Migration SEPA

ComptabilitéExpert à partir de la version 11.0
Dernière révision du document : 06/09/2013
Migration SEPA
DATE BUTOIR : 01/02/2014 ..................................................................2
QUELLE PROCEDURE SUIVRE ......................................................................2
PREREQUIS ...........................................................................................2
LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES PRELEVEMENTS SEPA ..............................2
Identification Créancier SEPA (ICS) ................................................................... 3
La Référence Unique de Mandat (RUM) .............................................................. 3
 Utilisation des fiches Dossier pour générer les prélèvements ................................................. 3
 Utilisation des fiches Tiers pour générer les prélèvements ..................................................... 5
Indication du format du fichier de prélèvements ................................................ 5
Génération des prélèvements ............................................................................. 6
 Génération d’un fichier de test ................................................................................................ 6
 Composition du nom du fichier ................................................................................................ 6
LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES VIREMENTS SEPA ...................................7
Indication du format du fichier de virements ..................................................... 7
Génération des virements dans ComptabilitéExpert ........................................... 7
 Composition du nom du fichier ................................................................................................ 8
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DATE BUTOIR : 01/02/2014
Le 1er février 2014 est la date butoir fixée par les instances européennes à partir de laquelle les virements
et prélèvements nationaux ne pourront plus être émis.
Seul le format SEPA (Single Euro Payments Area) sera autorisé.
QUELLE PROCEDURE SUIVRE
Cas 1 : Les banques utilisées pour les prélèvements clients sont à jour dans DIACLIENTSQL
→ Suivez la procédure décrite dans la fiche GRC – Migration SEPA dans l'aide de DIACLIENTSQL –
Guide utilisateur – M-Fiches techniques, pour affecter les RUM et les reporter dans votre dossier
comptable et ses fiches tiers.
Cas 2 : Vous gérez vos banques uniquement dans COMPTABILITEEXPERT et non dans DIACLIENTSQL
→ Suivez la procédure décrite ci-dessous pour mettre à jour les RUM des banques.
ATTENTION : dans ce cas, il n’est pour l’instant pas possible de synchroniser les informations
bancaires dans DIACLIENTSQL.
PREREQUIS
Avant toute génération de fichier de prélèvements et/ou de virements, cela suppose que les informations
bancaires (RIB, IBAN, BIC) des fiches Dossier et fiches Tiers soient renseignées.
LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES PRELEVEMENTS SEPA
Informations nécessaires
Avant de commencer les prélèvements au format SEPA, il est nécessaire de se munir de certaines
informations obligatoires :
 L’identifiant Créancier SEPA (ICS) (Il est conseillé de ne pas tarder à demander à votre banque
votre identifiant ICS)
 La Référence Unique de Mandat (RUM)
 Le mandat de prélèvement
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Identification Créancier SEPA (ICS)
Cet identifiant est attribué par la Banque de France. Le client le demandera par le biais de sa banque.
Ce numéro est obligatoire pour effectuer des prélèvements au format SEPA.
Il sera à indiquer dans l’onglet Banque de la fiche Dossier (ou dans les paramètres Dossier – Onglet
Banque si vous n’avez pas accès à la fiche Dossier).
La Référence Unique de Mandat (RUM)
L’identification du mandat est assurée par la RUM, une référence qui est librement choisie par l’émetteur
des prélèvements.
Elle est unique par mandat et se compose de 35 caractères non accentués au maximum ni espaces.
Pour chaque banque présente sur les fiches Dossier et fiches Tiers, il faudra donc en définir une.
Il est possible à travers COMPTABILITEEXPERT de calculer en automatique ses RUM, en passant par le Menu
Outils – Utilitaires – Génération des numéros de mandats (accessible uniquement si le collaborateur a
accès à la fiche Dossier).
 Utilisation des fiches Dossier pour générer les prélèvements
Si les fiches Dossiers sont utilisées comme source d’informations bancaires pour la génération des
prélèvements, il faudra alors générer les mandats par le biais de Menu Outils – Utilitaires – Génération
des numéros de mandats - Banque Dossiers.
Si les fiches Dossiers sont gérées dans DIACLIENT, le message d’avertissement suivant s’affichera :
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Remarque : Si les RUM ont été générées depuis DIACLIENT, elles seront automatiquement reprises dans les
banques des fiches Dossier.
En cliquant sur OUI, la fenêtre suivante s’ouvre :
Il sera alors possible de choisir la méthode de calcul de la RUM : soit par code dossier, soit par Numéro de
compte. On indiquera également la date de passage à la Norme SEPA, c’est-à-dire la date à laquelle on
commencera à générer des prélèvements au format SEPA. On la retrouvera dans la date de signature.
Lorsque le numéro de mandat est généré en fonction du code dossier, il sera présenté ainsi :
Lorsqu’il sera généré en fonction du numéro de compte, il sera présenté ainsi :
Lorsque des numéros de mandats sont déjà présents, ils ne sont pas recalculés par défaut. Il sera
néanmoins possible, si on le souhaite, de les recalculer. Pour cela, une coche « Remplacer les numéros de
mandats déjà existants » est à disposition.
NOTA : Seront concernés l’ensemble des dossiers gérés sous COMPTABILITEEXPERT, tous cabinets
confondus.
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 Utilisation des fiches Tiers pour générer les prélèvements
Si les fiches Dossiers ne sont pas utilisées comme source d’informations bancaires pour la génération des
prélèvements, les informations sont alors stockées dans les fiches Tiers et il faudra alors générer les
mandats par le biais de Menu Outils – Utilitaires – Génération des numéros de mandats - Banque Tiers.
Contrairement au traitement possible pour les Banques Dossiers, il sera possible pour les Banques Tiers
de générer les numéros de mandats uniquement en fonction du numéro de dossier.
Lorsque des numéros de mandats (RUM) sont déjà présents, ils ne sont pas recalculés par défaut. Il sera
néanmoins possible, si on le souhaite, de les recalculer. Pour cela, une coche « Remplacer les numéros de
mandats déjà existants » est à disposition.
Indication du format du fichier de prélèvements
Afin de générer un fichier de prélèvement au format SEPA, il faut au préalable indiquer sur la banque
émettrice des prélèvements, le format de ces derniers. Pour cela, une coche a été prévue dans la fiche
Banque (Fichier Dossier – Onglet Banque).
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Génération des prélèvements
Une fois les mandats signés, il est alors possible de générer des prélèvements au format SEPA.
Il n’y a pas de changement quant à l’utilisation générale du module « Affectation des prélèvements
clients » (menu Gestion).
Lors de la génération du fichier, une distinction est faite entre les 1ers prélèvements au format SEPA, et
ceux déjà effectués dans ce même format. Cette distinction est faite par le biais de la coche « 1er
prélèvement » présente dans le cadre mandat SEPA (présent dans les fiches Tiers et fiches Dossier).
Cette coche est mise en automatique par le programme, sur les mandats SEPA qui ne le sont pas encore
lors de la génération du fichier à destination des banques.
 Génération d’un fichier de test
Pour de ne pas avoir à repasser sur chaque mandat SEPA, une coche a été prévue lors de la génération du
fichier, afin de permettre la génération d’un fichier test. Cette coche est aussi un bon moyen de vérifier
que la coche « Génération des prélèvements au format SEPA » est cochée, pour la banque Dossier
sélectionnée :
Si la coche « Génération d’un fichier test » n’a pas été cochée lors de la génération du fichier, il est quand
même demandé à l’utilisateur une confirmation d’envoi du fichier à la banque.
 Composition du nom du fichier
Les fichiers générés seront nommés de la manière suivante :
PrelAAMMJJ-hhmm-XXRCUR.xml pour les prélèvements récurrents au format SEPA ;
PrelAAMMJJ-hhmm-XXFRST.xml pour le fichier contenant les 1ers prélèvements au format SEPA.
(XX correspondant au code journal indiqué sur la banque dossier sélectionnée pour le prélèvement).
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LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES VIREMENTS SEPA
Indication du format du fichier de virements
Avant de générer un fichier de virements au format SEPA, il faut au préalable indiquer sur la banque
émettrice des virements, le format de ces derniers. Pour cela, une coche a été prévue dans la fiche
Banque (Fichier Dossier – Onglet Banque).
Génération des virements
Il n’y a pas de changement quant à l’utilisation générale du module « Affectation des règlements
Fournisseurs » (Menu Gestion).
A la fin du transfert, et pour finaliser la génération du fichier de virement, il sera demandé le paramétrage
du format SEPA souhaité pour celui-ci.
Il faudra alors sélectionner dans la liste déroulante le format PAIN (structure du fichier) attendu par la
banque sélectionnée. Ce format est donné par la banque.
Si le format souhaité n’est pas présent dans la liste, il faudra auquel cas transmettre le cahier des charges
du format en question auprès de l’assistance, afin qu’il puisse être intégré par le développement dans le
programme.
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 Composition du nom du fichier
Les fichiers générés seront nommés de la manière suivante :
VirAAMMJJ-hhmm-XX.xml
(XX correspondant au code journal indiqué sur la banque dossier sélectionnée pour le prélèvement).
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