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Plan Performance
des Achats Hospitaliers
Préconisations
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Les leviers pour la performance des achats hospitaliers
Organisation Interne
1.
2.
3.
4.
5.
Désigner un responsable achats par établissement
Elaborer une stratégie globale des achats
Appuyer les directeurs d’établissements
Former et informer les décideurs/ prescripteurs
Impliquer les acteurs des achats
Marchés Mutualisés
6.
7.
8.
Proposer des marchés mutualisés nationaux
Proposer des marchés mutualisés régionaux
Animer une politique régionale des achats.
Achats médicaux
Outils et méthodes
9. S’appuyer sur une gestion dynamique du livret thérapeutique
10. Optimiser la gestion des stocks
11. Engager les travaux de classification et de codification des dispositifs
médicaux
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Définir et suivre les objectifs quantifiables et mesurables
Proposer des indicateurs de suivi et d’évaluation
Inciter à la dématérialisation du processus achats.
Faire évoluer la M21
Raisonner en coût complet
Développer une stratégie pluriannuelle des achats
d’équipements.
Direction
générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisations
« Organisation Interne »
3
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 1:
Désigner un responsable achats par établissement
Directeur
d’établissement
N-1 ou N-2
Equipements médicaux et
achats associés
Produits
pharmaceutiques
et soins aux
patients
Affaires
Techniques
Services
généraux
Responsable
des achats
Le responsable achats
coordonne en transversalité
les achats pour tous les
segments.
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Désigner un responsable achats par établissement
Nécessité de mettre en place un responsable achats (animation, coordination en
transversalité) coordonnant les achats pour tous les segments.
Missions du responsable achats
-Animer la définition des besoins
-Fédérer et animer une équipe
d’acheteurs
-Coordonner une politique du bon usage
et évaluer les gains.
-Développer les meilleurs leviers achats
-S’impliquer dans la négociation et le
suivi des contrats
-Représenter l’établissement auprès de
la communauté des achats
(fournisseurs, groupements, ARS…)
5
- Travailler sur la formation des
acheteurs aux:
- Techniques de négociations
- Veille fournisseurs
- Bonne exécution des
marchés et opportunités des
procédures.
- Implication des prescripteurs
- Suivi et évaluation
- La politique achats implique les
experts et les prescripteurs.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Encourager la collaboration entre les acteurs tout le long
du processus d’achat
Etude du
besoin
Analyse du
marché
fournisseurs
Définition de la
stratégie d’achat
Procédures et mise
en concurrence
Prescripteur*
Juriste
Sélection et
choix
Exécution,
suivi,
évaluation et
nouvelle
expression
Prescripteur*
Utilisateur
Approvisionneur
ACHETEUR
RESPONSABLE ACHATS
Le responsable achats anime
la recherche d’opportunités
de gains en coût complet.
*Prescripteurs d’achats au sens large
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Répartition des rôles cible
Réalisateur – Approbateur – Consulté - Informé
Etude du
besoin
Analyse du
marché
fournisseurs
Définition de la
stratégie
d’achat
Procédures et
Mise en
Concurrence
Exécution,
suivi,
évaluation et
nouvelle
expression
Responsable
achats
I
I
A
I
I
Acheteur
R
R
R/C
R/C
R/C
Juriste
I
I
I
A/C
-
Expert
A
C
A
A/I
-
Pharmacien
A
A/C
A
A
R
Prescripteur
C
I/C
I
I
C
Approvisionneur
C
I
I
I
R
Directeur
d’établissement
I
I
A/C
I
I
Une personne peut réaliser plusieurs fonctions.
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Développer la politique Achat au
sein de chaque établissement
Augmenter la reconnaissance de
la fonction Achat
• Fonction achat à périmètre étendu
rapportant directement à la Direction
• Prise en compte accrue de la fonction
achat par la Direction, par l'intégration
de la politique achat au sein de la
politique globale de l'établissement
• Définition d'objectifs précis pour la
fonction Achat
• Formalisation des rôles, animation et
coordination des acheteurs/prescripteurs.
Valorisation
de la fonction
Achat
Mettre en place des outils nécessaires
à la mise en œuvre de la politique
Achat
Développer les compétences clés
de la fonction Achat
• Utilisation exhaustive de l’ensemble des
leviers d’achats pertinents
• Définition d'objectifs individualisés et
automatisation d’indicateurs de
performance opérationnels
• Renforcement des compétences de
négociations dans le cadre du Code des
Marchés Publics
• Adaptation des différents systèmes
d’informations existants aux besoins
de la fonction Achat
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 2:
Elaborer une stratégie globale des Achats
Inscription de la stratégie d’achats dans le projet d’établissement et présentation de la
politique d’achats annuelle au directoire.
- Définir des
objectifs annuels
Responsable
par segments avec
Achats
indicateurs de suivi.
Stratégie
achats
Projet
d’établissement
Politique
achats
annuelle
Directoire
-Suivi annuel de
l’exécution de la
stratégie achat au
sein du directoire.
- Traiter l’axe de
conduite du
changement
Pôles
Conseil de
Surveillance
Achats Médicaux
CME
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- Inscrire des
objectifs d’achats
dans les contrats de
pôle
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 3:
Appuyer les directeurs d’établissement
L’implication des directeurs est
essentiel pour atteindre des gains
économiques et améliorer la
qualité du service rendu.
- Informer les directeurs
d’établissements sur le potentiel
du levier achat.
- Négocier des objectifs en
matière de performance achats et
les évaluer via le CPOM.
Nécessité de communiquer sur
les gains atteignables (en €)
grâce à une politique d’achats
interne volontariste.
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 4:
Former et informer les acteurs des achats
Formation Initiale
Formation Continue
Informations
Formations initiales : l’EHESP,
universités médicales …
(directeur, acheteur, pharmacien…)
Formation ANAP, EHESP,ANFH, école
de commerce
(directeur, acheteur, chef de pôle,
directeur des services économiques,
pharmacien…)
Supports de communication envers les
directeurs
Thématiques de Formations :
Techniques de négociations
Veille fournisseurs
Bonne exécution des marchés et opportunités
des procédures.
Implication des prescripteurs
Suivi et évaluation
Achats durables
Analyse fonctionnelle du besoin
Management de projet et des risques
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-Intégrer une thématique
achat dans les différentes
formations. (initiale,
continu…)
-Développer des actions
de formations : E-learning,
formations/actions…
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 5:
Impliquer les prescripteurs au sein des ES
•
•
•
Le bon usage des produits achetés doit être
inclus dans la politique d’achats de
l’établissement.
Le retour d’expérience permet d’identifier les
besoins futurs.
L’évaluation des achats doit être
pluridisciplinaire et conduite en coût complet.
Achats
Expression du
Besoin
-Accompagner le bon
usage: information,
formation
-Elaborer des indicateurs
de suivi et d’évaluation.
-Suivre l’implication des
prescripteurs dans les
contrats de pôle.
Usage
Veille
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisations
« Marchés Mutualisés »
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Marchés des Achats hospitaliers
Potentiel de parts de marché / catégories pour un ES
Hors achats des médicaments
Une étude portant sur les segments
d’achats à partir d’un panel
d’établissements montre que les
achats peuvent être répartis en 3
catégories.
Achat National
(Par centrales d’achats)
16%
Achat Régional*
(groupements d’achats,
référents)
L’étude a été conduit à partir des
données: CH Gonesse, Hospices
Civils de Lyon, Uni.HA, Resah IDF,
ARS Alsace, CH Valencienne,
CHU Strasbourg , (Service des
Achats de l’Etat)
25%
Expertise régionale
20 %
Achat Local
39%
* Dont Uni.HA
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 6:
Proposer des marchés nationaux
Etude potentiel de parts de marché national par segments*
Actuellement seul l’UGAP
propose des marchés nationaux
aux EPS. Pourtant il existe un vrai
potentiel de gains sur des
segments à fort enjeux.
Médicaux
50-60%
Non
Médicaux
40-50%
Proposer aux groupements de porter
des marchés nationaux (en mode
centrale d’achats).
Médicaments
- Monopole
- Concurrence
-
Dispositifs médicaux
-
Equipements Biomédicaux
50%
Immobilier
-Investissement
- Maintenance
-
Informatique
20%
Energie
20%
Hôtellerie Restauration
-
Services généraux
25%
*L’étude a été conduit à partir des données: CH Gonesse, Hospices Civils de Lyon, Uni.HA, Resah IDF,
ARS Alsace, Service des Achats de l’Etat, CH Valencienne, CHU Strasbourg
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 7:
Proposer des marchés régionaux
Etude potentiel de parts de marché national par segments*
Actuellement moins de 50% des
EPS ont accès à un groupement
régional structuré. Pourtant la
mutualisation régionale
représente un potentiel de gains
important.
Médicaux
50-60%
Inciter à la mutualisation régionale ou
interrégionale.
Non Médicaux
40-50%
Les adhérents d’Uni.HA peuvent
participer à des groupements régionaux.
Médicaments
- Monopole
- Concurrence
70%
Dispositifs médicaux
60%
Equipements Biomédicaux
-
Immobilier
-Investissement
- Maintenance
20%
Informatique
20%
Energie
-
Hôtellerie Restauration
50%
Services généraux
20%
-
*L’étude a été conduit à partir des données: CH Gonesse, Hospices Civils de Lyon, Uni.HA, Resah IDF,
ARS Alsace, Service des Achats de l’Etat, CH Valencienne, CHU Strasbourg
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Les groupements régionaux
-Impulsion forte de l’ARS et pilotage
- Rencontres permanentes et échanges entre
les experts des établissements participants.
- Outils de communication et de reporting
indispensables.
Deux modèles
Groupement de coopération régional avec un financement en amorçage de l’ARS
(ex: CHRU → Uni HA, Ile de France → Resah IDF…)
Etablissements tête de pont d’achats par segments sans structure juridique
commune et avec une animation forte de l’ARS.
(ex: Rhône-Alpes, Alsace…)
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 8:
Animer une politique régionale des achats
ARS
Animateur politique régionale des achats
Accompagner la mise
en place du
responsable achat dans
les établissements.
Faciliter la mise en
place de la
mutualisation des
achats au niveau
régional et
interrégional.
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Aider à la
Aider le
professionnalisation
responsable
des achats :
achats à être sur
information,
les vrais enjeux
formation,
benchmarking.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisations
« Achats Médicaux »
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 9:
S’appuyer sur une gestion dynamique
du livret thérapeutique
Un nombre restreint
de références avec
des entrées et
sorties fréquentes
Inclure les dispositifs
médicaux
Des protocoles de
bon usage associés
aux produits
Introduire le prix
d’achat
Mobilisation des
CME dans leur
gestion
- Créer un référentiel
de bonnes pratiques
de gestion dynamique
du livret thérapeutique
(HAS)
-Réaffirmer le rôle
d’animation,
d’expertise et d’appui
des OMEDITS.
Intégration dans
les logiciels d’aide
à la prescription
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 10:
Optimiser une meilleure gestion des stocks
•
•
•
Une gestion optimale des flux de stockage est
un facteur de gains important en matière
d’achat :
Optimisation des flux (analyse du processus et
des moyens logistiques): définir des stratégies
de stockage/déstockage et de chaine
d’approvisionnement.
Suivi de la péremption
Réflexion sur des solutions: de coopération et
de mutualisation, l’automatisation et de gestion
en temps réel/management des risques.
- Analyser le champ
de la mutualisation
(plateforme
logistiques communes
pour certains
établissements).
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 11:
Engager les travaux de classification et de
codification des dispositifs médicaux
L’absence d’une classification rend difficile la
gestion des dispositifs médicaux.
L’association CLADIMED travaille sur une
classification type ATC.
Nécessité de mettre en place une codification
des DM (qui identifier la plus petite unité de
dispensation utilisé) pour rationaliser le
processus achats .
22
- Normaliser la classification
CLADIMED avec l’appui de
l’AFSSAPS.
- Codifier d’une façon universelle
les DM afin d’améliorer la
traçabilité sanitaire et financière.
- Inciter les fournisseurs à travers
les cahiers des charges en
introduisant cette codification
comme critère de sélection.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisations
« Outils d’appui et d’accompagnement »
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 12:
Définir et suivre les objectifs quantifiables et mesurables
Les enjeux du plan sont la réalisation de gains économiques et l’amélioration de la
qualité afin d’obtenir des résultats quantifiables et mesurables au bénéfice des
établissements de santé et des usagers.
Plan national
performance des
achats
Objectifs
CNP
-Le plans d’actions doivent contenir
des objectifs cibles.
-L’ARS doit établir un état des lieux
avant de définir son schéma régional.
-Les objectifs sont inscrits dans les
CPOM. (Contrats Pluriannuels
d'Objectifs et de Moyens)
Schéma régional
performance des
achats
ARS
Plans
d’actions
Objectifs
Stratégie globale
des achats
Etablissements
Plans
d’actions
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 13:
Proposer des indicateurs de suivi et d’évaluation
Les indicateurs opérationnels et stratégiques sont indispensables pour mesurer la performance.
Directeur
Evaluation et suivi
Pôles
Acheteurs
Indicateurs de résultats
cout d’achat ou d’acquisition,
qualité du produit livré, taux de
satisfaction des utilisateurs...
Indicateurs d’évaluation
des processus
nombre de marchés de procédures,
nombre de fournisseurs actifs,…
Indicateurs de productivité
ETP/ nombre de commandes
passées ; cout unitaire d’une ligne de
commande ou ligne de livraison…
Indicateurs stratégiques
Existence d’un plan d’action, nombre
d’établissements adhérents à des
groupements, développement de la
dématérialisation…
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- Inscrire les indicateurs
dans les contrats de pôles
pour mobiliser les
prescripteurs.
-Evaluer la performance de
la fonction achat au travers
d’indicateurs.
- Inscrire la mesure de la
performance dans la
stratégie achats.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 14:
Inciter à la dématérialisation du processus d’achats
-Dématérialiser le processus de
la demande d’achats à la
liquidation.
- Inciter fortement les
fournisseurs à dématérialiser
(clause de CCP).
La dématérialisation
représente un potentiel de
gains important pour les
établissements de santé.
-Proposer des outils facilitant les
démarches administratives
entre fournisseurs et
établissements de
santé.(plateforme
dématérialisée)
Travailler avec l’ensemble des
acteurs: fournisseurs,
acheteurs, trésoriers.
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 15:
Travailler sur une évolution de la M21
Le manque de données comptables nationales
est un frein à l’analyse des dépenses
des produits médicaux.
- Rendre plus lisible
les dépenses d’achats
médicaux dans la M21.
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Préconisation 16:
Raisonner en coût complet
Achat
Livraison
Installation
Usage
-Inciter fortement les établissements à raisonner en coût complet
-Etablir les plans d’investissements et d’évaluation en coût complet
-Travailler en équipe pluridisciplinaire
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS
Préconisation 17:
Développer une stratégie pluriannuelle
des achats d’équipements.
Le volet équipement du Plan Pluriannuel
d’investissement doit être connu et partagé
par les acteurs concernés (pôles, direction…). Généraliser la Gestion de
Etablir une stratégie basée sur un diagnostic
d’activité et priorisant la maintenance
préventive par rapport à la maintenance
curative (en termes d’ organisation, de
système d’informations)
Maintenance Assistée par
Ordinateur (GMAO)
Créer un référentiel de bonnes
pratiques de performance de la
maintenance des équipements
(ANAP)
L’achat d’équipements doit s’accompagner
d’un contrat de maintenance maitrisé
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Direction générale de l’offre de soins - DGOS