Développez vos activités en toute confiance
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Développez vos activités en toute confiance
Développez vos activités en toute confiance Guide pour les entreprises dont les besoins dépassent les fonctions de QuickBooks Assurez la continuité et la croissance de votre entreprise Que vous conceviez des widgets, que vous vendiez des services ou que vous transportiez des marchandises, vous dépendez de vos collaborateurs et eux-mêmes dépendent des outils mis à leur disposition pour gérer vos processus métier. De nombreuses entreprises arrivent à une période charnière où les outils et systèmes qui accompagnaient leur croissance initiale entravent désormais leur capacité à agir avec agilité et visibilité. Vos activités se diversifient et gagnent en complexité. Ainsi, vous ne pouvez plus vous contenter de fonctions basiques de comptabilité et de gestion des stocks, ni de rapports axés sur le passé. Vous avez besoin d'une solution de gestion complète qui tire parti des dernières innovations (Cloud Computing, mobilité, connectivité sur les réseaux sociaux), disponible en toute simplicité pour vos collaborateurs et sans risque pour votre trésorerie. L'évaluation de nouvelles solutions de gestion d'entreprise peut sembler considérable. Cependant, les options et les ressources disponibles pour les PME n'ont jamais été aussi favorables et abordables. Ce guide et les ressources complémentaires vous aideront à : Identifier les signes indiquant que les besoins de votre entreprise dépassent les fonctions de votre solution QuickBooks. Comprendre les questions que vous devez poser durant le processus d'évaluation. écouvrir comment une solution d'entreprise Microsoft peut vous aider à développer vos D activités en toute confiance. Cinq signes indiquant que QuickBooks peut freiner votre croissance Vos collaborateurs perdent-ils un temps précieux à dupliquer des entrées de données ou à tenter de configurer la solution QuickBooks afin de la doter de fonctionnalités pour lesquelles elle n'a pas été conçue ? Vous pouvez trouver des solutions de contournement à court terme, mais plus vous attendez, plus vous perdez du temps. Si vous vous reconnaissez dans l'un de ces cas de figure, il est temps de remplacer QuickBooks par une solution de gestion d'entreprise plus complète. Vous ne pouvez pas faire évoluer les opérations pour soutenir la croissance de votre entreprise. Si votre entreprise est freinée par le nombre d'utilisateurs ayant accès aux informations, par les limites de transactions ou par les restrictions de capacité de votre base de données, le temps est venu de trouver une solution capable d'évoluer pour accompagner votre croissance. Alors que vous développez vos gammes de produits et conquérez de nouveaux marchés, vos processus de gestion deviennent plus complexes. Avec un logiciel de comptabilité de base, même les processus les plus simples (facturation, clôture mensuelle, par exemple) peuvent prendre des heures, voire des jours. Vous devez automatiser vos processus de gestion afin de faire face à la croissance sans coûts supplémentaires. Vous ne pouvez plus contrôler individuellement vos activités. Avant, vos collaborateurs avaient une correspondance unique avec les fonctions qu'ils géraient. Désormais, vous ne disposez plus des contrôles nécessaires pour assurer une piste d'audit détaillée et exacte. Si plusieurs utilisateurs peuvent modifier des écritures financières sans véritable suivi, il devient difficile d'identifier les auteurs de ces opérations. Protégez votre entreprise avec une solution qui prend en charge et applique des rôles et des processus bien définis, et qui vous offre un contrôle plus strict sur les fonctions critiques, comme les paiements, les achats ou la gestion des stocks. (Suite page suivante) Pourquoi les entreprises adoptent de nouvelles solutions de gestion 54 % Intégration des processus 50 % Résolution des problèmes de traitement des commandes 50 % Obsolescence matérielle et logicielle 38 % Résolution des doublons et erreurs de données 35 % Réduction des stocks excédentaires Source : Nucleus Research : « Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMBs » (Applications d'entreprise Microsoft Dynamics pour les PME). Cinq signes indiquant que QuickBooks peut freiner votre croissance Vous êtes réactif alors que vous devez faire preuve de proactivité. Bien sûr, QuickBooks peut vous donner un aperçu de vos performances commerciales pour le dernier trimestre. Mais connaissez-vous les produits qui ont généré les marges les plus importantes et les clients susceptibles d'acheter ces produits en plus grande quantité ? Au lieu d'examiner les rapports des dernières performances, dotez-vous d'une réelle visibilité sur les activités en cours et les tendances à venir pour faire avancer votre entreprise. Avec une solution de gestion d'entreprise adaptée, vous disposez d'une visibilité totale sur les moteurs de votre rentabilité et pouvez transformer les profits en trésorerie pour soutenir votre future croissance. Vous n'avez pas les moyens de prendre en charge des équipes mobiles. Aujourd'hui, une entreprise ne se limite pas au périmètre de ses bureaux : en déplacement, et même chez eux, les collaborateurs peuvent continuer à travailler. Vos collaborateurs doivent rester connectés, productifs et satisfaits des systèmes qui prennent en charge la mobilité et la flexibilité qu'ils attendent. Vous n'arrivez pas à satisfaire les attentes de vos clients. Avez-vous recours à QuickBooks pour la gestion de vos finances, et à d'autres systèmes pour le suivi des interactions clients ou l'organisation des livraisons ? Si vous ne disposez pas d'une vue exhaustive sur vos activités pour faire le suivi des interactions avec vos clients, prévoir la demande et gérer vos finances, et si ces systèmes ne sont pas reliés, il se peut que vous ne puissiez satisfaire les attentes de vos clients. Pour réussir dans une économie où la concurrence fait rage, votre chaîne logistique doit être parfaitement opérationnelle. De plus, vous devez savoir gérer les besoins de vos clients et de vos fournisseurs. Les signes ne trompent pas. Alors que faire ? Évaluez vos options Lorsque vous commencerez vos recherches, vous découvrirez qu'il existe pléthore de progiciels de gestion intégrée (solutions ERP) et de systèmes de gestion d'entreprise. Et en termes de fonctionnalités, il est souvent difficile de faire la distinction. La plupart des solutions offrent une gestion et un reporting financiers, la gestion de la chaîne logistique ainsi que des fonctions de gestion de projet, de service et de relation client plus ou moins approfondies. Certains fournisseurs proposent également des fonctionnalités analytiques avancées, destinées à des secteurs d'activité spécifiques. Vous devrez déterminer les fonctionnalités de base dont vous avez besoin. Mais si 90 % d'entre elles se retrouvent dans tous les systèmes des fournisseurs, vous devrez aussi songer à des fonctions plus avancées. Prenez en compte des différenciateurs clés comme l'expérience utilisateur, les capacités de collaboration, les options de déploiement ainsi que le sérieux et la stabilité du fournisseur. Questions à poser durant le processus d'évaluation Voici cinq questions à poser pour choisir une solution plus avancée. 1 Le système est-il facile à comprendre et à utiliser ? Vos collaborateurs ont l'habitude d'utiliser QuickBooks. Vous ne voulez pas couper leur élan en proposant une formation sur un nouveau système alors que l'activité est en plein essor. Assurez-vous de choisir un fournisseur qui propose une solution dotée des fonctionnalités suivantes : • Expérience utilisateur simple et intuitive. Pour une adoption optimale des utilisateurs et des coûts de formation réduits, dotez-vous d'une interface basée sur les rôles. Les tâches et les rapports doivent être personnalisés et les workflows clairs. • Outils de productivité intégrés. La gestion de votre entreprise est considérablement facilitée lorsque vous pouvez synchroniser votre calendrier, votre messagerie et vos systèmes de gestion d'entreprise, le tout depuis une source unique et fiable. Optez pour une solution capable de connecter et d'intégrer le système chargé de gérer vos finances, votre chaîne logistique et vos opérations avec les outils de productivité de Microsoft® Office, le tout via une authentification unique. Ainsi simplifiez-vous les tâches et améliorez l'efficacité. Pourquoi les entreprises adoptent le cloud 64 % 2 Avec la consumérisation de la technologie, la frontière entre l'informatique professionnelle et privée est devenue floue. Les utilisateurs attendent que leur solution (professionnelle ou non) soit intuitive, accessible depuis n'importe quel type d'appareil et toujours disponible. Nous permet de faire des tests plus facilement et moyennant un faible coût 61 % Répertoriez les appareils (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes et smartphones) que vos collaborateurs utilisent pour la production. Puis, déterminez comment les solutions que vous envisagez prennent en charge ces appareils et leurs applications clés. La solution idéale sera accessible sur les appareils les plus utilisés par vos collaborateurs, qu'ils soient au bureau, chez eux ou en déplacement. Nous permet de collaborer de manière plus approfondie avec nos partenaires commerciaux 60 % Permet à nos ressources informatiques de s'atteler à des questions plus stratégiques 57 % Est une source de compétitivité pour les utilisateurs pionniers Source : « SMB Business in the Cloud 2012 » (Les PME dans le cloud en 2012) ; « How the Cloud Looks from the Top: Achieving Competitive Advantage in the Age of Cloud Computing. » (À quoi ressemble le cloud vu d'en haut : comment renforcer sa compétitivité à l'ère du Cloud Computing), rapport des services d'analyse du Harvard Business Review. La solution prend-elle en charge les nouvelles habitudes de travail ? 3 Le fournisseur propose-t-il des options de déploiement qui correspondent à mes activités ? Lorsque vous envisagez une nouvelle solution de gestion d'entreprise, vous pouvez également évaluer le modèle informatique nécessaire pour la prendre en charge. Si vous disposez de la version en ligne d'une solution de comptabilité d'entrée de gamme, prévoyez-vous d'investir dans l'infrastructure pour gérer votre nouvelle solution en interne ? Ou préférez-vous administrer une solution basée sur le cloud ? Si votre système existant est obsolète, souhaitez-vous passer à un déploiement externalisé ou basé sur le cloud ? Par exemple, une solution cloud permet d'éviter d'importants investissements initiaux en matériel et de réduire les besoins en personnel. Un déploiement sur site, quant à lui, vous offre davantage de contrôle sur l'emplacement de vos données et les futures mises à jour. Les meilleures solutions vous donnent le choix entre des déploiements basés sur le cloud, sur site et hybrides pour répondre aux besoins et exigences uniques de votre entreprise. 4 Quel est le modèle de services du fournisseur après la vente ? La plupart des organisations font appel à des tiers lorsqu'il s'agit de déployer une solution. Pour assurer la cohérence et la prévisibilité de vos opérations, vous pouvez recourir à une assistance pour l'implémentation, à une intégration système ou à une prise en charge continue. Le fournisseur propose-t-il un écosystème de services et d'implémentations avec des prestataires prêts à intervenir dans votre secteur ? De plus, le fournisseur proposera-t-il des solutions innovantes pour vous aider à vous adapter aux nouvelles complexités du marché ? En tant que gérant d'entreprise, vous savez qu'il est primordial de proposer une réelle valeur à vos clients. Le fournisseur manifeste-t-il un engagement permanent envers les avancées technologiques ? Enfin, n'oubliez pas les fluctuations de prix après la première année. Les prestataires peuvent proposer des paiements mensuels bas qui augmentent de manière considérable après expiration du premier contrat. S'ils gardent vos données dans le cadre d'un contrat à long terme, ils pourraient mettre votre entreprise en danger. 5 Le fournisseur comprend-il et se concentre-t-il sur les besoins des PME ? Idéalement, lorsque vous déployez un système de gestion d'entreprise, les avantages dont vous bénéficiez vont au-delà de la simple automatisation des processus manuels. Les intérêts des solutions de gestion pour une entreprise sont nombreux : • • • • Hausse des ventes avec moins de remises commerciales Amélioration de l'efficacité de la force de vente et du volume de commande moyen Amélioration des rotations de stock et réduction des ruptures de stock Réduction des coûts de production Lorsque vous évaluez les fournisseurs, étudiez la façon dont ils ont aidé des entreprises comme la vôtre à atteindre les objectifs que vous visez. Demandez à consulter des études de cas qui représentent des clients de taille et de secteur similaires, et vérifiez bien les références. La décision ne doit pas être prise à la légère. Menez votre enquête. Découvrez comment des entreprises comme la vôtre ont réussi leur transition de QuickBooks à Microsoft Dynamics. Un industriel atteint les limites de QuickBooks et triple sa croissance avec Microsoft Dynamics (en anglais) Un centre d'arts du spectacle migre vers le cloud pour simplifier sa gestion financière et se concentrer sur ses objectifs (en anglais) Un fournisseur technologique avec des clients dans le monde entier économise 5 millions de dollars sur les coûts d'intervention (en anglais) Un fabricant de semiconducteurs met en œuvre une solution ERP en six semaines et contrôle plus étroitement son activité (en anglais) Essayez une solution d'entreprise Microsoft Essayez dès maintenant Développez-vous en toute simplicité avec une solution d'entreprise Microsoft Les meilleures solutions d'entreprise conjuguent puissance, facilité d'utilisation et flexibilité... Et sont conçues par Microsoft. Nos solutions de gestion d'entreprise sont faciles à comprendre et à utiliser. De plus, leur implémentation est rapide. Elles remplaceront efficacement votre logiciel de comptabilité dépassé et insuffisant. Les solutions d'entreprise Microsoft offrent de nombreux avantages : Connexion des utilisateurs, des processus et des systèmes depuis un emplacement unique La gestion de votre entreprise est considérablement facilitée lorsque vous pouvez synchroniser votre calendrier, votre messagerie et vos systèmes de gestion d'entreprise, le tout depuis une source unique et fiable. Une solution d'entreprise Microsoft vous permet de disposer des fonctionnalités de gestion de Microsoft Dynamics ainsi que d'Office 365™ pour relier directement les données à la manière de travailler des utilisateurs. Avec une expérience utilisateur unifiée et une authentification unique, vous disposez des outils dont vous avez besoin pour gérer vos finances, votre chaîne logistique et vos opérations, tout en assurant la productivité de vos collaborateurs. Des fonctionnalités pour travailler où que vous soyez Vos activités ne s'arrêtent pas parce que vous êtes en déplacement ou que vous travaillez de chez vous. Contrôlez votre organisation et donnez à vos collaborateurs la possibilité de travailler dès qu'il le faut. Microsoft Dynamics et Office 365 vous permettent de surveiller vos activités, de collaborer sur des documents, de saisir et d'approuver des transactions où que vous soyez, depuis votre ordinateur de bureau, votre tablette ou votre téléphone. Un soutien pour vos projets de croissance Nous disposons d'un réseau mondial de partenaires certifiés Microsoft Dynamics dotés d'une réelle expertise sectorielle, et proposons une grande variété de solutions packagées et personnalisées pour vendre et implémenter nos solutions. Les outils RapidStart favorisent des implémentations plus rapides et moins risquées, et assurent la migration des données existantes pour devenir opérationnel en quelques jours voire quelques heures seulement. Dans le cloud ou sur vos serveurs, démarrez selon vos besoins du moment, et ajoutez des capacités et des utilisateurs au rythme de votre croissance. Choisissez Microsoft Dynamics Venez nous rendre visite pour discuter avec un représentant Microsoft, visualiser une démonstration ou en savoir plus sur nos solutions destinées aux PME. Appelez le 09 70 01 90 90 pour vous entretenir avec un représentant Microsoft. © 2014 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. 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