CR Roquefavour du 09/01/2016

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Compte Rendu de la réunion du 09/01/16
Présents :
(Visite de M. Claude Filippi)
Claude Coste, Valérie Carvin, Bernard Charpentier, Jacques Pez, Christian Arnaud, Valérie
Bechadergue, Elisabeth Croce, Dominique Tiziani, Véronique Dubois, Vera Van Den Berghe,
Philippe Duez, Benoît Néraudeau.
Excusés :
Virginie Mitrano, Joëlle Gauchet, Didier Ave
Suite à la visite de M. Claude Filippi, nous avons pu lui exposer notre problème d’accès pour la
piste d’athlétisme (horaires) celui ci nous propose un Badge H 24 pour l’accès du stade.
ORDRE DU JOUR
- Point d’étape et revue des différentes commissions.
Commission Podium et Sponsors
Sponsors reconduits :
Provelam,
Calissoum,
Studio A. coiffure,
Mary Fleurs,
Le « Primeur du hameau»,
Le hameau de la fontaine,
Pharmacie du centre,
Wheeling Café,
Sud Est Piscines,
Intermarché Ventabren,
Domaine de Saint Hilaire.
1 Temps Daret – souhaite présenter des voitures –
Le potager de Ventabren (2 paniers d’épicerie fine)
La SEM,
Endurance Shop,
L’éouvé,
La Table de Ventabren,
Nouveaux sponsors
Jean-luc coiffure Coudoux (2 lots femme),
Sandrine esthétique Coudoux (2 soins),
Michel Clairand Garage à Velaux (2 vidanges),
Mac Dan Eguilles (lots),
Pépinière Aixotic (3 bons d’achat de 10 €),
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Volvo Travaux Public (uniquement si un membre VJA a ou travaille pour une société de TP),
Entreprise de bâtiment EPC (250 €) – souhaite installer un stand avec un kakémono et écran
présentant les travaux de l’entreprise AB CANDLE Velaux (15 bougies),
Quincaillerie Aixoise (2 bons d’achat de 30 €),
Rendezvouscheznous.com (des réductions sur activités),
Masseuse de Ventabren (un massage)
GIANT (3 bons d’achat de 50 € ou 5 bons de 30 €)
Soccer Center (1 séance de foot en salle pour 10 personnes)
Claude et Bernard prennent rendez vous avec la SEM à partir du 18 janvier, afin de faire le point
sur leur sponsoring (dossards, eaux…..)
Sponsors à confirmer :
La boucherie « Bœuf et Agneau »,
Le restaurant « la Table de la Fontaine »,
Keep Cool.
Keep Cool nous propose des lots pour chaque catégorie des podiums, sachant qu’il y aura + ou - 114
personnes à récompenser, sous forme de mois d’abonnement, séance de sport, gourde,
serviette….
Keep Cool souhaite en échange pouvoir installer un stand Keep Cool, mettre une Smart et des
banderoles et avoir des dossards offerts.
Apres concertation, cette demande est acceptée.
Récompenses
Le prix de la récompense Club est un lot plutôt que de l’argent (minimum de 10 participants sur
l’ensemble des courses et de la marche).
Commission départ /arrivée:
Une décision doit être prise concernant l’arche de départ - le coût de celle-ci en 2015 était de
150 € Départ :
Echauffement avec Maxence
Arrivée :
- proposition d’un stand de massage assis à l’arrivée.
- Sandrine Néraudeau propose un stand de réflexologie plantaire sur l’arrivée (3 tables de
réflexologie).
Vera doit se mettre en contact avec les personnes des animations et faire le nécessaire pour
bloquer l’estrade servant à l’échauffement et voir le nombre de dossard souhaité pour Maxence
Commission communication :
Création de l’affiche de la course sans la mention “grand buffet gastronomique” afin de pouvoir
insérer le logo de Ventabren et les sponsors.
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Changement de challenge du nombre par récompense club sur affiche et flyer.
Le règlement intérieur doit être prêt pour le 15 février.
Commission inscription :
Une fois que le nombre de dossards offert est arrêté, il faut bloquer les numéros afin que ceuxci ne participent pas à la récompense club et au tirage au sort.
La marche sera chronométrée mais sans scratch.
Une vérification sur la nécessité du certificat médicale spécifiant – aptitude à l’activité physique
– pour l’inscription à la marche doit être faite.
L’inscription de la marche se fera dans le hall ou à l’extérieur de la salle Reine Jeanne afin de
protéger celle-ci des pointes des bâtons.
Il faut fixer l’horaire limite des inscription sur le site KMS
Commission parcours :
Tous les plots sont en bon état, 1 seul au niveau de l’ancien chemin d’Aix haut est à receler.
L’ouverture de la marche se fait avec un VTT.
Faire un couloir spécifique marcheurs sur le goudron de la piste d’athlétisme avec petit virage
sous arche arrivée, afin que ceux-ci puissent être bipé.
Commission bénévoles et parcours :
Besoin de mettre en place un bénévole pour l’arrivée des marcheurs sur le stade afin de vérifier
que les bâtons soit portés (plus création d’une affiche : pas de bâtons sur la piste)
Commission parking :
Il faut fixer un rendez vous avec le comité Feu et Forêt afin d’arrêter l’horaire de la fermeture
d’accès de la route.
PROCHAINES DATES DE REUNION :
Le samedi 06 février 2016 à 10 h 30 salle Jean Bourde
Le samedi 05 mars 2016 à 10 h 30 salle Jean Bourde
L’ordre du jour des réunions sera défini ultérieurement