Procédure ordre de mission - Communauté d`agglomération

Procédure ordre de mission
Chaque agent peut être amené, dans le cadre de ses activités professionnelles à effectuer des
déplacements (missions ou formations hors collectivité).
Chacun doit justifier son absence et solliciter un ordre de mission auprès de sa collectivité.
L’agent doit :
1- Remplir l’ordre de mission en précisant :
La collectivité de rattachement
Le motif du déplacement
La date du déplacement
Le mode de transport
Le lieu du déplacement
Les autres frais à prévoir(restauration, nuitée)
2- Transmettre l’ordre de mission au Chef de service pour accord, accompagné de la
convocation si possible.
3- Après visa du Chef de Service, transmission à la DRH pour visa du DGS. L’envoi se fait, soit
par courrier soit par mail -formule à privilégier (* adresses ci-dessous).
ATTENTION : Compte tenu des circuits et délais de signature un délai de 8 jours minimum
avant le déplacement doit être impérativement respecté.
4- La DRH retourne l’ordre de mission validé à l’agent qui le conserve durant la mission.
Ce document devra être présenté aux forces de Police et de Gendarmerie si le véhicule est
contrôlé.
5- Au retour de la mission, l’agent renvoie l’ordre de mission signé à la DRH.
6- La DRH procède au remboursement des frais engagés par l’agent sur présentation des
justificatifs suivants :
Attestation de présence établie par la personne privée ou morale à l’origine du
déplacement (concours, examens, réunions, séminaires, congrès, salon…)
Titre de transport, factures, tickets de caisse pour les repas et l’hébergement.
ATTENTION :
l’agent est remboursé sur la base d’un billet SNCF 2ème classe lorsque le trajet effectué
peut être fait en train même si l’agent choisit de se déplacer avec sa voiture personnelle.
Si plusieurs agents sont amenés à se déplacer, la personne utilisant son véhicule sera
remboursée sur le montant des indemnités kilométriques.
Tout ordre de mission, même s’il ne donne lieu à aucun remboursement, doit être
retourné à la DRH une fois le déplacement effectué, accompagné de la justification de la
présence de l’agent sur les lieux, objet de l’ordre de mission.
(*) Direction des Ressources Humaines (DRH)
– Ville de BEAUNE et Communauté d’Agglomération BEAUNE Côte et Sud –
BP 191 - 21206 BEAUNE Cedex
[email protected] [email protected] Tel: 03.80.24.57.61 Fax : 03.80.24.56.69