mode opératoire fichier d`échange v1

DTELP VAL DE MARNE
DIRECTION DU CONTROLE DE GESTION
FICHIER D’ECHANGE
SERVICE COMPTABLE
MODE OPERATOIRE PAS A PAS
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Dans le cadre du projet d’allègement du Back Office Bureaux, toutes les questions
relatives à votre production comptable sont regroupées en un seul fichier.
Si des anomalies ont été relevées par le service comptable (SCELP) pour la semaine
S-1 Le fichier d’échange est envoyé le jeudi après midi sur la boite accueil du
bureau.
Chaque jeudi après midi, il faut donc aller sur la messagerie du bureau vérifier si un
fichier d’échange a été envoyé par le SCELP :
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Le message est envoyé par BF-B940-DCGP et s’intitule Fichier d’echange SCELP
BUREAU semaine X
Attention : certaines semaines vous ne trouverez pas de fichier.
Le service comptable n’a détecté aucune anomalie.
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En cliquant sur le message vous l’ouvrez
Et accédez au mode opératoire pour enregistrer le fichier
joint
Vous cliquez sur la pièce jointe qui a pour nom le code régate de votre
établissement et le numéro de la semaine concernée
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un message d’alerte apparaît
Vous validez
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Vous choisissez Enregistrer
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Vous cliquez sur COMMUN
puis sur Enregistrer
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Une fois l’enregistrement terminé vous pouvez ouvrir le fichier ou le Fermer pour traitement
ultérieur
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Vous pouvez ensuite accéder au fichier en passant par COMM.BUREAUTIQUE E12
Excel
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Puis Fichier ouvrir M puis COMMUN
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Vous retrouvez votre fichier et cliquez dessus pour l’ouvrir
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Vous remplissez la case Réponse ou action du bureau.
Si le SCELP vous demande d’envoyer une pièce comptable, vous précisez
dans cette colonne la date de l’envoi.
Si vos recherches n’ont pas encore abouties (la demande sera reportée sur
l’envoi de la semaine suivante) vous le notez (recherches en cours) et vous
renvoyez systématiquement le fichier au plus tard le mercredi matin de la
semaine suivant la réception.
Dans notre exemple :
Réception le 22 mars fichier à renvoyer au plus tard le 28 mars
Une fois le fichier traité vous l’enregistrez et le fermez
Fichier –enregistrer
Fichier - fermer
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VOUS RENVOYEZ LE FICHIER AU SCELP AU PLUS TARD MERCREDI MATIN
Ouvrez la messagerie et cliquez sur nouveau message
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Remplissez les différents champs
A [email protected]
(Soyez vigilant l’adresse doit être
parfaitement similaire au modèle)
Objet : fichier d’échange semaine x
Puis cliquez dans le corps du message
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Cliquez sur le trombone
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Cliquez sur parcourir
A l’ouverture de la fenêtre choisir COMMUN
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Sélectionnez le fichier cliquez sur ouvrir puis cliquez sur Ajouter à la liste
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Le nom et le chemin d’accès de votre fichier apparaissent dans le cadre
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Cliquez sur Envoyer
Jeudi après midi n’oubliez pas de consulter la messagerie de l’établissement
pour récupérer le fichier d’échange.
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