2. Les axes du nouvel intranet

Peut-on innover en
communication
interne ?
Intervenant :
L’innovation par l’intranet 2.0
Conseil général des Hauts-de-Seine
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Peut-on innover en communication interne ?
1. Le contexte du projet
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1. Le contexte du projet
1.1 Le contexte
Un intranet actuel riche en terme de
contenus mais:
•
Un intranet très top-down : peu
d’information ascendante et transversale
•
Un intranet très administratif, dans le
fond comme dans la forme
•
Un outil peu souple et peu intuitif ne
permettant pas le développement de
fonctionnalités nouvelle génération
Décision
Attente bonne maquette
Refonte du portail intranet pour offrir des fonctionnalités 2.0
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1. Le contexte du projet
1.2 Les objectifs
•1 Rendre l’agent acteur de son intranet
2
•
Mieux partager l’information et développer l’esprit de communauté
•
3
Valoriser l’organisation et les activités
Cible
Les 6500 agents du conseil général, répartis sur plus de 200 sites
dont 4 sites centraux, et disposant d’un ordinateur personnel ou partagé.
La refonte du portail intranet s’inscrit dans une stratégie globale
de communication interne impulsée par le directeur général des services.
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1. Le contexte du projet
1.3 La méthodologie
 Consultations et entretiens approfondis en interne sur les attentes, atelier de
brainstorming, panel d’étude sur le mode de navigation
=> implication de toutes les strates hiérarchiques dans la réflexion
 Etude sur les tendances intranet : bench auprès de collectivités et entreprises
=> définition des grands axes d’orientations pour le nouvel intranet
 Constitution de l’équipe projet avec rétro-planning du chantier, répartition des rôles
MOA / MOE / prestataire Sopra Group
=> le choix d’une solution open source : Liferay
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1. Le contexte du projet
1.4 Le planning
Début 2011
Septembre 2011
Octobre 2011
Novembre 2011
Janvier 2012
Début de la réflexion
Atelier de travail
ergonomie et
graphisme
Cahier des charges
utilisateur
Cahier des charges
applicatif
Story-board et maquettes des principaux
écrans
Février 2012
Mars 2012
Avril 2012
Juin 2012
Découpes html, ateliers de
spécifications fonctionnelles
Développement
Recette et contribution
Ouverture du nouvel intranet
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2. Les axes du nouvel intranet
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2. Les axes du nouvel intranet
2.1 Les axes éditoriaux
 Accessibilité des contenus
Arborescence intuitive par besoin, graphisme, raccourcis, moteurs de recherche
performants, formulaires de contacts, FAQ généralisées
 Hiérarchisation des contenus
Ergonomie épurée, valorisation des actualités, double niveau d’information avec système
de « push » éditoriaux
 Convivialité et interactivité du portail
Rich média : mélange des contenus textes, vidéos, images… avec notamment une web
TV
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2. Les axes du nouvel intranet
2.2 Les axes graphiques
Les objectifs identifiés pour la création graphique et la navigation
• fédérer tous les agents autour d’un outil commun à l’identité visuelle forte
• une ergonomie moderne et conviviale
• un intranet intuitif, simple d’utilisation, épuré et accessible
La création
Mettre en valeur le territoire des Hauts-de-Seine
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2. Les axes du nouvel intranet – maquette de la Home
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2. Les axes du nouvel intranet – maquette de la Home
Attente bonne maquette
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2. Les axes du nouvel intranet
2.3 Un portail intranet
Un espace « Ma direction »
Un espace dédié à l’information
des directions dans la rubrique
« Ma direction ».
Contribution des contenus des
espaces « Ma direction » par des
correspondants intranet
travaillant dans les directions
pour lesquelles il publie.
Attente bonne maquette
Animation du réseau de
correspondants par le service de
communication interne.
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3. Les fonctionnalités du nouvel intranet
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3. Les fonctionnalités
3.1 Reprise des applications déjà existantes
•
•
•
•
•
•
Application mobilité interne
Application gestion du temps Octime
Application organigramme dynamique E-Chart
Application de réservation des salles
Application de workflow pour les demandes d’impression à la reprographie
Application petites-annonces
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3. Les fonctionnalités
3.2 Un espace personnalisé
« Ma Page », un espace personnalisé
et personnalisable
•
•
•
•
•
mon profil,
mes raccourcis intranet
mes raccourcis internet,
mes communautés,
mes widgets.
Attente bonne maquette
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3. Les fonctionnalités
3.3 Un profil enrichi
• Les agents peuvent enrichir leur
fiche profil en précisant leurs
expériences professionnelles
passées, leur compétences et leurs
centres d’intérêt.
Une barre incitative indique le niveau
de remplissage du profil.
• Des mises en contact sont
proposées par « profil similaire » (par
famille métier).
Attente bonne maquette
• Possibilité d’ajout de profils dans
sa liste de contacts.
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3. Les fonctionnalités
3.4 Les communautés
Les communautés sont des espaces d’échanges et d’interactions.
- La communauté projet
Réunit un nombre de personnes autour d’un projet commun.
La durée de vie sera souvent limitée à celle nécessaire à la réalisation du projet.
On y pratique le travail collaboratif.
- La communauté métier
Elle s’identifie par un cœur de métier commun.
Ce sont des communautés professionnelles dont l’objectif est le partage des
connaissances et des savoir-faire.
- Le blog thématique
Communauté extra-professionnelle sur des thématiques ciblées.
Ex : AOS, covoiturage…
L’usage des communauté est précisé par une charte d’usage.
Chaque communauté est sous la responsabilité d’un animateur.
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3. Les fonctionnalités
3.4 Les communautés
A l’ouverture d’une communauté, le community manager détermine le statut de sa
communauté : ouverte, restreinte ou privée.
Les outils collaboratifs
proposés pour les communautés
Outils de gestion documentaire
Gestion des fichiers et stockage
Gestion des versions
Visionneuse de documents
bureautiques
Outils d’animation d’équipes
Calendrier partagé
Notifications / alertes
Gestion des tâches
Forum de discussion, blog, wiki
Listes de diffusion (gestion des
contacts)
Partage de favoris
Outils transverses
Moteur de recherche
Messagerie instantanée
Gestion de son profil
Échanges avec
l’extérieur de l’espace
Accès sécurisé
Liens externes
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3. Les fonctionnalités
3.5 Le wiktionnaire
• Un dictionnaire partagé
contribué et enrichi par les
intranautes
• Filtres par :
- ordre alphabétique,
- thématiques
- mise à jour
Attente bonne maquette
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3. Les fonctionnalités
3.6 Un intranet accessible partout
•
Un intranet accessible sur les principaux navigateurs mac et pc
•
Un extranet: accès au site intranet depuis n’importe quel ordinateur hors cg, avec
login et mot de passe => en prévision pour 2013
•
Un intranet mobile, accessible sur smartphones => en prévision pour 2013
Chantier parallèle
Poursuivre le déploiement de nouvelles applications outils, notamment dans le
domaine de la dématérialisation des formulaires.
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4. Le plan de communication interne
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4. Le plan de communication
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