2013-14 VACATION CALENDAR /CALENDRIER

2013-14 VACATION CALENDAR /CALENDRIER DE VACANCES
IMPORTANT NOTES:
· Circle all vacation days (including add. vac.).
· As much as possible, vacation days should be scheduled in blocks of 1 week periods. A regular work week for
most employees is 35 hours (38.75 hours for Service Department tradesmen).
· The choice of vacation shall be made by order of seniority (Support Personnel with family obligations have a
priority over more senior Support employees for 5 vacation days);
· Your individual Bank Status form will show the vacation days due on June 1st, 2013 (July 1st, 2013 for Cadres),
including the Additional Vacation days paid for in 2012-13.
Indicate the overtime to be taken ONLY on your Request Form, to be signed by your supervisor.
· Your approved Vacation Planner and Request Form must be returned to Human Resources no later than
May 3, 2013. A delay may jeopardise the issuance of a pay advance for vacation planned the week of
June 3rd.
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Your 2012-13 residual vacation days will be reduced by vacations taken in April or May 2013.
st
Overtime must be cleared before June 1 , 2013. If approved by your supervisor, we will extend this deadline to
st
August 31 .
All vacation days, including add. vac. and overtime, must be cleared before taking a summer unpaid leave of less than 30
days.
Indicate vacation advances on the vacation planner or request in writing to Human Resources at least one month prior to
the starting date of the vacation period.
Approved vacation days indicated on the planner will be considered taken unless we receive prior written notification to the
contrary, with your supervisor’s approval. Only original letters with supervisor’s signature will be processed.
If the College does not accept the choice of vacation dates of an employee, the College will inform the employee at the
st
latest by May 31 , 2013.
Thank you for your attention to this matter and we wish you all a good vacation.
NOTES IMPORTANTES :
· Encercler sur le calendrier tous les jours de vacances demandés (incluant les jours additionnels).
· Dans la mesure du possible, les jours de vacances doivent être pris en blocs d’une (1) semaine à la fois.
· Le choix des dates de vacances se fait par ordre d’ancienneté, sauf pour le personnel de soutien assumant des
obligations familiales qui ont une priorité sur les plus anciens pour cinq (5) jours de vacances.
· Les jours de vacances sur le formulaire Bank Status sont ceux dûs au 1er juin 2013 (1er juillet 2013 pour les
Cadres), incluant les journées additionnelles de vacances accumulées en 2012-13.
· Inscrire le temps supplémentaire, approuvé par votre superviseur, seulement sur le Request Form.
· Le Vacation Planner et le Request Form approuvés doivent être retournés aux Ressources humaines au plus
tard le 3 mai 2013. Un délai rendra impossible l’émission d’une avance de paie pour la semaine du 3 juin.
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Le solde résiduel de 2012-13 sera réduit par les jours de vacances prévus en avril ou mai 2013.
er
Le temps supplémentaire accumulé doit être utilisé avant le 1 juin 2013.
Tous les jours de vacances, incluant les vacances additionnelles et le temps supplémentaire, doivent avoir été pris avant
d’obtenir un congé sans solde de moins de 30 jours durant l’été.
Indiquer sur le calendrier si vous désirez une avance de salaire, ou en aviser les Ressources humaines au moins un mois
avant le début des vacances.
Les vacances sont considérées prises telles qu’indiquées au calendrier de vacances, à moins d’avis contraire approuvé
par votre superviseur à l’avance. Seulement les documents originaux, signés par le superviseur sont acceptés.
Les employé(e)s dont les dates de vacances n’ont pas été approuvées seront avisés au plus tard le 31 mai 2013.
Nous vous remercions de votre attention et vous souhaitons de bonnes vacances.
Human Resources April 1, 2013 / Ressources humaines, le 1er avril 2013