redaction de notice technique ou d`utilisation et de rapport d`activite

REDACTION DE NOTICE TECHNIQUE OU D’UTILISATION
ET DE RAPPORT D’ACTIVITE
I. Rédaction de notice technique ou d’utilisation :
I.1. Rédiger avec un ordre logique
Pour rédiger une notice, vous devez, comme pour tout travail de rédaction, suivre un plan
logique d’apport des informations. Cela se fait en utilisant des paragraphes et chapitres et en
enchaînant les paragraphes par des courtes phrases de liaison.
En général, une notice est précédée d’un sommaire afin que le lecteur aille directement au
but sans avoir à lire toute la notice.
Ensuite, on peut trouver une introduction sur les fonctions de l’appareil étudié.
Puis dans chaque paragraphe donné dans le sommaire, on explique les actions à réaliser.
Chaque paragraphe doit être introduit par quelques phrases expliquant ce que l’on va faire dans ce
paragraphe.
I.2. Etre efficace dans son descriptif
Pour faire le descriptif efficace des actions à réaliser, il est intéressant d’utiliser le style
télégraphique.
Exemple :
1ou
23Dans chaque item, il faudra donner des ordres à l’utilisateur de l’appareil en utilisant des
verbes à l’infinitif ou à l’impératif.
Exemple :
- Appuyer sur M/A ;
- Appuyez su M/A ;
- Tourner le bouton ;
ou
- Tournez le bouton ;
- …
- …
I.3. Faciliter la lecture
Afin d’être le plus efficace possible, sachant que l’on s’adresse à des personnes plus ou moins
spécialistes, selon la notice, utiliser un vocabulaire technique adapté accompagné d’illustrations
(tirées : - de photos ; - schémas normalisés ou non - impressions écran – documents scannés)
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II. Rédaction de rapport d’activité :
II.1.
Etre logique dans l’enchaînement
Comme pour tout document rédigé, il est impératif de faire un document logique (suivant un
plan logique). Un fil conducteur doit amener le lecteur à comprendre l’ensemble du document
sans se poser de questions liées à l’ordre des explications que vous fournissez.
Pour cela, vous décomposerez votre travail en chapitres distincts précédés d’un titre
explicite.
Chaque partie doit s’enchaîner avec la précédente à l’aide de petites phrases de transition.
Etant donné que ce document va servir à expliquer à des personnes qui ne sont pas au
courant de vos activités ou partiellement, il est impératif d’expliquer le pourquoi et le quoi avant
le comment. Il est bien évident que vous devrez montrer vos résultats et conclure sur votre
travail.
Le tableau suivant montre l’ordre logique d’enchaînement logique que vous devez suivre :
Introduction
Mise en Evidence Ce qui ne va pas et pourquoi ?
Pourquoi ?
du/des Problèmes
Objectif visé par cette activité Quoi ?
(contrat)
Mise en Situation Le système sur lequel vous aller
(L’existant)
travailler sans dévoiler le travail
Démarche
de Ordre synthétique dans lequel on Comment ?
résolution
traite le/les problèmes
Développement
Résolution du/des Reprise en détail des points cités dans
problèmes
la démarche
Résultats obtenus
Avec pour chaque point un résultat
montré.
Conclusion
Conclusion
en Conclusion en termes d’actions et de
regard
du/des résultats par rapport au problème pour
problèmes
l’entreprise et évolutions futures.
(avec des exemples Conclusion en termes d’apprentissages
concrets)
pour vous : personnels, professionnels,
techniques.
II.2.
Faciliter la compréhension
Bien souvent un petit schéma bien monté est plus efficace qu’un long discours. Ceci est
d’autant plus vrai que l’on parle de technique à des techniciens.
Les outils vus en cours (schémas électroniques, schémas électriques, GrafCET, schémas
pneumatiques, schémas technologiques, FAST, graphes de montage, schémas cinématiques,
diagrammes pieuvre, PARETO, GANTT, …) et les photos des appareils sont à votre disposition. Vous
devez les utiliser à bon escient. Pour cela, vous disposez de nombreux logiciels permettant de
faire des illustrations :
- en dessin vectoriel « Word » ;
- en dessin classique « PaintShopPro » ;
- en scanner « PaintShopPro » ;
- en photos numériques retravaillées avec légendes ;
- en copies d’écrans retravaillées « ImpEcr » ;
- …
Evidemment, ces outils de la communication technique ne doivent pas être utilisés sans
explications et références dans le texte. Pour cela, il est possible de mettre un titre et de faire
appel à ce titre dans le texte accompagnant cette illustration. Il est indispensable et de réutiliser
les termes techniques employés dans l’illustration.
Le vocabulaire employé dans les explications sera un vocabulaire technique (de technicien)
en rapport avec ce qui est dit précédemment et avec l’illustration commentée (ne pas dire : j’ai
pris le truc pour le mettre dans le machin, …).
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Exemple
Dans le texte suivant, entourer avec des crayons de couleur les parties de texte qui
correspondent aux éléments cités dans le tableau du II.1
J’effectue un stage en alternance dans l’entreprise PELLENC.
De nombreux clients sont mécontents et tendent à se tourner vers AUTOSECA, un concurrent
direct de PELLENC. Quoi qu’ils soient un peu plus chers, les sécateurs AUTOSECA gagnent du
terrain et petit à petit prennent des parts de marché à PELLENC. Pour l’instant, l’entreprise
PELLENC n’est pas en danger, mais cela pourrait venir si elle laisse ainsi filer ses clients vers son
principal concurrent sans réagir.
On me demande donc de réfléchir à une solution pour infléchir cette tendance.
J’ai donc décidé :
- de commencer par aller voir le service après vente et le service réclamations afin
d’obtenir des informations qualitatives et des informations quantitatives sur les
mécontentements des clients de PELLENC ;
- Ensuite, de dialoguer avec les techniciens et ingénieurs du bureau d’études pour
comprendre les problèmes liés aux insatisfactions.
- puis d’aller voir le service Marketing pour lui susciter une amélioration de la
documentation technique du produit.
L’entreprise PELLENC fabrique des sécateurs électriques utilisés par des vignerons de toutes
les régions. Ces sécateurs sont fabriqués en France et l’entreprise est décomposée en plusieurs
services qui gèrent la fabrication et le suivi des sécateurs vendus. Chaque point de vente renvoie
à l’entreprise les sécateurs défectueux au service après vente. Un service des réclamations
permet de prendre en compte les réclamations directes des clients…
Pensant que le meilleur moyen de connaître la cause de
la perte de marché de PELLENC était de connaître les raisons
des insatisfactions des clients passés et actuels, je suis allé
voir les services après vente et réclamation. Après avoir
discuté avec les responsables de ces services, ceux-ci m’ont
fourni les fiches de suivi des réparations et des
insatisfactions des clients (voir annexe N°xx).
Pour analyser ces fiches, j’ai fait un premier tri par
cause de mécontentement que j’ai classés dans le tableau
(annexe
N°XX).
Un
classement
des
causes
de
mécontentement à l’aide d’un diagramme de PARETO fait
clairement ressortir 3 causes principales de mécontentement
de nos clients (problèmes d’autonomie des batteries, casses
des lames de coupe, casse de l’électronique de commande)
(Voir le diagramme ci-contre cause des plaintes).
Causes des plaintes
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
Utilisateurs du sécateur
40
35
30
25
20
15
10
5
0
En analysant la première cause, j’ai trouvé que 70% des
mécontents sont des patrons de petites exploitations agricoles
et viticoles du sud ouest de la France qui emploient du
personnel peu qualifié ou intérimaires (voir diagramme cicontre : utilisateurs du sécateur).
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En discutant avec les responsables du bureau d’études, je me suis rendu compte que les problèmes
d’autonomie des sécateurs pouvaient provenir d’une mauvaise utilisation de ceux-ci. En effet, une
utilisation pas assez longue des batteries provoque un effet mémoire sur celles-ci qui perdent petit à
petit de leur capacité de stockage.
Etant donné que les personnes utilisant le sécateur sont des personnes peu qualifiées, elles n’ont pas
le temps de lire ou n’ont pas les capacités de lire la notice technique du sécateur, il m’est apparu que
le solution serait de faire un petit film permettant d’expliquer comment et quand recharger les
batteries…
Finalement, je suis content de ce stage en alternance, car il m’aura permis de me familiariser avec :
• la qualité
• les outils informatiques de bureautique
• les appareils photo numériques
• et les outils modernes de communication techniques tels que les montages audiovisuels
Ce stage m’aura donné l’occasion de dialoguer avec :
• les clients ;
• le service marketing
• le service après vente
• le BE
En outre, un an après que mon travail ait été réalisé, un petit bilan très positif a été fait. PELLENC a
pu constater une remontée très significative de ses ventes annuelles (+15%) alors qu’elles avaient
plutôt tendance à légèrement baisser dans les années passées (-5%).
A l’avenir, je pense que PELLENC aura tout intérêt à analyser plus sérieusement les insatisfactions de
ses clients afin de réagir plus rapidement.
Ceci n’est qu’une fiction sans rapport avec des personnages réels ou ayant existé.
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