaines fonctions sans supervision (p. ex.,
tribunaux satellites et tribunaux siégeant les fins de semaine et les jours fériés). Elle ou il doit
renvoyer à la superviseure ou au superviseur seulement les questions et problèmes extrêmement
litigieux ou graves qui diffèrent grandement de ce qui est prévu dans les lignes directrices établies.
• La prise de décisions exige une analyse indépendante du problème et le choix de la meilleure
approche pour le régler (p. ex., but de la politique dans les situations ambiguës, interprétation des
règlements pour régler les problèmes et formulation de recommandations sur les processus
opérationnels, nouveaux ou améliorés, et les pratiques exemplaires à adopter pour atteindre
l'excellence du service). Bon nombre des décisions prises de façon autonome par la ou le titulaire ne
peuvent être infirmées, sauf sur présentation d'une requête au tribunal (p. ex., décisions sur les
jugements par défaut), et peuvent avoir de graves répercussions sur les clients, le public et
l'administration de la justice.
• La ou le titulaire doit fournir des conseils techniques, de l'encadrement et du soutien au personnel
du tribunal et du greffe, prendre part aux activités du groupe ou du bureau local pour veiller au
respect des délais et recommander les mesures à prendre d'après son expertise. Elle ou il cerne et
évalue les problèmes et les tendances, recommande de nouvelles procédures pour résoudre les
problèmes et améliorer l'efficacité ou les services à la clientèle et peut même cerner les lacunes sur le
plan du travail et proposer des solutions.
• La ou le titulaire doit, en tout temps, préserver la confidentialité des archives judiciaires et veiller à
leur entreposage sécuritaire, notamment l'intégrité des données du gouvernement, du tribunal et des
clients.
• La ou le titulaire atteste de l'exactitude des enregistrements audio intégrés aux archives judiciaires
et veille à ce que les annotations sur ces enregistrements respectent les normes ministérielles, sous
réserve d'une vérification.
•
• La ou le titulaire est la seule personne en possession des documents présentés à l'audience et
déposés au greffe du tribunal, du début à la fin de l'instance. Elle ou il doit faire le suivi sur les
renseignements et les services fournis ou sur le règlement des problèmes en vue d'offrir des services
à la clientèle efficaces.
• Les erreurs, comme l'exercice inadéquat du pouvoir de signataire autorisé de documents juridiques,
la gestion inadéquate des pièces, l'établissement inexact de formulaires ou le traitement inapproprié,
peuvent entraîner d'importants problèmes de productivité puisque les ressources devront être
réaffectées à la recherche et au règlement des problèmes ou à la détection et au comblement des
lacunes, une atteinte majeure à la réputation et une perte d'intégrité pour le système de justice et le
ministère, d'importantes difficultés pour les clients ou les parties concernés (p. ex., procès entaché
d'un vice de procédure, incarcération injustifiée ou renvoi), des contestations judiciaires (p. ex.,
procès ou enquête), une atteinte à la sécurité publique (p. ex., personne dangereuse en liberté), et
une perte de confiance du public dans le système de justice.
• Le fait de ne pas adéquatement cerner les besoins, demandes, problèmes et inquiétudes des clients,
faire connaître un programme ou un service et les restrictions qui y sont associées, et trouver une
solution satisfaisante aux problèmes des clients pourrait avoir des conséquences sur la prestation de
services de justice rapides, efficaces et de qualité et pourrait entraîner une diminution du niveau de
confiance, des critiques de la part du public, de possibles difficultés pour les clients et les
intervenantes et intervenants, et le dépôt de plaintes auprès de la direction, de la haute direction, du
Bureau du ministre et des députés provinciaux.