Modalités de remboursement des frais de déplacement

GdB
Modalités de
remboursement des frais
de déplacement
Instruction
adoption : BF du 30/05/2015
entrée en vigueur : 01/05/15
validité : permanente
secteur : GES
remplace : Chapitre 8.1-2014/1
nombre de pages : 3
5 grammes de plumes, des tonnes d’émotion
1. SOMMAIRE
•
•
•
•
Formulaire de note de frais
Composition des groupes
Principes et bases de remboursement
Liste des évènements soumis à remboursement
2. FORMULAIRE DE NOTE DE FRAIS
Le formulaire de note de frais est joint à chaque convocation.
La demande de remboursement est à effectuer sur le formulaire prévu à cet effet, et est adressée
au service comptabilité dans un délai de 30 jours consécutifs à la date de l’évènement inscrit sur la
convocation.
Attention : Au-delà de ce délai, aucune demande de remboursement ne sera prise en
compte par la Fédération.
Les justificatifs seront à joindre obligatoirement à la demande. Attention, les tickets de cartes
bancaires ne sont pas des justificatifs (uniquement factures). Par ailleurs, la règlementation fiscale
suppose d’indiquer le nom des participants sur les justificatifs des repas.
Clôture de l’exercice comptable :
Les notes de frais concernant l’exercice comptable en cours de clôture devront être impérativement
remises avant le 25 janvier.
Passé ce délai, aucun remboursement ne sera effectué.
Pour tout litige, prendre contact avec les Trésoriers Généraux.
Le formulaire doit être adressé, accompagné des justificatifs :
– Par courriel à [email protected]
ou
–
Par courrier au service comptabilité
3. COMPOSITION DES GROUPES
Il existe 9 groupes :
• 1 Membres du Conseil d’Administration
• 2 Représentants de Ligue Régionale
• 3 Représentants de Comité Départemental
• 4 Corps médical (médecins, kinésithérapeutes)
• 5 Personnel fédéral
• 6 Corps arbitral (arbitres, juges-arbitres, conseillers en arbitrage et intervenants)
• 7 Bénévoles occasionnels missionnés
• 8 Sportifs de Haut Niveau
• 9 Cadres techniques
Les cadres techniques font l’objet d’une note particulière.
4. PRINCIPES ET BASES DE REMBOURSEMENT
4.1.
TRAIN
• Remboursement sur la base SNCF 2ème classe
4.2.
BUS – METRO – RER
• Remboursement sur la base de justificatifs
4.3.
DEPLACEMENTS SOUMIS A ACCORD PREALABLE DES TRESORIERS
L’accord écrit des Trésoriers sera joint à la demande de remboursement.
FFBaD / GdB / édition – 2015/1
Chapitre 8.1. Administration et finances > Remboursement de frais
page 1
4.3.1.
VOITURE
• Privilégier le covoiturage (indiquer les noms des passagers sur la note de frais)
• L’accord des Trésoriers englobe les frais suivants :
–
–
parking (sur présentation des justificatifs)
péage (sur présentation des justificatifs ou factures de télépéage)
Groupe de 1 à 8
Base de 0,304 €uros par km
4.3.2.
AVION
• Sur présentation des justificatifs.
4.3.3.
TAXI
• Sur présentation des justificatifs.
Majoré de 0,10 €uros par personne
• En cas d’absence d’accord des Trésoriers Généraux, le tarif retenu sera le moins onéreux
entre les frais réels sur justificatif et le tarif de base des transports en commun.
4.4.
REPAS
• Remboursement maximum de 20 €uros par repas (groupe de 1 à 7) sur justificatif.
• Le nom des personnes ayant pris leur repas devra être indiqué sur le justificatif.
• Précision sur les compétions fédérales : lorsque des repas officiels sont prévus au niveau de
l’organisation, aucun remboursement ne sera effectué si la prise de repas se fait à l’extérieur.
• Pour le corps arbitral, sont maintenus les tarifs indiqués dans le cahier des charges des
compétitions à savoir 14 € le midi et 24 € le soir.
4.5.
HEBERGEMENT
• Les membres du CA sont hébergés en chambre simple (groupe 1). Les personnes relevant des
catégories de 2 à 7 sont hébergées en chambre double.
Paris et Région parisienne :
Groupe de 1 à 7
100 € maximum pour une chambre (taxe de
séjour incluse)
petit déjeuner inclus
Province :
Groupe de 1 à 7
85 € maximum pour une chambre (taxe de
séjour incluse)
petit déjeuner inclus
• Toute réservation de chambre qui aura été demandée auprès de la Fédération sera, en cas
d’annulation tardive, refacturée à la personne concernée en fonction du contrat hôtelier signé.
4.6.
AUTRES FRAIS
• Possibilité d’obtenir le remboursement de dépenses en relation avec l’exercice de la mission,
sous réserve d’acceptation de la Direction Financière.
• Remboursement sur présentation des justificatifs en indiquant le motif de ces frais.
4.7.
MODALITES DE REMBOURSEMENT
• Réception des notes par le service comptabilité par courrier ou courriel avec justificatifs avant
le 25 de chaque mois, pour règlement par virement bancaire.
• Pour toute première demande de remboursement ou en cas de modification des coordonnées
bancaires, joindre un RIB.
4.8.
TARIF DES INDEMNITES DES ARBITRES
FFBaD / GdB / édition – 2015/1
Chapitre 8.1. Administration et finances > Remboursement de frais
page 2
Indemnités par jour
Compétitions fédérales
Arbitre
JugeArbitre
Conseiller arbitrage
et intervenant
25 €
33 €
41 €
5. LISTE DES EVENEMENTS SOUMIS A REMBOURSEMENT
Statutaire
Sportif
Arbitrage
FFBaD / GdB / édition – 2015/1
Assemblées Générales Fédérales ordinaire et élective
Conseils d’Administration
Bureaux Fédéraux
Commissions
Conseils des Présidents de Ligue (2 par an)
Regroupements des élus
Compétitions fédérales
Équipes de France
Collectif France U15/U13
Collectif France U19/U17
(prise en charge des frais de déplacement du domicile au lieu de
rendez-vous indiqué sur la convocation)
Compétitions fédérales (sur convocations)
Chapitre 8.1. Administration et finances > Remboursement de frais
page 3