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 Réunion du Comité de Direction Tenue le jeudi 11 février 2016 502 Montrose Drive, Beaconsfield, Quebec Membres présent: Avo Kayabalian (Président) Jean‐Louis Richard (Vice‐ Président) Glenn Kyte (Trésorier) Duane H​
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Secrétaire​
) Catherine Bubnich (Adhésion) Steve Goldberg (Communications) Muriel Haimovici (Membre à titre personnel) Peter Cote ( Randonnées) o Quorum ▪ Le Président a indiqué que le quorum était atteint et déclaré l’ouverture de la réunion à 19h11. o Approbation de l’ordre du jour et du procès verbal ▪ Le Comité a approuvé l’ordre du jour et le procès verbal de la réunion du 7 janvier. o Finances/Administration ▪ Jean‐Louis et Glenn attendent le rendez‐vous avec la banque pour procéder au changement de signataire autorisé en faveur de Jean‐Louis. ▪ Les chèques de remboursement du paiement à Jean‐Louis pour la réunion d’ouverture et à Rick Birnbaum pour la fête de fin d’année ont été remis. ▪ 216 pièces de vêtements du Club ont été vendus; 40 pièces supplémentaires ont été commandées pour la réunion d’ouverture. 1 Club Cycliste Beaconsfield P O Box 40503 Kirkland PO, Kirkland, QC H9H 5G8 ▪
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Il a été décidé de maintenir le prix spécial de ces vêtements aux nouveaux membres. Une décision devra être prise sur l’inventaire à maintenir considérant le critère de commande minimum de Louis Garneau. ▪ Glenn a indiqué que l’encaisse en banque et le solde du compte PayPal du Club’élèvent à 30,283,79$. Site Web ▪ Steve procédera à la mise à jour de la page d’accueil. o Adhésion ▪ À la date d’aujourd’hui, Catherine a rapporté 153 inscriptions dont 12 de nouveaux membres et 6 d’entre elles en suspens. ▪ Avo demandera à Robert de fournir les reçus des opérations effectuées via le compte PayPal. Avo procédera à l’ouverture du compte PayPal du Club en remplacement du compte de Robert utilisé actuellement. o Séances de formation ▪ John Phillipson a donné son accord de présenter la séance de ▪
réparation du 25 mai à 19h00. Conjointement, Avo présentera une séance d’ajustement de vélo. Catherine a réservé et payé l’Annexe à la ville de Beaconsfield(Herb Linder) à cet effet. o Communication ▪ Judith Kolomeir a révisé les directives d’utilisation du Forum. L’équipe des ▪
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Communications a proposé 6 catégories de sujets à être discutés sur le Forum. Les sujets seront libellés en français et en anglais. Steve fera la mise à jour des directives d’utilisation et demandera à Robert de configurer les nouvelles catégories. Une nouvelle chaîne You Tube et un compte Twitter du CCB ont été crées en parralèle avec la page Face Book du Club. Steve finalisera un nouveau club video. 2 Club Cycliste Beaconsfield P O Box 40503 Kirkland PO, Kirkland, QC H9H 5G8 o Évènements sociaux ▪ Avo and Jean‐Louis ont réservé la soirée Pizza au restaurant Topaze le 13 mai à 19H00. ▪
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Trois choix de pizza et salades variées sont prévues au coût approximatif de 20$ par personne. Le Club financera 50% du coût. Les ``snacks``après les sorties les soirs de la semaine sont prévus les 17 mai, 14 juin, 14 juillet et 16 août. Duane vérifiera les dates avec Patricia Fournier et son équipe. La Fête de fin d’année a été réservée le 22 octobre au Club de Golf de Beaconsfield. Le pique‐nique à Oka est prévu le 10 juillet. Avo en vérifiera la faisabilité avec Rick Birnbaum. Le brunch pour la randonnée de Mon Village est prévue le 22 mai. Avo vérifiera. ▪
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Le petit déjeunerde la dernière sortie de la saison est prévu le 25 septembre et se tiendra à nouveau à la place 401. Peter indiquera la date de cet évènement au calendrier et Avo s’occupera de la réservation du restaurant. Randonnées ▪ Le sous‐comité des randonnées se réunira le 16 février afin de préparer les sorties du Dimanche et les ``D&C`. Peter va proposer au Comité de Direction une version finale dans les deux semaines suivantes. ▪ Peter déterminera les circuits potentiels pour le weekend aux Sandbanks. ▪ Peter a relevé de bons commentaires suite à ses demandes de suggestions concernant la nature des randonnées. Parmi les suggestions: ● offrir,comme troisième choix, une distance plus courte que celles offertes pour permettre à une certaine catégorie de cyclistes de terminer leur randonnée dans un labs de temps raisonnable. ● Davantage de D&Cs``. ● Que le Club exige des membres un éclairage approprié pour les sorties en soirée. Chefs de Groupe ▪ La réunion des Chefs de Groupe est prévue le 2 avril à l’Annexe (HerbLinder) à Beaconsfield Avo va confirmer avec Sandy. Catherine va s’occuper de la réservation. ▪ Une réunion concernant les Chefs de Groupe a eu lieu avec Avo.Sandy, Joel et Duane. Il a été suggéré de remplacer les insignes actuels par des insignes autocollant et de trouver une façon d’éliminer les fanions. Avo a proposé dìndiquer les différents groupes de vitesse au sol en utilisant des marqueurs de couleur blanche. L’idée est d’éviter que la personne 3 Club Cycliste Beaconsfield P O Box 40503 Kirkland PO, Kirkland, QC H9H 5G8 ▪
responsable des fanions soit obligée d’attendre le retour des cyclistes pour récupérer les insignes. Il est également difficile de trouver un(e) bénévole pour ce faire. Muriel aura la responsabilité d’accueillir les nouveaux membres roulant à 20‐23 km/h et de les maintenir au sein du Club. o Weekends ▪ Les réservations ont été finalisées pour le weekend à Gatineau du 24 au 26 juin. Plus d’information sera formulée à la Réunion d’Ouverture. ▪ L’hotel à Trenton est réservé du 12 au 14 août pour le weekend des Sandbanks. Il a été ▪
décidé d’utiliser la salle des Banquets pour le souper du samedi soir et d’ajouter l’option du petit déjeuner chaud au petit déjeuner continental pour un supplément de 3$. L’hotel à Trenton est accomodant pour les cyclistes mais Muriel va vérifier la possibilité de séjourner au rez‐de‐chaussée pour un accès plus facile aux vélos. Muriel va s’informer du coût supplémentaire pour les animaux domestiques. o Autres ▪ Avo et Jean‐Louis travaillent actuellement à l’écriture de la Constitution du Club dont l’objectif est de la présenter à l’AGM pour ratification par les Membres. o Prochaine réunion . Le 10mars à 19h00 o Levée de séanceMeeting ▪ La séance est levée à 21h12 Procès‐verbal rédigé par Duane Hébert et traduit par Jean‐Louis Richard 4 Club Cycliste Beaconsfield P O Box 40503 Kirkland PO, Kirkland, QC H9H 5G8