cahier des charges pour l`instruction et le controle de service fait de l

CAHIER DES CHARGES
POUR L’INSTRUCTION
ET LE CONTROLE DE SERVICE FAIT
DE L’ASSISTANCE TECHNIQUE DU FPSPP
Date limite de dépôt des dossiers de candidature le 25/08/2014
1. Contexte
Dans le cadre du programme opérationnel FSE « Compétitivité régionale et emploi 2007/2013 », le
Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours professionnels, organisme intermédiaire, dispose d’une
Subvention globale au titre du FSE à hauteur de 412 337 763€ pour une période de réalisation
comprise entre le 21 avril 2009 et le 31 décembre 2015.
En tant qu’organisme intermédiaire le Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours professionnels est
maître d’ouvrage de deux opérations d’assistance technique, en cours, pour les périodes 2011-2013
et 2014-2015 dont le coût total prévisionnel éligible s’élève à 3 935 011 €.
2. Objectifs généraux
Conformément à l’article 58b du Règlement CE n°1083/2006 relatif au respect du principe de
séparation des fonctions entre les systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels
et aux procédures décrites dans son descriptif du système de gestion et de contrôle (DSGC), le Fonds
Paritaire de Sécurisation des Parcours professionnels (FPSPP) fait appel à un prestataire externe,
En effet, il s’agit d’assurer la séparation fonctionnelle entre service bénéficiaire et service gestionnaire
(qui réalise l’instruction et le contrôle de service fait de l’aide du FSE), lorsque l’organisme
intermédiaire est lui-même le maître d’ouvrage d’opérations,
Ainsi, le FPSPP est le service bénéficiaire via son Directeur général et le responsable du Service
Projets. L’organe instructeur de l’AT, composée paritairement par le Trésorier et le Trésorier adjoint du
FPSPP, est le service gestionnaire de l’opération. Ce dernier externalise sa mission mais reste
superviseur et responsable.
11, rue Scribe 75009 Paris  Tél.: 01 81 69 01 40  Fax : 01 81 69 01 42  e-mail : [email protected]
Association Loi 1901. Agrément ministériel paru au J. O. du 16 mars 2010 - Siret : 480 468 107 000 10 - NACE : 9499Z
3. Définition des missions du prestataire
Le prestataire retenu à l’issue de la procédure de sélection aura deux missions spécifiques qui seront
l’instruction du dossier de subvention des opérations « assistance technique » et le contrôle de
service fait des bilans d’exécution des opérations « assistance technique » en conformité avec
l’instruction DGEFP n°2008-16 du 6 octobre 2008 portant sur les contrôles de service fait (tranche
2011) ainsi que l’instruction DGEFP n°2012-11 du 29 juin 2012 relative aux modalités de CSF des
dépenses déclarées (tranches 2012 à 2015)et son additif du 12 mars 2013. Les sources
règlementaires en référence (dont article 60 du Règlement n°1083/2006 et article.13 du Règlement
n°1828/2006, …).
Il assure les missions d’appui au gestionnaire de ladite opération.
3.1 Instruction de l’assistance technique
Dépôt de la demande de subvention : La demande est élaborée par le responsable du service
projets, signée et cachetée par le Directeur Général, bénéficiaire de l’opération
Elle est alors envoyée au gestionnaire de l’opération organe instructeur de l’AT qui traite la
recevabilité du dossier :
-
Enregistrement de la réception du dossier : création du dossier sur PRESAGE et édition d’une
attestation de dépôt,
-
Vérification de la complétude et de la conformité du dossier, demande de pièces
complémentaires, le cas échéant et édition d’une attestation de recevabilité. Il saisit la
recevabilité sur PRESAGE.
Le prestataire retenu en appui de l’organe instructeur de l’AT effectue l’instruction du dossier de
demande de subvention par un échange avec le Service Projets. Il élabore, signe le rapport
d’instruction et le retourne à l’organe instructeur de l’AT qui assure la validation de ce rapport par ses
signatures.
[Pour cela, le prestataire sélectionné s’assurera notamment de l’éligibilité de l’opération, des actions
qui la composent, des dépenses et des ressources, de la recevabilité du plan de financement en
considération des conditions d’exécution de l’opération, mais également de la compatibilité de la
période de réalisation avec le calendrier de programmation de l’opération et de notre capacité à
répondre aux obligations communautaires.
Il utilisera le formulaire type de la DGEFP intitulé « Rapport d'instruction ».]
Les résultats de l’instruction sont saisis sur PRESAGE par le gestionnaire [organe instructeur de l’AT]
« Programmation / sélection de l’opération L’organe instructeur de l’AT transmet aux membres de
l’instance de sélection (Commission de sécurisation des parcours professionnels, ci-après CSPP) et
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à l’autorité de gestion, le dossier de demande de subvention accompagné du rapport d’instruction.
Les membres de CSPP examinent le dossier et le rapport d’instruction.
Les membres de la commission délibèrent. Ils arrêtent une proposition de sélection pour le Conseil
d’administration ou le Bureau (instance de programmation) par un avis (favorable, favorable sous
conditions, ajourné, défavorable).
Les administrateurs de l’instance de programmation examinent les avis et délibèrent en vue d’une
programmation.
Trois décisions possibles : programmé, ajourné, refusé.
Seule l’instance de programmation peut lever un ajournement après nouvelle proposition par avis de
l’instance de programmation.
Sa décision est portée sur le relevé de décisions ou le Procès-verbal de l’instance de décision (CA ou
bureau).
[…]
Le gestionnaire enregistre la décision de l’instance de programmation sur PRESAGE après
information de la décision au bénéficiaire.
Le Directeur Général transmet à l’autorité de gestion déléguée le procès verbal de l’instance de
programmation.
Toute modification significative d’une opération programmée sera soumise à une reprogrammation
dans le respect des procédures décrites ci-dessus.
L’Acte attributif unilatéral de subvention
Le prestataire retenu prépare l’acte attributif unilatéral de subvention, l’organe instructeur de l’AT
l’édite et le transmet en deux exemplaires pour signature et cachet à l’organe instructeur de l’AT. Le
bénéficiaire reçoit un exemplaire de l’acte attributif unilatéral et une copie du procès-verbal.
3.2 Contrôle de service fait de l’assistance technique
Il s’agit de la vérification administrative et comptable des bilans d’exécution (intermédiaire et final)
ainsi que tout ou partie des pièces justificatives afférentes pour l’opération « assistance technique ».
Pour cela le prestataire utilisera le formulaire type de la DGEFP intitulé « Rapport de contrôle de
service fait » et respectera, entre autres, les 4 phases suivantes :
-
Analyse des dépenses (vérification du périmètre matériel et temporel de l’opération,
vérification des modes de comptabilisation des dépenses directes et indirectes, examen des
pièces justificatives comptables mises à disposition par le bénéficiaire) ;
-
Analyse des ressources ;
-
Ajustement du plan de financement ;
-
Respect des obligations liées au financement communautaire.
Le contrôle de Service Fait de l’Assistance Technique est assuré par le prestataire.
Dépôt du bilan annuel d’exécution : le bilan est réalisé par le responsable du service Projets, signé et
11, rue Scribe 75009 Paris  Tél.: 01 81 69 01 40  Fax : 01 81 69 01 42  e-mail : [email protected]
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cacheté par le Directeur Général.
Il est alors transmis à l’organe instructeur de l’AT pour contrôle.
Il utilisera le formulaire type de la DGEFP intitulé « Rapport de contrôle de service fait ».]
Le prestataire retenu effectue alors le contrôle de service fait. Il élabore et signe le rapport de contrôle
de service fait et propose à l’organe instructeur de l’AT le montant de la participation due pour
l’opération. L’organe instructeur vérifie la régularité des conclusions du prestataire et signe à son tour
ce rapport.
Les résultats du contrôle de service fait sont soumis au service bénéficiaire : au responsable du
service projets et au Directeur Général qui disposent d’une période contradictoire de 30 jours. En cas
d’observations pendant la période contradictoire, le prestataire retenu continue sa mission de
contrôleur, à la demande de l’organe instructeur de l’AT.
A l’issue de cette période ou après modification des résultats, le prestataire retenu propose à l’organe
instructeur de l’AT, une notification des conclusions finales du CSF conformes au rapport de service
fait correspondant.
Les missions du service gestionnaire, organe instructeur de l’AT demeurent sous la supervision et la
responsabilité de l’organisme intermédiaire. Les résultats définitifs sont présentés et actés par
l’instance de décision comptant parmi ses membres un commissaire du gouvernement disposant d’un
droit de veto, sur présentation du Directeur Général.
Le rapport est alors enregistré sur PRESAGE par le gestionnaire et envoyé aux autorités de
certification et de gestion.
4. Les compétences clefs
a) Connaissance et pratique des dispositifs européens et du fonds structurel FSE ;
b) Capacité à réaliser l’instruction et le contrôle de service fait des dossiers FSE des organismes
intermédiaires ;
c) Connaissance de l’environnement de la formation professionnelle continue ;
d) Capacité pédagogique et de synthèse (présentation des résultats) ;
e) Capacité de réactivité (corrections rapides des rapports suite aux réponses du FPSPP afin de
respecter les échéances).
5. Présentation des candidatures et des offres
Le candidat doit communiquer une note de présentation, conforme au présent cahier des charges,
comportant obligatoirement les informations suivantes :
a) La proposition de service répondant au présent cahier des charges ;
b) Les domaines de compétence et d’expertise du candidat en lien avec la nature du présent
appel à candidatures, notamment la méthodologie des travaux de CSF ;
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c) La description des moyens techniques et humains affectés spécifiquement à l’exécution de
l’opération ;
d) Le coût de la prestation détaillé par poste de dépenses (nombre de jours, frais de
déplacement,…) exprimés en euros HT, TVA et TTC.
6. Conditions de remise des offres
Les offres seront soit adressées par courrier postal recommandé avec accusé de réception dont la
date limite de réception est fixée au 25 août 2014, à l’attention du service juridique du FPSPP, ou
remises en mains propres au secrétariat du service juridique contre récépissé au plus tard le
25 août 2014 à 16h, à l’adresse suivante : FPSPP, 11, rue scribe, 75009 PARIS.
Qu’elle que soit l’option retenue, les offres seront également adressées par courrier électronique à
l’attention
du
service
juridique
et
du
service
projets
aux
adresses
mails
suivantes :
[email protected] et [email protected].
7. Critères de choix des offres
L’offre retenue sera celle jugée économiquement la plus avantageuse au regard des critères
suivants :
a) L’expérience du candidat ;
b) Les moyens humains déployés pour répondre à ce cahier des charges et les compétences de
l’équipe dédiée ;
c) La conformité avec le cahier des charges
d) Le coût de la prestation
8. Modalités de paiement du prestataire retenu
Les conditions tarifaires de l’offre retenue sont fermes et définitives, sans révision des prix. Le
paiement des prestations réalisées interviendra après validation du Directeur Général du FPSPP. Sur
demande écrite le FPSPP pourra verser une avance de 30% du devis au prestataire retenu.
9. Calendrier
5 août 2014 : diffusion du présent cahier des charges
25 août 2014 date limite de dépôt des offres des prestataires
29 aout 2014 : date de la sélection du prestataire
Instructions :
Instruction de l’avenant 2011-2013 :
-
Lancement de la mission, semaine 36 : et remise de la demande d’avenant 2011-2013 au
prestataire,
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-
Date limite pour la remise définitive du rapport d’instruction réalisé par le prestataire :
19 septembre 2014 pour passage en Commission SPP du 30 septembre 2014 et en CA du 14
octobre 2014.
Instruction de l’opération 2014-2015 :
-
Remise du DDS au prestataire sélectionné : 26 septembre 2014,
-
Date limite de remise du rapport d’instruction : 10 octobre 2014.
Contrôles de service fait :
Lancement de la mission et envoi des bilans d’assistance technique 2011 et 2012 au prestataire
sélectionné : semaine 36,
Remise des rapports de service fait 2011 et 2012 par le prestataire : 18 septembre 2014 et départ du
délai de contestation pour le FPSPP
19 septembre 2014 : envoi du bilan d’assistance technique 2013 au prestataire sélectionné
8 octobre 2014 : remise du rapport de CSF 2013 et départ du délai de contestation pour le FPSPP
Pour les tranches annuelles d’exécution 2014 et 2015 :
31 mars n+1 : remise du bilan d’assistance technique de la tranche concernée
15 mai n+1 : remise du rapport de CSF de la tranche concernée
10. Clauses juridiques
Le prestataire sélectionné s’engage à respecter l’ensemble des procédures fixées par les instructions
et sources règlementaires communautaires et nationales, ainsi que le calendrier fixé dans le présent
cahier des charges.
Il s’engage notamment à remettre au FPSPP l’ensemble des documents qui auront concouru à
l’exécution de sa mission (à chaque clôture d’une instruction et d’un CSF).
11, rue Scribe 75009 Paris  Tél.: 01 81 69 01 40  Fax : 01 81 69 01 42  e-mail : [email protected]
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