cahier des charges 2013

CAHIER DES CHARGES 2013
SEMAINE VAROISE DE LA RANDONNEE PEDESTRE
Du samedi 28 septembre au dimanche 06 octobre 2013
1. Préambule :
Le Comité Départemental de la Randonnée Pédestre du Var (CDRP), et l'Agence de Développement
Touristique Var Tourisme (ADT), organisent chaque année l’événement « Semaine Varoise de la Randonnée
Pédestre » en collaboration avec les Offices de Tourisme/Syndicats d’initiative et les associations de randonnée
pédestre.
Cette collaboration est concrétisée par la signature d’une convention entre le CDRP du Var et l’ADT Var
Tourisme, définissant les engagements des deux parties.
Cet événement, qui permet de communiquer sur un atout fort du département du Var : la nature, est cofinancé
par le Conseil Général du Var, à travers la Direction du Tourisme et les partenaires.
L’évènement a permis de confirmer les partenariats de travail entre les OTSI et associations de randonnée en
cohérence avec les objectifs et les enjeux de la filière pleine nature de l'ADT.
2. Les évolutions nécessaires suite au bilan
Le bilan de 11 ans d’existence fait ressortir la nécessité de faire évoluer le concept afin de mieux atteindre les
objectifs initiaux :
- Proposer des balades et randonnées avec un enrichissement patrimonial réel.
- Proposer des balades et randonnées pour lesquelles le parcours a été reconnu et autorisé.
- Renforcer la communication sur les régions PACA (hors Var), Rhône Alpes pour augmenter la clientèle
touristique.
- Organiser des groupes avec un nombre maximum de participants pour garantir une bonne qualité d’accueil.
- Etendre l’opération sur tout le territoire Varois.
3. Objectifs :
Objectifs stratégiques :
- Communiquer sur la richesse de l’offre varoise à travers un évènement porteur.
- Inciter les clientèles à consommer l’offre varoise à travers une randonnée accompagnée, en les touchant
directement sur leurs lieux de séjour.
- Etendre l’opération sur l’ensemble du territoire départemental,
- Développer l’activité en marge de la saison touristique.
Objectifs opérationnels :
-
Mieux définir les critères d’organisation des randonnées.
Se concentrer sur une communication sur les zones de chalandises.
Faire évoluer les supports de communication en adéquation avec les consommations : visibilité de l’offre
sur les sites internet des partenaires (ADT, OTSI, les CDRP de PACA, le CRRP PACA, FFRP) avec pages
dédiées. Réalisation d’une brochure au format pdf. Réalisation d’un flyer A5 avec diffusion en salons
touristiques, aux partenaires et aux OTSI. Réalisation d’une page Facebook sur le site du CDRP.
- Renforcer et confirmer le rapprochement entre tous les acteurs de la randonnée (hébergeurs, prestataires,
OTSI, Associations de randonnée, institutionnels…..).
Page 1 sur 3
PDOF/09012013
4. Les engagements des offices de tourisme syndicats d’initiatives et des associations
de randonnées pédestres participantes :
L’inscription de l’OTSI est basée sur du volontariat : chaque Office de Tourisme et Syndicat d’Initiative et
association de randonnée est libre de s’engager ou pas dans la démarche.
4.1 Nombre maximum de personnes par groupe : 35
Le groupe est constitué par l’ensemble des personnes inscrites à une randonnée.
Un groupe est constitué de 35 places maximum, la part de licenciés de l’association organisatrice étant quant à elle
limitée à 10 places parmi les 35.
4.2 Eléments techniques des randonnées
Gratuités
Niveaux de difficultés
Facile : accessible à tous, dénivelé de moins de 100 mètres, 5 km maximum, 2 heures de marche maximum.
Moyenne : accessible à tous, dénivelé entre 100 et 300 mètres, de 10 à 15 km maximum, 3 à 5 heures de marche
maximum.
Difficile : accessible à des randonneurs chevronnés; dénivelé de 300 mètres et plus, 15 km minimum, 5 à 8 heures
de marche maximum.
Encadrement
L’Association ou l'organisme organisant la randonnée doit assurer l’encadrement. Prévoir au moins un
accompagnateur par groupe de 25 personnes.
Autorisations de passage
Les associations devront reconnaître les parcours et obtenir toutes les autorisations de passage nécessaires pour le
bon déroulement des randonnées. Ces autorisations pourront être demandées par le groupe de travail de la SVRP
(ADT Var Tourisme/CDRP Var) à tout moment.
4.3 Transmission des fiches avant le 20/02/2013
L’OTSI transmet l’ensemble des fiches des randonnées en une seule fois à l’ADT Var Tourisme.
4.4 Itinéraires sur le territoire de la commune
Proposer prioritairement des itinéraires sur le territoire dans lequel est implanté l’OTSI.
Dans le cas où les possibilités sont limitées, des itinéraires sur d’autres territoires peuvent être envisagés selon les
conditions suivantes :
- Ledit territoire ne doit pas être déjà proposé dans la SVRP : prise de contact avec le ou les clubs locaux afin de
vérifier, voire de s’entendre sur une répartition de programmation,
- l’office de tourisme du territoire concerné par l’organisation d’une randonnée par une association ne relevant pas
de son territoire, doit être informé avant la remontée de la collecte à l’ADT Var Tourisme.
4.5 Qualité
Qualité des parcours
Les randonnées doivent intégrer un intérêt culturel : arrêts avec explication des patrimoines bâtis (ex : anciens forts,
sites cultuels, ruines remarquables, édifices historiques…) et paysagés (points de vue remarquables, grottes, faunes
et flores exceptionnelles…).
Ces temps d’observation doivent être consignés dans la fiche descriptive.
Page 2 sur 3
PDOF/09012013
Qualité de l’accueil
Organiser un accueil « privilégié » sur site (café d’accueil, pot de l’amitié…) et lors des randonnées (discussion avec
les participants, remise de documents explicatifs…) aux marcheurs afin de garantir une bonne intégration des
randonneurs.
4.6 Information sur le contrôle et la sélection des randonnées
Les OTSI et associations acceptent le contrôle des randonnées par le groupe de travail de la SVRP (ADT Var
Tourisme / CDRP Var). Ce contrôle sera réalisé au vu des critères du cahier des charges.
Le groupe de travail informera au cas par cas les organisateurs des randonnées non conformes à ce dernier.
Ne seront retenues que les randonnées conformes au cahier des charges.
4.7 Promotion de l’événement
Tous les partenaires de la SVRP (OTSI, associations, CDRP et son réseau fédéral, ADT Var Tourisme) se
préoccuperont de la promotion : Internet (page, insertion de la brochure au format pdf), diffusion du flyer, montage de
produits touristiques, pages Facebook.
4.8 Saisie des informations statistiques
Les OTSI saisiront les informations quantitatives et qualitatives d’observation sur les outils en ligne mis en place par
l’ADT Var Tourisme.
ATTENTION : le fait de ne pas répondre au dispositif d'observation mis en place, entrainerait l’annulation de
la participation de la commune sur l'édition suivante.
Les liens de saisie en ligne seront fournis ultérieurement.
4.9 Accueillir les personnes en situation de Handicap
Sur chaque commune, il est recommandé, si possible, de proposer une balade ou une randonnée qui serait
accessible à la fois à une clientèle « traditionnelle » et à une clientèle en situation de handicap encadrée par du
personnel compétent (déficience auditive avec guide en langue des signes, déficience visuelle, ou toute autre balade
spécifique…),
Office de Tourisme de :…………………………………………………………………………………………………………
Date le :………../…………/…………
Visa du Président et cachet de l’Office du Tourisme
Ou
Syndicat d’Initiative
Pièce jointe : Une liste des clubs de randonnée pédestre du CDRP
Page 3 sur 3
PDOF/09012013