Guide de l`administrateur Révision D SaaS Email Archiving

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Guide de l'administrateur
Révision D
SaaS Email Archiving
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ACCOMPAGNENT LE LOGICIEL OU QUE VOUS AVEZ REÇUS SÉPARÉMENT LORS DE L'ACHAT (SOUS LA FORME D'UN LIVRET, D'UN FICHIER SUR LE
CD-ROM DU PRODUIT OU D'UN FICHIER DISPONIBLE SUR LE SITE WEB À PARTIR DUQUEL VOUS AVEZ TÉLÉCHARGÉ LE PACKAGE LOGICIEL). SI VOUS
N'ACCEPTEZ PAS TOUTES LES DISPOSITIONS DE CET ACCORD, NE PROCÉDEZ PAS À L'INSTALLATION DU LOGICIEL. LE CAS ÉCHÉANT, VOUS POUVEZ
RETOURNER LE PRODUIT À MCAFEE OU À VOTRE REVENDEUR AFIN D'EN OBTENIR LE REMBOURSEMENT INTÉGRAL.
2
Sommaire
Préface
5
A propos de ce guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contenu de ce guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Comment trouver la documentation relative au service McAfee SaaS . . . . . . . . . . . . .
5
5
5
6
6
1
Email Archiving
7
2
Gestion de l'archivage des e-mails
9
Informations et ressources de configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
3
Configuration du service Email Archiving
11
Autorisation des modifications apportées aux paramètres d'archivage . . . . . . . . . . . . .
Configuration initiale de l'archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ajout de votre première adresse e-mail d'approbateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modification des paramètres de stockage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
Création et gestion des sources e-mail
11
12
12
13
15
Configuration de la connectivité de la source e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Configuration d'alertes de sources e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Mise à niveau ou remplacement d'un serveur de messagerie . . . . . . . . . . . . . . . . 18
5
Archivage de messages historiques
21
Utilisation de plusieurs sources e-mail historiques afin d'améliorer les performances d'importation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuration de votre serveur de messagerie pour archiver des messages historiques . . . . .
Configuration d'une source e-mail historique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Archivage des messages historiques incluant différents types de format . . . . . . . . . . .
6
.
22
. 22
. 23
. 23
Recherche dans l'archive
25
Amélioration des résultats de vos recherches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Eviter les mots non significatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utilisation de la recherche simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Trouver des e-mails avec la fonction Recherche simple . . . . . . . . . . . . . . . .
Utilisation de la recherche avancée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Trouver des e-mails avec la fonction de Recherche avancée . . . . . . . . . . . . . .
Règles de la recherche multilingue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Règles relatives aux caractères spéciaux utilisés dans la recherche sur les en-têtes . . . .
Utilisation de la recherche d'ID d'archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Trouver des e-mails avec la fonction de recherche d'ID d'archive . . . . . . . . . . .
Affichage d'un e-mail archivé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Affichage d'un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enregistrement de recherches pour les réutiliser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enregistrement d'une recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25
32
32
32
35
36
37
38
38
38
39
39
39
39
3
Sommaire
Exécution d'une recherche enregistrée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exportation de messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recommandations relatives aux fichiers .zip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Affichage des fichiers .eml . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exportation de messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
Purge de messages
43
Purge des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Caractéristiques du rôle Responsable de la conformité des archives . . . . . . . . . . . . .
8
40
40
41
41
42
Définition de la conservation de groupe
43
44
45
Création d'un groupe et ajout de la conservation de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Restauration de la durée de conservation globale des archives pour un groupe . . . . . . . . . 46
9
Gestion de l'obligation de conservation
47
Fonctionnement de l'obligation de conservation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Activation et désactivation de l'obligation de conservation globale . . . . . . . . . . . . . .
Activation de l'obligation de conservation globale . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Désactivation de l'obligation de conservation globale . . . . . . . . . . . . . . . .
Ajout et suppression d'obligations de conservation propres aux utilisateurs . . . . . . . . . .
Ajout d'une nouvelle obligation de conservation propre à un utilisateur . . . . . . . . .
Mise à jour d'une obligation de conservation propre à un utilisateur . . . . . . . . . .
Suppression d'une obligation de conservation propre à un utilisateur . . . . . . . . . .
10
Génération de rapports
53
Exécution d'un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtrage d'un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Affichage des détails d'un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Téléchargement d'un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
53
54
54
54
11
Téléchargement du complément d'archivage
57
12
Questions fréquentes
59
13
Résolution des problèmes
63
Résolution des erreurs de connectivité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Messages d'erreur courants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Problèmes liés à la boîte aux lettres journal Exchange Server . . . . . . . . . . . . . . . .
Problèmes liés aux sources e-mail historiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Une limitation connue dans Exchange Server 2003 concerne les données historiques . . . . . .
14
4
47
47
48
48
48
49
50
50
63
66
68
68
68
Conventions utilisées sur l'interface utilisateur
71
Index
73
Préface
Ce guide vous fournit les informations nécessaires à la configuration, l'utilisation et la gestion de votre
service McAfee SaaS.
Sommaire
A propos de ce guide
Comment trouver la documentation relative au service McAfee SaaS
A propos de ce guide
Les informations de cette section indiquent à qui s'adresse ce guide, décrivent les conventions
typographiques, donnent la signification des icônes utilisées et expliquent comment le guide est
organisé.
Audience
La documentation McAfee SaaS est préparée et écrite soigneusement pour l'audience à laquelle elle
est destinée.
Les informations contenues dans ce guide sont destinées avant tout aux :
•
administrateurs : les personnes qui configurent et gèrent les fonctionnalités spécifiques d'un
service ;
Conventions
Ce guide utilise les conventions typographiques et icônes décrites ci-après.
Titre d'ouvrage ou mise en
relief
Titre d'un ouvrage, chapitre ou rubrique ; introduction d'un nouveau
terme ; mise en relief.
Gras
Texte fortement mis en relief.
Saisie utilisateur ou
Chemin d'accès
Commandes et autre texte que l'utilisateur saisit ; chemin d'accès
d'un dossier ou d'un programme.
Code
Exemple de code.
Interface utilisateur
Mots figurant dans l'interface utilisateur, notamment intitulés des
options, des boutons et des boîtes de dialogue.
Lien hypertexte bleu
Lien actif vers une rubrique ou un site web.
Remarque : informations supplémentaires, par exemple autre
méthode d'accès à une option.
5
Préface
Comment trouver la documentation relative au service McAfee SaaS
Conseil : suggestions et recommandations.
Important/Attention : conseil utile visant à protéger votre système
informatique, votre installation logicielle, votre réseau, votre activité
ou vos données.
Contenu de ce guide
Ce guide est organisé de manière à vous aider à trouver les informations que vous recherchez.
Il est divisé en parties fonctionnelles, qui ont pour vocation de vous aider à atteindre vos objectifs lors
de l'utilisation du service McAfee SaaS. Chaque partie est elle-même divisée en chapitres, qui
regroupent les informations pertinentes par fonctionnalité et tâches associées afin que vous puissiez
accéder directement à la rubrique qui contient les informations dont vous avez besoin.
Comment trouver la documentation relative au service McAfee
SaaS
McAfee fournit les informations dont vous avez besoin lors de chaque phase de l'implémentation du
service, de sa configuration à son utilisation et à son dépannage. Une fois qu'une mise à jour du
service est publiée, les informations correspondantes sont ajoutées au site de support McAfee SaaS
Email and Web Security.
Procédure
6
1
Rendez-vous sur la page de support McAfee SaaS Email and Web Security à l'adresse http://
support.mcafeesaas.com/.
2
Dans Base de connaissances, cliquez sur Documents de référence.
3
Dans Documents de référence, faites défiler le texte vers le haut pour afficher les informations dont vous
avez besoin :
•
Notes d'améliorations de service et de publication
•
Documents de formation
•
Guides de références du service
1
Email Archiving
Email Archiving est un service basé sur le cloud, qui archive automatiquement vos e-mails dans un
emplacement sécurisé et centralisé. Vous pouvez également utiliser Email Archiving pour effectuer des
recherches dans vos e-mails archivés pour trouver et récupérer rapidement des messages dont vous
avez besoin.
Figure 1-1 Architecture du service Email Archiving
7
1
Email Archiving
8
2
Les administrateurs de client sont chargés de configurer les utilisateurs et les serveurs de messagerie,
ainsi que de gérer les sources e-mail dans Control Console.
Informations et ressources de configuration
Avant d'effectuer des tâches dans Control Console, les administrateurs de client doivent consulter
toute la documentation correspondante.
Tableau 2-1 Liste de contrôle des documents de configuration
Document
Objectif
Guide d'activation du service Email
Archiving
Fournit une vue d'ensemble du processus de configuration et
d'activation. Inclut également des informations sur l'accès
spécifique aux clients et la connectivité.
Account Management Administrator
Guide (Guide de l'administrateur de
la gestion des comptes)
Décrit les tâches à effectuer pour configurer les utilisateurs et
configurer Control Console préalablement à Email Archiving.
Consultez les informations suivantes :
• Gestion de domaines
• Gestion d'utilisateurs et d'autres administrateurs
Email Archiving Quick Setup Guide
for Microsoft Exchange Server
(Guide de configuration rapide
d'Email Archiving pour Microsoft
Exchange Server)
Ce document fournit d'importantes informations sur la
configuration des serveurs de messagerie pour préparer la
configuration de la connectivité de la messagerie dans Email
Archiving.
Sélectionnez le guide approprié à votre serveur :
• Exchange Server 2000
9
2
Informations et ressources de configuration
10
3
Avant de commencer à utiliser le service Email Archiving, vous devez le configurer de façon appropriée
Pour cela, vous devez notamment définir les options Emplacement de stockage des données, Durée de conservation
des archives et Purge sélective. Vous devez également ajouter au moins un approbateur de modifications
d'archive.
Sommaire
Autorisation des modifications apportées aux paramètres d'archivage
Configuration initiale de l'archive
Ajout de votre première adresse e-mail d'approbateur
Modification des paramètres de stockage
Autorisation des modifications apportées aux paramètres
d'archivage
Un approbateur de modifications d'archive est une personne que l'administrateur autorise à vérifier et
à approuver ou rejeter des modifications apportées aux paramètres de Stockage dans Email Archiving.
Gestion de l'approbation des modifications
Les administrateurs de client gèrent la liste des adresses e-mail d'approbation via la section Approbation
de modification de l'onglet Stockage.
•
Les administrateurs peuvent ajouter ou supprimer des adresses e-mail si nécessaire. Le nombre
maximal d'approbateurs est de 10.
•
Chaque nouvelle adresse doit être vérifiée et déclarée valide avant d'être approuvée et autorisée
en tant que nouvel approbateur.
•
Une fois le premier approbateur ajouté, toute modification ultérieure apportée à la liste d'adresses
e-mail doit être approuvée par un approbateur de modifications d'archive existant.
Processus d'approbation
En général, le processus d'approbation comporte les étapes suivantes.
1
Un administrateur apporte une modification aux paramètres de la conservation globale, de la purge
sélective ou à la liste des approbateurs de modifications d'archive.
2
Une notification par e-mail est envoyée à chaque approbateur de modifications d'archive, les
invitant à approuver ou à rejeter la modification.
3
Un approbateur de modifications d'archive répond à l'e-mail en approuvant ou en rejetant la
modification. Une seule réponse est nécessaire.
11
3
4
Tous les approbateurs de modifications d'archive sont informés par e-mail de la décision du premier
approbateur.
5
Si la modification est approuvée, elle est consignée dans le rapport de Configuration de stockage.
Lors de la première utilisation d'Email Archiving, vous devez effectuer la configuration avant de
commencer à archiver des messages.
Avant de commencer
Pour effectuer la configuration, vous devez avoir au moins les droits d'accès du rôle
Administrateur de client.
Procédure
Pour connaître la définition des options, cliquez sur Aide dans l'interface.
1
Cliquez sur l'onglet Email Archiving.
Vous êtes automatiquement redirigé vers l'onglet Configuration | Stockage .
2
Sélectionnez votre Emplacement de stockage des données favori.
3
Sélectionnez la Durée de conservation des archives.
4
Si nécessaire, activez la Purge sélective.
5
Cliquez sur Enregistrer.
Un message confirme votre sélection. A ce stade, l'Emplacement de stockage des données est enregistré,
mais non verrouillé. Vous pouvez modifier cette valeur jusqu'à l'activation de vos sources e-mail.
Ensuite, la valeur sera définitive.
6
Cliquez sur OK.
Vous êtes automatiquement redirigé vers l'onglet Sources e-mail.
Vous pouvez y effectuer différentes actions :
•
Ajouter des utilisateurs en suivant les instructions indiquées dans Gestion des comptes.
•
Ajouter et activer les sources e-mail.
•
Ajouter au moins un approbateur de modifications d'archive dans Approbation de modification.
Ajout de votre première adresse e-mail d'approbateur
Vous devez ajouter au moins une adresse e-mail d'approbateur des modifications d'archive à la section
Approbation de modification de la fenêtre. En tant qu'administrateur, vous pouvez commencer par ajouter
votre propre adresse e-mail. Lorsque vous ajoutez une adresse e-mail, les autres options de l'onglet
Stockage deviennent actives et vous pouvez effectuer d'autres modifications.
Avant de commencer
Pour ajouter une adresse e-mail d'approbateur, vous devez avoir au moins les droits
d'accès du rôle Administrateur de client.
12
3
Pour obtenir les définitions des options, cliquez sur Aide dans l'interface.
Procédure
1
Sélectionnez Email Archiving | Configuration | Stockage.
2
Faites défiler jusqu'à Approbation de modification, entrez une adresse e-mail valide dans le champ Adresse
e-mail de l'approbateur et cliquez sur Ajouter.
3
La page vérifie votre requête et le système envoie un e-mail à l'adresse que vous avez indiquée.
4
Exécutez votre client de messagerie et ouvrez l'e-mail dans Email Archiving.
5
Cliquez sur le lien Valider.
Vous êtes redirigé vers une nouvelle page web qui vérifie que vous avez ajouté l'e-mail en tant
qu'approbateur.
6
Retournez dans Email Archiving.
Vous devrez peut-être vous connecter de nouveau pour actualiser la page ou cliquer sur l'onglet
Email Archiving.
7
Sélectionnez Email Archiving | Configuration | Stockage pour afficher les modifications.
Toutes les options sont actives et votre adresse e-mail est mise à jour dans la liste Approbation de
modification et passe au statut Vérifié.
Une fois la configuration terminée, vous pouvez revenir aux paramètres de stockage à tout moment
pour les modifier.
Avant de commencer
Avant d'apporter d'autres modifications aux paramètres de stockage, vous devez effectuer
la configuration initiale et ajouter au moins un approbateur de modifications d'archive.
Procédure
1
Sélectionnez Email Archiving | Configuration | Stockage.
2
Modifiez les paramètres si nécessaire.
•
Sélectionnez un nouvel Emplacement de stockage des données.
Vous pouvez modifier l'Emplacement de stockage des données tant que vous n'avez pas activé de source
e-mail.
•
Sélectionnez une nouvelle Durée de conservation des archives.
13
3
•
Activez ou désactivez la Purge sélective.
•
Ajoutez ou supprimez un approbateur de modifications d'archive sous Approbation de modification.
Veillez à informer les utilisateurs que vous les ajoutez et qu'ils vont recevoir un e-mail de
vérification.
3
Votre modification n'est appliquée qu'après l'enregistrement.
La valeur que vous avez modifiée reste verrouillée jusqu'à ce qu'elle soit approuvée ou rejetée par un
approbateur de modifications d'archive. Les nouveaux approbateurs de modifications d'archive doivent
vérifier leur adresse e-mail avant être approuvés ou rejetés. Pour visualiser les changements de
statut, vous devrez actualiser la page ou vous connecter à nouveau.
14
4
L'ajout et la gestion de sources e-mail permettent à Email Archiving de récupérer des e-mails de vos
serveurs de messagerie afin de les stocker dans l'archive.
Dans Email Archiving, une source e-mail correspond à une boîte aux lettres journal sur un serveur de
messagerie. La fonction de journalisation de Microsoft Exchange enregistre une copie (ou journal) de
tous les e-mails envoyés et reçus traités par Exchange Server. La journalisation assure la capture et
l'archivage des destinataires Cci et des listes de distribution. Exchange Server envoie ces e-mails
copiés à une boîte aux lettres dédiée : la boîte aux lettres du destinataire de la journalisation, qui se
trouve également sur Exchange Server. Le service récupère ensuite les e-mails de cette boîte aux
lettres afin de les archiver.
Chaque base de données Exchange peut disposer de sa propre boîte aux lettres journal. Il peut y avoir
plusieurs boîtes aux lettres journal sur un même serveur, ainsi que plusieurs serveurs dans votre
environnement. Une fois activé, Email Archiving interroge chaque source e-mail toutes les 15 minutes
pour déterminer si des messages sont disponibles. Les nouveaux messages sont extraits et placés
dans des archives redondantes hors site.
La gestion de sources e-mail implique la création et la maintenance des sources e-mails actives et
historiques.
Sommaire
Configuration de la connectivité de la source e-mail
Configuration d'alertes de sources e-mail
Mise à niveau ou remplacement d'un serveur de messagerie
Pour permettre la communication entre Email Archiving et votre serveur de messagerie, ajoutez une
source e-mail et configurez les options de connexion. Les sources e-mail sont nécessaires pour les
boîtes aux lettres journal et les messages d'historique.
Avant de commencer
Suivez les recommandations suivantes :
•
Pour configurer ou modifier une source e-mail, vous devez être Administrateur de client.
•
Vous devez au préalable configurer correctement la boîte aux lettres sur votre serveur
de messagerie.
•
Avant d'ajouter et d'activer la première source e-mail, configurez les utilisateurs dans la
Gestion des comptes.
15
4
Procédure
1
Sélectionnez Email Archiving | Configuration | Sources e-mail.
2
Cliquez sur Nouveau.
Si cette source e-mail est votre première, un message s'affiche. Créez des utilisateurs dans la
section Gestion des comptes avant de configurer des sources e-mail. Cliquez sur OK pour continuer
ou sur Annuler si vous n'avez pas encore configuré les utilisateurs.
Figure 4-1 Fenêtre Nouvelle source e-mail
3
Configurez les options de la section Connexion.
Ces options permettent à Email Archiving de communiquer avec le serveur de messagerie.
4
Indiquez si vous souhaitez exiger une validation de l'autorité de certification.
5
Indiquez si la source e-mail est pour les messages d'historique.
Vous pouvez sélectionner cette option si un espace de stockage supplémentaire est disponible pour
les messages d'historique.
6
Indiquez si vous souhaitez activer ou non la nouvelle source e-mail.
Notez que le bouton Enregistrer est maintenant inactif.
7
Indiquez si une période silencieuse est appliquée à la source e-mail.
La période silencieuse doit être comprise entre 30 minutes et 10 heures.
8
Si nécessaire, testez la connexion au serveur de messagerie.
Le bouton Enregistrer est maintenant actif.
16
4
9
Enregistrez la source e-mail :
•
Pour enregistrer une source e-mail inactive, renseignez les champs Nom du serveur, Port et Nom
d'utilisateur de la boîte aux lettres.
•
Pour enregistrer une source e-mail active, vous renseignez tous les champs, sélectionnez Actif,
puis cliquez sur Tester la connectivité.
a
Vérifiez les sélections.
b
La fenêtre Nouvelle source e-mail se ferme.
La source e-mail est à présent configurée pour transférer des e-mails entre votre serveur de
messagerie et les archives.
La configuration d'alertes de sources e-mail vous permet d'être averti automatiquement en cas de
problème lié à votre source e-mail, notamment les problèmes de connexion, d'authentification, de
transfert ou de mise en file d'attente du journal.
Avant de commencer
•
Pour configurer ou modifier une source e-mail, vous devez être Administrateur de client.
•
Définissez et enregistrez tous les paramètres requis pour la source e-mail dans l'onglet
Connexion avant de configurer les alertes.
17
4
Procédure
1
Ouvrez une source e-mail et cliquez sur l'onglet Alertes.
Figure 4-2 Onglet Alertes de la fenêtre Sources e-mail
2
Renseignez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez mettre à niveau l'application Exchange Server sur votre serveur de messagerie ou
remplacer un serveur de messagerie existant tout en assurant l'archivage de tous les messages.
Avant de commencer
Vous devrez avoir les droits d'accès permettant d'effectuer des tâches sur votre serveur de
messagerie et de modifier des sources e-mail dans Control Console.
Procédure
1
Supprimez toutes les possibilités d'envoi d'e-mails vers et depuis votre serveur.
2
Surveillez la boîte aux lettres journal et attendez que tous les e-mails aient été récupérés et
supprimés par Email Archiving.
3
Ouvrez Control Console et désélectionnez la case Actif de chaque source e-mail pointant sur votre
ancien serveur.
Cela empêche Email Archiving d'importer des e-mails de vos boîtes aux lettres journal lors de la
mise à niveau.
18
4
4
Effectuez la mise à niveau et vérifiez qu'aucun e-mail ne peut être envoyé à votre serveur ou émis
par celui-ci tant que l'enregistrement dans le journal n'est pas activé.
5
Autorisez l'envoi d'e-mails à votre serveur une fois la mise à niveau terminée et l'enregistrement
dans le journal activé.
6
Ouvrez Control Console et modifiez vos sources e-mail afin qu'elles utilisent l'adresse correcte et le
format de message du nouveau serveur.
7
Activez, testez et enregistrez chaque source e-mail.
8
a
Sélectionnez Actif.
b
Cliquez sur Tester la connectivité pour vérifier qu'Email Archiving peut se connecter au serveur.
c
Vérifiez que l'importation des e-mails dans vos boîtes aux lettres journal est correctement
effectuée.
La source e-mail est en principe interrogée pour traiter les nouveaux messages dans les 15 minutes
environ après son activation.
19
4
20
5
Vous pouvez utiliser le processus de source e-mail également pour stocker des données historiques.
Cependant, certains aspects sont très différents entre les deux processus.
Vous pouvez utiliser le stockage de messages historiques dans les cas suivants :
•
E-mails enregistrés avant l'activation de Email Archiving.
•
E-mails enregistrés en dehors du processus de journalisation Exchange.
•
E-mails enregistrés dans des fichiers .pst.
•
E-mails toujours présents sur Exchange Server.
Quelles sont les différences avec le stockage de données historiques ?
•
Les messages historiques archivés sont conservés indéfiniment, tandis que les e-mails standard
sont archivés pour une période de conservation définie.
•
Le nombre total de messages historiques présents dans l'archive est limité par l'espace de stockage
que vous avez acheté dans le cadre du contrat de service.
Processus d'archivage historique
Si la source e-mail historique est active, le système transfère tous les messages qui ont été déplacés
dans la boîte aux lettres historique du serveur de messagerie. Chaque message est déplacé dans
l'archive et supprimé de la boîte aux lettres. Le processus se poursuit jusqu'à ce que la boîte aux
lettres soit vide ou que l'espace de stockage historique soit saturé.
Email Archiving désactive automatiquement la source e-mail historique lorsque la limite de stockage
des données historiques est atteinte. Pour continuer, procurez-vous de l'espace de stockage et
réactivez la source e-mail historique.
Surveillance de l'archivage historique
Email Archiving envoie des alertes de source e-mail pour vous avertir automatiquement lorsqu'une
opération est terminée ou que vous avez consommé tout l'espace de stockage disponible. Pour
recevoir des notifications sur l'état de votre espace de stockage historique, activez les alertes.
Vous pouvez également effectuer d'autres actions :
•
Déterminer si des messages sont en attente d'archivage dans la boîte aux lettres historique du
serveur de messagerie
•
Pour savoir si la source e-mail est active, consultez l'onglet Présentation.
•
Dans l'onglet Présentation, vérifiez la valeur du champ Utilisation du stockage des données historiques.
Sommaire
Configuration de votre serveur de messagerie pour archiver des messages historiques
21
5
Configuration d'une source e-mail historique
Archivage des messages historiques incluant différents types de format
Utilisation de plusieurs sources e-mail historiques afin
d'améliorer les performances d'importation
Le temps nécessaire à l'importation d'e-mails historiques dépend des ressources disponibles sur votre
serveur de messagerie et votre connexion Internet. La création de plusieurs sources e-mail historiques
permet de réduire le temps nécessaire à l'exécution d'une importation historique conséquente.
Les conseils ci-après peuvent vous aider à optimiser les performances en matière d'importation
historique :
•
Pour les importations de plusieurs centaines de Go, la réplication de données historiques sur un
serveur temporaire dédié est conseillée. Cette stratégie permet d'octroyer le nombre maximal
d'entrées/sorties serveur/disque à l'importation, tout en réduisant l'incidence de l'opération sur
l'environnement de production.
•
Il est judicieux de créer plusieurs boîtes de réception sur le serveur de réplication, de les remplir
avec un certain volume de données historiques et d'allouer une source e-mail historique à chacune.
•
Les clients peuvent ainsi disposer d'une infrastructure et d'une bande passante de « chemin
critique » exemptes de goulots d'étranglement préjudiciables.
Configuration de votre serveur de messagerie pour archiver des
messages historiques
Pour pouvoir archiver des messages historiques, vous devez créer une boîte aux lettres historique sur
votre serveur de messagerie.
Avant de commencer
•
Tous les messages historiques doivent avoir le même format.
Si vous avez à la fois des messages consignés et des messages non consignés par la
fonction Journal enveloppe, cela peut générer des problèmes d'archivage ou des
résultats de recherche inattendus dans Email Archiving.
22
•
La boîte aux lettres historique du serveur ne doit pas être une boîte aux lettres journal.
•
La boîte aux lettres historique ne peut pas appartenir à un utilisateur actif, car tous ses
messages seront supprimés après archivage.
•
Ne transférez ni envoyez aucun message à la boîte aux lettres historique. Le transfert
ou l'envoi de messages modifie les informations de l'expéditeur/du destinataire, ainsi
que les autres métadonnées liées aux messages.
•
Pour conserver une copie des messages historiques en plus de leur version archivée,
vous devez copier les messages concernés dans un emplacement externe à la boîte aux
lettres des messages historiques.
5
Procédure
1
Créez une boîte aux lettres pour les e-mails historiques sur votre serveur de messagerie.
2
Copiez les messages que vous voulez archiver dans la boîte aux lettres historique.
Ces messages peuvent provenir de boîtes aux lettres ou de fichiers .pst d'utilisateurs.
Après avoir copié tous vos messages, vous pouvez vous connecter à Email Archiving et créer une
nouvelle source e-mail historique.
La configuration d'une source e-mail vous permet d'archiver les messages historiques.
Avant de commencer
Pour archiver des messages historiques, vous devez d'abord configurer correctement la
boîte aux lettres de votre serveur de messagerie.
Procédez comme suit pour créer une source e-mail historique :
•
Utilisez le type Format du message correspondant à la version Exchange qui a initialement journalisé
les messages. Sinon, sélectionnez Générique.
•
Sélectionnez toujours Historique.
Procédure
1
Sélectionnez Email Archiving | Configuration | Sources e-mail et cliquez sur Nouveau.
La fenêtre Nouvelle source e-mail s'affiche.
2
Renseignez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.
Archivage des messages historiques incluant différents types
de format
Lors de l'archivage des messages historiques, tous les messages doivent être du même type. Si des
messages de différents formats sont mélangés, séparez-les et archivez-les dans les sources e-mail
correspondantes.
Avant de commencer
Consultez les informations relatives à la gestion des serveurs de messagerie et à la
configuration des sources e-mail.
Procédure
1
Créez une boîte aux lettres historique sur vos serveurs de messagerie pour chaque type de format.
2
Classez vos messages dans les boîtes aux lettres historiques correspondantes sur vos serveurs de
messagerie.
3
Créez une source e-mail dans Email Archiving qui pointe sur la première boîte aux lettres
historique.
23
5
24
Archivage des messages historiques incluant différents types de format
4
Définissez le type de format approprié dans Format du message.
5
Activez la source e-mail et archivez tous les messages dans la boîte aux lettres correspondante.
6
Répétez l'opération pour chacun des autres formats de message.
6
Une recherche permet de trouver, d'afficher et d'exporter des e-mails actuellement stockés dans
l'archive.
Pour rechercher un ou plusieurs messages, entrez des termes inclus à ces messages dans les champs
des critères, puis cliquez sur Rechercher.
Sommaire
Amélioration des résultats de vos recherches
Eviter les mots non significatifs
Utilisation de la recherche simple
Utilisation de la recherche avancée
Utilisation de la recherche d'ID d'archive
Affichage d'un e-mail archivé
Enregistrement de recherches pour les réutiliser
Exportation de messages
Vous pouvez améliorer les résultats de vos recherches en suivant quelques recommandations et
meilleures pratiques. Utilisez la bonne combinaison de termes de recherche et de fonctionnalités de
filtrage pour trouver rapidement les e-mails que vous recherchez.
Règles de base de la recherche
•
Commencez par renseigner au moins un champ pour commencer une nouvelle recherche. Plus le
nombre de champs renseignés sera élevé, plus les résultats seront ciblés et leur nombre limité.
•
Les champs de recherche ne sont pas sensibles à la casse. Une recherche sur Rapports de vente ou
rapports de vente produit les mêmes résultats.
•
Choisissez les termes de recherche avec soin. Utilisez des mots ou des expressions propres aux
messages que vous recherchez. Evitez d'utiliser des expressions et des mots courants, tels que un,
le ou la.
Règles supplémentaires pour les recherches complexes
•
La plupart des caractères spéciaux (dont +-&!><) sont interprétés comme du texte simple lorsque
vous les utilisez dans un mot ou une expression. Les autres caractères spéciaux (y compris #) sont
ignorés.
•
La recherche prend en charge les astérisques (*) et les points d'interrogation (?) pour les
caractères génériques. L'astérisque permet de rechercher un ou plusieurs caractères. Le point
d'interrogation permet de rechercher un seul caractère.
25
6
•
Pour effectuer une recherche sur des adresses e-mail, vous pouvez entrer l'adresse complète, une
partie de l'adresse ou bien uniquement le nom de domaine.
•
Sélectionnez Expression, Un des mots ou Tous les mots pour définir la manière dont la recherche doit
traiter le texte que vous entrez.
Recommandations relatives aux caractères spéciaux
•
N'utilisez pas les caractères spéciaux sans aucun autre caractère.
•
Certains caractères spéciaux sont autorisés et peuvent être traités comme du texte simple si vous
les incluez dans une chaîne alphanumérique.
•
Les caractères spéciaux se trouvant en début ou en fin de chaîne sont souvent ignorés.
Tableau 6-1 Caractères spéciaux traités comme du texte simple
Caractère spécial
Nom
+
Signe Plus
-
Trait d'union
&
Esperluette
|
Barre
!
Point d'exclamation
)
Parenthèse droite
(
Parenthèse gauche
{
Accolade gauche
}
Accolade droite
[
Crochet gauche
]
Crochet droit
^
Accent circonflexe
"
Guillemets
~
Tilde
:
Deux points
Recherches à l'aide de caractères génériques
La fonctionnalité de recherche d'archive prend en charge les deux types de caractères génériques
suivants si vous les placez à l'intérieur ou à la fin d'une chaîne : l'astérisque (*) et le point
d'interrogation (?).
•
Vous ne pouvez pas placer de caractère générique au début d'une chaîne de texte.
•
Il est également déconseillé de placer un caractère générique entre les premiers caractères d'un
terme ou dans un terme contenant peu de caractères. Par exemple, rapport* renvoie des résultats
meilleurs et plus rapides que r* ou r*t.
•
Vous ne pouvez pas utiliser de caractères génériques dans une recherche d'expression.
La combinaison de caractères génériques et de caractères spéciaux peut entraîner des résultats
incohérents. Par exemple, .doc* et doc* renvoient des résultats différents.
Exemples de recherches avec un astérisque (*)
L'astérisque (*) permet de rechercher un ou plusieurs caractères.
26
6
Tableau 6-2 Exemples de recherches avec un astérisque (*)
Terme recherché
Résultat
greg*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian
gre*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian
loup, loué, loupe
lo*e
lotte, lobe, locace, logotype
*lou
Non autorisé
Exemples de recherches avec un point d'interrogation (?)
Le point d'interrogation (?) permet de rechercher un seul caractère.
Tableau 6-3 Exemples de recherches avec un point d'interrogation (?)
Terme recherché
Résultat
greg?
gregs, gregg
lou?
loup, loué
lo?e
lobe
lo??e
lotte, loire, louve
?lou
Non autorisé
Adresses e-mail
Les champs Expéditeur et Destinataire permettent de rechercher des adresses e-mail dans les champs De
et A de l'en-tête du message. Vous pouvez rechercher une adresse e-mail complète, telle que
[email protected], seulement la partie locale de l'adresse (John.Smith), ou uniquement le
domaine (example.com). Vous pouvez également effectuer une recherche dans chaque partie de
l'adresse (la partie locale et le domaine) en utilisant des parties de chaque expression, telles que John,
Smith, example ou com.
Utilisez les différentes options de recherche de manière stratégique afin d'étendre ou de restreindre les
résultats de la recherche.
•
Utilisez l'adresse complète afin de limiter vos résultats à une adresse spécifique.
•
Utilisez la partie locale de l'adresse pour trouver tous les messages associés à un nom ou
compte utilisateur particulier.
•
Utilisez la partie domaine de l'adresse pour trouver tous les messages associés à un
domaine particulier.
•
Utilisez uniquement une partie de l'adresse pour étendre votre recherche et trouver
toutes les adresses associées à un ou plusieurs termes.
Vous pouvez rechercher n'importe quelle partie ou expression d'une adresse e-mail, même si la casse
(majuscules ou minuscules) ou le type de texte change.
•
Texte séparé par un caractère spécial.
•
Texte utilisant à la fois des majuscules et des minuscules.
•
Texte utilisant à la fois des caractères alphabétiques et numériques.
27
6
Vous pouvez utiliser des caractères génériques dans le cadre des recherches effectuées dans une
adresse e-mail.
Vous ne pouvez pas effectuer une recherche en combinant des termes de recherche qui ne constituent
pas une partie complète, qu'il s'agisse de l'adresse, de la partie locale ou du domaine.
Tableau 6-4 Recherches de l'adresse e-mail : [email protected]
Parties de
l'adresse
e-mail
Termes de recherche valides
Termes de recherche non valides
Adresse e-mail
complète
• [email protected]
Partie locale
• JohnH.Smith7
• Smith
• JohnH
• John
• 7
• Smith7
Domaine
• H
• JohnH.Smith
• sub.example.com
• sub.example
• sub
• example.com
• example
• com
Dans certains cas, un nom apparaît avec l'adresse e-mail. Par exemple, John Smith
<[email protected]>. Une recherche du prénom John ou du nom Smith renvoie alors les messages
associés à John Smith et à l'adresse e-mail [email protected].
28
6
Exemples de recherche d'adresse e-mail
Tableau 6-5 Exemples de recherche d'adresse e-mail
Terme recherché
Résultat
jean
• Jean Dubois <jean@société.com>
• Jean-Pierre Deschamps
<[email protected]>
• Jean Deschamps <[email protected]>
• Jean Maurin <[email protected]>
• Jean Maurin <[email protected]>
• Louis Deschamps <[email protected]>
• Louis Maurin <[email protected]>
greg smith
• Jean Dubois
<jean@société.com>
• Louis Maurin
<louis.maurin@jean.
com>
• Gregory Smith
<[email protected]>
• Louis Deschamps
<ldeschamps99@test
.com>
• Jean Deschamps
<[email protected]
m>
• Patrice Deschamps
<pdeschamps@sociét
é.com>
• Jean Maurin
<[email protected]>
• OlivierD
<olivier_deschamps
@autre.com>
• Jean Maurin
<[email protected]>
• Louis Dubois
<l.dubois@descham
ps.com>
• Louis Deschamps
<[email protected]
m>
company.com
• Patrice Deschamps <pdeschamps@société.com>
sub.company.com
• Greg Brown <[email protected]>
• John Smith <[email protected]>
29
6
Tableau 6-5 Exemples de recherche d'adresse e-mail (suite)
Terme recherché
Résultat
[email protected]
• Tom Jones <[email protected]>
je*
• Jean Maurin
<[email protected]>
• Pierre Jerome
<jerome333@société
.com>
• Jennie Fonteneau
<[email protected]>
• Louis Maurin
<louis.maurin@jean.
com>
• Louis Deschamps
<[email protected]
m>
• Manar Karim
<[email protected]
m>
Recherche d'une expression, un des mots ou tous les mots
Vous pouvez rechercher des mots ou des expressions spécifiques inclus dans un e-mail d'archive. Vous
pouvez également appliquer des règles à certains champs de texte pour filtrer vos résultats. Lorsque
vous entrez plusieurs termes de recherche dans une zone de texte, vous pouvez choisir de les traiter
comme une expression exacte, des termes distincts ou un groupe de mots.
Evitez d'utiliser des mots courants tels que un, le ou la dans vos recherches. En général, la recherche
ignore les mots courants. Utilisez plutôt des mots et des expressions en rapport avec les e-mails que
vous souhaitez afficher ou télécharger.
•
Recherche d'expression : permet de rechercher les e-mails contenant l'expression exacte, dans
l'ordre exact des mots entrés.
•
Recherche sur un des mots : permet de rechercher les e-mails contenant un ou plusieurs mots,
quel que soit leur ordre d'apparition.
•
Recherche sur tous les mots : permet de rechercher les e-mails contenant tous les mots, quel que
soit leur ordre d'apparition.
Vous ne pouvez pas utiliser de caractères génériques dans une recherche d'expression.
Exemples de recherche sur une expression, un des mots ou tous les mots
Une recherche sur mémo châlons-en-champagne renvoie différents résultats selon les
règles définies.
30
6
Tableau 6-6 Recherche sur l'expression, un des mots ou tous les mots de
mémo châlons-en-champagne
Règle
Vous obtenez
Mais pas
Expression
• mémo châlons-en-champagne
mardi
• mé
mo
tra
nsp
ort
châ
lon
s-e
n-c
ha
mp
ag
ne
• mé
mo
tra
nsp
ort
• mé
mo
bay
on
ne
• tra
nsp
ort
bay
on
ne
• retour mémo
châlons-en-champagne
• mé
mo
po
ur
châ
lon
s-e
n-c
ha
mp
ag
ne
Un des mots
Tous les mots
• mémo
châlons-e
n-champag
ne mardi
• mémo
bayonne
• retour
mémo
châlons-e
n-champag
ne
• mémo pour
châlons-e
n-champag
ne
• mémo
transport
châlons-e
n-champag
ne
• mémo
transport
mardi
• retour mémo
• transport
bayonne
• mémo bayonne
• transport
bayonne
31
6
Tableau 6-6 Recherche sur l'expression, un des mots ou tous les mots de
mémo châlons-en-champagne (suite)
Règle
Vous obtenez
Mais pas
• mémo transport
• mémo transport
• mémo pour
Les mots non significatifs (également appelés mots vides) sont les mots courants que le système
ignore lorsque vous lancez une recherche, car en général ils ne permettent pas d'obtenir des résultats
spécifiques. Lorsque vous entrez une recherche, utilisez des mots et des expressions propres aux
e-mails que vous recherchez et évitez les mots et expressions génériques ou trop fréquemment
utilisés. Email Archiving prend en charge plusieurs langues et pour chacune d'elles, une liste de mots
non significatifs a été définie.
Les options de la recherche simple permettent aux utilisateurs de rechercher rapidement des e-mails
dans l'archive.
Vous pouvez utiliser un ou plusieurs critères de recherche, notamment l'expéditeur de l'e-mail, le
destinataire, la date d'envoi et les mots ou expressions inclus.
Trouver des e-mails avec la fonction Recherche simple
Le formulaire de recherche permet de trouver des e-mails à partir d'une adresse e-mail, d'une plage
de dates ou de texte.
•
Pour trouver les messages correspondant à une seule valeur, renseignez un champ.
•
Renseignez plusieurs champs pour trouver les messages correspondant à toutes les valeurs
entrées.
•
Associez des champs supplémentaires à une recherche Texte du message pour filtrer les résultats d'une
recherche de type Expression, Un des mots ou Tous les mots.
•
Vous ne pouvez utiliser de caractères génériques si vous sélectionnez Expression.
Procédure
1
Sélectionnez Email Archiving | Messages archivés.
La recherche s'affiche par défaut.
2
32
Renseignez un ou plusieurs champs parmi les suivants :
•
De
•
Destinataire
6
3
•
Plage de dates
•
Texte du message
Cliquez sur Rechercher.
Les e-mails correspondant aux critères de recherche que vous avez indiqués s'affichent dans le volet
Résultats.
Exemples de recherche
Les exemples suivants permettent de comparer les résultats obtenus lors d'une recherche
Texte du message en sélectionnant l'option Expression ou Un des mots.
33
6
Tableau 6-7 Exemples de recherche
Critères
Résultat
Exclu
• Destinataire :
[email protected]
E-mails envoyés à Louis
en juillet et octobre 2009
contenant l'expression
mémo
châlons-en-champagne.
• E-mails envoyés à Louis
en juin 2009 contenant
l'expression mémo
• Plage de dates :
01/07/2009 au
01/11/2009
en août 2009 contenant
l'expression mémo pour
• Texte du message avec
l'option Expression :
mémo
• Destinataire :
[email protected]
01/07/2009 au
01/11/2009
l'option Un des mots :
mémo
• Destinataire :
[email protected]
01/07/2009 au
01/11/2009
l'option Tous les mots :
mémo
• E-mails envoyés à
Etienne entre juillet et
octobre 2009 contenant
l'expression mémo
entre juillet et
les mots
ou mémo, notamment :
• mémo
• voyage à
• mémo bayonne
les mots
mémo
châlons-en-champagne,
voyage à
mémo bayonne.
entre juillet et
les mots
et mémo dans la ligne
d'objet, notamment :
à la fois les mots
et mémo dans la ligne
mémo
et mémo pour bureau
• mémo
• mémo pour bureau
• mémo sur le logiciel
34
les mots
mémo
voyage à
mémo bayonne.
entre juillet et
ou mémo dans la ligne
conférence
6
Tableau 6-7 Exemples de recherche (suite)
Critères
Résultat
Exclu
voyage à
mémo bayonne.
les deux mots dans la
ligne d'objet,
notamment mémo
mémo pour bureau
et mémo sur le logiciel
entre juillet et
le mot
dans la ligne d'objet et
mémo dans le corps du
message.
La recherche avancée permet aux administrateurs de client de définir des critères de recherche
incluant de nombreux éléments des messages archivés, ce que ne permet pas la recherche simple.
Vous pouvez ainsi effectuer des recherches précises.
Options de recherche avancée disponibles :
•
En-tête du message
•
Ligne d'objet
•
Corps du message
•
Corps des pièces jointes
En outre, vous pouvez effectuer une recherche sur les informations ci-dessous présentes dans les
métadonnées des messages :
•
Noms des pièces jointes
•
Tailles des messages
35
6
Trouver des e-mails avec la fonction de Recherche avancée
Les options de la recherche avancée permettent d'effectuer des recherches plus complexes et d'affiner
les termes de recherche.
•
Sélectionnez Expression, Un des mots et Tous les mots pour définir les règles de correspondance des
champs de contenu suivants : En-tête, Objet, Corps et Contenu des pièces jointes.
•
Sélectionnez Tous ou Spécifique pour définir les règles des quatre champs de recherche de contenu.
•
La recherche associant les critères Tous et Expression est la plus restrictive.
•
A l'inverse, la recherche associant Spécifique et Un des mots est la moins restrictive.
•
Vous ne pouvez pas utiliser de caractères génériques dans une recherche de type Expression.
Procédure
1
2
Sélectionnez Recherche avancée dans le volet Critères.
3
Pour effectuer une recherche par adresse e-mail ou par date, renseignez les champs suivants :
4
•
De
•
Destinataire
•
Plage de dates
Pour rechercher du contenu, renseignez n'importe quel champ du message, par exemple En-tête,
Objet, Corps ou Contenu des pièces jointes.
a
Pour limiter les termes de recherche les uns par rapport aux autres, sélectionnez Tous ou
Spécifique.
b
Entrez les termes de recherche dans chaque champ selon les besoins.
c
Sélectionnez Expression, Un des mots ou Tous les mots pour affiner chaque critère de recherche.
5
Pour rechercher les messages contenant une pièce jointe spécifique, renseignez le champ Nom des
pièces jointes.
6
Sélectionnez l'option Taille du message (Ko) et entrez la taille ou la plage de tailles en Ko.
7
Les e-mails correspondant aux critères de recherche que vous avez indiqués s'affichent dans le volet
Résultats.
Exemples de recherche avancée
Les exemples suivants permettent de comparer les résultats obtenus avec quatre recherches
en sélectionnant les critères Tous et Spécifique, ainsi que Expression et Un des mots dans une
recherche de contenu. Ces exemples montrent comment différentes combinaisons de critères
permettent d'affiner une recherche.
36
6
Tableau 6-8 Exemples de recherche
Critères
E-mails obtenus dans les résultats
• Correspondance : Tous
• mémo châlons-en-champagne dans la
ligne d'objet.
• Objet avec l'option Expression : mémo
et
• Corps avec l'option Expression : total
des ventes
• total des ventes dans le corps du
message.
• Correspondance : Tous
N'importe quelle combinaison de
châlons-en-champagne et mémo dans la
ligne d'objet :
• Objet avec l'option Un des mots : mémo
des ventes
• transport châlons-en-champagne
• mémo bayonne
et
message.
• Correspondance : Spécifique
• Objet avec l'option Expression : mémo
• mémo châlons-en-champagne dans la
ligne d'objet.
ou
des ventes
message.
• Correspondance : Spécifique
N'importe quelle combinaison de
châlons-en-champagne et mémo dans la
ligne d'objet :
• Objet avec l'option Un des mots : mémo
des ventes
• transport châlons-en-champagne
• mémo bayonne
ou
message.
Règles de la recherche multilingue
La recherche avancée vous permet d'effectuer une recherche sur l'objet, le corps, le contenu et le nom
des pièces jointes à l'aide de mots et d'expressions en différentes langues. Cette fonctionnalité ne
s'applique pas à la recherche sur les en-têtes.
La fonctionnalité de recherche dans les en-têtes est disponible en anglais uniquement.
37
6
Règles relatives aux caractères spéciaux utilisés dans la
recherche sur les en-têtes
Les en-têtes d'e-mail contiennent une grande quantité d'informations qui peuvent être utiles pour les
recherches. Toutefois, des restrictions peuvent s'appliquer lors de l'utilisation de caractères spéciaux
dans les termes de recherche.
Pour effectuer des recherches dans les champs En-tête ou Texte du message, suivez les recommandations
suivantes :
•
Vous ne pouvez pas rechercher un caractère spécial en tant que tel.
•
Vous pouvez rechercher du texte contenant des caractères spéciaux si ceux-ci font partie d'une
chaîne alphanumérique.
•
Le point (.) et le signe « at » (@) dans un terme de recherche sont traités comme des espaces.
•
La plupart des caractères spéciaux situés en début ou en fin de chaîne sont ignorés.
•
La recherche sur les en-têtes ne prend pas en charge la recherche multilingue.
Tableau 6-9 Caractères spéciaux
Caractère spécial
Nom
Début de chaîne
Fin de chaîne
(
Parenthèse gauche
Ignoré
{
Accolade gauche
Ignoré
[
Crochet gauche
Ignoré
<
Signe inférieur
Ignoré
"
Guillemets
Ignoré
Ignoré
#
Livre, hachage, signe dièse
Ignoré
Ignoré
)
Parenthèse droite
Ignoré
}
Accolade droite
Ignoré
]
Crochet droit
Ignoré
:
Deux points
Ignoré
>
Signe supérieur
Ignoré
,
Virgule
Ignoré
;
Point virgule
Ignoré
.
Point
Ignoré
Vous pouvez rechercher un message particulier à l'aide de son ID d'archive unique. Ce type de
recherche est utile lorsque de nombreux messages ont les mêmes caractéristiques et que les autres
options renvoient trop de résultats.
Email Archiving attribue un ID d'archive unique à chaque e-mail qu'il archive. La recherche par ID est
le moyen le plus simple de trouver et de récupérer un message particulier.
Trouver des e-mails avec la fonction de recherche d'ID
d'archive
L'option de recherche d'ID d'archive permet de trouver un e-mail spécifique à partir de son ID unique.
38
6
Procédure
1
2
Sélectionnez Recherche d'ID d'archive dans le volet Critères.
3
Entrez un ID.
4
L'e-mail correspondant à votre recherche s'affiche dans le volet Résultats.
Vous pouvez ouvrir et afficher n'importe quel e-mail stocké dans l'archive directement à partir du volet
des résultats de recherche.
L'aperçu et la fenêtre du message vous permettent de voir le contenu du message, l'en-tête, les
pièces jointes, ainsi que des informations propres à l'archive telles que l'ID et la date d'expiration.
Affichage d'un message
Vous pouvez ouvrir et afficher un e-mail pour lire son contenu, récupérer les pièces jointes et
consulter les informations d'en-tête et les métadonnées.
Avant de commencer
Pour trouver un email, vous devez lancer une recherche et trier les résultats.
•
Ouvrez le message dans le volet Résultats en procédant de l'une des façons suivantes :
•
Double-cliquez sur le message pour l'afficher dans la fenêtre Message.
•
Sélectionnez une option du menu Aperçu pour ouvrir le message dans le volet Message.
Si vous avez sélectionné Aperçu, le message s'affiche dans le volet Message. Sinon, il s'ouvre dans une
fenêtre distincte.
Enregistrement de recherches pour les réutiliser
Vous pouvez enregistrer les recherches d'archive que vous exécutez régulièrement afin de les
réutiliser.
Vous pouvez enregistrer les critères de recherche sous le nom de votre choix, puis les utiliser pour
obtenir de nouveaux résultats à chaque mise à jour de l'archive.
Enregistrement d'une recherche
Cette fonction permet d'enregistrer des critères de recherche.
Avant de commencer
Au préalable, vous devez connaître les principes de l'exécution de recherches dans le volet
Critères.
39
6
Procédure
1
Effectuez une recherche dans le volet Messages archivés Critères.
2
La fenêtre Enregistrer la recherche s'affiche.
3
Entrez un nom dans le champ Nom de la recherche.
Le nom du fichier peut contenir de 1 à 60 caractères.
4
Un message confirme que votre recherche est enregistrée.
Vous pouvez accéder à vos recherches enregistrées dans l'onglet Recherches enregistrées.
Exécution d'une recherche enregistrée
Les recherches enregistrées permettent de réutiliser des critères de recherche préalablement
sauvegardés.
Avant de commencer
Vous devez disposer de recherches précédemment enregistrées dans l'onglet Messages
archivés.
Procédure
1
Sélectionnez Email Archiving | Messages archivés | Recherches enregistrées.
L'onglet Recherches enregistrées contient la liste des recherches précédemment enregistrées.
2
Dans la liste, procédez comme suit :
•
Double-cliquez sur le nom de la recherche à exécuter.
•
Activez la case à cocher correspondant à la recherche, puis cliquez sur Modifier.
Les critères de recherche s'affichent dans un nouvel onglet portant le nom de la recherche.
3
Vérifiez les critères de recherche enregistrés et modifiez-les si nécessaire.
4
Les messages obtenus par la recherche s'affichent dans le volet Résultats.
Dans cet emplacement, vous pouvez exécuter d'autres recherches enregistrées, enregistrer vos
modifications ou enregistrer la recherche sous un nouveau nom.
Vous pouvez télécharger un ou plusieurs messages trouvés lors d'une recherche afin de les afficher
dans un client de messagerie. Lorsque vous exportez les messages, ils sont compressés dans un
fichier .zip.
Vous pouvez exporter des messages depuis le volet Résultats ou la vue Message.
40
6
Recommandations relatives aux fichiers .zip
Lorsque vous téléchargez le fichier .zip pour exporter des messages, des règles déterminent la taille
totale du fichier, les e-mails inclus, les noms attribués aux fichiers e-mail et le format des e-mails.
•
La taille totale du fichier que vous téléchargez ne doit pas dépasser 2 Go. Si l'ensemble des
résultats dépasse cette taille, affinez vos critères de recherche afin de réduire le nombre de
résultats.
•
La recherche initiale est relancée automatiquement lors du téléchargement. Par conséquent, il se
peut que les messages inclus au fichier .zip diffèrent des résultats initiaux en raison de
modifications apportées à l'archive.
•
Les messages sont stockés sous forme de fichiers .eml. Chaque nom de fichier correspond à l'ID
d'archive unique du message.
•
Le format de chaque e-mail varie en fonction de votre rôle d'utilisateur :
•
Le rôle Utilisateur reçoit le message d'origine.
•
Le rôle Administrateur de client reçoit le journal enveloppe, ainsi que le message d'origine inclus
sous forme de pièce jointe.
Un utilitaire de fichier .zip est requis pour l'extraction des fichiers e-mail.
Affichage des fichiers .eml
Les fichiers e-mail que vous téléchargez sont au format .eml et requièrent un client de messagerie
compatible.
Il est conseillé d'utiliser Microsoft Outlook Express ou une version récente de Microsoft Outlook.
Tableau 6-10 Clients de messagerie pour l'affichage des fichiers .eml
Système d'exploitation Quelques suggestions de clients de messagerie
Mac OS
• Microsoft Outlook 2011
• Apple Mail
• Mozilla Thunderbird
Windows
• Microsoft Outlook 2010
• Microsoft Outlook 2007 avec KB 956693
Pour plus d'informations, consultez http://support.microsoft.com/kb/
956693
• Microsoft Outlook Express
• Microsoft Windows Live Mail
• Mozilla Thunderbird
Linux
Mozilla Thunderbird
41
6
Vous pouvez télécharger des e-mails de l'archive afin de les afficher dans votre client de messagerie.
Cette option est accessible depuis le volet Résultats (plusieurs messages) et la vue Message (un
message particulier).
Avant de commencer
Vous aurez besoin des outils suivants :
•
Utilitaire .zip pour l'extraction des e-mails téléchargés.
•
Client de messagerie permettant d'afficher les fichiers .eml.
Procédure
1
Lancez une recherche dans le volet Critères.
2
Pour sélectionner les messages à télécharger, vous pouvez procéder de différentes manières.
Option
Description
Option Tout exporter du volet Résultats
Pour télécharger tous les résultats de la recherche,
cliquez sur Exporter | Tout exporter.
Exporter la sélection depuis le volet Résultats Pour télécharger des résultats de recherche particuliers,
activez la case à cocher de chaque message souhaité,
puis cliquez sur Exporter | Exporter la sélection.
Option Exporter de la vue Message
Double-cliquez sur le message ou sélectionnez-le, puis
cliquez sur Aperçu. Cliquez ensuite sur Exporter pour
télécharger le message en question.
Une boîte de dialogue s'affiche dans votre navigateur.
3
Pour ouvrir ou enregistrer le fichier, suivez les instructions du navigateur.
Le fichier est enregistré sur votre système local.
4
Recherchez le fichier et ouvrez-le à l'aide de votre utilitaire .zip.
Le fichier .zip et son contenu s'affichent.
5
Extrayez les messages du fichier .zip et enregistrez-les dans un dossier.
Chaque message est ainsi stocké dans votre système local.
Vous pouvez ensuite ouvrir et afficher les messages dans le client de messagerie.
42
7
Purge de messages
Un responsable de la conformité des archives peut supprimer un ou plusieurs messages de l'archive, y
compris des messages historiques. Cela permet à votre société d'assurer la conformité avec la
législation locale en matière de protection de la vie privée.
Sommaire
Purge des messages
Caractéristiques du rôle Responsable de la conformité des archives
Purge des messages
En tant que Responsable de la conformité des archives, vous pouvez supprimer les messages de
l'archive à l'aide des options Purger du volet des résultats de recherche des messages archivés.
Avant de commencer
•
L'Administrateur de client doit au préalable vous attribuer le rôle de Responsable de la
conformité des archives.
•
Vous devez désactiver l'Obligation de conservation. Le menu Purger est inactif si l'option
Obligation de conservation est activée.
•
Affinez les recherches afin de réduire les résultats à moins de 10 000 messages.
Procédure
1
La recherche s'affiche par défaut.
2
Lancez une recherche dans le volet Critères.
43
7
Purge de messages
Caractéristiques du rôle Responsable de la conformité des archives
3
Pour sélectionner les messages à supprimer, procédez de l'une des façons suivantes :
Pour...
Faites ceci...
Tout purger
Pour supprimer tous les messages des résultats de recherche,
sélectionnez Purger | Tout purger.
Purger la sélection
Pour supprimer les résultats de recherche sélectionnés, activez la
case à cocher de chaque message concerné, puis cliquez sur
Purger | Purger la sélection.
4
Consultez le message, puis cliquez sur OK pour confirmer que vous souhaitez poursuivre.
Vos messages sont alors placés dans la file d'attente pour être supprimés et le menu Purger devient
temporairement inactif.
Le processus de purge dure 15 minutes. A la fin du processus, les messages que vous avez
sélectionnés pour la purge ne s'affichent plus dans les résultats de recherche et le menu Purger
redevient actif.
Un message s'affiche pour indiquer que le processus de purge est terminé.
Caractéristiques du rôle Responsable de la conformité des
archives
Le rôle Responsable de la conformité des archives est attribué à un utilisateur expressément chargé de
purger les messages de l'archive. Les utilisateurs ayant ce rôle sont tenus de veiller à la conformité de
leur société avec la législation locale en matière de protection de la vie privée.
•
Ce rôle doit être attribué à un utilisateur par un Administrateur de client.
•
Seul ce rôle d'utilisateur permet d'accéder à la fonction de purge sélective et de l'utiliser.
•
Ce rôle ne permet pas de gérer les sources e-mail.
•
Ce rôle permet d'accéder à toutes les autres fonctions d'Administrateur de client dans Email
Archiving
Lorsqu'ils utilisent le complément d'archivage, les Responsables de la conformité des archives n'ont
accès qu'à leur propre compte de messagerie. Cette règle est également appliquée aux Administrateurs
de client et à tous les autres rôles d'utilisateur.
44
8
Vous pouvez créer des règles de conservation et les appliquer à des groupes spécifiques d'utilisateurs
dans Email Archiving. Par rapport aux règles par défaut que vous définissez pour la conservation
globale, elles vous offrent un moyen plus granulaire de satisfaire vos exigences de conformité.
Figure 8-1 Onglet Email Archiving dans la fenêtre Modifier le groupe
•
Les groupes se gèrent dans l'onglet Gestion des comptes.
•
Il est conseillé de créer des nouveaux groupes spécifiquement pour la conservation de groupe dans
Gestion des comptes, plutôt que d'utiliser des groupes existants.
•
Lorsqu'un utilisateur est membre de plusieurs groupes, la durée de conservation la plus longue lui
est appliquée.
•
Les modifications de conservation de groupe sont soumises au même processus d'approbation que
celui que vous utilisez lors de la définition du stockage dans Email Archiving.
•
Vous devez être partenaire, client, groupe ou administrateur d'assistance pour pouvoir effectuer
ces modifications.
•
Les groupes qui ont des périodes actives de conservation ne peuvent pas être modifiés ou
supprimés par le processus d'intégration de répertoire.
Sommaire
Création d'un groupe et ajout de la conservation de groupe
Restauration de la durée de conservation globale des archives pour un groupe
45
8
Utilisez la fonctionnalité Groupes de Gestion des comptes pour créer des règles de conservation de groupe
dans Email Archiving.
Procédure
Pour consulter les définitions des options, cliquez sur Aide dans l'interface.
1
Sélectionnez Gestion des comptes | Groupes.
2
Cliquez sur Nouveau pour ouvrir la fenêtre Nouveau groupe.
3
Saisissez un nom dans le champ Nom du groupe, puis cliquez sur Enregistrer.
4
Sélectionnez le nom du groupe, puis cliquez sur Modifier pour ouvrir la fenêtre Modifier le groupe.
5
Sélectionnez Membres et ajoutez des utilisateurs au groupe.
6
Cliquez sur Appliquer.
7
Sélectionnez Email Archiving puis une durée de conservation.
8
La nouvelle durée de conservation s'applique à tous les membres du groupe.
Restauration de la durée de conservation globale des archives
pour un groupe
Si nécessaire, supprimez la durée de conservation de groupe personnalisée et restaurez la valeur
globale. Cette option peut s'avérer utile si la conservation de groupe, ou le groupe lui-même, n'est
plus nécessaire.
Procédure
46
1
Sélectionnez Gestion des comptes | Groupes
2
Mettez en surbrillance le groupe que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier.
3
Dans la fenêtre Modifier le groupe, sélectionnez Email Archiving.
4
Dans la liste déroulante Conservation, sélectionnez la valeur de conservation globale.
5
9
Lorsque l'obligation de conservation est activée pour les messages d'une archive, les messages qui
arrivent à expiration ne sont pas supprimés du système.
Sommaire
Fonctionnement de l'obligation de conservation
Activation et désactivation de l'obligation de conservation globale
Ajout et suppression d'obligations de conservation propres aux utilisateurs
Fonctionnement de l'obligation de conservation
Si une obligation de conservation est définie sur une archive, tous les e-mails de l'archive sont
conservés tant que l'obligation est active.
Dans Email Archiving, les e-mails sont en général stockés dans l'archive jusqu'à leur date d'expiration,
puis ils sont définitivement supprimés. La durée de stockage d'un message avant son expiration est
définie par la durée de conservation des archives dans Gestion des comptes. Cette période est appliquée à
tous les messages des clients.
Vous pouvez éviter ce processus et conserver les messages indéfiniment, y compris les messages qui
arrivent à expiration, en sélectionnant l'option Activer l'obligation de conservation globale ou en appliquant
l'obligation de conservation à des utilisateurs spécifiques. Cela peut être très utile pour une société ou
une grande organisation qui doit assurer la conformité avec les réglementations sur la conservation
des communications électroniques (à des fins juridiques).
Si vous désactivez l'obligation de conservation, le processus de purge normal est restauré et toutes les
dates d'expiration précédemment définies sont appliquées. Cela signifie que tous les messages arrivés
à expiration (y compris ceux qui ont expiré lorsque l'obligation de conservation était active) sont
automatiquement supprimés lors de la purge suivante.
Pour plus d'informations sur la configuration de la durée de conservation des archives, reportez-vous à
l'aide relative à la gestion des comptes.
Activation et désactivation de l'obligation de conservation
globale
Vous pouvez appliquer une obligation de conservation à tous les utilisateurs en activant l'obligation de
conservation globale.
Sommaire
Activation de l'obligation de conservation globale
Désactivation de l'obligation de conservation globale
47
9
Activation de l'obligation de conservation globale
Appliquer une obligation de conservation à tous les utilisateurs de l'archive.
Si le processus de purge est en cours d'exécution, l'activation de l'obligation de conservation globale
permet de conserver uniquement les messages n'ayant pas encore expiré.
Procédure
1
Sélectionnez Email Archiving | Configuration | Obligation de conservation.
2
Dans Obligation de conservation globale, sélectionnez Activer l'obligation de conservation globale.
Le message d'alerte Obligation de conservation s'affiche.
3
Cliquez sur Oui pour confirmer la modification.
L'obligation de conservation globale est maintenant active. Les messages qui ont expiré ne sont pas
supprimés de l'archive.
Désactivation de l'obligation de conservation globale
Supprimez l'obligation de conservation globale pour appliquer l'expiration normale et la suppression
des messages.
Les messages supprimés ne peuvent pas être restaurés.
Procédure
1
Cliquez sur Email Archiving | Configuration | Obligation de conservation.
2
Dans Obligation de conservation globale, désélectionnez Activer l'obligation de conservation globale.
Le message d'alerte Obligation de conservation s'affiche.
3
Cliquez sur Oui pour confirmer la modification.
L'obligation de conservation globale est maintenant inactive. Les messages expirés restent dans
l'archive jusqu'au prochain cycle de suppression.
Ajout et suppression d'obligations de conservation propres aux
utilisateurs
L'obligation de conservation globale s'applique à tous les utilisateurs, mais vous pouvez également
créer des obligations de conservation qui s'appliquent uniquement aux utilisateurs que vous
sélectionnez.
Il est préférable de ne pas créer d'obligations de conservation propres aux utilisateurs qui s'appliquent
aux nouveaux utilisateurs ayant un grand nombre de messages e-mail. Un délai de plusieurs jours
peut être nécessaire pour que le système identifie tous les messages e-mail de ces utilisateurs et
durant cette période certains messages peuvent atteindre leur date d'expiration normale et être
supprimés.
48
9
Si vous appliquez une obligation de conservation propre à un ou plusieurs nouveaux utilisateurs, les
actions suivantes sont recommandées :
•
Activation de l'obligation de conservation globale pour éviter l'expiration des messages de tous les
utilisateurs.
•
Utilisation de Directory Integration pour synchroniser vos comptes d'utilisateur.
Sommaire
Ajout d'une nouvelle obligation de conservation propre à un utilisateur
Mise à jour d'une obligation de conservation propre à un utilisateur
Suppression d'une obligation de conservation propre à un utilisateur
Ajout d'une nouvelle obligation de conservation propre à un
utilisateur
Créer une obligation de conservation propre à un utilisateur pour gérer les e-mails d'utilisateurs
concernés par un incident particulier. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez inclure.
Avant de commencer
•
Avant d'appliquer une obligation de conservation propre à un utilisateur, vous devez
créer tous les utilisateurs et leurs alias dans Gestion des comptes.
•
Pensez à utiliser Directory Integration pour que les informations des utilisateurs soient à jour.
•
Vérifiez que vos utilisateurs ont été présents sur le système durant au moins 30 jours,
sinon vous pouvez activer Obligation de conservation globale.
•
Vous pouvez créer jusqu'à 16 obligations de conservation propres aux utilisateurs.
Chaque obligation de conservation propre à un utilisateur est limitée à 128 utilisateurs.
Procédure
1
Sélectionnez Email Archiving | Configuration | Obligation de conservation pour afficher les options d'obligation
de conservation.
2
Dans Obligations de conservation propres aux utilisateurs, cliquez sur Nouveau pour ouvrir la fenêtre Obligation de
conservation.
3
Entrez un nom unique pour l'action d'obligation de conservation afin de faciliter son identification.
4
Entrez une description qui fournit des informations supplémentaires.
5
Utilisez le filtre pour rechercher des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
Si vous avez une très longue liste d'adresses e-mail, vous pouvez la filtrer en utilisant une partie du
nom ou un nom de domaine.
6
a
Entrez la chaîne de recherche.
b
Cliquez sur Appliquer pour afficher les résultats dans la liste Utilisateurs disponibles.
Sélectionnez une ou plusieurs adresses e-mail dans la liste Utilisateurs disponibles.
49
9
7
Cliquez sur Ajouter.
Vous pouvez appliquer des nouveaux filtres pour trouver des utilisateurs complémentaires jusqu'à ce
que liste Utilisateurs sélectionnés contiennent tous les utilisateurs dont vous avez besoin pour l'action
d'obligation de conservation.
8
La nouvelle action d'obligation de conservation est ajoutée à la liste et appliquée aux utilisateurs que
vous avez sélectionnés.
Mise à jour d'une obligation de conservation propre à un
utilisateur
Mise à jour d'une obligation de conservation propre à un utilisateur pour modifier le nom et la
description, ou ajouter et supprimer des utilisateurs dans la liste.
Avant de commencer
•
Avant d'appliquer une obligation de conservation propre à un utilisateur, vous devez
créer tous les utilisateurs et leurs alias dans Gestion des comptes.
•
Pensez à utiliser Directory Integration pour que les informations des utilisateurs soient à jour.
•
Vérifiez que vos utilisateurs ont été présents sur le système durant au moins 30 jours,
sinon vous pouvez activer Obligation de conservation globale.
•
Vous pouvez créer jusqu'à 16 obligations de conservation propres aux utilisateurs.
Chaque obligation de conservation propre à un utilisateur est limitée à 128 utilisateurs.
Procédure
1
de conservation.
2
Dans Obligations de conservation propres aux utilisateurs, sélectionnez l'obligation de conservation que vous
souhaitez mettre à jour dans le tableau.
3
Cliquez sur Modifier pour ouvrir la fenêtre Obligation de conservation.
4
Effectuez les modifications nécessaires.
5
•
Mettez à jour le nom et la description.
•
Ajoutez ou supprimez des utilisateurs.
L'obligation de conservation est mise à jour et appliquée aux utilisateurs que vous avez sélectionnés.
Suppression d'une obligation de conservation propre à un
utilisateur
Supprimer une obligation de conservation propre à un utilisateur qui n'est plus nécessaire à des fins
juridiques.
50
9
Procédure
1
de conservation.
2
Dans Obligations de conservation propres aux utilisateurs, sélectionnez l'obligation de conservation que vous
souhaitez supprimer du tableau.
3
Cliquez sur Supprimer.
4
Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.
L'obligation de conservation est supprimée et n'est plus appliquée aux utilisateurs sélectionnés.
51
9
52
10
Les rapports Email Archiving fournissent des informations détaillées sur des activités spécifiques de
l'Administrateur de client. Les données d'un rapport concernent le mois en cours, ainsi que les
30 jours précédents.
Les rapports permettent d'effectuer diverses actions :
•
Identifier les recherches qui peuvent être utiles mais qui n'ont pas été enregistrées par les
administrateurs lorsqu'ils ont effectué la recherche.
•
Identifier les zones du service de messagerie susceptibles de générer des problèmes à partir des
types de recherche effectués.
•
Identifier une utilisation inappropriée des fonctions de recherche de messages.
Sommaire
Exécution d'un rapport
Filtrage d'un rapport
Affichage des détails d'un rapport
Téléchargement d'un rapport
Exécution d'un rapport
L'exécution d'un rapport permet d'obtenir des informations détaillées sur l'activité spécifique
d'administrateur de client.
Procédure
1
Sélectionnez Email Archiving | Rapports.
L'onglet Rapports disponibles contient la liste des rapports.
2
Pour sélectionner un rapport, vous pouvez procéder de plusieurs manières.
•
Sélectionnez le titre du rapport et cliquez sur Exécuter.
•
Double-cliquez sur le titre du rapport.
Le rapport s'affiche dans un nouvel onglet portant le nom du rapport.
53
10
Les options de filtrage vous permettent de limiter le contenu d'un rapport aux informations dont vous
avez besoin.
Avant de commencer
Exécutez un rapport dans l'onglet Rapports disponibles.
Procédure
1
2
Définissez au moins l'une des options de filtrage :
•
Adresse e-mail
•
Adresse IP
•
Plage de dates
Cliquez sur Filtrer.
Le volet Résultats est actualisé avec le contenu du rapport affiné.
Affichage des détails d'un rapport
L'affichage des détails d'un rapport permet d'obtenir des informations supplémentaires pour chaque
entrée, notamment des informations spécifiques des recherches.
Avant de commencer
•
Sélectionnez une entrée dans le rapport et cliquez sur Aperçu.
•
Double-cliquez sur une entrée du rapport.
Les détails relatifs à cette entrée s'affichent dans une nouvelle fenêtre.
Vous pouvez enregistrer les résultats d'un rapport sur votre disque dur au format .csv.
Avant de commencer
Procédure
1
Cliquez sur Télécharger dans le volet Résultats.
2
54
Pour ouvrir ou enregistrer le fichier, suivez les instructions du navigateur.
10
Vous pouvez ensuite ouvrir le fichier .csv dans Microsoft Excel.
55
10
56
11
Téléchargement du complément
d'archivage
Le complément d'archivage est un plug-in Microsoft Outlook que vous pouvez télécharger et installer
sur votre ordinateur. Une fois installé, il vous permet d'effectuer des recherches dans votre archive
d'e-mails personnelle directement depuis Outlook.
Consultez le site McAfee pour obtenir des informations sur le téléchargement et l'installation du
complément d'archivage.
•
Accédez à la page Complément SaaS Email Archiving pour Microsoft Outlook à l'adresse
suivante :http://www.mcafee.com/us/downloads/saas/archive-addin.aspx.
57
11
Téléchargement du complément d'archivage
58
12
Vous trouverez ci-dessous des réponses aux questions fréquentes.
Accès à Control Console
Comment accéder au site web Control Console du service Email Archiving ?
L'e-mail de bienvenue contient toutes les informations nécessaires pour accéder à Control
Console.
Je viens d'arriver dans l'entreprise et je ne connais ni le nom d'utilisateur, ni le mot de
passe de mon prédécesseur pour accéder à Control Console. Comment puis-je accéder au
système ?
Vous devez demander la création d'un compte ou l'accès à un compte existant auprès de la
personne indiquée sur le formulaire de commande de services de votre entreprise (contact
principal ou technique). Cette personne peut aussi contacter le support client pour obtenir de
l'aide.
Pourquoi ma session de navigateur expire-t-elle ?
Plusieurs raisons peuvent expliquer cela :
•
Interruption de votre connexion réseau pour cause d'inactivité.
•
Expiration du délai d'inactivité de votre ordinateur.
•
Expiration du délai d'inactivité de votre navigateur.
Une fois votre session de navigateur expirée, reconnectez-vous.
Configuration et système
Quelle est la taille maximale d'un e-mail que l'on peut archiver ?
La taille maximale actuelle est de 50 Mo. Si un message excède cette taille, il n'est pas archivé.
A quelle fréquence les messages sont-ils déplacés par Email Archiving entre mon serveur et
l'archive ?
La fréquence exacte de chaque cycle d'interrogation varie selon les conditions de
l'environnement Email Archiving et l'état actuel de vos serveur de messagerie. Lors de
l'interrogation de vos serveurs, Email Archiving privilégie la fréquence à la prévisibilité. En
d'autres termes, le système est opportuniste.
Tandis que cette méthode peut entraîner des périodes d'inactivité, elle permet aussi au système
de rattraper le temps perdu dès que possible. Ainsi, globalement, le système peut importer plus
d'e-mails en 24 heures que s'il effectuait des interrogations à intervalles réguliers.
Est-il possible de définir l'intervalle d'importation séparément pour chaque source e-mail ?
Vous ne pouvez pas régler l'intervalle, mais vous pouvez définir une période silencieuse pour
empêcher toute importation au cours d'une plage particulière.
59
12
Est-il possible de ne configurer que certains utilisateurs pour Email Archiving ?
Email Archiving importe tous les e-mails présents dans les boîtes aux lettres journal définies
comme source e-mail dans Email Archiving. Par conséquent, vous pouvez limiter la
journalisation des utilisateurs en les ajoutant à des bases de données Microsoft Exchange
distinctes : l'une avec la journalisation activée, l'autre sans journalisation. La journalisation
étendue de Microsoft Exchange Server 2007 comporte des filtres plus détaillés. Pour plus
d'informations sur l'utilisation de cette fonctionnalité, consultez votre administrateur Exchange
ou Microsoft.
Comment importer d'anciens e-mails dans l'archive ?
Exportez toutes vos données historiques au format .pst et notez la taille totale des fichiers .pst.
Souscrivez un contrat d'hébergement de données historiques auprès de votre représentant
commercial. Vous recevrez des instructions complémentaires une fois la commande traitée.
En cas de reprise sur sinistre de mon serveur de messagerie, quelles sont les conséquences
pour Email Archiving ?
Email Archiving ne peut extraire les messages qu'une fois le serveur de messagerie sorti du
mode de reprise sur sinistre.
Que se passe-t-il si la connexion entre Email Archiving et mon serveur de messagerie est
interrompue lors de l'importation de messages ?
En cas d'interruption de la connexion, le message interrompu reste sur votre serveur jusqu'à la
prochaine tentative d'importation. Le message partiellement importée est ignoré et n'est pas
validé dans l'archive.
Recherche
Comment afficher les messages archivés ?
Connectez-vous à Control Console. Si vous utilisez plusieurs services, veillez à consulter la
section Email Archiving de Control Console. Sélectionnez Messages archivés, puis Nouveau. Entrez au
moins un critère de recherche, puis sélectionnez Exécuter ou appuyez sur la touche Entrée.
Comment récupérer une image jointe à un message ?
Une fois que vous avez récupéré et ouvert le message, cliquez sur la pièce jointe pour la
télécharger.
Lorsque je clique sur un message archivé dans la fenêtre des résultats de la recherche,
l'e-mail ne s'affiche pas. Pourquoi ?
Le volet d'aperçu est réduit. Pour l'ouvrir, cliquez sur la flèche double située dans le coin
inférieur droit de la fenêtre. Sinon, double-cliquez sur le message pour l'ouvrir dans une
nouvelle fenêtre.
Comment afficher les destinataires Cci ?
Pour afficher les métadonnées d'enveloppe, notamment le champ Cci, vous devez être
administrateur de client. Pour afficher les destinataires Cci, exportez le message et affichez le
corps du rapport de journal, lequel contient la liste exhaustive des destinataires.
Quel est le nombre maximal de messages que l'on peut obtenir et afficher lors d'une
recherche ?
Autant de messages qui correspondent aux critères de recherche.
Quelle quantité de données est-il possible d'exporter simultanément ?
2 Go.
Un employé a quitté l'entreprise. Comment supprimer son compte et ses anciens e-mails du
système d'archivage ?
La suppression arbitraire de messages avant la fin de la période de conservation est interdite.
Cette restriction intentionnelle permet de protéger l'archive contre la falsification.
Quel type de journalisation Exchange est nécessaire pour le bon fonctionnement d'Email
Archiving ?
60
12
Email Archiving utilise la journalisation d'enveloppe. Cette méthode permet d'archiver les
en-têtes de message P1 (les en-têtes d'enveloppe), qui incluent des informations sur les
destinataires principaux, Cc, Cci et des groupes de distribution.
Conservation des données
Que se passe-t-il à l'expiration de la période de conservation ?
A la fin de la période de conservation d'un message, celui-ci est définitivement supprimé de
l'archive.
Quelle est la différence entre des données journalisées et des données historiques ?
•
Les données journalisées incluent les messages que votre serveur transfère
automatiquement vers une boîte aux lettres journal à des fins d'archivage (selon la date de
début du contrat).
•
Les données historiques comprennent les messages créés avant la date de début du contrat,
ainsi que les messages qui n'ont pas été journalisés à compter de la date de début du
contrat.
Un administrateur de client a-t-il accès aux e-mails archivés d'un utilisateur qui a été
supprimé de l'annuaire Active Directory de l'entreprise et des serveurs de messagerie ?
Oui. Les administrateurs de client peuvent rechercher, ouvrir et exporter les messages d'un
utilisateur supprimé.
61
12
62
13
Problèmes courants et solutions recommandées.
Sommaire
Résolution des erreurs de connectivité
Messages d'erreur courants
Problèmes liés à la boîte aux lettres journal Exchange Server
Problèmes liés aux sources e-mail historiques
Une limitation connue dans Exchange Server 2003 concerne les données historiques
Description des erreurs de connectivité et solutions correspondantes.
Email Archiving n'est pas parvenu à ouvrir de socket pour extraire les messages se
trouvant dans la source d'e-mail cible. Il se peut que l'hôte spécifié soit introuvable.
63
13
Problème
Solution
Une erreur est survenue lors de la tentative
de connexion au serveur de messagerie.
Cette erreur peut avoir plusieurs causes
possibles :
1 Si vous avez entré un nom de serveur,
vérifiez que ce nom est correct et qu'il est
géré sur le serveur DNS du client.
• Le nom du serveur indiqué dans la
configuration de la source e-mail est
incorrect.
2 Si vous avez entré une adresse IP dans le
champ Nom du serveur, vérifiez que celle-ci
correspond au serveur de messagerie.
• Le serveur de messagerie n'a aucun port
ouvert pour la communication IMAP ou
POP3.
3 Si la saisie du nom du serveur ou l'adresse IP
est correcte, vérifiez que le port IMAP ou
POP3 est activé et ouvert sur le serveur de
messagerie du client.
• Le port IMAP ou POP3 du serveur de
messagerie est différent de celui indiqué
dans la fenêtre Sources e-mail.
• Un pare-feu empêche Email Archiving de
se connecter au port IMAP ou POP3 du
serveur de messagerie.
• Les services POP3 ou IMAP ne sont pas
exécutés sur le serveur de messagerie.
4 Si plusieurs pare-feu sont actifs, vérifiez que
le port IMAP ou POP3 est ouvert pour Email
Archiving (consultez Guide d'activation de
l'intervalle d'adresses IP des serveurs Email
Archiving).
5 Vérifiez que l'association protocole/port
indiquée dans la fenêtre Sources e-mail
correspond à ce qui est exécuté sur le
serveur cible. Le numéro de port par défaut
pour POP3 et IMAP est différent si SSL est
sélectionné pour la connexion.
6 Vérifiez que le protocole approprié (IMAP ou
POP3) est exécuté sur le serveur de
messagerie.
7 Contactez le Support Client si la saisie du
nom du serveur ou l'adresse IP est correcte
et que les ports IMAP ou POP3 sont
correctement gérés par le pare-feu, le
serveur de messagerie et la fenêtre Sources
e-mail.
Email Archiving n'a pas pu effectuer l'authentification lors de la connexion au serveur de la
source e-mail. Il se peut que le nom d'utilisateur ou le mot de passe de boîte aux lettres
soit incorrect.
Problème
Solution
L'étape d'authentification de l'utilisateur a
échoué, probablement en raison d'un nom
d'utilisateur ou d'un mot de passe de boîte aux
lettres incorrect.
Vérifiez que le nom d'utilisateur et le mot
de passe de la boîte aux lettres du serveur
de messagerie sont corrects.
Email Archiving a détecté une erreur de protocole.
64
13
Problème
Solution
Email Archiving a détecté une
erreur de protocole, par
exemple une utilisation
inhabituelle de POP3 ou IMAP.
Vérifiez que le serveur de messagerie prend en charge le
protocole indiqué dans la fenêtre Sources e-mail pour le port
indiqué dans cette même fenêtre.
Si le protocole est pris en charge par le serveur de
messagerie pour le port désigné, contactez le Support
Client.
Le serveur de messagerie a signalé une condition d'erreur ou n'a pas répondu à temps.
Problème
Solution
Le serveur de messagerie a signalé une
condition d'erreur ou n'a pas répondu à temps
(en général dans un délai de 60 secondes).
Consultez un journal d'erreurs, par exemple
le journal des événements sur le serveur de
messagerie, afin de déterminer si une erreur
s'est produite.
Email Archiving a reçu une réponse « occupé verrouillé » provenant du serveur de
messagerie lors de la tentative d'authentification.
Problème
Solution
Email Archiving a reçu une réponse
« occupé verrouillé » provenant du serveur
de messagerie lors de la tentative
d'authentification. Il se peut qu'il y ait un
problème avec votre serveur de messagerie.
1 Patientez quelques minutes, puis essayez de
vous connecter.
2 Si vous obtenez de nouveau une erreur,
vérifiez que votre serveur fonctionne
correctement. Vous devrez peut-être
contacter le support technique de votre
fournisseur.
Email Archiving a rencontré une erreur lors d'une recherche DNS initiale et n'a pas pu se
connecter.
Problème
Solution
Email Archiving a rencontré une erreur
lors d'une recherche DNS initiale et n'a
pas pu se connecter.
1 Vérifiez que le nom d'hôte du serveur est valide.
2 Si le nom d'hôte du serveur est valide, contactez le
Support Client.
Le serveur de messagerie est occupé.
Problème
Solution
Le serveur de
messagerie indique qu'il
est occupé.
1 Patientez quelques minutes et réessayez.
2 Si vous obtenez de nouveau une erreur, vérifiez que votre
serveur de messagerie fonctionne correctement. Vous devrez
peut-être contacter le support technique de votre fournisseur.
Heure de début/Heure de fin : Heure non valide (une boîte rouge s'affiche dans la fenêtre
indiquant « Heure de début non valide » et précisant l'heure incorrecte.)
Problème
Solution
Une ou plusieurs heures indiquées dans la période
silencieuse ne constituent pas une plage d'heures correcte
ou bien les heures ne sont pas au format 24 heures.
Vérifiez que l'heure de début est
antérieure à l'heure de fin.
65
13
La valeur n'est pas une adresse IP, un nom de domaine ou un élément valide : server_host,
value=[]
Problème
Solution
L'adresse IP ou le nom de
serveur est incorrect.
1 Vérifiez que l'adresse est correcte pour le serveur de
messagerie.
2 Contactez le Support Client si l'adresse IP ou le nom de
serveur est correct.
Code d'erreur interne 5.
Contactez le Support Client.
Signification des messages d'erreur courants et résolution des problèmes.
Ce champ est obligatoire. (tous les champs obligatoires sont encadrés en rouge).
Problème
Solution
Un ou plusieurs champs obligatoires ne
contiennent pas de données.
Vérifiez que les champs identifiés en rouge
ont été renseignés.
Impossible de rechercher les e-mails. Echec de la connexion au serveur Email Archiving. Si
le problème persiste, contactez l'administrateur de l'archivage.
Problème
Solution
Email Archiving n'a pas pu récupérer les données du serveur
Email Archiving pour l'une des raisons suivantes :
1 Patientez quelques minutes
avant d'envoyer à nouveau la
requête.
• La connexion est interrompue.
• Un processus du serveur Email Archiving a rencontré une
erreur.
2 Contactez le Support Client
• La requête de données était corrompue.
Impossible de rechercher les e-mails. La valeur supérieure de la plage de tailles des
messages doit être numérique.
66
Problème
Solution
Lors d'une recherche par taille de message, l'option
« Entre » a été choisie, mais seule la valeur
inférieure a été définie.
Pour définir la plage de recherche, entrez
la valeur inférieure et la valeur
supérieure.
13
Demande non valide (ID, portée et ID de message requis)
Problème
Solution
Expiration de la session de connexion
lors de l'ouverture d'un message.
1 Connectez-vous de nouveau afin de récupérer le
message.
Echec de la connexion au serveur Email Archiving. Si le problème persiste, contactez
l'administrateur de l'archivage.
Problème
Solution
La connexion au serveur Email Archiving n'a
pas permis d'extraire les données du
message pour les afficher.
1 Patientez quelques minutes avant d'envoyer
à nouveau la requête.
Votre session a expiré, connectez-vous de nouveau.
Problème
Solution
La connexion à votre navigateur a expiré pour l'une des raisons
possibles suivantes :
Connectez-vous de
nouveau à Control
Console.
• Interruption de votre connexion réseau pour cause d'inactivité.
• Expiration du délai d'inactivité de votre ordinateur.
• Expiration du délai d'inactivité de votre navigateur.
Impossible d'exporter les e-mails. Echec de la connexion au serveur Email Archiving. Si le
problème persiste, contactez l'administrateur de l'archivage.
Problème
Solution
Email Archiving n'a pas pu récupérer les données du serveur
Email Archiving pour l'une des raisons suivantes :
1 Patientez quelques minutes
avant d'envoyer à nouveau la
requête.
• La connexion est interrompue.
• Un processus du serveur Email Archiving a rencontré une
erreur.
2 Contactez le Support Client.
• La requête de données était corrompue.
Impossible d'exporter les e-mails. Tentative d'exportation de [] Mo. La taille d'exportation
maximale est de 2 Go.
Problème
Solution
La taille totale de tous les
messages inclus à votre
demande d'exportation de
messages dépassait la limite
maximale.
1 Modifiez votre recherche afin de réduire le nombre de
messages obtenus avant d'exporter les messages.
2 Utilisez l'option Exporter la sélection plutôt que Tout
exporter afin de réduire le nombre de messages à
exporter simultanément.
67
13
Résolution des problèmes liés à la boîte aux lettres journal.
La boîte aux lettres journal n'est jamais vide.
Si votre boîte aux lettres journal n'est jamais complètement vide, cela peut être dû à plusieurs
raisons :
1
Les messages qui arrivent dans la boîte aux lettres journal lors d'une session d'archivage ne
sont traités que lors de la session suivante.
2
Les messages de plus de 50 Mo demeurent indéfiniment dans la boîte aux lettres journal car
la taille maximale des messages est de 50 Mo.
3
Les messages ayant un format incorrect ne peuvent pas être archivés et restent donc dans la
boîte aux lettres journal. Le format incorrect des messages peut être dû à diverses raisons,
notamment :
•
La journalisation n'est pas correctement configurée.
•
Les messages sont envoyés directement à la boîte aux lettres journal (sans passer par la
fonction de journalisation).
•
Les messages sont copiés directement dans la boîte aux lettres journal.
4
Le nombre de messages enregistrés dans le journal est supérieur au nombre de messages
maximal pouvant être importés lors d'une session d'archivage.
5
Les messages volumineux peuvent être importés durant la nuit, lorsque les ressources
réseau et serveur sont davantage disponibles.
Problèmes liés aux sources e-mail historiques
Résolution des problèmes liés aux sources e-mail historiques.
Dépassement de la limite de stockage des données historiques.
Si vous dépassez la limite de stockage des données historiques, la source e-mail historique
devient inactive. Cela engendre les conséquences suivantes :
•
La source e-mail historique ne s'affiche plus dans la fenêtre Présentation.
•
La fenêtre Sources e-mail indique que la source e-mail historique est inactive.
•
Dans la fenêtre de configuration Sources e-mail de la source e-mail historique, la case à cocher
Actif n'est pas activée.
Une limitation connue dans Exchange Server 2003 concerne les
données historiques
A cause d'une limitation dans Exchange Server 2003 et les versions antérieures, il se peut que
certains messages soient invisibles pour les utilisateurs dans Email Archiving.
Ce problème concerne en particulier les clients utilisant l'hébergement de données historiques SaaS
Email Archiving avec des données historiques provenant d'Exchange Server version 2003 ou
antérieure. Dans ces instances, les données historiques sont importées sans les informations d'adresse
SMTP nécessaires à l'association d'e-mails aux comptes d'utilisateur.
68
13
Pourquoi les données d'adresse SMTP peuvent-elles être manquantes ?
Certains messages historiques ne contiennent pas les données d'adresse SMTP des destinataires
d'e-mails, ce qui peut entraîner des conséquences, notamment :
•
Les messages concernés ne sont pas associés aux utilisateurs, car les adresses présentes dans
l'en-tête du message sont des adresses X.400 au lieu d'adresses SMTP. Email Archiving requiert
des adresses SMTP pour effectuer l'association avec les utilisateurs.
•
Si les adresses SMTP ne sont pas présentes dans le message d'origine, elles ne peuvent pas être
indexées. Par conséquent, les recherches par adresse SMTP effectuées dans les archives par les
rôles Administrateur de client ou Responsable de la conformité n'aboutissent pas. Ce problème
n'empêche pas l'archivage des messages et les messages concernés peuvent être trouvés avec
d'autres critères de recherche.
Les données d'adresse SMTP peuvent être manquantes dans les messages dans deux cas :
•
Un destinataire interne envoie un message à un ou plusieurs autres destinataires internes et les
données sont exportées ultérieurement par exportation .pst (en utilisant Outlook ou EXMERGE).
Cela est dû au fait que l'exportation au format .pst ne force pas Exchange à effectuer une
conversion d'adresse X.400 en adresse SMTP.
•
Un destinataire interne envoie un message à un ou plusieurs autres destinataires internes et les
données sont importées dans Email Archiving via IMAP ou POP, mais le compte Active Directory du
participant interne n'est plus présent. Par conséquent, le mappage d'adresses X.400 vers SMTP ne
peut pas être effectué.
Ces versions antérieures d'Exchange reposent principalement sur l'adressage X.400, tandis que
l'adressage SMTP n'est utilisé que pour les messages qui passent par les services SMTP, POP ou IMAP.
Par conséquent, les messages internes exportés au format .pst ne sont pas convertis en adressage
SMTP et les messages destinés aux utilisateurs qui n'existent plus dans Active Directory ne peuvent
pas être mappés à leur adresse SMTP.
Solution temporaire pour les importations de données historiques
Si vous importez des données historiques dans Email Archiving depuis Exchange Server version 2003
ou antérieure, veillez à suivre les recommandations suivantes :
•
L'e-mail doit être exporté vers Email Archiving via le service POP ou IMAP.
•
Vérifiez l'existence d'un compte Active Directory valide contenant une adresse X.400 adéquate (qui
correspond au contenu de l'e-mail historique), et au moins une adresse SMTP valide pour chaque
utilisateur si vous souhaitez l'association avec l'utilisateur ou la recherche d'adresses SMTP.
69
13
70
14
Conventions utilisées sur l'interface
utilisateur
Sur l'interface utilisateur d'Email Archiving les informations sont affichées selon un ensemble de
conventions.
Calendriers
Pour renseigner un champ de date à partir d'un calendrier.
Tableau 14-1 Options de calendrier
Option
Description
Flèche gauche
Accéder au mois précédent.
Sélection du mois et Cliquez pour sélectionner un mois et une année :
de l'année
• Sélectionnez un mois.
• Sélectionnez une année dans la plage affichée ou cliquez sur les flèches pour
afficher les dix années précédentes ou suivantes.
• Cliquez sur OK pour confirmer votre sélection.
• Cliquez sur Annuler pour revenir à l'affichage principal du calendrier.
Lorsque vous avez sélectionné le mois et l'année, vous devez cliquer sur un
jour pour que le champ de date soit renseigné.
Flèche droite
Accéder au mois suivant.
Sélection du jour
Cliquez pour sélectionner un jour dans le mois et de l'année précédemment
sélectionnés.
Après la sélection, le calendrier se ferme et la date apparaît dans le champ.
Aujourd'hui
Rétablir la date actuelle.
Ne pas confondre ce bouton avec le bouton OK.
Conventions relatives aux tableaux
Pour afficher des informations dans un tableau.
71
14
Conventions utilisées sur l'interface utilisateur
Tableau 14-2 Conventions relatives aux tableaux
Option
Description
Cases à cocher
• Pour sélectionner une ou plusieurs lignes, activez les cases à cocher
correspondantes.
• Pour sélectionner ou désélectionner toutes les lignes, activez ou désactivez la case à
cocher sur la ligne d'en-tête.
En-têtes des
colonnes
Cliquez sur les en-têtes des colonnes pour trier les informations.
• Sélectionnez Tri croissant pour un affichage de A à Z.
• Sélectionnez Tri décroissant pour un affichage de Z à A.
• Pour afficher ou masquer une colonne, sélectionnez Colonnes, puis activez ou
désactivez la case à cocher du nom de la colonne.
• Pour réorganiser l'affichage, faites glisser les en-têtes de colonnes.
Pagination
Les options de pagination permettent de parcourir les pages d'information.
• Bouton Première page : afficher la première page de données.
• Bouton Page précédente : afficher la page de données précédente.
• Page x sur y : permet de sélectionner une page de données particulière, où x
représente la page demandée et y le nombre total de pages.
• Bouton Page suivante : afficher la page de données suivante.
• Bouton Dernière page : afficher la dernière page de données.
• Page courante a – b sur c : indique, dans le coin inférieur droit du tableau, le
nombre de résultats, où a est le premier résultat de la page, b le dernier résultat de
la page et c le nombre total de résultats de toutes les pages.
72
Index
A
Conventions 5
A propos de ce guide 5
Audience 5
T
Trouver la documentation 6
C
Contenu de ce guide 6
73
SEWS-ARC-AG-8.1.0D03

Guide de l`administrateur Révision D SaaS Email Archiving

Transcription

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