Ordre de mission

Introduction
Web EDH est disponible à: http://edh.cern.ch
The Electronic Document Handling
System ©
Ordre de mission
Version Web
Quick Reference Guide
Copies disponibles à
http://ais.cern.ch/apps/edh/pdf.html
Pour circuler en dehors des différentes installations du
CERN (périmètre officiel) un ordre de mission est nécessaire. Il est émis par le département du conducteur et peut
être soit
- occasionnel: valable pour la durée et la destination de la
mission; soit
- permanent: valable un an, du 1er janvier au 31 décembre, pour une ou plusieurs destinations
En dehors des heures de travail, il est émis par le Service Secours et Feu (Site de Meyrin, Bat. 65) seulement au moyen
du formulaire papier.
Les étapes pour remplir un ordre de mission:
1.
Cliquer sur l'icône MORD
2.
Saisir les informations sur la personne concernée
3.
Indiquer la validité
4.
Indiquer la destination et la justification
5.
Sauvegarder votre document
6.
Envoyer le document pour autorisation
Étape 1: Toute personne ayant accès à EDH peut créer un
Ordre de Mission pour elle-même ou pour toute autre personne travaillant au CERN en cliquant sur l'icône MORD sur
le plan de travail EDH ou via l'URL
https://edh.cern.ch/Document/MORD.
Si vous avez besoin d'aide pour le WebEDH, ou si vous avez des commentaires ou des réactions, vous pouvez envoyer un courrier électronique au
[email protected] ou téléphoner au + 41 22 767 99 33
© 2007 Copyright CERN, Genève
Le présent logiciel et sa documentation ainsi que le savoir-faire correspondant sont la propriété du CERN et sont fournis uniquement pour être utilisé
dans l'Organisation. La distribution et la reproduction sans l'agrément exprès
de l'Organisation sont interdites.
placé à droite de chaque champ si
Veuillez utiliser le
vous avez besoin d'aide.
Utilisez les liens d'information, par exemple
pour chercher des informations provenant des bases de données administratives.
Étape 2: Informations sur la personne concernée
Saisissez dans le champ Demandeur le prénom et le nom de
la personne ayant besoin d'un Ordre de Mission.
Par défaut, ce champ est destiné au créateur du document
mais celui-ci peut-être remplacé par toute autre personne travaillant au CERN.
Vous pouvez insérer le nom d'une personne en utilisant différentes combinaisons avec le prénom, le nom de famille, l'unité d'organisation, ou CERN id.
Si vous n'êtes pas certain du nom de la personne, vous pouvez cliquer sur l'hyperlien placé à gauche du champ afin
d'ouvrir un écran d'aide permettant une recherche avec une
seule partie de l'information.
Si le demandeur (= la personne ayant besoin d'un ordre de
mission) n'a pas d'accès à EDH et en conséquence a soumis
la demande d'ordre de mission sous forme papier, repondez à
la question Est-ce que le demandeur a déjà signé sur papier? en choisissant la réponse oui.
Ainsi, la signature du demandeur n'est pas requise lors du
circuit d'approbation EDH.
Notez aussi que si le demandeur n'a pas non plus d'accès à
son courrier électronique, après l'approbation de son ordre de
mission EDH il ne recevra pas d'information sur l'obligation
d'imprimer ce document et de le conserver pendant la durée
du voyage.
En ce cas, le créateur est tenu d'imprimer l'ordre de mission
approuvé et le faire parvenir au demandeur.
Il est recommandé d'utiliser la fonction "Alerte sur l'accomplissement" disponible sur l'écran d'envoi pour que le créateur soit automatiquement informé après l'approbation de la
demande.
Le champ Expérience est affiché seulement si la personne
concernée est un "User". Il contient l'expérience pour laquelle elle travaille.
Par défaut, l'expérience est affichée automatiquement.
Si la personne concernée travaille dans plusieurs expériences,
toutes ses expériences sont affichées dans la liste déroulante.
En ce cas, vous devez choisir l'expérience concernée.
Si la personne concernée est un employé d'une entreprise
contractante, indiquez le Numéro de contrat pour lequel la
personne travaille.
Par défaut, le numéro de contrat est affiché automatiquement.
Si la personne concernée travaille pour plusieurs contrats,
tous ses contrats sont affichés dans la liste déroulante.
En ce cas, vous devez choisir le contrat concerné.
Notez que le Demandeur doit être en possession d'une "Autorisation de conduire un véhicule appartenant au CERN ou
loué par lui".
Si ce n'est pas le cas, un Ordre de Mission ne peut pas être
soumis. Il faut d'abord obtenir cette autorisation en faisant
une "Demande d'accès" via EDH pour la zone "CERN vehicle driving license (V)".
Étape 5: Sauvegarder votre document
Étape 3: Indiquer la validité
Une fois votre document rempli et sauvegardé, vous pouvez
l'envoyer en cliquant sur le bouton "Send" placé au sommet
du document. Le document suivra le routage suivant:
Choisissez dans la liste déroulante Validité la durée de l'Ordre de Mission:
un an
quand vous désirez un Ordre de Mission
permanent, valable pour une année civile (du
1.1. au 31.12).
En ce cas, vous devez choisir l'année civile
concernée dans le champ Année qui s'affiche
à la suite.
Période fixe
quand vous avez besoin d'un Ordre de Mission ordre occasionnel qui est valide uniquement pour la durée de la mission.
En ce cas, vous devez indiquer les dates de
début et de fin de la validité dans les champs
qui s'affichent à la suite.
Étape 4: Indiquer la destination
Choisissez la ou les destinations pour laquelle l'Ordre de
Mission doit être émis en cochant la ou les cases correspondantes:
- Genève
- Vaud
- Ain
- Haute-Savoie
Pour un Ordre de Mission occasionnel, vous pouvez indiquer
une autre destination en la saisissant en texte libre après avoir
coché la case Autre.
Et finalement, indiquez une justification pour votre demande
(p.ex. en faisant référence à un voyage officiel).
Il est recommandé de sauvegarder votre document tout en
remplissant l'Ordre de Mission. Pour sauvegarder, il suffit de
cliquer sur bouton "Save" au sommet du document.
Étape 6: Envoyer votre document
1.
Le demandeur recevra l'Ordre de Mission pour approbation (uniquement si le demandeur n'est pas identique
avec le créateur du document et si le demandeur n'a pas
signé sur papier.).
2.
Ensuite, son Chef de département doit approuver l'Ordre
de Mission.
3.
Après cette dernière signature, le demandeur sera informé automatiquement par e-mail de l'approbation de
l'Ordre de Mission. Il doit imprimer l'Ordre de Mission
et le conserver pendant la mission.