Archivage électronique

L'archivage électronique – http://www.landespublic.org
Dossier de presse
L'archivage électronique
Préambule
Le développement massif des nouvelles technologies de l’information et
de la communication (TIC) a introduit une dimension nouvelle dans la
gestion des documents sous format électronique, et notamment dans leur
archivage.
L’archivage électronique recouvre non seulement la collecte et la
conservation de données sur un support informatique mais aussi leur
restitution. Cependant, en matière de documents administratifs (le
programme
gouvernemental
ADELE
a
largement
développé
l’administration en ligne), la question de la légalité de l’archive se pose.
Certaines obligations doivent en effet être respectées : pérennité de la
conservation, intégrité du document, spécifications techniques, politique
d’archivage…
Sommaire:
PREAMBULE
QU’EST-CE QUE LES ARCHIVES ?
DEMATERIALISATION ET ARCHIVAGE
UNE QUESTION DE SECURITE
UNE POLITIQUE D’ARCHIVAGE
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1 - Qu’est-ce que les archives ?
A / Définition des archives
Selon l’article L 211-1 du code du patrimoine, sont appelées archives « l'ensemble des
documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus
par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans
l'exercice de leur activité ».
L’article L 211-4 du code du patrimoine précise que les archives publiques sont : « Les
documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des
établissements et entreprises publics ; Les documents qui procèdent de l'activité des
organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de
service public ; Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels »
La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public (besoins de gestion, de
justification, de documentation historique). Les conditions de la conservation des archives
publiques sont déterminées par décret en Conseil d'Etat.
Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent ellesmêmes la conservation et la mise en valeur, sauf les communes de moins de 2000 habitants
qui sont dans l’obligation de déposer auprès des services départementaux leurs documents
d’archives sortis d’usage courant. A l’inverse, les communes de plus de 2000 habitants
dépourvues d’un service d’archives peuvent confier leurs archives aux services
départementaux d’archives.
B / Durée de vie d’un document d’archives
On distingue trois étapes dans la vie d’un document d’archives :
-
Les archives courantes : le document est encore d’utilisation courante,
-
Les archives intermédiaires : le document n’est plus d’utilisation courante mais
doit être conservé en raison de sa valeur probante (durée d’utilité
administrative, DUA). Cette durée varie de quelques mois à plus de 100 ans
suivant la catégorie de document,
-
Les archives définitives : le document, une fois dépassée la durée d’utilité
administrative, peut être conservé en raison de sa valeur patrimoniale. A ce
stade, il est conservé dans un service public d’archives.
Les délais de conservation qui s’appliquent aux documents et dossiers sur support papier
s’appliquent, en toute hypothèse, aux données électroniques.
C / Un nouveau cadre juridique
Le nouveau cadre juridique permet désormais l’archivage électronique des informations qui
le nécessitent. La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 sur l’adaptation du droit de la preuve aux
nouvelles technologies et à la signature électronique indique, en effet, que les informations
électroniques ont valeur probante, au même titre que les informations sur papier, à
condition qu’elles soient conservées de façon à assurer leur intégrité.
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Le Code civil, ainsi réformé, indique les exigences de conservation et d’intelligibilité de
l’écrit, quels que soient son support et ses modalités de transmission. L’article 1316-1 du
Code civil précise ainsi:
« L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support
papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit
établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
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2 - Dématérialisation et archivage
A / Le programme ADELE
Le développement de l’administration en ligne, porté par l’ADAE ( Agence de Développement
de l’Administration Electronique) au travers du programme ADELE, a engendré une
augmentation importante de la masse de fichiers électroniques (traitement de texte,
tableurs…).
Par ailleurs, le développement de la messagerie et la généralisation des réseaux intranet et
extranet posent la question de la conservation de leur contenu. De nombreuses platesformes sécurisées d’échanges ont ainsi vu le jour, sans pour autant avoir vocation à assurer
l’archivage des données.
Pourtant, les points 103 et 104 du programme ADELE affichent un objectif clair :
l’établissement d’un cadre de conservation des documents numériques passant par la mise à
disposition d’outils d’archivage électronique : définition de référentiels, normes et standards
permettant de garantir l’interopérabilité des services entre administrations et la pérennité
de la conservation.
B / Des projets en cours
Plusieurs grands projets de dématérialisation sont actuellement en cours, parmi lesquels, la
dématérialisation du contrôle de légalité, des marchés publics ou bien de la chaîne
comptable.
Le contrôle de légalité
Deux projets de normes (schéma XML) ont été réalisés concernant une articulation entre la
plate-forme d’échanges ACTES de la DGCL (Direction Générale des Collectivités Locales) et
une plate-forme d’archivage. Le premier projet vise à modéliser les échanges entre services
versants et services d’archives, tandis que le second projet vise à modéliser la description de
l’archive transférée.
Ce schéma XML permettrait de produire, à partir des fichiers initiaux stockés sur ACTES, une
enveloppe pour l’archivage. Cette « enveloppe » comporterait alors :
les informations significatives sur le versement,
un élément « Archives » composé du document à conserver,
la description du document (obéissant à la DTD EAD qui permet d’avoir un inventaire
des données transférées).
L’objectif est que la plate-forme ACTES produise automatiquement ces versements
(récupérés par la suite par les services publics d’archives). A terme, ce schéma XML pourrait
être proposé comme modèle générique pour l’ensemble des versements électroniques. Pour
l’heure, le conseil général des Yvelines teste l’archivage de ses versements aux Archives
départementales des Yvelines en estimant le coût de leur stockage et de leur
communication.
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Les marchés publics
Depuis janvier 2005, de nombreuses plates-formes de dématérialisation des marchés publics
ont été mises en place, permettant ainsi de recevoir les offres électroniquement. Cependant,
l’examen des offres et la signature des marchés s’effectuent généralement sous format
papier nécessitant donc une "rematérialisation".
La mise en œuvre de la dématérialisation complète des marchés publics est prévue pour
2007, incluant du même coup la notion d’archivage.
La comptabilité publique
HELIOS est la nouvelle application Internet de gestion comptable et financière des
collectivités locales et établissements publics locaux. Elle est destinée à remplacer
progressivement, à compter de janvier 2005, les applications dont sont actuellement dotés
les comptables du Trésor public.
La DGCP (Direction générale de la Comptabilité publique) vient de mettre en place, au sein
du programme HELIOS (nouveau projet informatique du Trésor public pour le secteur local),
un pôle dédié à la dématérialisation des procédures budgétaires et comptables des
collectivités locales.
Un plan d’actions a été élaboré afin de permettre la dématérialisation de la paye, des titres
et mandats et des pièces justificatives répétitives. Parmi les actions prévues, à noter la mise
en œuvre d’expérimentations prenant en compte la signature électronique, l’horodatage et
le stockage sécurisé selon les besoins des collectivités, et en favorisant l’interopérabilité.
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3 - Une question de sécurité
A / Identification et intégrité
La conservation du document électronique doit répondre à un double impératif :
identification et intégrité. L’identification est assurée par la signature électronique instituée
par l’article 1316-4 alinéa 2 du Code civil ainsi que par la loi pour la confiance en l’économie
numérique n° 2004-575 du 21 juin 2004.
La fiabilité du lien entre signature électronique et le document constitue un élément
essentiel. La validité de certains documents juridiques est en effet directement liée à
l’utilisation d’une signature électronique sécurisée.
Cette authentification est garantie par une politique de certification, laquelle assure
également l’intégrité et la non répudiation du document archivé. Enfin, un système de
confidentialité (clés privées/publiques) et d’horodatation (voire de chiffrement) doit être
mis en place.
Par ailleurs, afin de garantir la restitution de l’identification de l’auteur et de l’intégrité de
l’écrit électronique, il est nécessaire d’adapter les moyens électroniques d’archivages aux
évolutions technologiques. Il est donc intéressant que le service d’archivage permette un
changement de support pendant la période de conservation.
B / Une plate-forme générique d’archivage
Prochainement, devraient se mettre en place le référentiel interministériel de sécurité
permettant d’évaluer le niveau de sécurité en fonction du type de processus dématérialisé
ainsi qu’un cadre d’interopérabilité (ensemble des normes techniques que doivent suivre les
administrations).
Par ailleurs, la direction des Archives de France a lancé, en janvier 2005, une étude générale
sur la mise en place d’une plate-forme d’archivage électronique, afin de prendre en compte
les problématiques financières (coût humain, matériel et logiciel) et techniques (formats,
technologies XML, applications web…).
Cette étude sera présentée officiellement à l’automne 2005. Il s’agit d’étudier l’ensemble du
processus d’archivage : collecte, stockage et restitution. Cette étude présente également les
divers pré-requis nécessaires à la mise en œuvre et à la gestion d’un tel outil ainsi que les
possibilités éventuelles de mutualisation.
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4 - Une politique d’archivage
A / Une méthodologie précise
La valeur probante des documents électroniques archivés implique une méthodologie de
collecte et de stockage : enregistrement, identification et classement systématique du
document que l’on souhaite conserver, intégration de son délai légal de conservation et mise
en place d’outils informatiques adaptés (détermination du mode et du support d’archivage
retenu).
La mise en place d’une politique d’archivage suppose une méthode de travail précise de type
« records management », au sens de la norme ISO 15489. Il s’agit de contrôler de manière
efficace et systématique la création, la conservation et l’utilisation du sort final des
documents à conserver.
Concrètement, chaque document doit être analysé dès sa création afin de définir le type de
document à archiver, de déterminer le type de preuve à fournir pour ce document et le type
d’archivage nécessaire.
B / Des dispositions techniques
La mise en œuvre d’une politique d’archivage nécessite de s’assurer de la valeur légale de
supports électroniques utilisés en termes de :
-
contrôle d’intégrité,
vérification de l’imputabilité du document,
conservation dans le temps du support,
accessibilité à la preuve et à son support.
Afin d’atteindre des objectifs d’intégrité, il est nécessaire de respecter certaines dispositions
techniques. Celles-ci sont notamment définies par la norme AFNOR NF Z42013 (publiée en
juillet 1999 et révisée en décembre 2001). Cette norme décrit les recommandations relatives
à la conception et à l’exploitation des systèmes informatiques permettant de s’assurer de
l’intégrité et la fidélité des documents électroniques stockés ainsi que la pérennité de
l’archivage dans le cadre de la durée de conservation souhaitée.
C / Echanges de données
Enfin, la politique d’archivage c’est également faire le choix d’un mode d’archivage :
création d’un service spécialisé au sein de la collectivité,
mutualisation des moyens par le biais d’un prestataire spécialisé de droit public
(ALPI, CDG 40…), ce qui engendrerait une baisse des coûts (plus les volumes d’archives sont
importants, plus les coûts diminuent),
recours à un prestataire de droit privé.
Selon la taille de la structure du donneur d’ordre c'est-à-dire de l’émetteur du message (la
structure qui souhaite archiver), le tiers archiveur (la structure qui se charge de l’archivage)
peut donc être interne ou externe.
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Le tiers archiveur a pour fonction de recevoir, d’archiver et de restituer tous les éléments
électroniques envoyés par le donneur d’ordre. Le donneur d’ordre a pour mission d’envoyer
au tiers archiveur les éléments électroniques à archiver. Toutes données électroniques
transmises au tiers archiveur doivent l’être dans les conditions optimales de sécurité
(garantie de l’authentification et de l’intégrité des fichiers) d’où la nécessité d’un certificat
électronique.
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