Procès-verbal de l`assemblée générale annuelle 2010

CT 447
Procès-verbal
de
l’assemblée
générale
annuelle
des
copropriétaires du Syndicat Les Jardins du Château, tenue au
Château, le 28 janvier 2010 à 18 h 45.
1.
Vérification du quorum et ouverture de l’assemblée
69 propriétaires sont présents, en personne ou par procuration, ce qui représente 66 %
de l’ensemble des copropriétaires du Syndicat. Le quorum est constaté.
2.
Régularité de l’avis de convocation
L’avis de convocation envoyé aux copropriétaires est conforme à la déclaration de la
copropriété et a été distribué dans les délais prescrits. Sa validité est donc constatée.
Proposé par Richard Roy
Appuyé par Michel Simard
Adopté à l’unanimité
3.
Nomination d’un président et d’un secrétaire d’assemblée
Le président du Conseil propose à l’Assemblée la nomination de Carole Theauvette à
titre de présidente d’assemblée.
Proposé par Michel Isabelle
Appuyé par Raymond Chauvet
Adopté à l’unanimité
Il est proposé que Christiane Théberge agisse comme secrétaire d’assemblée.
Proposé par Michel Isabelle
Appuyé par Yamilée Beauchamp
Adopté à l’unanimité
4.
Adoption de l’ordre du jour
La présidente d’assemblée demande s’il y a des modifications à apporter à l’ordre du
jour modifié qui a déjà été circulé aux membres.
Il est résolu d’adopter l’ordre du jour modifié.
Proposé par Michel Suys
Appuyé par Yamilée Beauchamp
Adopté à l’unanimité
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5.
Adoption du procès-verbal du 29 janvier 2009
La présidente d’assemblée invite l’Assemblée à adopter le procès-verbal.
Suzanne Ouellet suggère l’ajout de la phrase suivante au point 13 b) sous certificat de
localisation, à la suite du premier paragraphe : « Monsieur Jean-Charles Desjardins
mentionne qu’il examinera la question ».
Il est résolu d’approuver le procès-verbal no 430 du 29 janvier 2009, tel que modifié.
Proposé par Michel Simard
Appuyé par Suzanne Ouellet
Adopté à l’unanimité
6.
Rapport du président du Conseil d’administration
Le président du Conseil d’administration, Michel Isabelle, présente le rapport en
soulignant qu’il s’agit du rapport de l’ensemble des réalisations du Conseil
d’administration et non seulement du président. Il mentionne que le rapport sera
disponible sur le site Web du Syndicat dès le lendemain.
7.
Rapport de la représentante du comité du patrimoine arboré
Christiane Théberge rappelle qu’à l’automne 4 personnes se portent volontaires pour
procéder à un état de situation du parc arboré. Celles-ci font une première tournée,
suivie d’une autre, avec le spécialiste John Sheehan de la firme Christie’s Tree Service.
Fin septembre, le groupe dépose au Conseil d’administration un rapport qui
recommande plus d’une centaine d’interventions au parc, dont 9 arbres à couper, 14 à
planter. Le groupe recommande aussi de se doter d’un plan de gestion du parc et d’un
comité permanent pour en assurer le suivi.
En novembre, le Conseil approuve le rapport et officialise le comité et les interventions
recommandées ont lieu, après approbation de la Ville pour la coupe des arbres.
Le comité s’est réuni en janvier pour préparer un plan d’action pour l’année qui vient
ainsi que pour discuter des grandes lignes d’un plan de gestion stratégique à plus long
terme.
Madame Théberge présente les grandes lignes du plan d’action pour l’année qui vient,
remercie les copropriétaires qui sont membres du comité : Lucie Lahaie, Francine
Desjarlais, Sophie Thibault, Michel Miron et Yves Dubé. Elle souligne que le rapport du
comité au CA, ainsi que son mandat sont disponibles sur le site Web du Syndicat.
8.
Rapport du représentant du SJC à L’ARJC
Raymond Chauvet, représentant de l’ARJC, rappelle que l’Association récréative est
propriétaire du Château et qu’elle gère l’ensemble des activités qui s’y tiennent.
L’Association a terminé son année financière au 31 décembre dernier en bonne situation
avec des profits de plus de 30 000 $.
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Raymond Chauvet fait le point sur quelques dossiers de l’ARJC :
 Travaux au Château: une subvention de 25 000 $ pourrait être obtenue de la
ville de Gatineau à condition que les travaux équivalent à 75 000 $. Il faut
évaluer les travaux nécessaires à la façade et aux pignons.
 Achats des terrains de la pinède sud : suite à l’indication que le nouveau
propriétaire serait Marcel Beaudry, l’ARJC a manifesté à monsieur Beaudry son
intérêt à acquérir le terrain. Des nouvelles sont attendues. Entretemps, un
comité de sauvegarde de la pinède sud a été mis en place à l’initiative de
copropriétaires des maisons de ville et du Neufchâtel. Le comité fait circuler
une pétition.
 Comité sur le portail : un comité de l’ARJC, composé de trois membres, Richard
Roy, Nanette Thibault et Joël Marier a été mis en place. Richard Roy fait rapport
sur les priorités du comité : 1- mise à jour des solutions de réfection; 2alternatives de financement. Il y a urgence d’agir pour sécuriser ce portail dont
certaines parties menacent de s’écrouler.
 Piscine : des réparations sont également prévues à la piscine (béton).
9.
Présentation des états financiers au 31 octobre 2009
En l’absence du trésorier, le président présente les états financiers au 31 octobre 2009,
accompagnés de trois documents : 1 -Notes explicatives par le Conseil d’administration;
2 -Budget réel – opérations courantes au 31 octobre 2008; et 3 - Notes sur les modalités
essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés.
La présidente d’assemblée invite les questions.
Charles Lepoutre questionne les écarts importants entre le budget et les dépenses
réelles, notamment au chapitre des cheminées, de la peinture et de la surveillance des
travaux.
Michel Isabelle informe l’Assemblée que des réfections plus importantes que prévues
ont en effet été nécessaires sur 17 cheminées. Il n’avait pas été possible de détecter
ces travaux lors de la préparation du plan quinquennal. Ce n’est que lors de l’ouverture
de la première cheminée qu’on a pu constater l’ampleur des travaux essentiels au plan
de la sécurité. Quant à la peinture, la température clémente nous a permis de sabler
37 terrasses et d’en teindre la majorité.
Lucie Lahaie se dit préoccupée par la sécurité des cheminées intérieures qui n’ont pas
été rénovées et demande si, par mesure de sécurité, il n’y aurait pas lieu d’installer des
gaines intérieures. Elle demande qu’un avis soit obtenu et qu’il fasse l’objet d’une
publication aux copropriétaires.
10.
Nomination des vérificateurs
Conformément à la résolution adoptée lors de l’assemblée générale 2009, le Conseil
d’administration a procédé à un appel d’offres et deux offres de services ont été reçues.
Étant donné que les comptables Lévesque Marchand ont présenté une offre de 80 %
inférieure, le Conseil recommande de leur accorder le mandat de vérification pour
l’année 2010.
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Proposé par Gilles Turcotte
Appuyé par Yamilée Beauchamp
Adopté à l’unanimité
11.
Élection de deux administrateurs
Attendu que le mandat de deux administrateurs, Michel Miron et Christiane Théberge,
est arrivé à échéance, il faut combler ces postes au Conseil d’administration.
Proposé par Raymond Chauvet
Appuyé par Yves Dubé
Que la candidature de Michel Miron soit considérée
En l’absence de Michel Miron, Michel Isabelle accepte la nomination pour M. Miron.
Proposé par Michel Isabelle
Appuyé par Hélène Malépart
Que la candidature de Christiane Théberge soit considérée
Christiane Théberge accepte la nomination.
La présidente d’assemblée invite d’autres candidatures.
Comme il n’y a pas d’autre candidature, les deux candidats sont élus par acclamation.
12.
Adoption du Guide du copropriétaire
Attendu que le Guide révisé a été adopté par le Conseil d’administration le 11 janvier
2010, il est résolu d’adopter le Guide du copropriétaire, version janvier 2010, en tant que
règlement.
Proposé par Richard Roy
Appuyé par Hélène Malépart
Adopté à l’unanimité.
Le président du Conseil souligne qu’au fil du temps, avec les modifications et les ajouts,
la lecture du guide est devenue de plus en plus ardue.
Lucie Lahaie propose ses services, au sein du comité des communications, pour revoir
la rédaction et la présentation du guide.
13.
Notes sur les modalités essentielles des contrats (art. 1087 CCQ)
La présidente d’assemblée informe l’Assemblée qu’une résolution a été transmise au
Conseil par Charles Lepoutre et invite ce dernier à faire part de sa proposition à
l’Assemblée.
Résolution : Suivant les directives de l’article 1087 du Code civil du Québec, il est résolu
par l’Assemblée que le Conseil d’administration du Syndicat Les Jardins du Château
ajoute aux avis de convocation de réunion d’assemblée annuelle et/ou spéciale qui
peuvent avoir lieu annuellement, les notes sur les modalités essentielles des contrats
terminés pour l’exercice financier qui se termine et les contrats proposés pour les
travaux projetés pour l’exercice financier qui débute ainsi que les suivis du plan
quinquennal 2009-2013, tel que préparé pour le compte du Syndicat.
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Si les notes essentielles pour les contrats proposés pour les travaux projetés ne sont
pas disponibles lors de l’assemblée annuelle, il est résolu qu’un envoi spécial soit
complété dès que les plans de travail relatifs aux travaux de l’année courante sont prêts
et entérinés par le Conseil d’administration.
M. Lepoutre indique qu’il a proposé un tableau au Conseil en vue d’obtenir un rapport
succinct sur les contrats accordés (nom, montant du contrat, no. RBQ) que les
propriétaires pourraient consulter.
Après discussion sur la proposition, M. Lepoutre accepte qu’elle soit modifiée comme
suit :
Il est résolu que chaque année à l’occasion de l’assemblée annuelle, débutant avec
celle de 2011, le Conseil d’administration ajoute à l’information déjà fournie sur les
travaux, une liste comportant le nom du fournisseur, le montant, la nature des travaux, la
certification RBQ, pour tout contrat exécuté et excédant 1 000 $.
Proposé par Michel Simard
Appuyé par André Savaria
Adopté à l’unanimité
Note : Les points 14 à 21 de l’ordre du jour ont été ajoutés à la demande de
monsieur Charles Lepoutre qui a soumis des résolutions pour chaque point.
Nous reprendrons donc les propositions de M. Lepoutre au début de chacun des
points à l’ordre du jour.
14.
Limite du nombre de procuration
La présidente d’assemblée invite M. Lepoutre à lire sa proposition à l’Assemblée.
Il est résolu de limiter le nombre de procurations qu’un copropriétaire pourrait obtenir
dans le cadre des procédures d’assemblée annuelle ou spéciale ou de vote quelconque.
Le nombre maximal serait de 5 procurations par copropriétaire.
Proposé par Charles Lepoutre
Appuyé par Michel Simard
L’objectif visé par la proposition est de s’assurer que les copropriétaires se sentent
pleinement libres de déléguer à qui ils le désirent leur droit de vote, et non
automatiquement au président du Conseil.
Après discussion sur la proposition, Charles Lepoutre propose de la modifier comme
suit :
Il est résolu que le texte de la procuration soit modifié de sorte à adopter une formulation
générique à l’exemple de celle qui se retrouve dans le « Guide de procédure et de
fonctionnement des assemblées des copropriétaires » de Christine Gagnon et Yves
Papineau.
Proposé par Charles Lepoutre
Appuyé par Guy Delorme
Adopté à l’unanimité
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Il est entendu que les copropriétaires auront la responsabilité de s’assurer que la
personne à qui ils délèguent leur droit de vote soit présente à l’assemblée.
15-
Mandat de 3 ans maximum pour les membres du CA
Proposition :
Il est résolu de limiter tout mandat d’administrateur au Conseil d’administration du
Syndicat Les Jardins du Château à 3 périodes consécutives selon les termes de l’acte
de copropriété.
Proposé par Charles Lepoutre
Appuyé par Jules Laporte
Le président du Syndicat porte à l’attention des membres que le mandat des
administrateurs est de 3 ans et non de un an, comme le laisse croire la proposition.
En outre, plusieurs membres ne voient pas la nécessité de limiter les mandats, étant
donné la difficulté de recruter des administrateurs.
Yamilée Beauchamp demande le vote.
La résolution est battue avec un seul vote en faveur.
16-
Vérification comptable à tous les 5 ans
Proposition : Il est résolu de mandater le Conseil d’administration de faire compléter un
audit comptable tous les cinq ans, débutant en 2010.
Proposé par Charles Lepoutre
Un copropriétaire demande quels sont les coûts d’un tel audit. Le président mentionne
que cela pourrait se situer entre 5 000$ et 10 000$.
La proposition n’étant pas appuyée, elle n’est pas considérée par l’Assemblée.
17 -
Les terrasses
Proposition : Étant donné que les terrasses arrière ne font pas partie des aires
communes telles que décrites à l’acte de copropriété, il est résolu d’abandonner les
dépenses prévues à l’entretien de tout genre à ce poste particulier des fonds
d’opérations courantes ou de prévoyance. L’entretien est la responsabilité de chaque
copropriétaire et la conformité des structures doit être prévue aux règlements de la
copropriété.
Proposé par Charles Lepoutre
Appuyé par Hélène Malépart
Plusieurs copropriétaires se disent forts satisfaits des travaux sur les terrasses et
souhaitent conserver le même mode de fonctionnement, soulignant aussi que c’est l’un
des avantages de la copropriété.
Michel Simard demande le vote
La résolution est battue à la majorité.
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18 -
La gestion de la neige, arbres et gazon
Proposition : Il est résolu que le Conseil soit mandaté afin d’analyser la situation actuelle
de la gestion de la neige et du gazon et de faire rapport à l’assemblée par voie de
communiqué quant à une gestion plus écologique et en fonction des besoins reliés à
notre environnement, afin de réduire des services inutiles et peu efficaces.
Proposé par Charles Lepoutre
Appuyé par Lucie Lahaie
Charles Lepoutre désire remettre en question la tonte du gazon à tous les jeudis ainsi
que l’entreposage de la neige sur nos aires communes.
Lucie Lahaie suggère de scinder la résolution en deux parties, l’une pour le gazon,
l’autre pour la neige.
La première consisterait à revoir la fréquence de tonte du gazon et surtout à effectuer
cette tonte une autre journée que le jeudi, jour de collecte de déchets et de recyclage.
Suite à la discussion, M. Lepoutre retire sa proposition.
Le président du Conseil se dit en accord avec la nécessité de revoir la fréquence et le
jour de tonte du gazon et indique que le Conseil en discutera avec le fournisseur du
service.
En ce qui a trait à la politique de la neige, M. Lepoutre propose ses services pour faire
des propositions à l’assemblée générale annuelle de l’an prochain. Son offre est
acceptée.
19 – Le gestionnaire de la copropriété ou une conciergerie sur place
Proposition : Il est résolu que le Conseil soit mandaté afin d’analyser la situation actuelle
de la gestion de la copropriété et de faire rapport à l’assemblée par voie de communiqué
quant à une gestion par conciergerie interne, afin d’améliorer la communication, la
proximité des services, l’entretien des parterres et de la peinture et pour maintenir les
documents du Syndicat sur le territoire de la copropriété.
Proposé par Charles Lepoutre.
La proposition n’est pas appuyée.
M. Lepoutre propose de faire une analyse coûts/bénéfices. Son offre est déclinée par
l’Assemblée à la majorité.
20 – L’acte de copropriété et la location de chambre
Proposition : Il est résolu que le CA applique de façon explicite l’alinéa 3 du chapitre 2
de l’acte de copropriété.
Proposé par Charles Lepoutre
La résolution n’étant pas appuyée, elle n’est pas considérée par l’Assemblée.
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21- Le règlement de la copropriété et les bacs bleus
Proposition : Il est résolu que le CA applique de façon explicite le règlement de la
copropriété quant au rangement extérieur des bacs de recyclage dans les garages en
tout temps, tel que publié dans le bulletin d’information Entre Nous.
Proposé par Charles Lepoutre
La résolution n’étant pas appuyée, elle n’est pas considérée par l’Assemblée.
De plus, l’Assemblée souligne que le règlement est clair à ce sujet et doit être suivi par
tous les copropriétaires.
22 – Varia
La présidente d’assemblée demande si des copropriétaires ont des points qu’ils
aimeraient discuter à l’item varia.
Aucun point n’est soulevé.
23 -
Levée de l’assemblée
Levée de l’assemblée à 21 h.
Proposé par Suzanne Ouellet
Appuyé par Lucie Lahaie
Adopté à l’unanimité.
Carole Theauvette
______________________________
Président
Christiane Théberge
______________________________
Secrétaire
Adopté le __________ jour de _________________________________________2011.
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