2012_Docs administratifs - Recherche Clinique Paris Centre

Caroline QUINTIN
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INTRODUCTION
Les documents et données relatifs à la recherche
constituent les documents essentiels qui composent
le dossier permanent de la recherche.
Ces documents permettent
• l’évaluation de la réalisation de la recherche
• la qualité des données produites.
Ils servent à démontrer le respect des bonnes
pratiques cliniques et des textes législatifs et
réglementaires en vigueur.
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INTRODUCTION
Le classement de l’ensemble de ces documents sur
le lieu de recherche permet à l’investigateur d’assurer
une gestion efficace de l’essai.
Le dossier permanent de la recherche sert également
de base pour tout audit réalisé et en cas d’inspection
effectuée par l’autorité compétente en vue de
confirmer la validité de la conduite de la recherche et
l’intégrité des données recueillies.
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Chez l’investigateur les documents qui doivent être
présents en plus des CRFs et dossiers sources sont
en général classés dans un classeur investigateur.
Référence : Art. 8 de l’arrêté du 24/11/2006 fixant les bonnes
pratiques cliniques pour les RBM portant sur les
médicaments à usage humain.
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Quels sont les documents que vous connaissez et
qui doivent apparaître chez l’investigateur ?
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Avant le début de la recherche :
La brochure investigateur (BI) :
Ce document décrit l'ensemble des données cliniques
et non cliniques concernant le médicament
expérimental, qui sont pertinentes pour l'étude de ce
médicament chez l'être humain.
Si le médicament dispose d'une AMM (Autorisation
de mise sur le marché), le RCP (Résumé des
Caractéristiques du produits) suffit.
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Remarque : Selon le volume de la BI celle ci peut
se trouver en annexe du classeur.
Dans le cas où la recherche porte sur des
dispositifs médicaux (DM), il n'y a pas de BI mais
il faut mettre les attestations de marquage CE.
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Le protocole :
Dernière version du protocole
Avis et autorisations des autorités compétentes :
Avis du CPP et Autorisation des autorités
compétentes (AFSSAPS)
Copie du courrier envoyée au directeur de
l’hôpital
Attestation délivrée de l’assureur (différent du
contrat uniquement chez le promoteur)
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Notice d'information et consentement
Lors d’une recherche, le consentement des
personnes participant à cette recherche est
demandé. Lorsque le consentement doit être écrit le
formulaire vierge du ou des consentements doit être
présents dans les classeurs investigateurs. La notice
d’information est toujours écrite et doit être présente
dans le dossier permanent investigateur.
Les notices d’information et consentements sont fait
en 3 exemplaires originaux. Le 1er original doit être
gardé par l’investigateur, le 2ème original est pour le
promoteur et le 3ème pour le patient.
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NOTE D’INFORMATION
En respect des articles L1122-1 et L1122-2 du code de
la santé publique.
Obligation d’information de la personne qui se prête
• à une recherche biomédicale
• à un essai entrant dans le cadre des soins courants
• à une étude non interventionnelle
Cette information doit être donnée préalablement à la
réalisation de la recherche par l’investigateur ou un
médecin qui le représente
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NOTE D’INFORMATION
Informations données par l’investigateur :
• les objectifs, la méthodologie et la durée de la
recherche
• durée de participation de la personne qui se prête à la
recherche
• calendrier des consultations et /ou des examens
spécifiques à la recherche
• les bénéfices attendus, les contraintes et les risques
prévisibles, y compris en cas d’arrêt de la recherche
avant son terme
• les éventuelles alternatives médicales
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NOTE D’INFORMATION
• les modalités de prise en charge médicale
•
•
•
prévues en fin de recherche (si nécessaire), en
cas d’arrêt prématuré et en cas d’exclusion de la
recherche
l’avis du CPP et de l’autorisation de l’autorité
compétente, assurance spécifique à l’étude
pas de coût supplémentaire pour la participation à
la recherche
Affiliation à un régime de sécurité sociale ou CMU
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NOTE D’INFORMATION
• le
cas échéant, l’interdiction de participer
simultanément à une autre recherche ou la période
d’exclusion prévues par le protocole
• l’inscription dans le fichier national prévu par l’article
L1121-16. (Volontaires sains ou les personnes
malades lorsque l'objet de la recherche est sans
rapport avec leur état pathologique ou lorsque le CPP
décide compte tenu des risques et des contraintes que
comporte la RBM, que les personnes qui y participent
doivent être également inscrites dans ce fichier.
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NOTE D’INFORMATION
Informations données par l’investigateur sur les droits
de la personne qui se prête à la recherche :
de refuser de participer à la recherche
• de retirer son consentement à tout moment sans
encourir aucune responsabilité ni aucun préjudice de
ce fait
• droit d’accès et de rectification prévue par la loi CNIL
du traitement informatisé des données
• d’avoir communication, au cours ou à l’issue de la
recherche, des informations concernant sa santé
• d’être informée des résultats globaux à l’issue de la
recherche, selon les modalités précisées dans la note
d’information
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NOTE D’INFORMATION
L’ensemble des informations communiquées est
résumé dans un document écrit remis à la personne
dont le consentement est sollicité.
Particularité :
À titre exceptionnel, lorsque dans l’intérêt d’une
personne malade, le diagnostic de sa maladie n’a pu
lui être révélé, l’investigateur peut, dans le respect de
sa confiance, réserver certaines informations liées à ce
diagnostic. Dans ce cas, le protocole doit mentionner
cette éventualité.
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NOTE D’INFORMATION
Personnes Protégées :
• les mineurs non émancipés,
• les majeurs protégés,
• les majeurs hors d’état d’exprimer leur consentement
et qui ne font pas l’objet d’une mesure de protection
juridique)
L’information doit être adaptée à leur capacité de
compréhension, tant de la part de l’investigateur que
des personnes, organes ou autorités chargés de les
assister, de les représenter ou d’autoriser la recherche,
eux mêmes informés par l’investigateur
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CONSENTEMENT
Aucune recherche ne peut être pratiquée sur une
personne sans son consentement libre et éclairé,
recueilli après que lui ait été délivrée l’information.
Recherche Biomédicale
Le consentement est donné par écrit, ou en cas
d’impossibilité, attesté par un tiers. Ce dernier doit être
totalement indépendant de l’investigateur et du
promoteur. Dans le cas d’une recherche avec
examens génétiques, un consentement spécifique doit
être réalisé pour cette recherche.
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CONSENTEMENT
Essai Soins Courants – Étude non interventionnelle
L’accord de participation est recherché par oral auprès
de la personne.
Une attestation de non opposition de participation à la
recherche est signée par le médecin ayant donné
l’information.
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CONSENTEMENT – Cas Particuliers
Certaines situations d’urgence ne permettent pas de
recueillir le consentement préalable de la personne qui y
sera soumise.
• le protocole présenté à l’avis du CPP peut prévoir que
le consentement de cette personne n’est pas recherché.
• seul est sollicité le consentement des membres de sa
famille ou celui de la personne de confiance, s’ils sont
présents.
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CONSENTEMENT – Cas Particuliers
Situations d’urgence (suite)
• l’intéressé est informé dès que possible et son
consentement lui est demandé pour la poursuite
éventuelle de cette recherche.
• l’intéressé peut s’opposer à l’utilisation des données le
concernant dans le cadre de cette recherche.
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CONSENTEMENT – Cas Particuliers
Personnes Protégées :
• les mineurs non émancipés
• les majeurs protégés
• les majeurs hors d’état d’exprimer leur consentement
et qui ne font pas l’objet d’une mesure de protection
juridique
Ils sont consultés dans la mesure où leur état le permet.
Leur adhésion personnelle est recherchée. En toute
hypothèse, il ne peut être passé outre à leur refus ou à
la révocation de leur acceptation
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CONSENTEMENT – Cas Particuliers
Mineur non émancipé :
L’autorisation est donné par les titulaires de l’exercice de
l’autorité parentale.
Cette autorisation peut être donnée par le seul titulaire
de l’exercice de l’autorité parentale présent, sous
réserve du respect des conditions suivantes :
• la recherche ne comporte que des risques et des
contraintes négligeables et n’a aucune influence sur la
prise en charge médicale du mineur qui s’y prête
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CONSENTEMENT – Cas Particuliers
Mineur non émancipé (suite):
• la recherche est réalisée à l’occasion d’actes de soins
• l’autre titulaire de l’exercice de l’autorité parentale ne
peut donner son autorisation dans des délais
compatibles avec les exigences méthodologiques
propres à la réalisation de la recherche au regard de ses
finalités
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CONSENTEMENT – Cas Particuliers
Personne mineure ou majeure sous tutelle :
L’autorisation est donnée par son représentant légal.
Si le CPP considère que la recherche comporte un
risque sérieux d’atteinte à la vie privée ou à l’intégrité du
corps humain, l’autorisation est donnée par le conseil de
famille ou par le juge des tutelles
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CONSENTEMENT – Cas Particuliers
Majeur sous curatelle :
Le consentement est donné par l’intéressé assisté par
son curateur.
Si le CPP considère que la recherche comporte un risque
sérieux d’atteinte à la vie privée ou à l’intégrité du corps
humain :
- le juge des tutelles est saisi aux fins de s’assurer de
l’aptitude à consentir du majeur
- en cas d’inaptitude, le juge prend la décision d’autoriser
ou non la recherche
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CONSENTEMENT – Cas Particuliers
Personne majeure hors d’état d’exprimer son
consentement et ne faisant pas l’objet d’une mesure de
protection juridique,
• l’autorisation est donnée par la personne de confiance,
ou, à défaut, par la famille, ou à défaut par une personne
entretenant avec l’intéressé des liens étroits et stables.
• si le CPP considère que la recherche comporte un
risque sérieux d’atteinte à la vie privée ou à l’intégrité du
corps humain, l’autorisation est donnée par le juge des
tutelles
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CONSENTEMENT – Cas Particuliers
Personne faisant l’objet d’une mesure de
sauvegarde de justice ne peut être sollicitée aux fins
de participer à une recherche biomédicale.
Personne décédée, en état de mort cérébrale : la
recherche n’est possible que si le consentement a été
exprimé de son vivant ou par le témoignage de la
famille. (art. L1123-14)
Mineur décédé : le consentement doit être exprimé
par les titulaires de l’exercice de l’autorité parentale.
En cas d’impossibilité de consulter l’un des parents, la
recherche peut être effectuée si l’autre parent présent
y consent. (art. L1123-14)
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Engagement
des
responsabilités
de
l’investigateur principal ( ou contrat)
Formulaire de délégation de tâche (liste des co
investigateur et collaborateurs) + curriculum vitae
de tous les collaborateurs
Convention financière quand l’investigateur est
rémunéré, sur la partie concernant le centre
Autre convention s’il y a lieu
Autorisation de lieu lorsque la recherche est
différente de la pratique habituelle.
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Liste d’identification des patients : liste où
apparaissent les codes d’identification des
personnes qui se prêtent à la recherche et
correspondance entre le nom de ces personnes
et le code de la recherche.
Circuit pharmaceutique avec les documents de
traçabilité du conditionnement, de la dispensation
des UT, et les documents concernant le
marquage CE pour les DM.
Document de gestion et comptabilité des
médicaments expérimentaux (observance)
Procédures de levée d'insu et modèle de carte de
levée d'insu si besoin
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Normes biologiques (ou bornes de référence) pour tous
les examens pratiqués
Document concernant la méthode analytique, le
contrôle de la qualité, l’expression et la transmission
des résultats biologiques. (annexe du circuit..)
Le cas échéant, certificat d’accréditation, de contrôle
qualité … pour mener a bien les examens spécifiques
de la recherche
Document de gestion des échantillons biologiques
prélevés (identification et localisation de ces
échantillons)
Correspondance pertinente entre le promoteur et
l’investigateur principal et CR de réunion
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Registre des patients non inclus, obligation
éditoriale. Dans ce registre doivent apparaître les
patients qui d’un point de vue médical répondent
aux critères d’inclusion non inclusion mais qui
refuse de participer à cette étude ou dont le suivi est
impossible sur la durée de l’étude.Ce registre donne
une indication de la population concernée par la
recherche.
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Au cours de la recherche :
Il faut mettre à jour les documents réglementaires:
Avis favorables du CPP, Autorisation des autorités
compétentes ainsi que les amendements et les faits
nouveaux avec les nouvelles versions du protocole, de
la BI, des notices d’information et consentements si
besoin, du circuit pharmaceutique, des documents
concernés par ces amendements et fait nouveaux
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Mise à jour des documents évolutifs :
Formulaire de délégation de tâche avec les CV
correspondant
Normes Biologiques
Liste d’inclusion des patients
Registre des patients éligibles et non inclus
Mettre le CR de la mise en place dans le
classeur
Correspondance
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
Documentation de la notification par le promoteur
aux investigateurs concernés de toute information
susceptible d’affecter la sécurité des personnes
Documentation de la notification par le promoteur
au CPP et à l’AFSSAPS des suspicions d’EIG
inattendus et des faits nouveaux
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DOSSIER PERMANENT
INVESTIGATEUR
A la fin de la recherche :
Mettre à jour tous les documents vu dans la partie
mise à jour au cours du suivi :
Document attestant que l’investigateur a été informé
de la fin de la recherche (Lettre de clôture)
Information des investigateurs des résultats de la
recherche par l’investigateur coordonnateur ou par le
promoteur (résumé du rapport final par exemple)
Rapport
final de la recherche (investigateur
coordonnateur le cas échéant)
Rapport d’audit si le centre a été audité
fiche d’information des résultats globaux de la
recherche à l’attention des participants.
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RECUEIL DES DONNÉES
Le dossier permanent de la recherche doit
comprendre, avant le démarrage de l’essai, les
exemplaires du cahier d’observation et de tout
document ou support servant au recueil des données
(carnet d’autoévaluation, fiche coordonnées patient,
fax d’inclusion…)
Les originaux de ces documents sont conservés par le
promoteur ; les copies par le centre investigateur
(CRFs, queries…)
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RECUEIL DES DONNÉES
Documents ajoutés au dossier pendant le
déroulement de l’essai, au fur et à mesure de leur
disponibilité :
• Cahiers d‘observation (et tout document servant au
recueil des données) complétés, datés et signés
attester que l’investigateur confirme les données
recueillies et transmises au promoteur
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RECUEIL DES DONNÉES
• Documentation des corrections et ajouts apportées
aux cahiers d’observation ou à tout autre document
servant au recueil des données
• Documentation de la notification au promoteur par
l’investigateur
des
évènements
indésirables
conformément à la réglementation et au protocole
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DOCUMENTS SOURCES
• Ils se définissent comme les documents originaux,
données et enregistrements présentant un intérêt pour
la recherche (dossier médicaux, fichiers administratifs,
comptes rendus de laboratoire, radiographies, carnet
d’auto-évaluation, registre de dispensation de la
pharmacie et toute partie du CRF dans laquelle les
données sont recueillies directement conformément
aux dispositions du protocole, document relatifs à la
recherche conservés à la pharmacie ou dans les
laboratoires ….)
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DOCUMENTS SOURCES
Ils permettent de :
prouver l’existence de la personne qui se prête à
la recherche
prouver l’intégrité des données rapportées
vérifier
l’authenticité,
la
cohérence
des
informations recueillies
Dans chaque dossier médical du patient doit
apparaître l’indication que le patient participe à la
recherche (modalités de recueil de consentement)
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DOSSIERS SOURCES
Ensemble des informations figurant dans des
documents originaux, ou dans des copies
authentifiées de ces documents, relatifs aux examens
cliniques, aux observations ou à d’autres activités
menées dans le cadre d’une recherche et nécessaires
à la reconstitution et à l’évaluation de cette recherche.
Les documents dans lesquels les données sources
sont enregistrées sont appelés les documents
sources.
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DOSSIER PERMANENT PHARMACIE
Lorsqu’une recherche portant sur un médicament à
usage humain est conduite dans un établissement
disposant d’une pharmacie à usage intérieur, le
pharmacien
assure
notamment
la
gestion,
l’approvisionnement, la détention et la dispensation
des médicaments expérimentaux.
La documentation comporte notamment les dates, les
quantités, les numéros de lot, les dates de péremption
et les numéros de code uniques attribués aux
médicaments expérimentaux et aux personnes se
prêtant à la recherche.
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DOSSIER PERMANENT PHARMACIE
Ce système fournit une preuve suffisante de
l’administration, aux personnes se prêtant à la
recherche, des doses spécifiées dans le protocole et
permet de vérifier la cohérence des quantités de
médicaments
reçues,
dispensées,
utilisées,
retournées et, le cas échéant, détruites.
Tout écart constaté entre ces quantités est documenté
et un bilan comparatif est établi.
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DOSSIER PERMANENT PHARMACIE
Le dossier permanent Pharmacie, établi dès le début
de la recherche, comprend :
• les
modèles d’étiquettes des médicaments
expérimentaux
permet de vérifier la conformité de l’étiquetage et
l’adéquation par rapport à l’utilisation prévue
• Instructions
concernant
la
détention,
le
conditionnement, la dispensation et l’utilisation des
médicaments expérimentaux et des matériels
nécessaires à la recherche
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DOSSIER PERMANENT PHARMACIE
• La documentation concernant l’expédition et la
réception des médicaments expérimentaux et des
matériels nécessaire à la recherche.
permet de suivre les lots de médicaments, le
contrôle des conditions d’expédition, la réception et la
comptabilité (dates d’expédition, N°de lots….)
• Certificat de libération des lots (et le cas échéant les
certificats d’analyse des médicaments expérimentaux
expédiés)
documenter la libération, l’identité la pureté et le
dosage des médicaments expérimentaux
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DOSSIER PERMANENT PHARMACIE
La BI ou RCP
Le protocole et les amendements
Les documents réglementaires : avis
favorables CPP, autorisation, assurance…
Copie de la lettre d’information au
pharmacien
L’ordonnance
Les procédures de levée d’insu
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DOSSIER PERMANENT PHARMACIE
Documents ajoutés au dossier pendant le
déroulement de l’essai, au fur et à mesure de leur
disponibilité :
• Documents de gestion et de comptabilité des
médicaments expérimentaux sur le lieu de recherche
permet de contrôler que les médicaments ont été
utilisés conformément au protocole
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DOSSIER PERMANENT PHARMACIE
Documents établis après la fin ou l’arrêt anticipé de la
recherche et personnes responsables de leur
conservation
• Documentation finale de la gestion et de la
comptabilité des médicaments
doit comprendre la comptabilité finale et le bilan
comparatif des médicaments expérimentaux (reçus
sur les lieux de recherche, dispensés aux personnes,
retournés par les personnes, retournés au
promoteur…)
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DOSSIER PERMANENT PHARMACIE
• Documentation de la destruction des médicaments
expérimentaux non utilisés (si destruction sous la
responsabilité de la pharmacie)
documenter les modalités de cette destruction,
identification de la traçabilité des lots et des N° des
traitements concernés, les quantités détruites…
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MERCI DE VOTRE PRESENCE
ET DE VOTRE ATTENTION
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