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Cahier des charges
Badges RFID pour Salon Professionnel
Référence CNRFID : AO 010
Cahier des charges AO 010
Table des Matières
1.
2.
3.
Contexte ....................................................................................................................... 3
Synthèse du besoin ...................................................................................................... 3
Clauses Techniques ..................................................................................................... 3
3.1
Badges RFID ......................................................................................................... 3
3.2
Lecteurs Mobiles ................................................................................................... 4
3.3
Imprimantes, encodage ......................................................................................... 4
3.4
Système d’information ........................................................................................... 5
4. Volumétrie du projet...................................................................................................... 5
4.1
Tags/badges .......................................................................................................... 5
4.2
Lecteurs Mobiles ................................................................................................... 5
4.3
Imprimante............................................................................................................. 5
4.4
Système d’information ........................................................................................... 5
5. Partenariat .................................................................................................................... 5
6. Aspects réglementaires et normatifs............................................................................. 6
7. Compétences des prestataires ..................................................................................... 6
8. Délais............................................................................................................................ 6
8.1
Délais de réponse.................................................................................................. 6
8.2
Délais de déploiement ........................................................................................... 6
Confidentiel CNRFID
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1. Contexte
Dans le cadre de son évènement annuel « International RFID Congress », le Centre National RFID envisage
de proposer aux participants un badge d’accès RFID. Cette fonctionnalité devra permettre de proposer un
accueil plus fluide et donc de meilleure qualité. Elle permettra également de mieux gérer les droits d’accès
aux différents espaces du salon (conférences, espace démonstration, dîner de gala, …).
Avec l’organisation sur un même lieu de l’IEEE international conference on RFID Technologies and
Applications et de l’International RFID Congress, le CNRFID attend cette année, au Palais de la
Méditerranée à Nice, plus de 700 participants.
Les badges seront édités sur place à un bureau d’accueil où chaque participant devra se présenter. Une fois
les vérifications d’identité faites, le badge sera remis avec tous les documents liés au salon. A chaque point
d’accès spécifique du salon, le personnel d’accueil vérifiera les badges par lecture manuelle à distance.
Le CNRFID souhaite, de la part des prestataires, une solution opérationnelle, non propriétaire, et
parfaitement maitrisée. La réponse à cet appel à solutions devra proposer le matériel nécessaire à la
création de badges et à la lecture manuelle aux points d’accès. Un logiciel spécifique devra, à partir d’une
liste d’inscrits, encoder les badges RFID, répertorier toutes les lectures de ces badges afin de connaitre le
nombre de personnes présentes sur le salon ainsi que le nombre de personnes présentes sur chaque
espace spécifique.
2. Synthèse du besoin
La solution devra permettre la création de badges RFID à partir d’une liste de participants, la lecture unitaire
manuelle des badges en divers points d’accès du salon, la récupération des informations de lecture pour
analyse de la participation.
Le processus d’accueil et de suivi des participants est décomposé en 5 parties :
1)
Accueil d’un participant, vérification de son inscription sur la liste officielle par une hôtesse.
2)
Edition du badge en temps réel par l’hôtesse d’accueil.
3)
Vérification de la validité du badge par des hôtesses d’accueil en divers points d’accès du salon et
enregistrement de l’identité du porteur, du lieu de validation et de la date et l’heure de passage.
4)
Transfert régulier (fréquence à définir) des informations de lecture à un PC central.
5)
Récupération des badges en fin de salon ou mise à disposition d’un point de désactivation des
badges à la sortie.
Pour le point 4, le transfert des informations pourra se faire en fin de journée lorsque que les hôtesses
remettent leur lecteur portable à l’accueil. Une option intéressante serait que chaque lecteur portable
transmette régulièrement à distance les informations de lecture à un PC central. Ceci permettrait au
Commissariat de l’évènement de rechercher le dernier point de passage d’un participant particulier. Dans ce
cas, le temps entre deux transferts d’information peut être évaluée à 10 minutes.
3. Clauses Techniques
3.1 Badges RFID
Les badges seront portés par tous les participants présents sur l’évènement. Un tour de cou sera utilisé pour
le port du badge. Chaque badge sera imprimé recto/verso pour une meilleure visibilité. Il indiquera les noms
et prénoms de la personne, son organisme d’appartenance et le congrès pour lequel elle est inscrite (Int’
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RFID Congress et/ou IEEE TA RFID). Les logos en couleur des organisateurs seront également imprimés ou
pré-imprimés.
Les badges pourront être :
en plastique avec perçage pour l’accrochage du tour de cou
en papier pour être glissés dans des porte-badges transparents
Les dimensions min/max des badges sont données ci-dessous :
85 < L (mm) < 100
55 < H(mm) < 70
L’étiquette RFID sera intégrée au badge de manière à ne pas pouvoir être désolidarisée du badge sauf à le
détruire. La solution de coller une étiquette RFID une fois le badge imprimé n’est pas exclue à condition que
l’inlay ne vienne masquer aucune information.
La puce électronique contiendra un identifiant unique non effaçable, correspondant à l’identité du participant.
La longueur de cet identifiant pourra être compris entre 64 et 128 bits. Le prestataire devra fournir
l’ensemble des tags pré-encodés avec des numéros uniques différents ou fournir les moyens d’encoder de
manière unique des tags vierges. Une fois écrit, le numéro unique ne pourra plus être modifié.
3.2 Lecteurs Mobiles
Les lecteurs mobiles RFID seront mis à disposition des hôtesses pour le contrôle d’accès aux diverses
zones de l’évènement. La lecture des tags devra se faire automatiquement lorsque le tag est présenté face
au lecteur. Une distance de lecture comprise entre 30 cm et 1 m est requise pour cette application.
Les terminaux mobiles devront être légers, maniables et muni d’une interface d’utilisation simple. Cette
interface doit présenter les fonctions suivantes :
RF ON / RF OFF : mise en marche et arrêt de la fonction lecture RFID
Lecture badge : lecture automatique des tags présents dans le champ et récupération de l’UII
Transfert données : l’ensemble des informations recueillies est transmis au PC central (connexion wireless
ou câble). Dans le cas d’un transfert automatique des données vers le PC central, la fréquence de la
transmission pourra être réglée par l’hôtesse (entre 10 et 30 minutes entre chaque transmission). La
transmission est alors automatiquement sans fil.
A chaque lecture d’identifiant unique de badge sera associé la date et l’heure de la saisie ainsi que le code
unique du lecteur. Ces informations seront transférées au PC central sous forme de fichier exploitable sous
Excel®.
L’autonomie devra permettre le fonctionnement des lecteurs mobiles sur une journée complète avec 5000
lectures garanties.
Ces lecteurs seront livrés avec chargeur secteur.
3.3 Imprimantes, encodage
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Lors de l’accueil des participants, les hôtesses devront disposer d’imprimantes permettant d’éditer les
badges. A partir d’un fichier d’inscrits, elles pourront associer le numéro de badge RFID unique avec la
personne ou encoder un numéro unique si le tag RFID est initialement vierge.
Plusieurs participants pouvant s’enregistrer en même temps à l’accueil, la solution proposée par le
prestataire devra pouvoir être partagée par plusieurs utilisateurs.
Suivant la solution proposée pour les badges, les imprimantes devront pouvoir imprimer recto/verso en
couleur et encoder ou lire les tags RFID associés.
3.4 Système d’information
Un PC central, installé au bureau du commissaire de l’évènement servira à recueillir l’ensemble des
informations de chaque lecteur mobile. Il devra disposer des connexions nécessaires pour un transfert filaire
ou sans fil suivant l’option proposée par le prestataire.
L’ensemble des informations sera intégré à un fichier Excel® facilement exploitable par les organisateurs du
salon.
La base de données des participants aux congrès sera physiquement séparée de celle des enregistrements
recueillis par les lecteurs mobiles. Une table de correspondance fera le lien entre cette base de données
personnelles et l’identifiant unique du badge associé.
4. Volumétrie du projet
4.1 Tags/badges
Les deux évènements devraient rassembler 700 personnes. Le prestataire devra fournir de quoi réaliser au
moins 1000 badges mais pas plus de 1500.
4.2 Lecteurs Mobiles
Le prestataire devra fournir au minimum 5 lecteurs mobiles et au maximum 10. Chaque lecteur devra
pouvoir se connecter à un PC central ou au réseau et devra disposer d’un identifiant ou d’une adresse IP
unique.
4.3 Imprimante
Les imprimantes serviront à réaliser les badges au niveau de l’accueil. Le prestataire devra fournir entre 3 et
4 stations complètes permettant la réalisation de badges en parallèle.
4.4 Système d’information
Le prestataire devra fournir tous les moyens nécessaires à la connexion des lecteurs mobiles à un PC
Central type PC portable et au transfert des données des lecteurs vers un fichier type Excel®
5. Partenariat
L’évènement annuel mis en place par le CNRFID a pour mission, entre autres, de permettre aux
fournisseurs de technologie de mettre en avant leurs compétences et savoir-faire. Tout type de partenariat
visant à promouvoir le prestataire lors de l’évènement est envisageable. La réponse du prestataire pourra
faire des propositions dans ce sens et pourra influencer le choix final de la solution retenue.
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Les organisateurs de l’International RFID congress pourront proposer :
 Une signalétique dédiée au prestataire sur le lieu de l’évènement
 Le logo du prestataire sur l’ensemble des badges des participants
 Une réduction du prix d’un package si le prestataire souhaite être exposant de l’évènement
 etc.
6. Aspects réglementaires et normatifs
La solution proposée par le prestataire devra être conforme aux normes et règlements en vigueur pour tout
ce qui concerne :
 la santé publique et l’exposition des personnes aux rayonnements électromagnétiques
 la régulation des fréquences visant à limiter les interférences avec tout autre système
radiofréquence
 la protection des données à caractère personnel
Dans un souci d’interopérabilité et d’interchangeabilité, les tags et interrogateurs RFID devront être
conformes aux normes ISO/IEC 18047-X.
7. Compétences des prestataires
Idéalement, la proposition prise avec le plus de sérieux et d’intérêt sera celle apportant la réponse à
l’ensemble des besoins avec une société garante de la solution globale.
Les compétences de la société en RFID seront clairement précisées et argumentées. Si possible, le
prestataire présentera les solutions mises en place dans des projets similaires.
Naturellement, à proposition équivalente, les prestataires adhérents du CNRFID seront préférés.
Dans une première phase, 2 à 3 prestataires parmi ceux qui auront donné une réponse pertinente seront
retenus pour un entretien et une visite du site de l’évènement.
8. Réponse et Délais
Les réponses attendues doivent présenter la société, son expérience et ses références. Elles doivent
présenter de manière synthétique la solution technologique envisagée ainsi qu’une estimation la plus précise
possible du coût de la prestation en séparant les parties matérielles, logicielles et développement. Pour le
matériel, il pourra s’agir d’une proposition de vente ou de mise à disposition le temps de l’évènement.
Réponse impérative des prestataires au cahier des charges
Vendredi 13 juillet
Choix de 2 ou 3 prestataires crédibles techniquement et financièrement
Vendredi 20 juillet
Entretien et visite du site de l’évènement pour validation des
engagements et délais avec les prestataires pré-retenus
Semaine 36 ou 37
Choix définitif
Semaine 39
8.1 Délais de réponse
La réponse à l’appel d’offre est attendue à la date du 13 juillet 2012 au plus tard. Par mail à l’adresse
suivante : [email protected]
8.2 Délais de déploiement
La solution devra être livrée et opérationnelle semaine 43.
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