Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie Procès

Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie
Procès-verbal
Salle de la CSN Estrie
180, Côte de l’Acadie, Sherbrooke
11 juin 2015, 18 h 30
Membres présents (23) :
 Alexandre, Dominic
 Bergeron, Charles
 Bilodeau, Thomas
 Boisvert, Marie-Pier
 Bolduc, Sonia
 Bougie, Véronique
 Côté, Brigit
 Côté-Poirier, Marie-Laurence
 Descheneaux, Michel
 Dodier, Sylvain
 Hamel, Valérie
 Hamon, Mariig
1.
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Hébert, Louis-Philippe
Lemieux, Steve
Marcotte, Philippe
McCann, Pierre
Otis, Joanie
Pallegoix, Luc
Pelletier Gilbert, Myriam
Pinard, Émilie
Roy, Mathieu
Tétreault, Nancy
Tremblay, Sandy
Accueil et mot de bienvenue
Myriam Pelletier Gilbert souhaite la bienvenue aux membres présents.
2.
Ouverture de l'assemblée
Myriam Pelletier-Gilbert propose l’ouverture de l’assemblée.
3.
Élection de la présidence et du secrétariat d’assemblée et d’élection
Il est proposé par Myriam Pelletier Gilbert
Appuyée par Jimmy Forgues
Et résolu à l’unanimité
De nommer Sandy Tremblay à la présidence d’assemblée;
De nommer Pierre McCann au secrétariat d’assemblée.
4.
Présentation et adoption de l'ordre du jour
Il est proposé par Véronique Bougie
Appuyée par Sylvain Dodier
Et résolu à l’unanimité
D’adopter l’ordre du jour tel que proposé.
5.
Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive du 4 juin 2014
Il est proposé par Marie-Pier Boisvert
Appuyé par Joanie Otis
Et résolu à l’unanimité
D’adopter le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive du 4 juin 2014.
6.
Présentation du rapport annuel
À tour de rôle, des membres sortants du conseil d’administration présentent les
différentes sections du rapport annuel.
Il est proposé par Marie-Pier Boisvert
Appuyé par Jimmy Forgues
Et résolu à l’unanimité
De féminiser le texte du rapport annuel 2015-2016 du GRIS Estrie.
Il est proposé par Michel Descheneaux
Appuyé par Brigit Côté
Et résolu à l’unanimité
D’adopter le rapport annuel 2014-2015 du GRIS Estrie tel que présenté.
7.
Propositions de modifications aux règlements généraux
Joanie Otis présente les propositions de modifications aux règlements généraux
émanant du conseil d’administration.
4.1
Avant les modifications
NOMBRE
Les affaires de l’organisation sont administrées par un
conseil d’administration composé de sept (7) membres élus
âgés d’au moins dix-huit (18) ans et occupant les postes
suivants : présidence, vice-présidence, secrétariat,
trésorerie, administrateur 1, administrateur 2 et
administrateur 3. La direction générale de l’organisme y
siège d’office, sans droit de vote.
4.1
Propositions de modification
NOMBRE
Les affaires de l’organisation sont administrées par un
conseil d’administration composé de sept (7) membres élus
âgés d’au moins dix-huit (18) ans. et occupant les postes
suivants : présidence, vice-présidence, secrétariat,
trésorerie, administrateur 1, administrateur 2 et
administrateur 3. La direction générale de l’organisme y
siège d’office, sans droit de vote.
Afin de remplir certains besoins et mandats de
l’organisation, le conseil d’administration peut
également
nommer
deux
(2)
administrateurs
supplémentaires à la suite de l’assemblée générale
annuelle.
Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin 2015
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4.2
DURÉE DU MANDAT
4.2
DURÉE DU MANDAT
La durée du mandat de chaque administrateur est de deux
ans à compter de la date de son élection. Un administrateur
demeure en fonction jusqu’à l’expiration de son mandat ou
jusqu’à la date effective de sa démission.
La durée du mandat de chaque administrateur élu est de
deux ans à compter de la date de son élection. Un
administrateur demeure en fonction jusqu’à l’expiration de
son mandat ou jusqu’à la date effective de sa démission. La
durée du mandat des administrateurs nommés par le
conseil d’administration est d’un an.
4.3
4.3
ALTERNANCE
Les mandats de la présidence, de la trésorerie et de
l’administrateur 2 sont renouvelables aux années paires.
Les mandats de la vice-présidence, du secrétariat, de
l’administrateur 1 et de l’administrateur 3 sont
renouvelables aux années impaires.
ALTERNANCE
Les mandats de la présidence, de la trésorerie et de
l’administrateur 2 sont renouvelables aux années paires.
Les mandats de la vice-présidence, du secrétariat, de
l’administrateur 1 et de l’administrateur 3 sont
renouvelables aux années impaires.
Afin de favoriser l’alternance au sein du conseil
d’administration, chaque année, la moitié des postes
d’administrateurs élus sont soumis au vote selon un mode
d’alternance. Trois postes sont renouvelables aux années
paires, et quatre postes sont renouvelables aux années
impaires.
4.5 ÉLECTIONS
4.5 ÉLECTIONS
Les administrateurs sont élus par les membres en règle
présents à l’assemblée générale annuelle des membres.
Seuls les candidats dont la candidature a été déposée
conformément aux présents statuts sont éligibles à
l’élection.
Les administrateurs sont élus par les membres en règle
présents à l’assemblée générale annuelle des membres.
Seuls les candidats dont la candidature a été déposée
conformément aux présents statuts sont éligibles à
l’élection.
L’assemblée procède à l’élection de la présidence et du
secrétariat d’élection. La présidence d’élection fait la lecture
des bulletins de mise en candidatures reçus conformes.
Dans le cas où il n’y a qu’un candidat pour un poste,
l’élection aura lieu par acclamation.
L’assemblée procède à l’élection de la présidence et du
secrétariat d’élection. La présidence d’élection fait la lecture
des bulletins de mise en candidatures reçus conformes.
Toutes les candidatures sont prises pour tous les
postes en élection.
Dans le cas où il y a plus d’un candidat à un poste,
l’élection a lieu à main levée à la majorité absolue (la
majorité absolue réunit 50 % plus un des voix en incluant
les abstentions). Le vote secret est tenu si une personne le
demande.
Si aucun candidat n’obtient la majorité absolue des voix, un
second tour a lieu. La candidature de la personne ayant
obtenu le moins de voix est alors retirée et les membres
procèdent à nouveau au vote. Si un candidat n’obtient
toujours pas la majorité absolue, d’autres tours ont lieu
jusqu’à ce qu’une candidature obtienne 50 % plus un des
voix.
Un candidat qui n’a pas obtenu la majorité des voix pour
être élu au poste pour lequel il a posé officiellement sa
candidature peut se porter candidat aux autres postes
encore ouverts à l’élection.
Si au terme des élections, un ou des postes demeurent
vacants, le conseil d’administration a la responsabilité de
combler ce ou ces postes.
Il y a élection s’il y a plus de candidats que de postes à
pourvoir. Les membres de l’assemblée élisent les
administrateurs, au scrutin secret, en inscrivant sur
leur bulletin de vote le nom d’autant de candidats de
leur choix qu’il y a de poste à pourvoir. Selon le nombre
de postes disponibles, les candidats ayant reçu le plus
de votes seront déclarés élus.
En cas d’égalité de voix pour le dernier poste à
combler, tous les candidats non élus passeront à un
vote supplémentaire. Si l’égalité persiste, le candidat
ayant obtenu le moins de votes sera retranché et les
autres candidats seront soumis à un autre vote
supplémentaire jusqu’à la victoire d’un seul candidat
pour le dernier poste à combler.
Si au terme des élections, un ou des postes demeurent
vacants, le conseil d’administration a la responsabilité de
combler ce ou ces postes.
Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin 2015
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4.11
QUORUM ET VOTE
4.11
QUORUM ET VOTE
Le quorum des réunions du conseil est de quatre (4)
administrateurs.
Le quorum pour la tenue d’une rencontre du conseil est
composé de la moitié plus un des postes comblés.
Toute question soumise au vote lors des réunions du
conseil est adoptée à la majorité simple des voix des
administrateurs présents. Le vote est pris à main levée, à
moins qu’un administrateur ne demande le scrutin secret.
Toute question soumise au vote lors des réunions du
conseil est adoptée à la majorité simple des voix des
administrateurs présents. Le vote est pris à main levée, à
moins qu’un administrateur ne demande le scrutin secret.
En cas d’égalité des votes, le vote de la présidence a
préséance.
5.1
5.1
DÉSIGNATION DES OFFICIERS
Les officiers de l’organisation sont la présidence, la viceprésidence, la trésorerie et le secrétariat.
DÉSIGNATION ET ÉLECTION DES OFFICIERS
Les officiers de l’organisation sont la présidence, la viceprésidence, la trésorerie et le secrétariat. Chaque officier
doit être membre en règle de l’organisme et du conseil
d’administration.
Les administrateurs élus doivent, à leur première
réunion suivant l’assemblée générale annuelle,
déterminer qui parmi eux occupera chacun des postes
d’officiers. Ils élisent, par vote et dans l’ordre, la
présidence, la vice-présidence, la trésorerie et le
secrétariat.
6.1 COMPTES BANCAIRES ET SIGNATAIRES
6.1 COMPTES BANCAIRES ET SIGNATAIRES
Tous les comptes bancaires doivent être ouverts au nom du
GRIS Estrie. Deux signatures sont obligatoires sur les
effets bancaires.
Tous les comptes bancaires doivent être ouverts au nom du
GRIS Estrie. Deux signatures sont obligatoires sur les effets
bancaires.
La trésorerie est d’office nommée signataire par le conseil
d’administration. Deux autres signataires parmi les officiers
de la corporation sont nommés en conseil d’administration.
La trésorerie est d’office nommée signataire par le conseil
d’administration. Deux autres signataires parmi les officiers
de la corporation sont nommés en conseil d’administration.
Le conseil d’administration mandate la trésorerie
comme l’un des signataires. Elle mandate également
deux autres signataires parmi les administrateurs et la
direction générale.
Mathieu Roy propose de réviser l’article 6.1 pour que le mot « mandate » soit remplacé
par « nommer » en vue de l’assemblée générale annuelle 2016.
Il est proposé par Marie-Pier Boisvert
Appuyée par Myriam Pelletier Gilbert
Et résolu à l’unanimité
De féminiser les statuts et règlements généraux en vue de l’assemblée générale
annuelle 2016.
Il est proposé par Véronique Bougie
Appuyé par Marie-Laurence Côté-Poirier
Et résolu à l’unanimité
Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin 2015
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D’adopter les propositions de modifications aux statuts et règlements du GRIS
Estrie.
8.
États financiers 2014-2015
Il est proposé par Jimmy Forgues
Appuyé par Marie-Pier Boisvert
Et résolu à l’unanimité
D’adopter les états financiers 2014-2015 du GRIS Estrie.
9.
Nomination des vérificateurs comptables pour 2015-2016
Il est proposé par Joanie Otis
Appuyée par Mathieu Roy
Et résolu à l’unanimité
De nommer Hélène Moreau comme vérificatrice comptable pour 2015-2016.
10. Cotisation annuelle
Il est proposé par Véronique Bougie
Appuyée par Émilie Pinard
Et résolu à l’unanimité
De fixer à 5$ la cotisation annuelle du membership du GRIS Estrie.
11. Orientations 2015-2016
Émilie Pinard présente les orientations pour l’année 2015-2016. Elle mentionne
notamment la tenue à l’été d’un lac-à-l’épaule du conseil d’administration afin de
travailler sur la planification stratégique.
Marie-Pier Boisvert émet sa volonté que le conseil d’administration consulte les
membres concernant les orientations 2015-2016 qui auront été prises. Cette demande
reçoit l’assentiment des personnes présentes.
12. Élection des administrateurs
Il est proposé par Myriam Pelletier Gilbert
Appuyée par Sonia Bolduc
Et résolu à l’unanimité
De nommer Sandy Tremblay à la présidence d’élection;
De nommer Pierre McCann au secrétariat d’élection.
Il est proposé par Myriam Pelletier Gilbert
Appuyée par Joanie Otis
Et résolu à l’unanimité :
Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin 2015
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De nommer Sandy Tremblay et Pierre McCann comme scrutateurs d’assemblée.
Sept formulaires de candidatures de membres ont été reçus dans les délais prescrits. Il
s’agit des personnes suivantes :
 Thomas Bilodeau
 Véronique Bougie
 Brigitte Côté
 Marie-Laurence Côté-Poirier
 Michel Descheneaux
 Émilie Pinard
 Steve Lemieux
Tour à tour, les personnes candidates se présentent. Les membres de l’assemblée
reçoivent par la suite un bulletin de vote.
Après la tenue d’un vote secret et dépouillement des bulletins, les personnes suivantes
sont déclarées élues :
 Véronique Bougie
 Brigit Côté
 Émilie Pinard
 Steve Lemieux
13. Affaires diverses
Michel Descheneaux est à la recherche de quelques photos pour imager les cinq
minutes d’une vidéo dans le cadre de projet L’arts de faire la différence à la Cité-école
Louis-Saint-Laurent d’East Angus. Les personnes volontaires peuvent le contacter.
Une membre de l’assemblée mentionne qu’il y aura une soirée de reconnaissance pour
les bénévoles du GRIS le 11 juillet prochain. On précise toutefois que la soirée est sur
invitation seulement et réservée aux bénévoles exclusivement.
14. Levée de l’assemblée
Il est proposé par Sonia Bolduc
Appuyée par Mariig Hamon
De lever l’assemblée.
Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin 2015
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