Politique de dépenses - New Brunswick Bar Association

Politique de dépenses
(Adoptée par le Conseil, le 20 juin 2003)
1. Politique générale
a) Toute dépense engagée pour les affaires de l’Association ne peut être employée qu’à une fin prescrite par
cette politique.
b) Le principe des dépenses les plus raisonnables et pratiques doit guider chaque décision financière de
l’Association dans le cadre de l’application de cette politique. Tout conflit entourant le remboursement de
dépenses sera tranché par les administrateurs dirigeants et leur décision sera finale.
c) […]
5. Déplacements
a) Déplacement par véhicule automobile
I. Les frais de kilométrage réclamés pour un trajet séparant deux communautés seront calculés selon un barème
figurant à l’endos du formulaire de réclamation de dépenses.
II. Lorsque la location d’un véhicule est moins chère que le coût du kilométrage total pour se rendre à un même
événement, la location d’un véhicule doit être choisie de préférence.
III. Le remboursement de l’usure du véhicule appartenant à un membre sera de .40 cents par kilomètre ou tout
autre taux approuvé par le Conseil équivalant au maximum du meilleur tarif excursion applicable à un moyen
de transport aérien commercial ou autre type de véhicule.
IV. Lorsqu’une demande de remboursement de kilométrage a été présentée, aucun remboursement de location
automobile ne sera remboursé relativement au même événement (et vice versa). En aucune circonstance, des
frais de kilométrage et des frais de location automobile relativement au même événement ne peuvent être
remboursés, à moins que les administrateurs dirigeants n’approuvent ce double remboursement. Toutes les
demandes de location automobile doivent être effectuées auprès du fournisseur privilégié de l’Association, à
moins que ledit fournisseur privilégié ne puisse fournir ce service, auquel cas il est possible de s’adresser à un
autre fournisseur.
11. Dépenses liées aux panélistes invités à la réunion hivernale
Les frais engagés par les panélistes et les présidents, présidentes des conférences organisées pour les réunions
hivernales ne seront remboursés que pour les dépenses autorisées par cette politique.
a) lorsque les dépenses de voyage ou d’hébergement d’un panéliste ou d’un président doivent être remboursées
par l’ABC-NB-CBA, c’est le personnel qui se charge d’effectuer les réservations.
b) tout panéliste ou président d’une session de FJP a le droit d’assister au déjeuner de l’ABC prévu le jour
même de la session. Si cette personne n’y assiste pas, elle peut choisir de se faire rembourser le prix de son
repas suivant les termes de la présente politique.
c) Les panélistes qui ne soumettent pas leur texte à la division au moins un mois avant la réunion hivernale
doivent apporter leur texte sur place et en nombre suffisant pour les distribuer à tous les participants. Les frais
engagés par un panéliste pour distribuer son texte sur place ne sont pas remboursables par l’ABC-NB-CBA.
d) Les panélistes doivent adresser toutes leurs réclamations de dépenses par écrit à la directrice générale et aux
administrateurs dirigeants avant que des engagements soient pris. La confirmation du financement doit être
reçue par écrit avant la tenue de la conférence ou de la session.
e) Les panélistes ou les présidents de conférences qui ne résident pas au Nouveau-Brunswick peuvent assister à
la réunion hivernale sans frais s’ils ont obtenu au préalable l’approbation des administrateurs dirigeants.
f) Aucun conférencier, ni président d’une session de FJP ne recevra de rétribution pour sa participation à moins
que la directrice générale ne l’approuve au préalable. Un don de 20 $ sera versé au Fonds du Barreau pour le
Droit de demain au nom de tous les panélistes et présidents, présidentes de sessions de FJP.
300-500 cour Beaverbrook Court, Fredericton, N-B, Canada E3B 5X4
tel/tél: 506.452.7818 | toll free/sans frais: 1.866.452.7818 | fax/téléc: 506.459.7959 | [email protected] | www.cba.org/nb
12. Frais d’inscription
a) […]
b) Les panélistes et présidents des sessions de Formation juridique permanente et pour la FJP de la réunion
hivernale ne sont pas tenus de s’inscrire pour assister à la session de FJP à laquelle ils et elles participent.
c) Aucun frais d’inscription à la réunion hivernale ne sera remboursé aux panélistes ou présidents d’une session
de FJP tenue pendant la réunion hivernale.
d) […]
300-500 cour Beaverbrook Court, Fredericton, N-B, Canada E3B 5X4
tel/tél: 506.452.7818 | toll free/sans frais: 1.866.452.7818 | fax/téléc: 506.459.7959 | [email protected] | www.cba.org/nb
Expense Policy
(Adopted by Council June 20 2003)
a) Original receipts and bills must be provided in order for reimbursement to be issued.
b) All travel expenses must be claimed within 30 days from the date the expense has been incurred.
c) […]
5.
a)
I.
II.
III.
IV.
Travel
Travel by Motor Vehicle
Mileage claimed between communities will be based on the grid appearing on the back of the expense
claim form.
Where a vehicle rental is lower in cost to a total mileage claim for travel to the same event, vehicle rental
shall be the preferred option.
Reimbursement for the use of a member's own vehicle will be at the rate of $0.40 per kilometer or any
such other rate approved by Council to a maximum of the best excursion fare on commercial air or
vehicle transportation.
Where a mileage claim has been filed no claim for car rental for the same event shall be accepted (and
vice versa). Under no circumstances shall both a mileage claim and vehicle rental claim be reimbursed
for the same event unless approved by the Table Officers. All vehicle rentals must be made with the
Association's preferred supplier but where the preferred supplier cannot offer service, another supplier
may be used.
11.
MidWinter Speaker Expenses
Speakers and Chairpersons for the MidWinter conferences will only be reimbursed for their expenses as set out by
this policy.
a)
Where the travel or accommodation expenses of a speaker or chairperson are to be reimbursed by ABCNB-CBA, such bookings are to be made by the ABC-NB-CBA office staff.
b)
Any Speaker or Chairperson of a CLE session is entitled to attend the CBA luncheon scheduled on the
day of the session, or can choose to be reimbursed in accordance with this policy.
c)
Speakers who do not submit a paper to the Branch at least one month prior to the MidWinter meeting
must provide papers on-site and in sufficient copies to the attendees. The cost for a speaker to provide the
paper on-site is not reimbursable by ABC-NB-CBA.
d)
All speaker expense requests must be made in writing to the Executive Director and Table Officers before
any commitments are made to speakers. Confirmation of funding must be received in writing prior to the
conference or session.
e)
Speakers or Chairpersons who do not reside in New Brunswick may attend the MidWinter meeting at no
cost with prior written approval of the Table Officers.
f)
No speakers or chairpersons of a CLE session will be paid an honorarium unless prior approval is
received from the Executive Director. A $20 donation will be made in their name to CBA's Law for the
Future Fund for all speakers and Chairs of a CLE session.
12.
a)
b)
c)
d)
Registration Fees
[…]
Speakers and chairs of Continuing Legal Education and MidWinter CLE sessions are not required to
register to attend the CLE session in which they are participating.
No registration fees to attend the MidWinter meeting shall be reimbursed to any speakers or chairs of a
CLE session held during the MidWinter meeting.
[…]
300-500 cour Beaverbrook Court, Fredericton, N-B, Canada E3B 5X4
tel/tél: 506.452.7818 | toll free/sans frais: 1.866.452.7818 | fax/téléc: 506.459.7959 | [email protected] | www.cba.org/nb