Règlement de la salle des fêtes Maurice Thorez Place des Tours

Règlement de la salle des fêtes Maurice Thorez
Place des Tours
Dossier à remettre accompagné de toutes les pièces jointes (attestation d’assurance responsabilité
civile/chèques de caution/règlement signé en 2 exemplaires).
 Société
 Association
A l’attention de :
Direction du Protocole, de l’Evènementiel
des Relations Internationales et associatives
Mairie de Givors
[email protected]
 Particulier
A l’accueil central Mairie de Givors
[email protected]
Contact du représentant :
Téléphone et mail :
Objet de la manifestation :
Entre les soussignés
Mairie de Givors
Place Camille Vallin
69700 Givors
Représentée par son maire, Monsieur Martial Passi
ci-après dénommée « la ville de Givors » d’une part
ET
Structure et adresse postale :
Représentée par : M
Ci-après désigné « l’organisateur » d’autre part,
La salle Maurice Thorez est mise à disposition des sociétés, associations, groupements et
particuliers qui en font la demande écrite. Les attributions aux demandeurs extérieurs ne
peuvent être confirmées plus de 3 mois avant la date d’occupation de la salle.
L’autorisation est accordée par la municipalité après examen du formulaire correctement
rempli par le demandeur.
La réservation est prise en compte de manière définitive dès réception du chèque de caution,
du montant de la location, du contrat de règlement dûment rempli et signé et de l’attestation
d’assurance. Aucune réservation ne sera faite sans que ces conditions ne soient remplies.
Les horaires de mise à disposition sont de 8 heures du matin (jour de location) à 22
heures le même jour.
ARTICLE 1 - ATTRIBUTION
La municipalité veille à ce que le calendrier d’utilisation offre un équilibre entre les diverses
manifestations. En aucun cas, il ne sera attribué à une société ou organisation un jour de
location fixe se renouvelant automatiquement chaque année.
La salle est mise à disposition en tant que salle des fêtes, toute utilisation autre doit être
soumise à l’avis de la commission de sécurité dont les délais de convocation sont de 2 mois.
Si la date retenue n’est pas utilisée sans un préavis d’un mois, le chèque de caution ne
sera pas restitué.
ARTICLE 2 – UTILISATION
Toutes les règles d’hygiène et de propreté devront être observées. Les responsables sont tenus
de prendre contact avec l’agent municipal référent au plus tard dans la semaine qui précède la
manifestation afin de convenir des modalités pratiques d’utilisation.
Les utilisateurs sont priés de se conformer à leur projet, notamment en ce qui concerne l’heure
de fermeture des salles.
Il est formellement interdit d’apposer des affiches, écriteaux, papillons, inscriptions et tout
matériel auto-adhésif contre les murs en dehors des emplacements réservés à cet effet. Elle
devra être enlevée à l’issue de la manifestation.
L’entrée des animaux, même en laisse est interdite.
Aucun animal ne pourra être abattu dans les locaux ou à proximité.
La fête devra se terminer suffisamment tôt pour qu’impérativement les locaux soient remis en
état (rangement et nettoyage du mobilier, balayage de la salle, lavage des cuisines et des
locaux annexe, nettoyage de parking) et soient libérés et fermés aux heures demandées.
ARTICLE 3 – REDEVANCE D’UTILISATION/TARIFICATION
Tarifs fixés par délibération du conseil municipal en date du 19 janvier 2016
Pour les associations, s’il s’agit d’une manifestation non lucrative (assemblée générale,
réunion de bureaux, d’informations ou exposition…) une gratuité peut être accordée.
Pour toutes autres activités génératrices de recettes, la tarification votée par voie de
délibération sera appliquée.
Sont compris dans la tarification :
- Chauffage et éclairage,
- Disposition initiale des chaises et tables selon le plan de sécurité établi
- Rangement et nettoyage
Aucune modification d’installation ne peut se faire sans l’avis du gardien.
Le responsable de l’association devra se mettre en relation avec les services des contributions
indirectes, la SACEM, l’autorisation d’ouverture de débit de boissons temporaires étant
délivrée par l’Administration municipale.
Outre le prix de la location, le demandeur doit remettre en mairie deux chèques de caution :
- un pour les éventuels dégâts mobilier et immobilier (200 euros),
- un pour la propreté de l’équipement et le bon respect du règlement (50 euros).
ARTICLE 4 – RESPONSABILITE DES USAGERS
Les utilisateurs sont responsables de tous les dégâts directs ou indirects qu’ils pourront
occasionner ainsi que les accidents ou des troubles causés du fait de leurs membres ou du
public admis dans l’enceinte de l’établissement, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur des
bâtiments.
Pendant l’utilisation de la salle, il devra être possible pour la municipalité de joindre à tout
moment le responsable dans le but de faire cesser toute gêne dont pourraient se plaindre des
habitants du quartier.
En cas d’utilisation de buvette avec autorisation du maire pour la 2ème catégorie, elle désigne 4
responsables qui sont chargés du service d’ordre, et plus particulièrement de la non vente des
boissons alcoolisées aux personnes présentant un état d’ébriété manifeste.
La commune ne saurait en aucun cas être tenue pour responsable :
- des vols qui pourraient être commis,
- des accidents qui pourraient survenir aux personnes et aux biens.
ARTICLE 5 – ASSURANCES
Les sociétés agréées utilisatrices des installations devront justifier au moment du règlement de
la redevance, d’une assurance garantissant les reprises et responsabilités qu’elles peuvent
encourir du fait de leur utilisation.
ARTICLE 6 – UTILISATION DU MATERIEL
Les sociétés disposent du matériel installé en permanence dans la salle et dont l’inventaire est
affiché dans locaux de stockage prévus (à noter qu’il n’y a pas de matériel de restauration ni
de bar ni de verrerie). En aucun cas le matériel de la salle ne pourra être transporté hors de
celle-ci, ni faire l’objet d’une location séparée de la salle.
La mise en place de tout matériel supplémentaire fourni par la société organisatrice lui
incombe entièrement. L’installation et l’enlèvement de ce matériel seront faits en présence du
gardien, et d’un responsable de la société organisatrice. Ce dernier est tenu de prendre toutes
dispositions pour que les artistes, orchestres et intervenants divers se conforment au présent
règlement.
En aucun cas, la commune ne saurait être tenue responsable des dégâts causée au matériel
appartenant aux sociétés (ou à leurs invités), et entreposé par celle-ci dans les salles.
Les installations diverses (eau, chauffage, sono) ne devront en aucun cas être manipulée par
les utilisateurs. Seul le régisseur y aura accès. En cas d’installations supplémentaires, se
branchant sur celles existantes, les organisateurs devront se conformer aux prescriptions des
spécialistes désignés par la mairie et habilités à cet effet.
Tout branchement électrique ne peut pas être fait qu’avec l’accord du gardien ou de son
suppléant.
Les utilisateurs devront veiller à ce qu’en aucun cas le bruit en provenance de la salle puisse
gêner les habitants du quartier. Ils devront à cet effet veiller particulièrement à ce que les
portes restent fermées.
ARTICLE 7 – REMISE DES CLEFS / ETAT DES LIEUX
Après utilisation, l’agent municipal référent de la salle s’assure en présence des responsables
utilisateurs que les installations et le matériel sont rendus en bon état.
L’agent municipal référent ou gardien fixe les horaires de ces états des lieux. En l’absence de
l’utilisateur, le rapport du gardien sera réputé contradictoire. Il adresse aux intéressées toutes
observations nécessaires à ce sujet. Cet état des lieux permet le calcul du montant des dégâts
éventuels.
Le gardien rend compte dès que possible des infractions commises aux règles édictées dans
les articles ci-dessus.
La plus grande courtoisie est demandée à l’agent municipal et/ou gardien. Le même
comportement est exigé à son égard.
ARTICLE 8 – SECURITE
Conformément aux normes de sécurité, la salle est prévue pour accueillir 60 personnes
maximum.
Aucun véhicule ne doit stationner sur le parvis et devant les portes.
ARTICLE 9 - RECLAMATIONS ET SUGGESTIONS
Toutes réclamations ou suggestions seront adressées à Monsieur le Maire par écrit.
ARTICLE 10- EXECUTION DU REGLEMENT
Le gardien, le personnel municipal et toutes personnes ayant reçu délégation sont chargés,
chacun en ce qui concerne, de l’application du présent règlement qui sera affiché à l’intérieur
des locaux à l’emplacement officiel, et donc copie sera remise à chaque utilisateur et signée
par lui.
Fait en 2 exemplaires, à Givors le
Particulier/Société/Association
Pour le maire