Maîtrisez le «Total Cost of Ownership » ou TCO de votre Poste Client !
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Maîtrisez le «Total Cost of Ownership » ou TCO de votre Poste Client !
Maîtrisez le «Total Cost of Ownership » ou TCO de votre Poste Client ! Que vous souhaitiez simplement suivre les performances de votre cycle « Order To Cash », ou que vous envisagiez des changements dans votre organisation, vos process ou encore vos outils de gestion et d’aide à la décision, la modélisation du TCO de votre Poste Client devient indispensable ! Savez-vous évaluer l’ensemble des coûts de gestion de vos Relations Financières Clients, de la simple décision d’ouverture d’un compte client jusqu’à la gestion des encaissements et parfois même du contentieux ? … Question fort simple, réponse bien plus complexe… Le cycle “Order To Cash” peut être illustré ainsi… Analyser un prospect Ouvrir un compte client Prendre une commande Suivre l’encours Facturer Traiter les litiges Relancer Recouvrer Encaisser et son niveau de maîtrise peut être mesuré par plusieurs indicateurs de performance DÉLAIS DE PAIEMENT DÉLAIS CONSENTIS Conditions Générales de Vente Conditions de paiement dérogatoires DÉFAILLANCES CLIENTS DÉFAILLANCES IMPRÉVISIBLES DÉLAIS SUBIS Anomalies de paiement du fait du client Anomalies liées à des dysfonctionnements internes Pour la grande majorité des entreprises, l’évaluation des coûts revient à la seule prise en compte des coûts salariaux. Or, le calcul du TCO d’un processus « Order To Cash » s’avère plus complexe et exige une modélisation spécifique impliquant la prise en compte de nombreux paramètres. Doivent notamment être considérés les acteurs impliqués, les coûts de structure, les outils de gestion et d’aide à la décision, ainsi que le coût des dispositifs de sécurisation Risque transféré DÉFAILLANCES PRÉVISIBLES Risque accepté Risque non accepté et de financement du Poste Client. En complément, pour bénéficier d’une approche globale des performances du Poste Client, il convient de prendre en compte les deux notions clés que sont le coût financier lié aux délais de paiement et le coût de la sinistralité clients. Cet ensemble constitue le « Performance Cost » (PC). w w w. t e o t y s. c o m Ainsi, le « TCO » rapporté au « Performance Cost » vous offre une information précieuse : Quelle est la qualité de votre processus ? Quel est le coût opérationnel de votre processus ? •Si votre organisation est gérée de façon très efficace, vous en aurez ainsi la confirmation. •Si l’ensemble est perfectible à différents niveaux, vous pourrez immédiatement identifier les composantes à optimiser et en estimer leur ROI. •Si vous engagez des réflexions sur des questions stratégiques, les interventions structurelles trouveront là aussi une justification chiffrée. KNOW-HOW PROCESS SYSTEMS PEOPLE Analyser un prospect Ouvrir un compte client Il serait erroné de croire que cette démarche d’analyse, chiffrage et benchmarking du processus « Order To Cash » est un luxe superflu, d’autant plus dans un contexte économique difficile et de recherche d’optimisation du BFR ! Prendre une commande Facturer Suivre l’encours Traiter les litiges Une fois que vous disposez d’un diagnostic de votre cycle « Order To Cash » illustré de données chiffrées correctes, renforcé d’éléments qualitatifs, vous pouvez réfléchir sereinement aux moyens de réduire votre TCO. Attention : il s’agit de réduire votre TCO, tout en élevant la qualité de vos performances et de votre organisation. Prenons l’exemple suivant : le TCO du cycle « Order To Cash » d’une entreprise ressort à 0,50% de son CA et son PC ressort à 0,15% de son CA. Le coût total du Poste Client revient donc à 0,65% du CA (TCO + PC). Dans ce cas, l’entreprise préparera un plan d’action pour réduire le coût de son Poste Client. 2 scénarios sont possibles : Premier scénario identifié : Investir dans une solution logicielle de Credit Management. L’entreprise mesure que les gains de productivité générés (économies de ressources) seront équivalents au coût d’acquisition du logiciel. De ce fait le TCO se maintiendrait à 0,50%. Elle estime également obtenir des jours de gain de DSO et une sécurisation renforcée des risques clients, engendrant une réduction attendue du Performance Cost de 0,15% à 0,08%. Relancer/Recouvrer Encaisser Satisfaisant Amélioration possible Insatisfaisant Au bout du compte, le nouveau coût global du Poste Client devient : 0,50% + 0,08% = 0,58%… Soit une baisse significative de 10,8% du coût de son Poste Client ! Second scénario identifié : Recourir à une solution d’externalisation, afin de réduire le TCO des process les moins bien maîtrisés et les plus coûteux. Teotys Consulting La méthodologie REVELEO développée par notre département Consulting « Order To Cash » met en lumière les leviers potentiels d’optimisation du TCO, tout en réduisant les risques clients et les délais de paiement clients. L’objectif consiste à préconiser un ou plusieurs plans d’action concrets avec des ROI valorisés, qui intègrent parfaitement la stratégie et l’environnement de l’entreprise. Notre prochaine publication traitera plus particulièrement de ce scénario, et dévoilera les clés de succès d’une externalisation réussie de tout ou partie du Poste Client. Spécialiste de la gestion du poste client, TEOTYS vous assure un traitement de proximité des flux physiques et des activités stratégiques. Son implantation en France, renforcée par sa présence nearshore et offshore vous permet de bénéficier d’une optimisation des coûts, de capacité de traitement de fortes volumétries et de traiter vos opérations partout dans le monde. TEOTYS apporte aux grands comptes et aux PME la première offre complète pour l’optimisation du poste client des entreprises, en intervenant sur tous les segments : administration des ventes, facturation, comptabilité, relance... en proposant aussi bien des prestations de services dans toutes les langues européennes, que sa solution en mode SaaS, DSO Suite. Filiale du groupe DSO-Interactive, TEOTYS est le partenaire privilégié pour vous accompagner dans vos projets et vous donner toutes les possibilités d’optimisation de la gestion de vos comptes clients. TEOTYS 26 rue de Chambéry - CS 81532 - 75741 PARIS cedex 15 | w w w. t e o t y s. c o m